Download miễn phí Chuyên đề thực tập văn thư – lưu trữ tại Công ty Thượng mại Bình Minh Việt –Hà Nội



Công tác lưu trữ là một lĩnh vực hoạt động quản lý nhà nước hay một xã hội nhằm tổ chức khoa học các tài liệu được hình thành trong hoạt động của các cơ quan các cá nhân nổi, bảo quản và khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ phục vụ công tác quản lý nghiên cứu khoa học và nhu cầu chính đáng của công dân.Tuy nghiên công tác lưu trữ trong công ty thương mại Bình Minh Việt chỉ nhằm phục vụ chính nhu cầu của các nhân viên làm việc trong công ty, chứ không mở rộng như tài liệu cơ quan nhà nước.
 


http://s1.liketly.com/flash/edoc/jh2i1fkjb33wa7b577g9lou48iyvfkz6-swf-2014-03-23-chuyen_de_thuc_tap_van_thu_luu_tru_tai_cong_ty_t.Egon70LrFg.swf /tai-lieu/de-tai-ung-dung-tren-liketly-64341/
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí

Tóm tắt nội dung tài liệu:

ể giao cho cấp dưới như phó giám đốc, thừa lệnh những văn bản không quan trọng.
Đặc điểm ở các công ty tư nhân là quyền hạn ban hành các loại văn bản chỉ trong phạm vị nhỏ chủ yếu nhằm đáp ứng những hoạt động kinh doanh của công ty. Nên bộ phận này ngoài nhiệm vụ soạn thảo văn bản quản lý văn bản đi, đến và quản lý con dấu, còn thêm cả tư vấn và đi giao dịch với khác hàng.
Để giúp cho công tác văn thư được tốt và không ngừng đưa công tác văn thư vào nề nếp, ngoài việc tổ chức các khậu nghiệp vụ cũng phải tổ chức hợp lý khoa học nơi làm việc.
Phòng làm việc của văn thư được bố trí ở tầng hai tiện cho khác đến cơ quan giao dịch gần với phòng giám đốc để công việc chỉ đạo được tiến hành nhanh chóng.
Trang bị cơ sở vật chất cho công tác văn thư: phòng hành chính văn phòng của công ty được cung cấp đầy đủ mọi loại trang thiết bị phục vụ cho công tác văn thư khá hiện đại như: máy tính có nối mạng, máy photo, máy fax, điện thoại… và các loại công cụ khác phục vụ cho công tác văn thư, còn công tác lưu trữ cũng được trang bị đầy đủ như: giá đựng tài liệu, tủ, cặp, ghim, kẹp…. Cũng được trang bị đầy đủ.
Công tác kiểm tra: Để nắm bắt được tình hình công tác văn thư của cơ quan, phó phòng hành chính đã lập kế hoạch kiểm tra định kỳ thường xuyên pháp hiện ra những sai xót để đưa ra các biện pháp khắc phục.Bên cạnh đó cũng có chế độ khen thưởng và kỷ luật đổi với công tác văn thư để công tác văn thư tốt hơn phục vụ cho hoạt động của cơ quan.
Hình thức tổ chức công tác văn thư của công ty là hình thức văn thư tập trung.Tất cả các văn bản đi và đến được tập trung ở bộ phận văn thư. Sau đó bộ phận văn thư dóng dấu văn bản và chuyển văn bản đến các cơ quan,đối tác hay cá nhân
Công ty thương mại Bình Minh Việt có cơ cấu tổ chức cũng không quá phức tạp nên công tác văn thư được tổ chức theo hình thức tổng hợp chính vì vậy văn phòng được bố tri như sau:
STT
Công việc phụ trách
Trình độ
Đại học
Cao đẳng
Trung cấp
1
- Trưởng phòng
01
2
- Chánh văn phòng
01
3
- Công tác lưu trữ
01
4
- Công tác văn thư
01
5
- Đánh máy, in ấn
01
Cách tổ chức và bố trí cán bộ văn thư, đã đáp ứng yêu cầu giải quyết lượng công việc của công ty, tuy nhiên, trình độ cán bộ còn chữ đồng đều nên ảnh hưởng đến chất lượng chung trong công việc.
Ví dụ: Cán bộ phụ trách công tác văn thư nghỉ đột xuất thì khá năng thay thế rất khó khăn ảnh hưởng tới chất lượng công việc chung.
2. Công tác soạn thảo:
Thẩm quyền ban hành loại văn bản
Do đặc điểm là công ty tư nên các loại văn bản quy phạm phát luật không được ban hành mà chỉ nhận văn bản như quyết định chỉ thị nghị quyết của nhà nước về chính sách kinh tế.
Cụ thể công ty ban hành các loại văn bản hành chính thông thường như: Thông báo, báo cáo, hợp đồng, kế hoạch, giấy mời, tờ trình, hướng dẫn, công điện, sao lục. Hầu hết các văn bản ban hành đều phù hợp với chủ trương chính sách của Đảng, pháp luật của nhà nước và sự chỉ đạo của lãnh đạo, đúng thảm quyền và thể thức quy định.
2.2 Tình hình soạn thảo văn bản
Công tác soạn thảo và quy trình soạn thảo văn bản của Công ty Thương mại Bình Minh Việt do cán bộ văn thư tại phòng văn thư đảm nhiệm.Với những văn bản chuyên ngành về kinh doanh như hợp đồng thì có bản thảo mang tính chất công việc của thư ký làm căn cứ.
Tuy đặc điểm và nội dung của từng văn bản có khác nhau nhưng hậu hết việc soạn thảo văn bản được tuân thủ theo qui trình sau:
Xác định mục đích, tính chất của văn bản.
Xác định tên loại văn bản
Thu thập và xử lý thông tin.
Xây dựng để cường và việt bản thảo.
Nhân bản văn.
ban hành văn bản.
Qui trình soạn thảo văn bản của công ty như sau:
Hoạt động của công ty chủ yếu xoay quanh việc kinh doanh nên để có một văn bản sát với nội dung công việc thì người chịu trách nhiệm công việc đó sẽ phác thảo một bản rùi trình cho lãnh đạo duyệt và đồng ý thì thư ký hay người đó chuyển cho phòng văn thư đưa cho cán bộ chuyên viên đánh máy lần cuối. Người soạn thảo văn bản có trách nhiệm soát lại văn bản in trước khi trình ký.
2.3. Thể thức văn bản của công ty:
Về thể thức văn bản của công ty đang sử dụng mẫu trình bày văn bản của nhà nước theo tiêu chuẩn VN: 6909: 2001, bảo đảm tính trang trọng nghiêm túc theo đúng quy định của nhà nước.
Quốc hiệu
Tên cơ quan
Số và kí hiệu
Địa danh và ngày tháng
Tên loại và trích yếu
Nội dung văn bản
Chữ ký
Dấu cơ quan
Nơi nhân
Ngoài ra còn có các thành phần bổ sung là: Dấu chỉ mức độ mật, chỉ mức độ khẩn
Văn bản đánh máy thống nhất trong khổ A4, cách trình bày như sau:
Trang mặt trước:
Lề bên trái cách 2,5 cm
Lề dưới cách 2,0 cm
Lề trái cách 3,5 cm
Lề phải cách 2,0 cm
Trang mặt sau:
Lề bên trái cách 2,5 cm
Lề bên dưới cách 2,0 cm
Lề trái cách 2,0 cm
Chữ trình bày trong các văn bản của công ty thống nhất VnTime hay VnTime cỡ chữ 14, kiểu chữ đứng, khi xuống dồng phải cách dòng, đầu dòng phảI viết hoa,đánh lùi vào cách lề 1 tab và không được viết tắt những chữ không thông dụng.
Vị trí trình bày các thành phần thể thức
1 Quốc hiệu:Được trình bày về phía phảI, trang củ văn bản dòng trên trình bày bằn phôn chữ VnTimeH cỡ chữ 13,kiểu chữ đậm, dòng dưới trình bày bằn phông chữ VnTime, cỡ chữ 14 kiểu chữ đậm, giữa các cụm từ có các gạch nối, phía dưới có dòng kẻ ngang bằn độ dài của dòng dưới.
VD: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập - tự do - hạnh phúc
2.Tác giả văn bản: Được trình bày ở góc bên trái trên trang đầu của văn bản, bằn phôn chữ VnTimeH, cỡ chữ 13 đậm, phía dưới có đường gạch ngang, nét liền.
VD : Công ty thương mại Bình Minh Việt
số và ký hiệu văn bản
Được trình bày ở góc dưới văn bản, số ngăn cách với ký hiệu bằng 1 gạch chéo, băng phông chữ VnTime cỡ chữ 13 kiểu chữ đứng.
Địa danh, ngày tháng văn bản
Được trình bày dưới quốc hiệu văn bản, bằn phông chữ VnTime cỡ chữ 14, kiểu chữ nghiêng.Tên địa danh phải viết hoa, sau địa danh có dấu phẩy. Số ngày tháng ban hành văn bản phải viết bằng số ả rập.
VD: Cộng hòa xã hội chủ nghĩa việt nam
Độc lập – Tự do - hạnh phúc
Hà Nội, ngày tháng năm
Tên loại và trích yếu nội dung:
- Tên loại: Trình bày ở chính giữ, dưới địa danh bằng phông chữ VnTimeH kiểu chữ đứng đậm.
- Trích yếu: Trình bày dưới tên loại, băng phông chữ VnTime kiểu chữ đứng đậm.
VD: Quyết định của……
Về việc …………..
Đối với văn bản không có tên loại trích yếu nội dung được tricnhf bày ở góc tráI số kí hiệu văn bản bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, nghiêng.
Nội dung
Được trình bày bằng phông chữ VnTime, cỡ chữ 14, trình bày ngắn gọn xác định, đúng trọng tâm, trọng điểm, không tráI pháp luật một số văn bản được trình bày bằng cả hai thứ tiếng (hợp đồng).
Chữ ký : Được trình bày ở dưới góc phải của văn bản
Thể thức đề ký được quy định.
VD: Giám đốc
(Ký tên, đóng dấu)
- Giám đốc ký trực tiếp hay theo thể thừa lệ...

---