Link tải luận văn miễn phí cho ae Kết nối
Luận văn ThS. Lưu trữ -- Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn. Đại học Quốc gia Hà Nội, 2011
Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Sở Nội vụ qua các văn bản quy định của nhà nước. Nghiên cứu, thống kê thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ. Khảo sát thực tế tài liệu hình thành ở Sở Nội vụ các tỉnh Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình để so sánh, đánh giá, nhận xét, đối chiếu và lọc ra những tài liệu, hồ sơ mang tính phổ biến. Phỏng vấn tình hình lập hồ sơ hiện hành và tính chủ động trong việc lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ của các chuyên viên Sở Nội vụ. Phân tích, đánh giá mức độ chủ động lập hồ sơ trong xử lý công việc của các chuyên viên. Nhận xét thực trạng, ưu điểm và hạn chế của công tác lập và quản lí hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ. Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập và quản lí hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ. Trên cơ sở nghiên cứu lí thuyết và kết quả khảo sát tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ một số tỉnh tiến hành xây dựng Danh mục hồ sơ cơ quan. Xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ và hướng dẫn thực hiện
1
CHƢƠNG 1
THÀNH PHẦN, NỘI DUNG TÀI LIỆU HÌNH THÀNH
PHỔ BIẾN Ở SỞ NỘI VỤ
15
1.1. Chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ 15
1.1.1. Chức năng của Sở Nội vụ 15
1.1.2. Nhiệm vụ, quyền hạn của Sở Nội vụ 15
1.1.3. Cơ cấu tổ chức của Sở Nội vụ 23
1.1.4. Tổ chức bộ máy của một số Sở Nội vụ 25
1.2. Thành phần, nội dung tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội
vụ
281.2.1. Thành phần và nội dung tài liệu 28
1.2.2. Khối lượng của hồ sơ, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội
vụ
33
1.2.3. Giá trị của hồ sơ, tài liệu thuộc Phông Lưu trữ Sở Nội vụ 34
Tiểu kết chƣơng I 37
CHƢƠNG 2
XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ XÁC ĐỊNH THỜI HẠN
BẢO QUẢN HỒ SƠ TÀI LIỆU HÌNH THÀNH PHỔ BIẾN
TRONG HOẠT ĐỘNG Ở SỞ NỘI VỤ
38
2.1. Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ và bảng
thời hạn bảo quản hồ sơ tài liệu
38
2.1.1. Cơ sở khoa học của việc xây dựng danh mục hồ sơ 38
2.1.2. Cơ sở khoa học của việc xác định thời hạn bảo quản hồ sơ,
tài liệu
38
2.2. Xây dựng danh mục hồ sơ áp dụng chung Sở Nội vụ 44
2.2.1. Cơ sở thực tiễn của việc xây dựng Danh mục hồ sơ 44
2.2.2. Danh mục hồ sơ, tài liệu hình thành phổ biến trong hoạt
động của Sở Nội vụ
45
2.3. Xác định thời hạn bảo quản đối với hồ sở, tài liệu hình thành
phổ biến trong hoạt động của Sở Nội vụ
59
2.3.1. Cơ sở thực tiễn của việc Xác định thời hạn bảo quản 59
2.3.2. Danh mục và thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành
phổ biến trong hoạt động của Sở Nội vụ
61
Tiểu kết Chƣơng 2. 77
CHƢƠNG 3
HƢỚNG DẪN XÂY DỰNG
VÀ ÁP DỤNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀO THỰC TIỄN
77
3.1. Hƣớng dẫn sử dụng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt
động của Sở Nội vụ
77
3.1.1. Các loại hình tài liệu và cách quy định thời hạn bảo quản 78
3.1.2. Kết cấu của Danh mục hồ sơ mẫu 79
3.2. Hƣớng dẫn xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành trong hoạt
động của Sở Nội vụ
82
3.3. Đề xuất một số giải pháp nâng cao chất lƣợng Danh mục hồ
sơ và hiệu quả khi áp dụng Danh mục hồ sơ vào thực tiễn.
107
3.3.1. Giải pháp thứ nhất: Nâng cao nhận thức về công tác văn thư
nói chung và việc lập hồ sơ hiện hành nói riêng của lãnh đạo, cán
bộ, chuyên viên Sở Nội vụ
107
3.3.2. Giải pháp thứ hai: Xây dựng và ban hành văn bản quy định,
hướng dẫn về công tác lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu
trữ.
110
3.3.3. Giải pháp thứ ba: Tăng cường hướng dẫn, bồi dưỡng nghiệp
vụ và kiểm tra việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ và thực
hiện các hình thức thi đua, khen thưởng trong toàn thể cán bộ,
chuyên viên của sở.
112
Tiểu kết chƣơng 3. 116
KẾT LUẬN 118
MỞ ĐẦU
1. Mục đích của đề tài
Sở Nội vụ là cơ quan chuyên môn thuộc UBND tỉnh, có chức năng
tham mưu, giúp UBND tỉnh thực hiện chức năng quản lý nhà nước về nội vụ,
gồm tổ chức bộ máy; biên chế các cơ quan hành chính, sự nghiệp nhà nước;
cải cách hành chính; chính quyền địa phương; địa giới hành chính; cán bộ
công chức, viên chức nhà nước; cán bộ công chức xã phường, thị trấn; tổ chức
hội, tổ chức phi chính phủ; văn thư- lưu trữ nhà nước; tôn giáo; thi đua khen
thưởng. Vì vậy, tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt động có nội
dung rất đa dạng và phong phú với khối lượng lớn, phản ánh toàn bộ quá trình
hoạt động nội vụ của tỉnh. Việc lập và quản lý hồ sơ, tài liệu hình thành trong
hoạt động của cơ quan là một nội dung có ý nghĩa quan trọng và là một trong
những công việc chủ yếu của công tác văn thư. Việc lập hồ sơ hiện hành ở Sở
Nội vụ đã được quy định và hướng dẫn trong một số văn bản của Nhà nước
và của Sở. Việc xây dựng danh mục hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản hồ
sơ tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ không chỉ là thực hiện
các quy định của nhà nước về công tác văn thư, lưu trữ mà còn là một ví dụ
điển hình để các sở, ban, ngành, huyện, thành phố, thị xã trong và ngoài tỉnh
học tập - vì Sở Nội vụ là cơ quan đầu ngành thực hiện quản lý, hướng dẫn,
kiểm tra về công tác văn thư, lưu trữ trên địa bàn tỉnh và một số tỉnh khác
(thực hiện kiểm tra chéo các tỉnh).
Trên thực tế, công tác lập, quản lý hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu ở Sở
Nội vụ vẫn còn nhiều hạn chế. Theo quy định, trong quá trình giải quyết công
việc, văn thư cơ quan và các đơn vị trực thuộc cũng như các cán bộ, chuyên
viên phải lập hồ sơ để nộp vào lưu trữ. Thực tế cho thấy vẫn còn nhiều bất
cập cần được điều chỉnh. Thông thường, đến cuối năm các đơn vị cũng
như cán bộ, chuyên viên không thể lập được hồ sơ hiện hành do nhiều lý do
khách quan và chủ quan như: thời gian không đảm bảo, khối lượng tài liệu
lớn, chuyên môn nghiệp vụ công tác văn thư không đáp ứng yêu cầu… từ đó
dẫn đến tình trạng thất lạc tài liệu, hồ sơ tài liệu bó gói, chất đống… trong quá
trình giải quyết công việc cần tra tìm sẽ gặp nhiều khó khăn, ảnh hưởng đến
chất lượng và hiệu quả công việc, quản lý văn bản không chặt chẽ, gây khó
khăn cho công tác lưu trữ.
Bên cạnh đó, việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu để nộp vào lưu trữ hiện hành
và lưu trữ lịch sử cũng đang còn nhiều bất cập. Trong quá trình lập hồ sơ hiện
hành, cán bộ, chuyên viên đã lúng túng thì đến việc lựa chọn hồ sơ, tài liệu để
nộp lưu lại lúng túng hơn. Không có hướng dẫn cụ thể và các căn cứ chuẩn
mực để thực hiện. Mặt khác, do chưa có bảng qui định thời hạn bảo quản của
từng loại hồ sơ nên việc lựa chọn những hồ sơ có giá trị để nộp vào lưu trữ cơ
quan gặp rất nhiều khó khăn.
Khi cơ quan ban hành được danh mục hồ sơ và có bảng thời hạn bảo
quản hồ sơ, tài liệu thì các phòng ban chuyên môn, các chuyên viên dễ dàng
thực hiện việc lập hồ sơ công việc theo danh mục hồ sơ và xác định thời hạn
bảo quản của hồ sơ đó. Từ đó, việc lựa chọn những hồ sơ có giá trị để giao
nộp vào lưu trữ cơ quan và lập danh mục hồ sơ nộp lưu vào lưu trữ lịch sử sẽ
chính xác, khoa học và thuận lợi hơn.
Mặt khác, sau khi Sở Nội vụ thực hiện được việc xây dựng danh mục
và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của
Sở thì các phòng Nội vụ các huyện, thành phố, thị xã hay các phòng Tổ
chức, phòng Hành chính, Văn phòng… các sở, ban, ngành cũng dựa vào đó
để hướng dẫn và xây dựng danh mục của cơ quan mình.
Vì vậy, tui chọn đề tài “Xây dựng danh mục và xác định thời hạn bảo
quản hồ sơ tài liệu hình thành phổ biến ở Sở Nội” làm luận văn thạc sĩ của
mình. Mục đích của Luận văn là nghiên cứu khối hồ sơ, tài liệu hình thành ở
các Sở Nội vụ (trước mắt là các tỉnh thuộc khu vực Bắc Trung bộ) để xây
dựng danh mục hồ sơ và xác định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu hình thành
phổ biến ở Sở Nội vụ và hướng dẫn áp dụng giúp cho lãnh đạo các phòng ban
cũng như toàn thể cán bộ, chuyên viên giải quyết công việc được thuận lợi,
nhanh chóng, chất lượng và hiệu quả, đồng thời tạo thuận lợi cho công tác lưu
trữ trong việc thu thập, bổ sung và chỉnh lý tài liệu lưu trữ. Trước mắt, kết quả
của Luận văn sẽ được áp dụng tại Sở Nội vụ Hà Tĩnh, sau đó có thể nhân rộng
phạm vi áp dụng đến các sở, ban, ngành và các địa phương khác.
2. Mục tiêu của đề tài
Đề tài được thực hiện với hai mục tiêu chính sau:
- Xây dựng Danh mục hồ sơ hình thành phổ biến ở Sở Nội vụ;
- Hướng dẫn áp dụng Danh mục và Xây dựng Danh mục hồ sơ, tài liệu
hình thành ở Sở Nội vụ Hà Tĩnh;
3. Đối tƣợng và phạm vi nghiên cứu
* Đối tượng nghiên cứu:
- Thành phần, nội dung tài liệu được sản sinh ra trong quá trình hoạt
động ở một số Sở Nội vụ. Do điều kiện thời gian và công việc của tác giả luận
văn, việc nghiên cứu, khảo sát trước hết được tiến hành tại 3 tỉnh thuộc khu
vực Bắc Trung bộ là Hà Tĩnh, Nghệ An và Quảng Bình.
- Tình hình lập hồ sơ hiện hành và chất lượng hồ sơ được lập ở Sở Nội
vụ của các địa phương được khảo sát;
- Tình hình giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành và lưu trữ lịch sử
tại các địa phương đó;
- Các văn bản quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ
chức bộ máy của các Sở Nội vụ;
- Các văn bản quy định, hướng dẫn về lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ,
xác định thời hạn bảo quản ở các Sở Nội vụ;
- Nhận thức, ý kiến đề xuất và thực tế kết quả thực hiện của cán bộ,
chuyên viên quản lý công tác văn thư lưu trữ thuộc phòng Quản lý văn thư
lưu trữ; các chuyên viên thực hiện xử lý công việc ở các phòng ban và các cán
bộ trực tiếp làm công tác văn thư lưu trữ ở Sở Nội vụ của các địa phương
được khảo sát.
* Phạm vi nghiên cứu :
Phạm vi nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:
+ Về phạm vi thời gian: Đề tài nghiên cứu khối tài liệu hình thành
trong hoạt động của các Sở Nội vụ từ khi Nghị định số 13/2008/NĐ-CP ngày
04/02/2008 của Chính phủ quy định tổ chức các cơ quan chuyên môn thuộc
UBND tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương được thưc hiện;
+ Về phạm vi không gian: Đề tài thực hiện khảo sát khối tài liệu hình
thành trong hoạt động của Sở Nội vụ một số tỉnh thuộc vùng Bắc Trung bộ,
gồm Nghệ An, Hà Tĩnh, Quảng Bình.
+ Phạm vi nghiên cứu về tài liệu:
- Toàn bộ hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của các phòng, ban,
các đơn vị thuộc Sở Nội vụ.
- Các văn bản hướng dẫn xác định thời hạn bảo quản đối với các hồ sơ,
tài liệu hình thành trong hoạt động của Sở Nội vụ.
Như vậy, việc lựa chọn phạm vi nghiên cứu của đề tài nói trên sẽ giúp
cho tác giả có thể bảo đảm điều kiện về thời gian, tiến độ nghiên cứu thực
hiện đề tài, phương tiện đi lại, tài liệu tham khảo..
Việc lựa chọn phạm vi nghiên cứu của đề tài đồng thời cũng tạo điều
kiện cho tác giả nắm bắt được những tồn tại, hạn chế cơ bản, làm căn cứ đề
xuất các giải pháp cần thực hiện.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu Nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài được xác định như sau:
- Tìm hiểu chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức Sở Nội
vụ qua các văn bản quy định của nhà nước;
- Nghiên cứu, thống kê thành phần, nội dung tài liệu hình thành trong
hoạt động của Sở Nội vụ;
- Khảo sát thực tế tài liệu hình thành ở Sở Nội vụ các tỉnh Nghệ An, Hà
Tĩnh, Quảng Bình để so sánh, đánh giá, nhận xét, đối chiếu và lọc ra những
tài liệu, hồ sơ mang tính phổ biến;
- Phỏng vấn tình hình lập hồ sơ hiện hành và tính chủ động trong việc
lập hồ sơ, xác định thời hạn bảo quản và giao nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ
của các chuyên viên Sở Nội vụ;
- Phân tích, đánh giá mức độ chủ động lập hồ sơ trong xử lý công việc
của các chuyên viên;
- Nhận xét thực trạng, ưu điểm và hạn chế của công tác lập và quản lí
hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ;
- Đề xuất các giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác lập và quản
lí hồ sơ hiện hành ở Sở Nội vụ;
- Trên cơ sở nghiên cứu lí thuyết và kết quả khảo sát tài liệu hình thành
trong hoạt động của Sở Nội vụ một số tỉnh tiến hành xây dựng Danh mục hồ
sơ cơ quan;
- Xây dựng bảng thời hạn bảo quản cho hồ sơ, tài liệu hình thành trong
hoạt động của Sở Nội vụ và hướng dẫn thực hiện.
5. Lịch sử nghiên cứu
Ở Việt Nam, việc lập hồ sơ đã được quy định từ năm 1963 trong Điều
lệ về công tác công văn, giấy tờ và công tác lưu trữ được ban hành bởi Nghị
định số 142/CP ngày 28/9/1963 của Hội đồng Chính phủ. Đây chính là một trong những tiền đề quan trọng của lịch sử nghiên cứu lý luận và thực tiễn đối
với công tác này.
Vấn đề lập hồ sơ hiện hành trên thực tế đã có nhiều nhà nghiên cứu,
nhà khoa học về hành chính, văn thư - lưu trữ, học viên cao học và sinh viên
Trường Đại học Khoa học xã hội và Nhân văn - Đại học Quốc gia Hà Nội,
Học viện Hành chính Quốc gia Hồ Chí Minh, Trường Cao đẳng Nội vụ Hà
Nội và các cơ sở đào tạo khác đề cập đến và đã có những công trình khoa học
mang tính lý luận và thực tiễn như: các giáo trình, bài giảng; các bài viết đăng
trên các báo, tạp chí; các báo cáo tốt nghiệp và luận văn của sinh viên, học
viên cao học…
Các giáo trình, bài giảng về công tác văn thư - lưu trữ đang được sử
dụng làm tài liệu học tập tại Khoa Lưu trữ học và Quản trị Văn phòng,
Trường Đại học Khoa học xã hội và nhân văn, Đại học Quốc gia Hà Nội;
Trường Cao đẳng Nội vụ (trước đây là Trường Trung cấp Văn thư - Lưu trữ
Trung ương I) hay Cục Văn thư - Lưu trữ Nhà nước có đề cập đến vấn đề lập
hồ sơ hiện hành như: Lý luận và phương pháp công tác văn thư của tác giả
Vương Đình Quyền xuất bản năm 2005. Cuốn sách đã giành toàn bộ Chương
XIII để trình bày về lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ; Nghiệp vụ công tác văn thư,
Trường Trung học Lưu trữ và Nghiệp vụ Văn phòng I, xuất bản năm 2001…
Trên Tạp chí Lưu trữ Việt Nam giai đoạn 1990-2003 và nay là Tạp chí
Văn thư lưu trữ Việt Nam đã có nhiều chuyên luận, bài viết của một số tác giả
như: Về việc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan của
Nguyễn Thị Thuỷ, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 1-1999, Bác Hồ với công
tác lưu trữ hồ sơ tài liệu của Vũ Dương Hoan, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số
4-2000, Vài ý kiến về công tác quản lý tài liệu và lập hồ sơ ở cơ quan quản lý
hành chính Nhà nước của Kiều Thị Ngọc Mai, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số
6-2000, Một vài suy nghĩ trong việc lập hồ sơ vấn đề ở Uỷ ban Kiểm tra
Trung ương của Tô Duy Nghĩa, Tạp chí Lưu trữ Việt Nam, số 2-2002…


6o4B36W110wLmYF

---