Download miễn phí Một số giải pháp góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh - TKV
LỜI MỞ ĐẦU 1
1. Tính cấp thiết của đề tài 1
2. Mục đích,nhiệm vụ nghiên cứu đề tài 2
3. Phạm vi, đối tượng nghiên cứu 3
4. Phương pháp nghiên cứu 3
5. Bố cục của khoá luận 3
Chương I: Lý luận cơ bản về văn phòng và quản trị văn phòng 4
1.1. Lý luận chung về văn phòng và hoạt động văn phòng 4
1.1.1. Khái niệm văn phòng 4
1.1.2. Chức năng của văn phòng 5
1.1.3. Nội dung hoạt động văn phòng 6 1.1.4. Vai trò của văn phòng 11
1.1.5. Các yếu tố ảnh hưởng đến hiệu quả hoạt động văn phòng 12
1.2. Hiệu quả hoạt động của văn phòng và quản trị văn phòng 15
1.2.1. Khái niệm quản trị văn phòng 15
1.2.2. Tiêu chí để đánh giá hiệu quả văn phòng 16
1.2.3. Nguyên tắc quản trị văn phòng 17
http://s1.liketly.com/flash/edoc/web-viewer.html?file=jh2i1fkjb33wa7b577g9lou48iyvfkz6-demo-2017-07-19-mot_so_giai_phap_gop_phan_nang_cao_hieu_qua_hoat_dong_van_ph_2AI2ZubqiZ.png /tai-lieu/mot-so-giai-phap-gop-phan-nang-cao-hieu-qua-hoat-dong-van-phong-tai-cong-ty-co-phan-than-vang-danh-tkv-92889/ Để tải tài liệu này, vui lòng Trả lời bài viết, Mods sẽ gửi Link download cho bạn ngay qua hòm tin nhắn. Ket-noi - Kho tài liệu miễn phí lớn nhất của bạn
Ai cần tài liệu gì mà không tìm thấy ở Ket-noi, đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí
Tóm tắt nội dung tài liệu:
gười/tháng
5.210.000
5.800.000
Lợi nhuận
Tr.đồng
36.398,33
76.973,9
Nộp ngân sách NN
Tr.đồng
59.117,70
80.286,0
Nguồn: Phòng TK- TK-TC
Trong 2 năm gần đây Công ty luôn đổi mới công nghệ sản xuất, không ngừng phấn đấu, nêu cao tinh thần lao đông hăng say nhằm đạt mục tiêu sản lượng năm sau cao hơn năm trước và làm ăn có lãi. Công ty đã đạt được thành tích đáng kể, cụ thể:
+ Năm 2007 Than nguyên khai thực hiện: 3.042.532 tấn/ 2.750.000 tấn KH = 110 %. Doanh thu đạt: 1.295.748 Trđ. Lợi nhuận: 36.398 Trđ. Nộp ngân sách Nhà nước: 59.117,7Trđ.
+ Năm 2008 Than nguyên khai thực hiện: 2.919.487 tấn/ 2.900.000 tấn KH = 101%. Doanh thu đạt: 1.635.379 Trđ. Lợi nhuận: 76.973,9 Trđ. Nộp ngân sách Nhà nước: 80.286 Trđ.
Từ những thành tựu trên ta thấy Công ty vẫn đang hoạt động có hiệu quả, công ty cần phát huy các mặt tích cực, phát huy các nhân tố làm tăng doanh thu, lợi nhuận, và hạn chế các mặt tiêu cực, giảm chi phí.
2.1.6. Những thuận lợi và khó khăn chủ yếu của Công ty
2.1.6.1. Thuận lợi
Bước vào thực hiện kế hoạch, mục tiêu cho năm 2009 Công ty Cổ phần than Vàng Danh-TKV đang có nhiều thuận lợi, tạo điều kiện cho tập thể cán bộ, công nhân viên của công ty hoàn thành nhiệm vụ mà Tập đoàn giao phó cũng như thực hiện tốt những mục tiêu mà ban Giám đốc Công ty đã đề ra. Đó là:
- Đà thắng lợi trong sản xuất kinh doanh của những năm gần đây. Kết quả đầu tư kiên trì nhiều năm qua.
- Thế và lực của công ty ngày càng được củng cố và nâng cao. Công ty luôn nhận được sự quan tâm, tạo điều kiện hỗ trợ lớn từ Tập đoàn CN Than- Khoáng sản Việt Nam, lãnh đạo tỉnh Quảng Ninh và các đơi vị liên quan.
- Sự thống nhất cao trong nội bộ: Tập thể lãnh đạo và CBCNV của Công ty luôn đoàn kết, gắn bó lâu dài với Công ty cũng như luôn chung sức, chung lòng, kiên trì thực hiện các mục tiêu Công ty đã đề ra.
- Đội ngũ lao động giàu kinh nghiệm, lành nghề: Đội ngũ lao động tay nghề giỏi, với bề dày kinh nghiệm nhiều năm trong nghề khai thác mỏ là thế mạnh của Công ty, đây là nguồn nội lực giúp Công ty đứng vững trong điều kiện môi trường kinh doanh cạnh tranh và hội nhập mạnh mẽ hiện nay.
2.1.6.2. Khó khăn
Tuy nhiên, bên cạnh những thuận lợi đó vẫn còn tồn tại nhiều khó khăn:
-Hạn chế trong áp dụng cơ giới hoá khai thác: Đặc thù của Công ty là khai thác, sản xuất than hầm lò, trong khi đó các vỉa than của Công ty lại năm trong vùng phay phá, uốn nếp nhiều. Trong tổng số các vỉa than từ vỉa 4 đến vỉa 9 của Công ty, có tới 40% vỉa dốc đứng, khoảng 25% vỉa mỏng đặc biệt trong cùng một vỉa không đồng nhất về chiều dày, nhiều phay phá và đứt gãy, uốn nếp dẫn đến việc khó khăn trong áp dụng cơ giới hoá khai thác, hạn chế năng suất lao động.
- Tình hình khai thác ngày càng khó khăn: Hiện nay tài nguyên mức thông thuỷ từ mức +122 lên lộ vỉa đã cạn kiệt, chỉ còn xấp xỉ 8 triệu tấn, để mở rộng sản xuất Công ty phải mở các cặp giếng nghiêng từ +122 xuống phần âm (khoảng -150). Việc đầu tư khai thác xuống sâu và xa hơn là rất tốn kém; Công nghệ khai thác, vận tải, thông gió, thoát nước, thông báo khí mỏ... đều phải tuân thủ nghiêm ngặt theo quy phạm do vậy dẫn đến giá thành sản xuất cao.
- Rủi ro trong vấn đề an toàn lao động: So với khai thác than lộ thiên, khai thác than hầm lò có độ rủi ro rất cao: Các biến động về địa chất có thể dẫn đến nguy cơ đổ lò; yếu tố kiến tạo và địa hình có thể dẫn đến bục nước, bục khí... Những rủi ro trên đều làm tăng chi phí cho công tác an toàn bảo hộ lao động, ảnh hưởng đến năng suất lao động và tâm lý cho con người và sản xuất.
- Cơ chế thị trường đầy khó khăn bởi sự cạnh tranh gay gắt giữa cac doanh nghiệp, sức ép nặng nề về công ăn việc làm dẫn đến tình trạng cạnh tranh không lành mạnh.
- Tình hình giá cả vật tư biến động, không ổn định, liên tục tăng đã ảnh hưởng không nhỏ đến kết quả sản xuất kinh doanh của Công ty như: Sắt thép, gỗ chống lò, xăng, dầu, điện năng...
Trước tình hình đó, tập thể ban lãnh đạo và cán bộ, công nhân, viên chức trong toàn Công ty phải nỗ lực phấn đấu, phát huy truyền thống lao động cần cù, sáng tạo nẵm bắt thời cơ, tận dụng những thuận lợi để khắc phục khó khăn đưa công ty hoàn thành nhiệm vụ được giao và ngày càng phát triển vững mạnh.
2.2. Thực tiễn hoạt động văn phòng tại Công ty Cổ phần than Vàng Danh- TKV
2.2.1. Tổ chức bộ máy văn phòng Công ty
Biểu 04:
Sơ đồ bộ máy văn phòng tại Công ty cổ phần than Vàng Danh- TKV
Chánh văn phòng
Phó chánh văn phòng
Chuyên viên
Bộ phận lưu trữ
Bộ phận in ấn
Bộ phận văn thư, liên lạc
Bộ phận tạp vụ
Bộ phận lái xe
Nguồn: Văn phòng- thi đua
Hiện nay văn phòng Công ty có 18 người, bao gồm: 1 Chánh văn phòng, 1 phó Chánh văn phòng, 1 chuyên viên, 2 nhân viên văn thư- liên lạc, 1 nhân viên lưu trữ, 2 nhân viên in ấn, 2 nhân viên tạp vụ, 8 nhân viên lái xe. So với khối lượng công việc phải đảm nhận thì số lượng nhân viên như vậy chưa cân đối, công việc nhiều mà người làm ít, đặc biệt là ở bộ phận văn thư, đánh máy photo, nhiều lúc công việc chưa được giải quyết kịp thời gây chậm trễ, ảnh hưởng đến các hoạt động khác của Công ty.
Cán bộ nhân viên trong văn phòng hầu hết đều ở độ tuổi <=45, họ đều là những người có thời gian công tác lâu năm, có kinh nghiệm, tâm huyết với nghề, nắm bắt được tình hình thực tế của Công ty. Lãnh đạo văn phòng đều là những người có trình độ chuyên môn cao, được đào tạo chuyên nghiệp, trong đó: Trưởng, phó phòng, chuyên viên, nhân viên lưu trữ đều tốt nghiệp đại học, văn thư tốt nghiệp cao đẳng, còn lại là trung cấp. Hàng năm, văn phòng thường tổ chức các lớp bồi dưỡng, tập huấn cho cán bộ nhân viên trong văn phòng để nâng cao thêm trình độ.
Với vai trò là đầu mối thông tin của toàn cơ quan, là trợ thủ tham mưu đắc lực cho lãnh đạo, văn phòng Công ty ngày càng được quan tâm phát triển, cán bộ nhân viên văn phòng cũng không ngừng phát huy sức sáng tạo, năng động, khẳng định vai trò quan trọng của mình và công tác văn phòng đối với sự tồn tại phát triển chung của Công ty.
Chức năng, nhiệm vụ của từng bộ phận nghiệp vụ được cụ thể như sau:
* Chánh văn phòng:
- Là người đứng đầu bộ phận văn phòng của công ty, là người có trách nhiệm, có nghiệp vụ quản lý điều hành toàn bộ hoạt động của văn phòng.
- Chịu trách nhiệm về một số công việc có tính chuyên trách như: tỗng hợp, kiểm tra, giám sát quá trình thực hiện những kế hoạch đề ra, những nhiệm vụ được giao.
- Chịu trách nhiệm trước Công ty, ban lãnh đạo, pháp luật về nhiệm vụ tổ chức, quản lý, điều hành bộ phận văn phòng.
- Chánh văn phòng được giám đốc uỷ quyền ký các bản sao, giấy đi đường, ký giấy giới thiệu (trong một số lĩnh vực thông thường), thông báo, ký lệnh điều xe chở người phục vụ CBCNV Công ty...
- Quan hệ trực tiếp với các đơn vị trong công ty giải quyết các vấn đề thuộc chức trách của Chánh văn phòng, hay theo yêu cầu của Giám đốc công ty.
- Tham mưu, giúp việc cho Giám đốc và hội đồng thi đua khen thưởng Công ty trong công tác thi đua khen thưởng, công tác tuyên truyền để CBCNVC phấn đấu hoàn thành toàn diện và vượt mức kế hoạch sản xuất kinh doanh của công ty; đồng thời làm thủ tục trình cấp trên khen thưởng.
- Thường xuyên tổ chức các cuộc họp tổng kết hàng tháng trong văn phòng để nắm bắt kịp thời tình hình hoạt động của văn phòng, từ đó tìm hiểu được nguyện vọng, ý kiến của các thành viên để có những cách quản lý tốt hơn, nắm bắt được những thiếu sót trong công tác điều hành, quản lý, thực hiện những nhiệm vụ trong tháng.
* Phó chánh văn phòng:
- Giúp Chánh văn phòng tổ chức điều hành một số lĩnh vực trong văn phòng, và đảm nhiệm một số công việc cụ thể do Chánh văn phòng giao.
- Trực tiếp chỉ đạo và thực hiện cùng với chuyên viên hỗ trợ lãnh đạo về lập văn bản, soạn thảo và sử dụng văn bản một cách có hiệu quả.
- Lập kế hoạch công tác cho lãnh đạo, kế hoạch hoạt động của Công ty, xây dựng nội quy, quy chế làm việc của Công ty, hướng dẫn việc thực hiện các nội quy, quy chế đó.
- Xây dựng kế hoạch sử dụng, quản lý trang thiết bị kỹ thuật, thường xuyên kiểm tra, đánh giá tình hình sử dụng để kịp thời sửa chữa, thay thế trang thiết bị cho phù hợp với tình hình phát triển của Công ty.
- Điều hành các công việc thuộc lĩnh vực đối nội, đối ngoại, công tác thi đua khen thưởng, phụ trách đội xe, quản lý việc cho thuê hội trường của Công ty...và chịu trách nhiệm trước Chánh văn phòng, lãnh đạo Công ty và kết quả hoạt động do mình phụ trách.
* Chuyên viên:
- Biên tập, quản lý các văn bản, giấy tờ, tài liệu của văn phòng và của Công ty.
- Lập các báo cáo trình ban lãnh đạo.
-Tham mưu cho Chánh văn phòng về công tác văn phòng của Công ty.
* Nhân viên văn thư - liên lạc:
- Chịu trách nhiệm quản lý con dấu của Công ty và các con dấu chức danh.
- Xác định kiểm tra chữ ký, đóng dấu các tài liệu, văn bản của Công ty theo quy định. Nhận, phân loại, vào sổ theo dõi công văn đi, công văn đến...
- Nhận và chuyển các cuộc điện thoại của Công ty.
- Nhận các tài liệu, văn bản, thư, báo chí từ văn phòng để phát đến các cá nhân, đơn vị trong và ngoài Công ty.
* Nhân viên lưu trữ:
Lưu trữ, bảo quan tài liệu, hồ sơ do vă...
