Giúp nhân viên đối mặt với thay đổi
Những khởi xướng thay đổi cho dù được đưa ra vào thời điểm tốt nhất cũng không
tránh khỏi châm ngòi cho sự lo lắng bao trùm cả tổ chức. Nhưng trong kỉ nguyên
mà những công ty như Lehman Brothers có thể phá sản chỉ trong một đêm và sự
bất thường trên sàn chứng khoán có thể làm cho mọi người choáng váng, thì sự
thay đổi có thể gây ra sự sợ hãi, thậm chí hoảng loạn.

Vào những thời điểm như thế này, kêu gọi sự thay đổi cũng có thể làm nảy sinh sự
kháng cự mạnh mẽ. Khi sự bất an là điểm đặc trưng nổi trội và đầy đe doạ, mọi
người cần đến sự kiên định và đường đi đúng đắn trong tổ chức của họ.
Dĩ nhiên khi điều kiện kinh tế bất ổn nhất chính là lúc các công ty cần thay đổi và
thay đổi nhanh chóng hơn cả nếu muốn tồn tại. Do đó, các nhà quản lý phải đối
mặt với một nhiệm vụ khó khăn. Để giúp công ty vượt qua khó khăn, họ cần đảm
bảo rằng nhân viên thực sự tham gia vào những đề xuất thay đổi và đưa ra những
thay đổi cần thiết trong cách ứng xử hàng ngày của họ, vào chính xác thời điểm
mà nhân viên của họ lo lắng nhất và ngại thay đổi nhất.
Những đề xuất thay đổi ở quy mô lớn như liên kết hay tái cơ cấu không chỉ mang
lại những phản ứng mạnh mẽ. Tại thời điểm có nhiều mối lo lắng, thậm chí những
đề xuất hiện đại nhất như áp dụng một hệ thống công nghệ thông tin mới hoặc tập
trung vào các ý tưởng mới về sản phẩm cũng có thể làm cho cảm giác lo lắng phát
triển thành tình trạng tê liệt.
5 giai đoạn thay đổi
Giúp nhân viên ủng hộ sự thay đổi, dù thay đổi đó ở quy mô nào, đều bắt đầu với
việc hiểu rõ 5 giai đoạn của một đề xuất thay đổi và cảm giác thường nảy sinh
trong mỗi giai đoạn đó - Theo Jeanie Daniel Duck, cựu đối tác cấp cao của Boston
Consulting và tác giả cuốn Sự thay đổi: Nguồn nhân lực thúc đẩy và hỗ trợ sự thay
đổi và chuyển biến của công ty (Nxb Three Rivers, 2002):
Sự đình trệ. Dấu hiệu của vấn đề phát sinh: giảm doanh thu hoặc giá cổ phiếu,
khách hàng quay lưng, khó thu hút nhân tài. Những người trong tổ chức ý thức
được rằng mọi việc không thể tiếp tục như vậy được nữa sẽ thúc đẩy sự thay đổi.
Những người khác thì ngược lại. Họ cho rằng mọi việc vẫn ổn và phản ứng với

xôn xao khi có những báo cáo về hoạt động bấp bênh của công ty và sự đao động
của ngành bảo hiểm nói chung.
Sự lo lắng bao trùm công ty, Duck gợi ý rằng lãnh đạo công ty nên xoá bỏ sự căng
thẳng đó bằng cách giải thích với nhân viên ý nghĩa của những báo cáo mới đó đối
với họ. Lãnh đạo công ty đã nói với nhân viên rằng: "Chúng ta không thể dự đoán
được tương lai bởi vì thị trường rất không ổn định. Chúng ta biết rằng chúng ta sẽ
phải cắt giảm chi phí nhưng sẽ không có việc giảm biên chế".
Ngoài việc đưa ra kế hoạch cho từng thời điểm rõ rằng, hãy để nhân viên biết bạn
dự định cập nhật thông tin đến mức nào khi những đề xuất thay đổi diễn ra. Liệu
bạn có tổ chức cuộc họp đặc biệt mỗi tuần để thông báo cho họ biết về sự thay
đổi? Hay là gửi cho họ thư điện tử mỗi tuần?
Duck khuyên rằng: "Nói cho mọi người biết khi nào và làm thế nào họ có được
thông tin về những thay đổi sắp diễn ra. Mọi người cần được đảm bảo rằng người
lãnh đạo để họ chủ động tham gia vào những thay đổi, rằng họ biết mình đang làm
gì và rằng mọi kì vọng đều rõ ràng".
Và bất cứ khi nào có thể, bạn hãy giải thích sự hợp lý đằng sau những quyết định
sẽ ảnh hưởng đến toàn bộ nhân viên. Thực tế bất cứ khi nào bạn thấy có cơ hội
làm giảm đi sự bất an và tăng sự hiểu biết thì hãy nắm lấy nó. Sự bất an nuôi
dưỡng sự lo lắng trong khi sự hiểu biết sẽ kiềm chế nó.
Hãy ghi nhận những xáo trộn về cảm xúc. Trong suốt quá trình thay đổi, chấp
nhận rằng mọi người có thể trải qua những tâm trạng khác nhau tại mỗi thời điểm.
Thậm chí với một cá nhân, sự tiếc nuối cách làm việc quen thuộc có thể làm giảm
đi sự hào hứng về cách làm mới có thể tốt hơn cho công ty.
Duck cũng khuyên rằng hãy để mọi người biết rằng những sự xáo trộn cảm xúc
như vậy là bình thường và rằng những người trải qua hiện tượng này không hề
kém tài đi hay mất giá trị vì nó.
Theo Duck thì cần luôn luôn kết nối: "Thậm chí ngày nay một số nhà quản lý ít
khi xuất hiện tại công ty". Cách làm đó thật sự là một thảm hoạ khi mà công ty
đang thay đổi trong những thời điểm khó khăn.
"Đây không phải là thời điểm cho nhà quản lý vắng mặt. Cho dù bạn có bận thế