Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh 28

1. chuẩn bị trớc khi sử dụng Microsoft Project
1.1 Yêu cầu về máy tính
Để chạy Microsoft Project (sau đây viết tắt là MP) thì yêu cầu phần
cứng tối thiểu của máy tính nh sau:
+ Bộ vi xử lý 586 trở lên.
+ RAM > 32 Mb
+ Mouse, Keyboard
+ ổ cứng còn trống >100 Mb
1.2 Yêu cầu về phần mềm
+ Phần mềm hệ thống: Windows 2000, XP, NT.
+ Phần mềm cài đặt: MP.
+ Phần mềm gõ tiếng Việt Unikey, Vietkey
1.3 Giải thích một số thuật ngữ trong MP
+ Task: Công việc, công tác.
+ Duration: Thời khoảng (thời gian) thực hiện công tác.
+ Start date: Ngày bắt đầu của dự án.
+ Finish date: Ngày kết thúc của dự án.
+ Predecessors: Công tác đi trớc.
+ Successors: Công tác nối tiếp (công tác đi sau).
+ Task list: Danh sách các công việc.
+ Resource: Vật t dùng cho dự án (một số tài liệu gọi là tài nguyên).
+ Work: Số giờ công để thực hiện các công việc.
+ Unit: Đơn vị sử dụng tài nguyên.
+ Milestone: Các mốc công tác có thời gian thực hiện = 0.
+ Recurring Task: loại công việc có tính lặp đi, lặp lại nhiều lần mang
tính chu kỳ trong thời gian thực hiện của dự án (VD: các buổi họp giao ban

Thanh công cụ dọc
View Bar

Cửa sổ nhập số

liệu

Cửa sổ thể hiện biểu
đồ ngang
Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh 30

2.1 ý nghĩa các menu trong MP
+ File: Quản lý tệp tin.
+ Edite: Soạn thảo và hiệu chỉnh.
+ View: Đặt các bảng quan sát.
+ Insert: Chèn các đối tợng.
+ Format: Định dạng các đối tợng.
+ Tools: Các công cụ trợ giúp, điều chỉnh, tuỳ đặt.
+ Project: Sắp xếp, lọc, hiển thị thông tin.
+ Collaborate: Quản lý và chia sẻ tài nguyên theo phân cấp nhóm.
+ Windows: Quản lý các cửa sổ.
+ Help: Trợ giúp.
2.2 ý nghĩa các biểu tợng trong MP
Biểu tợng
(Icons)
Tên tiếng Anh Chức năng


(Icons)
Tên tiếng Anh Chức năng

Task Infor Thông tin cho công tác

Task Notes Các ghi chú cho công tác

Assign Resources Gán tài nguyên cho công tác

Zoom In Phóng to vùng quan sát

Zoom Out Thu nhỏ vùng quan sát

Go to selected Task

Nhảy nhanh tới công tác cần xemCopy Picture Chụp vùng quan sát

Help Trợ giúp sử dụng

Ountdent Huỷ bỏ công tác tóm lợc

Indent Tạo công tác tóm luợc

Show SubTask Đa ra công tác tóm lợc

Hide SubTask
ẩn các công tác tóm lợc


Lựa chọn các thanh công cụ

Close.
Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh 322.3 ý nghĩa các cửa sổ làm việc
Trong MP có nhiều cửa sổ làm việc và quan sát khác nhau. Việc lựa
chọn các cửa sổ tuỳ thuộc vào từng góc độ và yêu cầu thực tế. Các cửa sổ
đợc lựa chọn qua menu View hoặc chọn nhanh trên thanh công cụ dọc
View Bar.
ý nghĩa các cửa sổ làm việc:
+ Calendar: Cửa sổ làm việc với dự án dới dạng lịch để bàn.
+ Gantt chart: Cửa sổ làm việc với dự án dới dạng biểu đồ ngang.
+ Network Diagram: Cửa sổ làm việc dới dạng sơ đồ mạng.
+ Task Usage: Cửa sổ quản lý việc thực hiện các công tác.
+ Tracking Gantt: Cửa sổ quan sát tiến độ thực tế của dự án.
+ Resource Graph: Cửa sổ quản lý biểu đồ tài nguyên của dự án.
+ Resource Sheet: Cửa sổ quản lý nguồn tài nguyên của dự án.
+ Resource Usage: Cửa sổ quản lý phân bổ tài nguyên của dự án.
+ More View: Các cửa sổ quan sát khác.

Lựa chọn các
thanh công cụ
Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh

34

Dự án có thể đợc lu với nhiều tên khác nhau dới dạng file định
dạng *.mpp. Thao tác thực hiện theo các cách sau :
Chọn nhanh biểu tợng Save trên thanh công cụ.
Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + S.
File

Save

nhập tên file cần lu.
Lu dự án với tên khác: File

Save as

Nhập tên file mới cần
lu.
+ Đóng một file dự án
Trong quá trình làm việc MP có thể mở đồng thời nhiều dự án khác
nhau. Để đóng dự án đang mở ta làm nh sau :
Chọn biểu tợng Close.
Dùng tổ hợp phím tắt Ctrl + F4.
3.2. Nhập thông tin cho dự án
Xét ví dụ về phần ngầm một công trình đã đợc tính toán nh bảng
dới đây với tiêu đề Phan ngam.
Bảng khối lợng công tác và nhu cầu tài nguyên
Tài nguyên
STT

Máy hàn 2

3
Nhân công 14

Máy đầm 1

5 Đổ bê tông móng 2
Máy trộn BT

2

4
6 Tháo ván khuôn móng 2 Nhân công 10

5
7 Xây tờng móng 6 Nhân công 12

6
Nhân công 16

8
Cốt thép + ván khuôn giằng
móng
3
Máy hàn 2

7
Nhân công 13


OK.
Luồng thông tin phục vụ cho quản lý gồm: tên, chủ đề (nhiệm vụ),
ngời lập, ngời quản lý, tên công ty. Luồng thông tin này khai báo trong
hộp thoại Properties.
Thao tác: Menu File

Properties

hộp thoại Properties


Summary

khai báo các thông số

OK.

Các thông số trong hộp thoại Project Information:
+ Start date: Thời gian bắt đầu của dự án. Thời gian này đợc giả thiết
là 31-3
+ Finish date: Thời gian kết thúc của dự án. Với một dự án không thể
nhập đồng thời cả hai thời gian này mà chỉ đợc nhập một trong hai thông
tin và máy tự tính ra thời gian còn lại trên cơ sở lịch trình dự án.
+ Schedule from: Lịch trình của dự án cho phép xác định theo ngày bắt
đầu hoặc kết thúc của dự án. Việc xác định lịch trình này tuỳ thuộc vào
từng dự án. Thông thờng thì đợc xác định theo ngày bắt đầu dự án(31-
Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh 36

Biểu
tợng
Tên cửa sổ Nội dung
Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh 37Calendar
Lịch hàng tháng chỉ ra các công việc và
khoảng thời gian hoàn thành nó

Gantt Chart
Diễn tả các công việc và các thông tin có liên
quan, biểu đồ ngang thể hiện các
công việc
và thời gian hoàn thành chúng

Network
Diagram
Thể hiện dới dạng sơ đồ mạng và sự phụ
thuộc giữa chúng. Dùng khung nhìn này để
có một cái nhìn bao quát về dự án

Task Usage
Thể hiện danh sách các công việ
c đã đợc
gán tài nguyên và đợc nhóm dới mỗi công
việc. Dùng khung nhìn này để thấy công việc

More View Lựa chọn các cửa sổ quan sát khác
ẩn và hiện menu View Bar: View

View Bar hoặc nhấp phải chuột
vào View Bar

Chọn View Bar.
3.3 Định dạng dữ liệu cho dự án
Do định dạng ban đầu của phần mềm MP có nhiều kiểu không phù
hợp với điều kiện của Việt Nam, dự án có những yêu cầu riêng nên cần
định dạng cho phù hợp. Bao gồm: phông chữ, các trờng số liệu, kiểu ngày
tháng.
3.3.1 Định dạng phông chữ tiếng Việt
Với các cửa sổ làm việc trong MP mặc định ban đầu là phông tiếng
Anh. Do đó cần đổi lại cho phù hợp với yêu cầu thực tế. Một số phông tiếng
Việt có thể sử dụng nh .VnTime, .VnArial,.VniTime
Thao tác thực hiện:
Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh 38

Cách 1: Format

Text Style

Chọn kiểu phông

OK.
Cách 2: bôi đen vùng cần đổi font rồi vào Format


39

Ví dụ để thay đổi tên và căn lại tiêu đề của trờng Duration sang
tiếng Việt ta làm nh sau: kích
đúp vào trờng Duration sẽ xuất
hiện hộp thoại nh hình dới đây:
Field name: Tên trờng số
liệu.
Title: Tiêu đề của trờng.
ở đây ta đánh vào dòng chữ Thời
khoảng.
Align title: Căn dòng tiêu đề của trờng là trái, phải hay giữa.
Theo ví dụ là căn giữa (center).
Align data: Căn dòng dữ liệu bên dới (Trái, phải hoặc giữa) theo
hình thức căn trái ở ví dụ.
Width: Điều chỉnh độ rộng của trờng.
Best Fit: Tự động căn độ rộng của trờng vừa với tiêu đề và dữ
liệu.
+ Thêm bớt các trờng số liệu
Trong quá trình thực hiện phát sinh một số trờng hoặc cha cần sử
dụng một số trờng. Do đó có thể thêm hoặc ẩn một số trờng cho phù hợp.
Thao tác nh sau :
Khi chèn thêm: Insert

Column

Chọn trờng cần chèn thêm. Ví
dụ chèn thêm trờng bắt đầu muộn (Late Start) nh hình dới đây.
Khi ẩn một trờng: Kích phải chuột vào trờng cần ẩn

Settings

Control Panel

Setting
Regional

Date

chọn kiểu định dạng.

Một số
thao tác chỉnh sửa
thông thờng:
Để
sao chép dữ liệu chọn
vùng dữ liệu cần sao
chép

Edit


Coppy Cell hoặc
Ctrl + C hoặc chọn
biểu tợng trên
thanh công cụ.
Để
cắt dán một vùng dữ liệu chọn vùng dữ liệu cần cắt

Edit


Thao
tác thay đổi
qui định
chuẩn về lịch làm
việc: Menu Tool

Option


hộp thoại
Option


Calendar

thay đổi các
thông số theo yêu
cầu

OK.
ý nghĩa
các thông
số trong lựa chọn Calendar
Lựa chọn
ý nghĩa
Mặc định
Week starts on Ngày bắt đầu trong tuần Sunday (Chủ nhật)

Fiscal year starts in

Change Working Time

Thiết lập các thông số cho phù hợp

OK.

Các thông số trong hộp thoại Change Working Time:
For: Lựa chọn lịch cho dự án hoặc tài nguyên.
Legend: Qui ớc biểu tợng thể hiện lịch dự án hoặc tài nguyên.
Biểu tợng Qui ớc

Thời gian làm việc

Thời gian không làm việc

Sửa đổi giờ làm việc

Sửa đổi ngày làm việc trong tuần cho ngày nghỉSửa đổi ngày làm việc thông thờng
Select Date (s): Chỉnh sửa lịch dự án hoặc tài nguyên.
Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh 43

Set Select Date (s): Thiết lập lịch các ngày đợc chọn.

Trong đó:

Project Information

Calendar

Chọn lịch đã thiết lập

OK.

3.5. Nhập tên công tác, thời gian và liên kết
ở bớc này cần làm: Nhập tên công tác, thời gian thực hiện các công
tác và liên kết các công tác. Cả 3 dữ liệu này đợc khai báo trên Gantt
Chart.
+ Khởi động cửa sổ Gantt Chart
Khi tạo dự án mới thì Gantt Chart luôn là cửa sổ làm việc ban đầu.
Trong MP có nhiều cửa sổ làm việc khác nhau, do đó từ một cửa sổ khác ta
chuyển về cửa sổ Gantt Chart nh sau: View

Gantt Chart hoặc chọn
biểu tợng trên View Bar.
Cửa sổ Gantt đợc chia làm hai phần và phân cách bằng một vạch
phân cách đứng. Khung nhìn trái dùng để nhập và chỉnh sửa dữ liệu của


t
ê
n

v
à

t
h
ời khoảng cho các công tác
Với mỗi công tác đều có một tên mô tả công việc cần thực hiện và
thời gian thực hiện đã đợc tính toán tơng ứng để thực hiện công việc này.
ở cột tên công việc nhập tên các công việc nh: Đào đất bằng máy, sửa
móng bằng thủ công , ở cột thời gian thực hiện nhập thời gian của từng
công việc tơng ứng. Chọn nhanh biểu
tợng trên View Bar
Vạch phân
cách dọc
Khung nhìn
phải

Nhập thời gian
thực hiện

sau nó.
Start to Start (SS): Kiểu quan hệ đầu - đầu, tức là thời gian bắt
đầu công tác đi trớc sẽ xác định thời gian bắt đầu công tác sau .
Start to Finish (SF): Kiểu quan hệ đầu cuối, theo hình thức
này thì thời gian bắt đầu công tác đi trớc sẽ xác định thời gian kết thúc
công tác đi sau nó.
Kiểu liên kết đã đợc ấn định khi lên tổng tiến độ. Khai báo theo các
cách dới đây:
Di chuyển hộp sáng đến công tác cần liên kết, kích đúp trái chuột
hoặc vào Menu Project

Task Information

hộp thoại Task Information

Predecessors

Type

Lựa chọn kiểu liên kết

OK.
Nhập trực tiếp ở cột công tác đi trớc trên Gantt Chart.
Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh 47+ Khai báo thời gian sớm (trễ)
Khai báo trong hộp thoại Task Information. Lu ý rằng có thể
nhập số thứ tự (ID) thay cho nhập tên công tác đi trớc.
Công tác sửa móng bằng thủ
công bắt đầu sớm hơn 2
ngày trớc khi công tác đào
đất bằng máy kết thúc

Nhập trực tiếp
liên kết
Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh 483.5.3.
Một số tính chất của biểu đồ Gantt
3.5.3.1 Thanh thời khoảng (thanh công tác)
Thanh thời khoảng là thanh thể hiện thời gian cần thực hiện công tác
và các thông số liên quan khác. Mặc định thanh là là một hộp chữ nhật
mầu xanh với chiều dài tơng ứng với thời gian thực hiện công tác. Việc
thay đổi hình thức thể hiện thanh thời khoảng Bar bao gồm các thông số:
màu sắc, hình dáng, kiểu thể hiện, tên các trờng Resource Name, Name,
Cost Mỗi công tác đợc thể hiện bằng một thanh thời khoảng, hình dáng
thanh thời khoảng đợc định dạng bởi ngời sử dụng. Mỗi thanh thời
3.5.3.2. Vị trí thể hiện các trờng số liệu
Với mỗi thanh công tác, ngoài việc thể hiện hình dáng có nó còn cho
phép thể hiện nội dung của các trờng số liệu tại vị trí đợc thiết lập.
Thao tác thực hiện : Menu Format

Bar

Bar Text

Lựa chọn
và thay đổi theo yêu cầu

OK.
ý nghĩa các thông số trong họp thoại Format Bar
Left : Chọn trờng thể hiện ở vị trí bên trái (Start).
Right: Chọn trờng thể hiện ở vị trí bên phải (Finish).
Top: Chọn trờng thể hịên ở vị trí bên trên (Duration).
Bottom: Chọn trờng thể hiện ở vị trí bên dới (Resource Name).
Sample: Thể hiện các thông số đã đợc thiết lập.
Reset: Định dạng lại theo mặc định ban đầu.
Biên tập và hiệu đính: Ks. Đào Vũ Chinh Ks. Nguyễn Thế Anh 50
3.5.3.3. Hình thức thể hiện kiểu liên kết giữa các công tác 3.5.3.4. Thiết lập lới biểu đồ ngang
Trong thực tế khi tiến độ của một dự án lớn, nếu không có các lới
phụ trợ thì việc quan sát biểu đồ tiến độ sẽ trở nên rất khó khăn.Do đó
ngời sử dụng phải thiết lập lới biểu đồ ngang để quan sát, xử lý và in ấn
biểu đồ tiến độ một cách dễ dàng nhất.
Thao tác thực hiện: Menu Format

Girdlines

Layout

Lựa
chọn

OK. Hoặc kích phải vào biểu đồ Gantt phần thể hiện tiến độ


Girdlines

Layout. Ví dụ khi thiết lập lới ngang, lới chính và lới phụ nh sau: ở
Gantt Row chọn Type là một đờng liền màu xanh, ở Middle Tier Column
(lới chính) chọn Type là đờng liền màu đỏ, ở Bottom Tier Column chọn
Type là đờng liền màu vàng. Thể hiện của lới nh hình bên dới.

Entry: bảng nhập dữ liệu cho công việc (mặc định).
Hyperlink: bảng kết nối với các dự án khác.
Shedule: bảng lịch trình của dự án.
Summary: bảng tổng kết dự án.
Tracking: bảng so sánh dự án cơ sở (Baseline) với tiến độ thực tế.
Usage: bảng thể hiện cách thực hiện các công việc.
Variance: bảng so sánh chênh lệch thời gian giữa dự án thực tế và
dự án cơ sở.
Các bảng quan sát phụ
trong cửa sổ Gantt Chart