ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ – QUẢN TRỊ KINH DOANH
NGUYỄN ANH THƯ Chuyên ngành: Kế toán doanh nghiệp
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Long Xuyên, 05 – 2009
ĐẠI HỌC AN GIANG
KHOA KINH TẾ – QUẢN TRỊ KINH DOANH
KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC
Người chấm, nhận xét 1:
Khóa luận được bảo vệ tại Hội đồng chấm bảo vệ luận văn
Khoa Kinh tế – Quản trị kinh doanh ngày…… tháng…….năm…….
1
TÓM TẮT
Đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh
nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh” tìm hiểu về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với
chu trình chi phí xây lắp, từ đó đánh giá tình hình thực tế của hệ thống và đưa ra một số
2.3. Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp 11
2.3.1. Khái niệm 11
2.3.2. Phân loại 12
2.3.3. Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp 12
2.4. Kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp 13
2.4.1. Các rủi ro thường gặp trong quá trình sản xuất sản phẩm xây lắp 13
2.4.1.1. Rủi ro chung trong quá trình sản xuất 13
2.4.1.2. Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp 13
2.4.1.3. Đối với chi phí nhân công trực tiếp 14
2.4.1.4. Đối với chi phí sử dụng máy thi công 14
3
2.4.1.5. Đối với chi phí chung 14
2.4.2. Thủ tục kiểm soát các khoản mục chi phí xây lắp 14
2.4.3. Các đối tượng tham gia vào quá trình kiểm soát hệ thống nội bộ chu trình chi
phí xây lắp 15
2.4.4. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học 16
2.4.4.1. Mục tiêu của hệ thống thông tin kế toán tài chính 16
2.4.4.2. Ảnh hưởng của môi trường tin học đến kiểm soát nội bộ trong doanh
nghiệp 16
2.4.4.3. Rủi ro thường gặp trong môi trường xử lý bằng máy tính (CIS) 16
2.4.4.4. Các hoạt động kiểm soát 16
Tóm tắt 18
CHƯƠNG 3. GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP 19
3.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển 19
3.2. Cơ cấu tổ chức 19
3.3. Chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị 20
3.4. Tình hình hoạt động trong 3 năm 2006, 2007, 2008 21
Tóm tắt 22
CHƯƠNG 4. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KIỂM SOÁT NỘI BỘ CHI
5.1.3. Kiểm soát chi phí nhân công trực tiếp 42
5.1.4. Kiểm soát chi phí sử dụng máy thi công 43
5.1.5. Kiểm soát chi phí chung 44
5.2. Kiểm soát nội bộ trong môi trường tin học 46
5.2.1. Hoạt động kiểm soát chung 46
5.2.2. Hoạt động kiểm soát ứng dụng 47
Tóm tắt 47
KẾT LUẬN 48
PHỤ LỤC 50
TÀI LIỆU THAM KHẢO 55 5
DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT
CPC : chi phí chung
CPNCTT : chi phí nhân công trực tiếp
CPNVLTT : chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
CPSDMTC : chi phí sử dụng máy thi công
DN : doanh nghiệp
HTKS : hệ thống kiểm soát
HTKSNB : hệ thống kiểm soát nội bộ
NVL : nguyên vật liệu
TK : tài khoản
DANH MỤC BẢNG
Bảng 2.1: Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ 10
Bảng 3.1: Kết quả hoạt động kinh doanh từ năm 2006 đến năm 2008 21
Bảng 4.1: Trích bảng câu hỏi về hệ thống kiểm soát nội bộ 24
Bảng 4.2: Những sai sót, gian lận và thủ tục kiểm soát của doanh nghiệp khi sử dụng
máy thi công do doanh nghiệp mua hoặc thuê 29
Đối với một doanh nghiệp nhỏ như doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh
thì một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả là vô cùng quan trọng vì năng lực cạnh tranh
của doanh nghiệp không mạnh bằng các doanh nghiệp vừa và lớn hoạt động trong cùng
ngành xây lắp. Mặt khác, đặc điểm của quá trình xây lắp là quá trình thi công được chia
làm nhiều giai đoạn, các công việc chủ yếu được thực hiện ngoài trời nên các điều kiện
thiên nhiên có thể ảnh hưởng đến tiến trình thi công. Quá trình tập hợp chi phí kéo dài,
phát sinh nhiều chi phí ngoài dự toán, chi phí không ổn định và phụ thuộc vào từng giai
đoạn thi công. Do đó, kiểm soát tốt chi phí là việc rất cần thiết đối với doanh nghiệp,
vừa hạ thấp được giá thành sản phẩm mà vẫn đảm bảo được chất lượng và từ đó doanh
nghiệp có thể tạo dựng được một hình ảnh chất lượng trên thương trường. Bên cạnh đó,
thủ tục và chất lượng của hệ thống kiểm soát chi phí còn thể hiện được văn hóa của
doanh nghiệp, năng lực quản lý của chủ doanh nghiệp trong việc chống lãng phí và thất
thoát tài sản.
Vì doanh nghiệp có qui mô nhỏ và doanh nghiệp xây lắp thường phát sinh thêm
các khoản chi phí ngoài dự toán, nên người nghiên cứu lựa chọn tìm hiểu, đánh giá và
đề nghị một số phương pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình
chi phí xây lắp của doanh nghiệp với tên đề tài “Xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ
trong chu trình chi phí xây lắp tại doanh nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh”.
1.2. Mục tiêu
Thiết kế các thủ tục kiểm soát để tạo lập hệ thống kiểm soát nội bộ cho doanh
nghiệp tư nhân xây dựng Nguyễn Danh đối với chu trình chi phí xây lắp.
1.3. Nội dung nghiên cứu
- Tìm hiểu hệ thống kiểm soát nội bộ của doanh nghiệp.
7
- Tìm hiểu các hoạt động kiểm soát đối với chu trình chi phí xây lắp.
- Đánh giá về hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp.
- Xác định các nguyên nhân ảnh hưởng đến hiệu quả của hệ thống kiểm soát nội
bộ trong chu trình chi phí xây lắp.
- Đưa ra một số biện pháp để hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ đối với chu
dạng đóng đã được soạn sẵn. Đối với bước này, phương pháp phân tích dữ liệu được áp
dụng vẫn là phương pháp tổng hợp từ các dữ liệu đã thu thập được.
1.6. Ý nghĩa
Qua đề tài nghiên cứu, doanh nghiệp có thể nhận thấy được tầm quan trọng của hệ
thống kiểm soát nội bộ đối với toàn doanh nghiệp nói chung, đối với chu trình chi phí
nói riêng. Dựa vào đề tài, doanh nghiệp có thể phân tích và đánh giá được sự hữu hiệu
8
của kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp. Từ đó, doanh nghiệp tìm những phương pháp
riêng và kết hợp với một số đề nghị của người nghiên cứu để thiết lập một hệ thống
kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí hiệu quả hơn.
CHƯƠNG 2
CƠ SỞ LÝ THUYẾT
WX Chương 2 trình bày những nội dung sau:
Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ.
Đặc điểm của sản phẩm xây dựng.
Khái niệm, phân loại và ý nghĩa của khoản mục chi phí sản xuất xây lắp.
Kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp.
2.1. Định nghĩa và các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
2.1.1. Định nghĩa hệ thống kiểm soát nội bộ
Báo cáo COSO
1
định nghĩa: “Kiểm soát nội bộ là một quá trình do người quản lý,
hội đồng quản trị và các nhân viên của đơn vị chi phối, nó được thiết lập để cung cấp
đáng tin cậy của báo tài chính mà mình cung cấp.
- Đối với tính tuân thủ: kiểm soát nội bộ sẽ đảm bảo tính hợp lý trong việc chấp
hành luật pháp và các quy định, chính sách của đơn vị cũng như của nhà nước.
- Đối với mục tiêu sự hữu hiệu và hiệu quả của các hoạt động kiểm soát nội bộ
giúp đơn vị bảo vệ và sử dụng hiệu quả các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy
tín…
Ö Các mục tiêu của hệ thống kiểm soát nội bộ rất rộng, chúng bao trùm lên mọi
mặt hoạt động và có ý nghĩa quan trọng đối với sự tồn tại và phát triển của doanh
nghiệp.
2.1.2. Các bộ phận hợp thành hệ thống kiểm soát nội bộ
Bảng 2.1: Các bộ phận của hệ thống kiểm soát nội bộ
2
Bộ phận Nội dung chủ yếu Các nhân tố
Môi
trường
kiểm
soát
Tạo ra sắc thái chung của một
tổ chức, chi phối đến ý thức
kiểm soát của mọi người
trong tổ chức, là nền tảng cho
mọi bộ phận khác của kiểm
soát nội bộ.
- Tính chính trực và giá trị đạo đức.
- Đảm bảo về năng lực.
- Hội đồng quản trị và Ủy ban kiểm toán.
- Triết lý quản lý và phong cách điều
hành.
- Cơ cấu tổ chức.
hiện và có các hành động cần
thiết đối phó với rủi ro nhằm
đạt được các mục tiêu của
đơn vị.
- Kiểm soát quá trình xử lý thông tin.
- Kiểm soát vật chất.
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện.
- Phân tích rà soát hay soát xét lại việc
thực hiện.
Thông
tin và
truyền
thông
Hệ thống thông tin được thiết
lập để mọi thành viên trong
đơn vị có khả năng nắm bắt
và trao đổi thông tin cần thiết
cho việc điều hành, quản trị
và kiểm soát các hoạt động.
- Hệ thống thông tin, bao gồm cả hệ thống
thông tin kế toán phải bảo đảm chất lượng
thông tin.
- Truyền thông bảo đảm các kênh thông
tin bên trong và bên ngoài đều hoạt động
hiệu quả.
Giám
sát
Toàn bộ quy trình hoạt động
phải được giám sát và điều
chỉnh khi cần thiết. Hệ thống
lương và các chi phí theo chế độ tính cho một ngày công định mức liên quan trực tiếp
đến thi công xây lắp ở từng công trình, hạng mục công trình.
- Chi phí sử dụng máy thi công: chi phí tính cho việc điều khiển sửa chữa, vận
hành, khấu hao của máy móc thiết bị thi công ở từng công trình, hạng mục công trình.
- Chi phí chung: bao gồm toàn bộ chi phí trực tiếp khác, chi phí phục vụ, quản lý
quá trình thi công được tính theo một tỷ lệ trên chi phí nhân công trực tiếp.
2.3.3. Ý nghĩa của khoản mục chi phí xây lắp
- Cung cấp thông tin về thực trạng, quy mô sản xuất của doanh nghiệp.
- Ảnh hưởng trực tiếp đến các khoản mục trên bảng cân đối kế toán và báo cáo kết
quả hoạt động kinh doanh.
Sơ đồ 2.1: Mối quan hệ giữa các khoản mục chi phí xây lắp với
báo cáo tài chính
Bảng Cân đối kế toán:
- Hàng tồn kho
- Chi phí sản xuất dở dang
- Lợi nhuận chưa phân phối
- Thuế và các khoản phải nộp
nhà nước
Báo cáo kết quả hoạt động kinh
doanh:
- Giá vốn hàng bán
- Lợi nhuận gộp
- Lợi nhuận thuần
- Tổng lợi nhuận trước thuế
- Thuế thu nhập doanh nghiệp
phải nộp
- Lợi nhuận sau thuế
3
cát
nhưng chỉ sử dụng 1m
3
cát. Về tiêu chuẩn mỹ thuật như sai màu sơn tường, sai vị trí đặt
cửa đi, cửa sổ…
2.4.1.2. Đối với chi phí nguyên vật liệu trực tiếp
- Quá trình mua hàng – nhập kho nguyên vật liệu:
+ Mua hàng không đúng nhu cầu.
+ Mua giá cao.
+ Sai sót trong ghi chép nghiệp vụ và báo cáo như sai sót trong việc ghi nhận
khối lượng, số lượng nguyên vật liệu nhập kho, có sự chênh lệnh số liệu ghi trong nhật
ký mua hàng và sổ cái tài khoản 152…
…
- Quá trình xuất kho sử dụng, bảo quản nguyên vật liệu:
+ Xuất vật tư không đúng nhu cầu của người yêu cầu xuất vật tư hoặc người yêu
cầu xuất vật tư đề nghị xuất vật tư không phù hợp với công việc cần làm.
+ Vật tư bị thất thoát do bị mất cắp, do ảnh hưởng của môi trường.
+ Xuất vật tư nhưng chưa được xét duyệt: công nhân tự ý lấy nguyên vật liệu sử
dụng mà chưa có sự đồng ý của người có thẩm quyền hoặc đã được phê duyệt yêu cầu
xuất vật tư nhưng không lấy vật tư theo đề nghị ban đầu mà lấy loại nguyên vật liệu
khác.
…
14
2.4.1.3. Đối với chi phí nhân công trực tiếp
+ Rủi ro về xác định mức lương: nếu xác định mức lương cao hơn so với thị
trường sẽ làm tăng chi phí của doanh nghiệp. Nhưng nếu xác định mức lương quá thấp
sẽ không khuyến khích được sự hăng hái làm việc của công nhân.
+ Rủi ro về tính lương: ghi chép ít hơn hoặc nhiều hơn ngày công thực tế của
Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản
CPNVLTT, sổ cái tài khoản CPNVLTT, sổ cái tài khoản NVL (152), sổ cái tài khoản
khoản phải trả (331)…
+ Chi phí nhân công trực tiếp:
Chứng từ: hồ sơ tuyển dụng, hợp đồng lao động, bảng chấm công, thẻ
chấm công, bảng phân bổ tiền lương, bảng thanh toán lương, bảng dự toán chi phí xây
lắp – CPNCTT, phiếu chi tiền, séc, giấy xác nhận số dư tài khoản của ngân hàng …
Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản
CPNCTT, sổ cái tài khoản CPNCTT, sổ cái tài khoản khoản phải trả (331), sổ cái tài
khoản phải trả công nhân viên (334)…
+ Chi phí sử dụng máy thi công:
Chứng từ: phiếu theo dõi hoạt động của máy thi công, hợp đồng thuê
máy móc thiết bị, bảng kê xuất nhiên liệu sử dụng chạy máy thi công, bảng phân bổ
CPSDMTC, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPSDMTC, phiếu chi tiền, séc, bảng tính
khấu hao máy móc thi công…
Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản
CPSDMTC, sổ cái tài khoản CPSDMTC, sổ cái tài khoản khoản phải trả (331), sổ cái
tài khoản NVL (152)…
+ Chi phí chung:
Chứng từ: bảng kê tổng hợp lương cho bộ phận quản lý, bảng kê công cụ
xuất dùng, bảng phân bổ CPC, bảng dự toán chi phí xây lắp – CPC, phiếu chi tiền, séc,
giấy xác nhận số dư tài khoản của ngân hàng …
Sổ sách: sổ kế toán chi tiết chi phí sản xuất kinh doanh – tài khoản CPC,
sổ cái tài khoản CPC, sổ chi tiết khoản phải trả (331)…
- Kiểm soát vật chất: định kỳ so sánh số lượng, chất lượng tài sản cố định thực
tế kiểm kê so với tài sản cố định được ghi trên sổ sách. Nhân viên cần sử dụng máy
móc, tài sản cố định phải làm giấy yêu cầu có trình bày rõ sử dụng cho công việc gì, sử
dụng trong thời gian bao lâu…
- Kiểm tra độc lập việc thực hiện: việc kiểm tra quá trình xuất kho vật tư phải
được tiến hành bởi các cá nhân (hoặc bộ phận) độc lập với cá nhân (hoặc bộ phận) quản
thông tin và kết quả của quá trình xử lý đó.
- Rủi ro hệ thống thông tin: là những rủi ro xảy ra trong quá trình phát triển hệ
thống, tổ chức hệ thống; rủi ro do thiết bị, do việc truy cập vào hệ thống hoặc rủi ro do
dữ liệu đầu vào.
2.4.4.4. Các hoạt động kiểm soát
- Hoạt động kiểm soát chung: được áp dụng cho tất cả phần hành trong môi
trường tin học.
+ Phân chia các chức năng của hệ thống: phân chia chức năng quản lý toàn hệ
thống, chức năng nhập dữ liệu đầu vào, chức năng kiểm tra các dữ liệu đầu ra…
+ Kiểm soát dự án, phát triển: lập kế hoạch ngắn hạn, dài hạn; phân chia các
công việc, trách nhiệm cho các thành viên trong đội dự án…
+ Kiểm soát việc thâm nhập hệ thống (tiếp cận hệ thống về mặt vật lý): hạn chế
tiếp cận máy tính, sử dụng các thiết bị giám sát, cảnh báo…
17 + Kiểm soát việc truy cập hệ thống (tiếp cận hệ thống về mặt luận lý): phân
quyền cho người sử dụng, sử dụng các thủ tục nhận dạng…
+ Kiểm soát lưu trữ dữ liệu: ban hành văn bản quy định cụ thể về sử dụng, bảo
quản thiết bị lưu trữ; lập các bản sao dự phòng…
+ Kiểm soát việc truyền tải dữ liệu: kiểm soát truyền sai bằng cách sử dụng số
kiểm tra…
+ Chuẩn hóa tài liệu hệ thống: phân chia tài liệu thành các loại tài liệu quản
trị
3
, tài liệu vận hành
4
và tài liệu ứng dụng
5
.
thống kiểm soát nội bộ đối với chu trình chi phí xây lắp của doanh nghiệp tư nhân xây
dựng Nguyễn Danh.
Hệ thống kiểm soát nội bộ trong doanh nghiệp có 5 bộ phận: môi trường kiểm soát,
đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát.
Chi phí xây lắp bao gồm các khoản mục chi phí: chi phí nguyên vật liệu trực tiếp, chi
phí nhân công trực tiếp, chi phí sử dụng máy thi công và chi phí chung. Đối với mỗi loại
chi phí có những rủi ro khác nhau nên cần có những thủ tục kiểm soát phù hợp cho từng
khoản mục chi phí. Nhưng nhìn chung có 5 loại thủ tục chủ yếu là: phân chia trách
nhiệm đầy đủ, kiểm soát quá trình xử lý thông tin và các nghiệp vụ, kiểm soát vật chất,
kiểm tra độc lập việc thực hiện, phân tích rà soát hay soát xét lại việc thực hiện.
Đối với doanh nghiệp có sử dụng hệ thống máy tính và các phần mềm để lập kế hoạch
sản xuất, lập báo cáo tài chính thì phải có các thủ tục thích hợp cho việc kiểm soát riêng
đối với hệ thống thông tin trên máy tính và các phần mềm.
CHƯƠNG 3
GIỚI THIỆU DOANH NGHIỆP
WX Chương 3 chủ yếu trình bày những nội dung:
Lịch sử hình thành và quá trình phát triển.
Cơ cấu tổ chức.
Chính sách kế toán áp dụng tại doanh nghiêp.
Tình hình hoạt động trong 3 năm 2006, 2007, 2008.
3.1. Lịch sử hình thành và quá trình phát triển
Doanh nghiệp được thành lập từ năm 1997 với số vốn ban đầu là 185.000.000đ,
có trụ sở đặt tại 138/39 Trần Hưng Đạo, phường Mỹ Bình, Tp Long Xuyên, An Giang.
Qua 12 năm hoạt động, số vốn chủ sở hữu đã được tăng lên đến 1.923.000.000đ. Chủ
kỹ thuật.
- Các đội trưởng đội xây lắp chịu trách nhiệm chính trong việc tuyển dụng, quản
lý, phân công công việc, kiểm tra công nhân tại các công trường, lập bảng chấm công và
tiến hành thanh toán lương cho công nhân.
- Các đội xây lắp bao gồm những công nhân trực tiếp xây dựng công trình.
Sơ đồ 3.1: Cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp
: quan hệ điều hành trực tiếp
: quan hệ điều hành gián tiếp
Nhân viên
kỹ thuật
Đội trưởng
đội xây lắp
Các đội
xây lắp
Thủ quỹ
Nhân viên
kế toán
Chủ doanh
nghiệp
3.3. Chính sách kế toán áp dụng tại đơn vị
Kỳ kế toán: năm.
Chế độ kế toán áp dụng : quyết định 48/2006/QĐ-BTC.
20
Copyright: Tài liệu đại học ©