GIÁO TRÌNH

CHUYỂN DẠNG
TÀI LIỆU

Mục lục

Vi phim và vi phiếu

Các nguồn thay thế sách hết bản và sách giòn bằng bản sao

Sao âm bản phim có tính lịch sử

Dễ dàng hơn với công nghệ số

sự cần thiết của công tác bảo quản trong một thế giới số

Giới thiệu
Trong khi người ta đang hô hào cổ vũ cho cuộc cách mạng số, bảo quản
bằng microfilm vẫn thầm lặng khẳng định vai trò chiến lược chuyển
dạng tài liệu để bảo quản được đánh giá cao và áp dụng rộng rãi. Tại sao
vậy?
Sự phổ dụng bền bỉ của việc bảo quản bằng vi phim chính là nhờ tính

nitrate khác, khá dễ cháy, dễ thải ra những khí độc theo thời gian, và dễ
bị phân huỷ tự nhiên. Cho đến đầu những năm 1950, người ta đã ngừng
hoàn toàn việc sản xuất tất cả các phim chất liệu cellulose nitrate nhằm
mục đích thương mại.
Phim chất liệu cellulose acetate, được quảng cáo là loại phim an toàn và
không cháy, sẽ tiếp tục thoái hoá tự nhiên theo thời gian. Quá trình thoái
hoá bị đẩy nhanh khi phim chất liệu cellulose acetate không được bảo
quản hợp lý. Mặc dù rất nhiều vi phim acetate được sản xuất, loại phim
này không được chấp nhận là phương tiện bảo quản vi dạng.
Polyester là chất liệu phim duy nhất hiện được khuyến nghị sử dụng
trong bảo quản bằng vi phim. Vừa bền vừa ổn định, phim polyester đen
trắng có tuổi thọ lên tới trên 500 năm nếu bảo quản trong những điều
kiện phù hợp.
Các loại vi dạng
Vi dạng xuất hiện dưới một số loại định dạng. Những định dạng quen
thuộc nhất là loại phim cuộn 16mm hoặc 35mm và vi thẻ, trong đó vi thẻ
trong giống như một tấm thẻ bằng nhựa. Phim cuộn, dù loại 16mm hay
35mm, đều có thể cắt thành những đoạn ngắn và bảo quản trong các
"bao" sạch để tạo ra vi thẻ. Ba loại phim phổ biến nhất trong các bộ sưu
tập vi dạng là: bạc gelatin, diazo và có lỗ.
Phim chất liệu bạc gelatin (hay bạc halogen)
Loại phim này dựa trên công nghệ tương tự với công nghệ ảnh đen trắng
và loại vi dạng phù hợp nhất đối với mục đích lưu trữ. Hình ảnh được
tạo ra bằng cách để các hợp chất bạc nhạy sáng trong chất bắt sáng trên
phim ra ánh sáng. Hình ảnh cuối cùng được tráng bằng hoá chất, tuy
nhiên những hoá chất có khả năng gây hại được rửa sạch trong quá
trình xử lý. Bản phim bạc galetin gốc (master) hầu như luôn là ảnh âm
bản, tuy nhiên có thể nhân thêm các dương bản hoặc âm bản khác. Mặt
chứa chất bắt sáng của phim là mặt mờ, trong khi mặt không chứa chất
bắt sáng là mặt bóng. Các loại phim chất liệu bạc galetin hiện đại có tuổi

phim dưới bức xạ cực tím, làm cho các muối diazonium phân huỷ hoàn
toàn. Ánh sáng tình cờ chiếu qua các vùng trắng của phim nhưng bị
phân tán và bị các bong bóng phản chiếu làm cho những vùng có lỗ hổng
trở nên dày đặc. Hình ảnh sẽ luôn thể hiện những vùng hơi nổi lên. Chất
liệu phim luôn làm bằng polyester bởi vì acetate không thể chịu được
nhiệt sử dụng trong quá trình xử lý. Phim có lỗ dễ bị hỏng do sức ép cơ
học vì sức ép này làm những bong bóng vỡ ra. Một đặc tính rất mong
manh khác của phim có lỗ là sự dịch chuyển của các bong bóng. ở nhiệt
độ cao chất liệu phim mềm đi cho phép khí chứa trong bóng bóng toả ra.
Khi các bong bóng lớn lên, chúng bị tan đi, để lại những đốm phim trắng
nơi mà hình ảnh trước đó vẫn còn nhìn thấy. Phim có lỗ có thể bị hư
hỏng ở nhiệt độ dưới 167°F, mức nhiệt độ cho phép đối với các máy đọc
phim theo Viện Tiêu chuẩn Quốc gia Hoa Kỳ; vì vậy cần phải lưu tâm
đặc biệt khi phim này được sử dụng bằng máy đọc phim.
Các loại vi dạng khác
Trong những năm gần đây, giới bảo quan ngày càng quan tâm hơn đến
các vi dạng màu và đều vi dạng có tông màu liên tục. Sau đây là tóm tắt
về những loại vi dạng này.
Vi phim màu và vi thẻ
Mặc dù có nhiều khả năng ứng dụng đối với các vi dạng màu, việc sử
dụng công nghệ này không thể thực sự được coi là chiến lược bảo quản
bởi vì tuổi thọ của phim màu 35mm còn lâu mới đạt được mục tiêu bảo
quản. Tuy nhiên, có một loại phim (dương bản) màu trong suốt là
Ilfochrome được coi là khá hứa hẹn đối với công tác bảo quản. Không
giống như các loại vi phim màu khác, những loại phim tạo ra hình ảnh
trong quá trình xử lý, loại phim này có các lớp màu được đặt trực tiếp
trên chất bắt sáng của phim. Kiểm nghiệm ở Viện Image Permanence
Institute (Rochester, New York) chỉ ra rằng tuổi thọ của thuốc nhuộm
rất cao - khoảng 300 đến 500 năm - khi phim được chiếu sáng. Tuy
nhiên, nghiên cứu cũng cho thấy chất liệu nền polyester của phim có thể

Nghiên cứu (RLG) và Thư viện Quốc hội Mỹ xây dựng là những hướng
dẫn bổ ích. Mỗi đơn vị sẽ có những yêu cầu kỹ thuật khác nhau, tuy
nhiên những yêu cầu này cần phải được nêu rõ trong hợp đồng và được
theo dõi một cách có hệ thống nhằm bảo vệ chính những kho tài liệu
cũng như lợi ích của đơn vị.
Bộ tiêu chuẩn AIIM có thể tìm được trên mạng tại địa chỉ:

Kiểm soát chất lượng
Để đảm bảo rằng những yêu cầu cụ thể trong hợp đồng liên quan tới
chất lượng phim đã được đáp ứng, nhà cung cấp vi phim cần kiểm tra
thế hệ phim đầu tiên được xử lý, bao gồm: kiểm tra từng khuôn hình
một để phát hiện lỗi chụp phim (ví dụ, các vấn đề về độ nét, những hình
ảnh quá sáng hoặc thiếu sáng, v.v ), lỗi hiển thị (ví dụ, dấu vân tay, vết
xước, v.v ), những trang bị thiếu, và số điểm ghép nối trên từng cuộn
phim; kiểm tra độ phân giải sử dụng Chỉ mục Chất lượng hoặc phương
pháp kiểm tra độ phân giải hệ thống mô tả trong tiêu chẩu ANSI/AIIM
MS23-1998; các số độ mật độ, được hiểu theo những hướng dẫn trong Sổ
tay Bảo quan Vi phim của RLG; và kiểm tra bằng giấy kiềm xanh để thử
xem có chất thiosulfate dư không (xem tiêu chuẩn ANSI/NAPM IT9.1-
1996). Nhà cung cấp vi phim cũng cần lấy số đo mật độ phim trên tất cả
các bản sao thế hệ hai hoặc thế hệ ba nhằm đảm bảo sự tuân thủ đối với
các yêu cầu kỹ thuật, và đem tất cả các bản sao kiểm tra trong hộp sáng
để xem độ rõ ràng và tương phản. Kết quả của toàn bộ việc kiểm tra
chất lượng mà nhà cung cấp thực hiện cần được gửi lên cho đơn vị ký
hợp đồng theo mẫu báo cáo chất lượng.
Trách nhiệm kiểm soát chất lượng không nên chỉ coi là việc của nhà
cung cấp. Đơn vị cũng cần thực hiện việc kiểm tra riêng để khẳng định
sự tuân thủ các yêu cầu đặt ra trong hợp đồng. Một hướng dẫn hữu
dụng để thực hiện có thể tìm được tại Phụ lục 18 của Sổ tay Bảo quản Vi
phim của RLG.

được lâu dài. Độ ẩm tưởng đối và nhiệt độ đối với các kho vi dạng đang
sử dụng không nên dao động quá ±5%, và ±3% là thích hợp nhất. Bảo
quản dưới nhiệt độ càng lạnh và kiểm soát được độ ẩm tương đối càng
tốt thì tuổi thọ của phim càng dài.
Ô nhiễm
Các hạt bụi ô nhiễm trong không khí là nguồn dễ thấy nhất gây ra các
vết xước và ăn mòn đối với vi phim. Các phim bạc galetin đặc biệt dễ gặp
phải những tác hại này. Việc lau nhà, bao gồm cả hút bụi thường xuyên,
trong khu vực kho và khu vực sử dụng là rất quan trọng.
Các chất gây ô nhiễm dạng khí, ví dụ như ô-xít lưu hình hoặc ô-xít nitơ,
hơi sơn, a-mô-ni-ắc, peroxides, ô-zôn, và formaldehyde, làm hư hỏng cả
chất liệu nền nhũ tương trên bề mặt. Những chất ô nhiễm này có thể tạo
ra quá trình ô-xít hoá hoặc những tác động hãm gây ra những vết ố nhỏ
trên phim bạc gelatin; vì vậy phải lưu ý để giảm nguy cơ tác động của
những chất này. Không nên lưu trữ vi dạng ở gần các máy photocopy vì
chúng có thể là nguồn tạo ra ô-zôn. Vi dạng cũng nên di rời khỏi những
nơi đang được sơn; nên mở cửa và dùng quạt để gió lưu thông tốt, đồng
thời nên để sơn bám chắc trong 3 tháng trước khi đưa phim quay trở lại.
Không nên dùng giá gỗ hoặc tủ gỗ ở những nơi bảo quản các tài liệu vi
dạng có giá trị lâu dài.
Các phim diazo, phim có lỗ, phim bạc gelatin không nên cuộn vào trong
cùng một cuộn, không nên bọc trong cùng một bao, hoặc (lý tưởng nhất)
là không lưu trữ trong cùng một hộp. Hạn chế về không gian và việc truy
cập thường khiến cho việc dành riêng tủ để lưu giữ các loại phim khác
nhau là không thực tế, những lưu trong các cuộn riêng hoặc đặt trong
các bao đựng thẻ riêng nên luôn được áp dụng. Ngoài ra, các phim có lỗ
lâu năm có thể là một nguồn chứa axít gây hại. Những loại phim này nên
được tách biệt hoàn toàn với những loại phim khác và nên được sắp xếp
có hệ thống.
Sao thành nhiều bản

Bao hộp đựng phim
Việc bao bọc các phim polyester cẩn thất là rất quan trọng vì, với những
công nghệ hiện có, rất khó có thể loại bỏ hoàn toàn các chất gây ô nhiễm
dạng khí. (Tuy nhiên, các loại phim acetate lâu năm có thể thải ra khí
axít axêtíc và vì vậy nên để thoáng khí hoặc bọc bằng giấy có lỗ thoát khí
nhỏ. Nếu các bản gốc âm bản buộc phải lưu giữ trong môi trường khó
kiểm soát, có thể đặt phim trong các hộp bằng sắc có nắp hoặc các hộp
nhựa trơ về mặt hoá học. Tài liệu của Kodak số D-31, Lưu giữ và Bảo
quản Vi phim (Công ty Kodak Eastman, Rochester, New York 14650) có
thể cung cấp những chỉ dẫn có giá trị về việc sử dụng các hộp có nắp.
Giải pháp này không phải là một liều thuốc tiên và cần phải sử dụng một
cách thận trọng. Các hộp phù hợp phải đáp ứng được những yêu cầu về
cấu tạo hoá học. Cũng cần phải kiểm tra phim thường định kỳ để đảm
bảo rằng phim không bị xuống cấp. Hướng dẫn kiểm tra phim bạc
gelatin có trong tiêu chuẩn ANSI/AIIM MS45-1990. Nếu không thấy
xuống cấp, có thể bỏ phim trở lại trong hộp. Phương tiện tối ưu để lưu
giữ phim gốc là sử dụng hộp đủ chất lượng bảo quản và đặt ở nơi có thể
kiểm soát được nhiệt độ và độ ẩm tương đối.
Các bao hộp đựng phim nên được chọn theo những hướng dẫn đã được
xây dựng trong lưu trữ và cần phải qua được tất cả các Kiểm tra Hoạt
tính ảnh như Viện Bảo tồn ảnh (Image Permanence Institute). Trung
tâm Bảo tồn Tài liệu Đông Bắc khuyến cáo rằng bao giấy nên được làm
từ giấy chất lượng cao, không chứa than chì, có đệm và trung tính. Hộp
đựng MicroChamber (do Công ty Conservation Resources International,
Inc., Springfield, bang Virginia sản xuất) được làm từ giấy bồi tẩm
zeolite có tác dụng trung hoà các chất ô nhiễm dạng khí. Sử dụng những
hộp này có thể tăng đáng kể tuổi thọ của phim trong những môi trường
bị ô nhiễm nặng do ô-zôn, peroxide, hoặc các hợp chất khác tấn công
phim; loại hộp này cũng có thể giúp làm chậm quá trình xuống cấp do
các hoá chất từ phim lâu năm không đủ chất lượng bảo quản thải ra.

đối với các vi dạng là rất quan trọng đối với tuổi thọ của phim.
Thiết bị
Sử dụng và bảo trì dễ dàng là yếu tố cần được quan tâm khi lựa chọn
thiết bị. Các máy đọc vi dạng thường thải ra nhiệt; các tiêu chuẩn của
ANSI quy định nhiệt độ trên mặt phim cao nhất cho phép là 167oF. Một
số phim diazo bị hỏng ở nhiệt độ này, và vì vậy tránh để các khu vực nhỏ
của phim (ví dụ một khuôn hình) bị nóng quá lâu. Như đã đề cập ở trên,
phim có lỗ có thể bị hỏng ở nhiệt độ dưới mức giới hạn nói trên của
ANSI, vì vậy phim này cần phải quan tâm đặc biệt. Nên tắt các máy đọc
vi dạng nếu bạn đọc không còn sử dụng máy.
Kích thước ống kính của máy đọc phim cần phải tính đến các tỷ lệ thu
nhỏ khi chụp phim. Trong chụp vi phim để bảo quản, hình ảnh thường
được thu nhỏ khoảng từ 8 lần đến 14 lần, vì vậy độ phóng đại của ống
kính cũng nên ở tỷ lệ tương tự. Các kính phóng to thu nhỏ cho phép thay
đổi độ phóng đại hiện cũng có bán trên thị trường.
Thiết bị cần được kiểm tra hàng tuần và được bảo trì hàng ngày. Thiết
bị bám bụi bẩn sẽ làm giảm chất lượng hình ảnh. Nên giao hẳn trách
nhiệm bảo trì máy cho một nhân viên và nhân viên này được đội ngũ kỹ
thuật của nhà sản xuất đào tạo. Bụi trên các tấm kính sẽ phóng to bởi
các ống kính của máy đọc. Bụi cũng có thể bám vào vi phim và có thể
làm mờ đi các chi tiết, thậm chí làm hỏng phim. Nên dùng vải phủ bụi
bất cứ khi nào máy đọc phim không sử dụng. Bụi bẩn có thể dầy lên ở
mép của các tấm kính cũng tạo ra một nguồn có thể gây xước phim. Vì lý
do này, các tấm kính và đỡ phim cần được lau chùi hàng ngày. Cũng nên
thiết lập một lịch thường xuyên đối với việc lau ống kính, gương chiếu,
và mặt mờ của màn hình hiển thị, nhưng công việc này cần được làm hết
sức cẩn trọng vì các bộ phần này có thể dễ bị hư hỏng và/hoặc bị làm
trông như bị vấy bẩn hoặc hoặc lấm chấm. Chỉ dẫn đối với việc bảo trì
thiết bị vượt quá phạm vi của bài viết này. Các chỉ dẫn chung được đề
cập trong bài viết Vi dạng trong các Thư viện của tác giả Francis

cháy, quản lý cơ sở vật chất và an ninh đáp ứng nhu cầu của các kho tài
liệu sẽ được chụp phim. Điều này đặc biệt quan trọng trong việc tránh
hư hỏng đối tài liệu gốc, những tài liệu sau đó sẽ được trả về kho chứ
không phải bỏ đi.
Trong một số trường hợp, chọn một công ty cung cấp dịch vụ chụp phim
đặc biệt là phù hợp. Nhiều tài liệu được chụp phim bởi vì nó quá dễ hỏng
khi những nhà nghiên cứu sử dụng. Trong trường hợp đó, hoặc nếu đơn
vị muốn giữ nguyên các tài liệu đã đóng bìa ở nguyên hình dáng ban
đầu, thì nên cân nhắc lựa chọn một nhà cung cấp dịch vụ chụp phim đặc
biệt. Các công ty chụp vi phim thương mại số lượng lớn thiếu thiết bị,
thời gian và chuyên môn để có thể xử lý các tài liệu dễ hỏng mà không
gây hư hại cho giấy sách ròn hoặc bìa sách đã xuống cấp. Chi phí cho
dịch vụ đặc biệt có thể cao hơn, nhưng những tài liệu có tính khoả cổ có
giá trị hoặc những tài liệu gốc khó chụp (ví dụ: những sách bộ đóng chặt
và mép đóng hẹp hoặc những tài liệu mờ hoặc không có độ tương phản
phù hợp) có thể đòi hỏi phải chi tiêu như vậy. Nên liên hệ với một chuyên
gia về bảo quản để xin tư vấn.
Danh mục tài liệu tham khảo chọn lọc dành cho những người quản lý tài
liệu vi dạng
American National Standard for Imaging Materials Ammonia
Processed Diazo Film Specifications for Stability, ANSI/NAPM IT9.5-
1996.
American National Standard for Imaging Materials Processed Silver
Gelatin Type Black and White Film Specifications for Stability,
ANSI/NAPM IT9.1-1996.
American National Standard for Imaging Media Photographic
Processed Films, Plates, and Papers Filing Enclosures and Storage
Containers, ANSI/PIMA IT9.2-1998.
American National Standard for Imaging Media Processed Safety
Photographic Films Storage, ANSI/NAPM IT9.11-1993.*

McKern, Debra, and Sherry Byrne. ALA Target Packet for Use in
Preservation Microfilming. Chicago: American Library Association,
1991.
Preservation Microfilming: Planning & Production. Papers from the
RTSD Preservation Microfilming Institute, New Haven, Conn., April 21-
23, 1988. Chicago: Association for Library Collections & Technical
Services, ALA, 1989, 72 pp.
RLIN Preservation Masterfile. A CD-ROM listing of microfilmed books
and journals. Compiled from the RLIN database and others. Available
from Chadwick-Healey, Inc. for $750 a year; updated twice annually.
Recommended Practice for Operational Procedures/Inspection and
Quality Control of Duplicate Microforms of Documents and from COM,
ANSI/AIIM MS43-1998.
Recordak. Storage and Preservation of Microfilms. Kodak pamphlet no.
P-108. Rochester, NY: Eastman Kodak Company, 1985.
Reilly, James, et al. "Stability of Black-and-White Photographic Images,
with Special Reference to Microfilm." Abbey Newsletter 12.5 (July
1988): 83-87.
Saffady, William. Micrographic Systems. Silver Spring, MD: Association
for Information and Image Management, 1990.
Spreitzer, Francis, ed. Microforms in Libraries: A Manual for
Evaluation and Management. Chicago: American Library Association,
1985, 63 pp.
Spreitzer, Francis, ed. Selecting Microform Readers and Reader-
Printers. Silver Spring, MD: AIIM, 1983.
*American National Standards Institute, Inc., 11 West 42nd Street, New
York, NY 10036, (212) 642-4900.
**AIIM International, 1100 Wayne Avenue, Suite 1100, Silver Spring,
MD 20910-5603, (Toll Free) (888) 839-3165.
Nguồn cung cấp thiết bị