Hệ thống quản lý chi phí
Chuyên viên kế toán chi phí (kế toán quản trị) phải hiểu được ý nghĩa của những
con số, liên hệ chúng với các hoạt động kinh doanh và đưa ra những giải pháp thay
thế. Sau cùng các giải pháp thay thế này phải được đánh giá và lựa chọn nhằm tối
ưu hoá hiệu quả kinh doanh.
Về hệ thống xác lập chi phí dựa trên hoạt động ABC (Activity-Based Costing),
phương châm của Hewlett-Pakard là: “Các kỹ sư và nhân viên kỹ thuật cần thường
xuyên thông qua kế toán để tìm mẫu thiết kế của sản phẩm có chi phí tối ưu…
Nhân viên kế toán vì vậy đã tham gia vào quá trình quyết định mẫu thiết kế của
sản phẩm. Họ giúp các kỹ sư và nhân viên kỹ thuật hiểu được chi phí được phát
sinh từ đâu… Hệ thống xác lập chi phí dựa trên hoạt động đã làm cho nghề kế
toán trở nên có ý nghĩa hơn”.

Hệ thống kế toán chi phí bao gồm 2 bước:
 Quy tập chi phí: thu thập các thông tin về chi phí thông qua phân loại dựa
vào bản chất, ví dụ như chi phí lao động, chi phí nguyên liệu…
 Phân bổ chi phí: truy nguyên và phân bổ lại chi phí vào một hay nhiều đối
tượng tạo phí như các hoạt động, các phòng ban, khách hàng, hay các sản
phẩm…
Thông qua hai bước này, nhà quản lý mới có thể nắm bắt được chính xác đối
tượng chi phí, biết được cụ thể bộ phận, khâu nào gây lỗ hay không sinh lãi.
Chẳng hạn trong một nhà máy sản xuất đồ dùng văn phòng, chi phí nguyên liệu,
sau khi tổng hợp, được phân bổ lại về các đối tượng chi phí như bộ phận điều hành
máy và bộ phận hoàn thiện. Chi phí từ các bộ phận này lại được phân bổ vào các
sản phẩm như bàn, ghế, tủ sách…

Tới đây, chúng ta có thể đi sâu tìm hiểu cách thức phân loại để sau đó quy tập chi
phí. Chi phí có thể được định nghĩa như một sự tiêu hao nguồn lực cho một mục
đích nhất định, thường được quy ra đơn vị tiền tệ phải trả để có được nguồn lực
đó. Như đã biết chi phí có thể được phân loại thông qua tính chất cố định hay biến
đổi, hỗn hợp hay phân bậc.

+ Tổng chi phí gián tiếp
- Kho thành phẩm cuối kỳ
= Lợi nhuận gộp
- Các chi phí khác gồm:
+ Chi phí bán
+ Chi phí quản lý chung
= Thu nhập hoạt động

Tuỳ theo mục đích quản lý, báo cáo thu nhập trên có thể phân tách chi phí gián
tiếp thành các chi phí cố định và biến đổi, phục vụ cho việc ra quyết định kinh
doanh nhất định.

Hệ thống quản lý chi phí xác định việc nhà quản lý ra quyết định tác động tới chi
phí bằng cách đo lường các nguồn lực được sử dụng để thực hiện các hoạt động
của tổ chức và sau đó đánh giá tác động của sự thay đổi các hoạt động lên chi phí.
Quản lý dựa trên hoạt động (ABM) sử dụng hệ thống xác lập chi phí dựa trên hoạt
động (ABC) để cải thiện quá trình vận hành của tổ chức. ABM phân biệt các chi
phí gia tăng giá trị và các chi phí không gia tăng giá trị. Chi phí gia tăng giá trị là
chi phí cần thiết cho một hoạt động không thể xoá bỏ mà không ảnh hưởng tới giá
trị của sản phẩm đối với khách hàng. Ngược lại, chi phí không gia tăng giá trị là
chi phí có thể xoá bỏ mà không ảnh hưởng tới giá trị của sản phẩm đối với khách
hàng (ví dụ chi phí kiểm soát kho hàng, vận chuyển bến bãi…). Như vậy để đạt
được một chiến lược cạnh tranh bằng chi phí, doanh nghiệp cần xem xét cấu trúc
của các chi phí không gia tăng giá trị.

Hệ thống JIT (Just-In-Time)

Để tối thiểu hóa chi phí không gia tăng giá trị, nhiều công ty áp dụng hệ thống JIT,
hệ thống trong đó công ty mua nguyên vật liệu và sản xuất các bộ phận cấu thành
sản phẩm ngay khi chu trình sản xuất cần tới chúng, nhằm giảm tồn kho tới mức