1TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH
KHOA QUẢN TRỊ KINH DOANH



Tiểu luận Môn
“ TỔ CHỨC HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÍ DOANH
NGHIỆP”

TÊN TIỂU LUẬN:
XÂY DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
KHO VẬT TƯ TẠI
CÔNG TY UNI – PRESIDENT VIET NAM

Tp.Hồ Chí Minh, Tháng 8 Năm 2010
10 33101020416 Nguyễn Khánh Hùng 15/09/1984
3Nhận Xét CủaGiáo Viên

…………………………………………………………….……
…………………………………………………….……………
……………
………………………………………………………………
……………
………………………………………………………………
……………………………………………………………
…………………………………………………………
…………………………………………………………
………………………………………………………
……………………………………………………
……………………………………………………
…………………………………………………
………………………………………………
………………………………………………
……………………………………………
………………………………………………

Điểm:
MỞ ĐẦU

Thế giới đang bước vào một giai đoạn phát triển mới đầy sôi động và biến đổi,
trong đó vai trò của cách mạng khoa học rất qu an trọng đặc biệt là cuộc cách mạng
thông tin. Nó đã và đang thâm nhập, tác động sâu sắc, trực tiếp lên mọi mặt, mọi lĩnh
vực của đời sống kinh tế xã hội. Ứng dụng tin học vào lĩnh vực kinh tế giúp ta nắm
bắt thông tin một cách chính xác kịp thời, đầy đủ, góp phần nâng cao hiệu quả kinh
doanh, thúc đẩy nền kinh tế mở rộng và phát triển. Vì vậy, trong quá trình quản lý
các cơ quan, doanh nghiệp phải thấy được vai trò của công nghệ thông tin. Nó giúp
doanh nghiệp đáp ứng mọi nhu cầu của khách hàng hiện tại mà còn nâng cao được
năng lực sản xuất, giúp cho các doanh nghiệp có đủ sức cạnh tranh với thị trường
trong và ngoài nước.
Qua quá trình tìm hiểu, chúng em càng thấy rõ vai trò của tin học nói chung và hệ
thống thông tin quản lý nói riêng khi áp dụng vào doanh nghiệp. Nó giúp cho doanh
nghiệp vận hành và quản lý tốt mọi hoạt động của mình.
Công ty TNHH Uni – President Việt Nam là doanh nghiệp kinh doanh sản
xuất chủ yếu trong lĩnh v ực thức ăn Thủy sản, thức ăn Gia súc, Bột mì, Thực phẩm,
Nước uống, Dầu thực vật Trong một doanh nghiệp sản xuất, bên cạnh vấn đề quản
lí xương sống của doanh nghiệp đó là quản lí tài chính, thì vấn đề quản lí kho là một
vấn đề vô cùng quan trọng, thiết thực. Quản lí tốt hệ thống kho sẽ giúp cho nhà quản
lí lập được các kế hoạch kinh doanh, kế hoạch sản xuất và phát triển của doanh
nghiệp. Do đó chúng em lựa chọn đề tài: "Phân tích và thiết kế hệ thống thông tin
quản lý kho nguyên vật liệu tại công ty TNHH Uni – President Việt Nam”.
CHƯƠNG 1: MÔ TẢ HỆ THỐNG QUẢN LÝ KHO NGUYÊN VẬT
LIỆU TẠI CÔNG TY UNI – PRESIDENT VIET NAM
2) Liên ngành Mì ăn liền 7
 Nhà máy mì ăn liền của công ty TNHH Uni-President Việt Nam đi vào sản xuất vào
tháng 12 năm 2001, sản phẩm nhanh chóng chinh phục thị trường, được người tiêu dùng
khẳng định nhờ vào chất lượng ưu tú và khẩu vị phong phú, độc đáo. Mỗi năm mức tăng
trưởng đều từ 30% ~40%, năm 2004 mức tiêu thụ đạt 10.000.000 thùng, chiếm 20% thị
phần trên thị trường và trở thành nhãn hiệu mì ăn liền lớn thứ hai tại Việt Nam. Do hiện
nay 3 dây chuyền sản xuất mì đều vượt tải công suất, nên công ty đang quy hoạch tăng
thêm m ột dây chuyền sản xuất mới và có kế hoạch thành lập nhà máy chi nhánh tại Hà
Nội để đáp ứng nhu cầu của thị trường miền Bắc.
 Ngoài việc phát triển thị phần t ại thị trường Việt Nam, N gành Thực phẩm đã phân
phối hàng sang thị trường Campuchia vào năm 2005 và tiến hành quy hoạch thị trường
Lào, nhằm mở rộng phạm vi kinh doanh đến các nước láng giềng và các nước thuộc bán
đảo Trung Nam.
 Nhà máy Mì ăn liền của công ty TNHH Uni-President Việt Nam chuyên sản xuất mì
ăn liền, phở ăn liền, bún ăn liền; sản phẩm nhanh chóng chinh phục thị trường, được
người tiêu dùng khẳng định nhờ vào chất lượng ưu tú và khẩu vị phong phú, độc đáo.

II) Mô tả về hệ thống kho vật tư hiện tại của Ngành Mì ăn liền công ty Uni – President:
 Công ty Uni –President là công ty có qui mô sản xuất lớn. Do đó việc quản lý tốt các
vật tư trong kho hiện có là cần thiết. Hiện nay hệ thống kho của công ty bao gồm các
hoạt động sau: hoạt động mua vật tư, hoạt động nhập vật tư vào kho, hoạt động xuất vật
tư cho bộ phận sản xuất và hoạt động lên báo cáo định kỳ hoặc đột xuất khi giám đốc
hoặc các phòng ban có liên quan cần đến.
Dưới đây là sơ đồ tổ chức của phòng vật tư tại công ty Uni-President Việt Nam :

Thủ kho Phụ kho 8

Công ty có tất cả hai kho: kho nguyên vật liệu chính, kho nguyên vật liệu phụ.
Trong đề tài này chúng em chỉ xem xét ba hoạt động chính của kho. Đó là hoạt động nhập
vật tư khi vật tư về, hoạt động xuất vật tư cho các đơn vị sản xuất và hoạt động lên báo cáo
tổng hợp định kì.
Sau đây là quy trình xuất nhập kho và lên báo cáo tổng hợp của bộ phận kho.
Trước hết là quy trình nhập vật tư. Phòng kế hoạch dựa vào kế hoạch sản xuất năm,
để đưa ra kế hoạch mua sắm vật tư. Dựa vào kế hoạch mua vật tư, phòng vật tư đứng ra
mua vật tư. Khi vật tư về kho bộ phận nhập kho phải có trách nhiệm nhập kho các vật tư đã
mua về. Để nhập vật tư vào kho thì bộ phận nhập kho phải có phiếu nhập kho, phiếu nhập
do bộ phận viết phiếu của phòng vật tư lập, theo quy định của bộ tài chính . Tuy nhiên để
có phiếu nhập kho thì phải có đủ các điều kiện sau :
1.Phải có đơn đặt hàng (hợp đồng mua sắm vật tư).
2. Có biên bản kiểm nghiệm hàng hóa. Biên bản này phải có đầy đủ chữ kí của các bên
như: phòng KCS, thủ kho, bảo vệ và chủ hàng (nhà cung cấp vật tư ).
Sau khi có phiếu nhập kho thì vật tư được nhập vào kho. Phiếu nhập kho được lập
làm ba liên: liên 1 lưu tại bộ phận viết phiếu, liên 2 lưu t ại kho, liên 3 đưa lên phòng kế
toán.
Hoạt động thứ hai là hoạt động xuất kho. Khi bộ phận sản xuất cần vật tư để sản
xuất, thì bộ phận viết phiếu lại viết phiếu xuất kho (phiếu lĩnh vật tư). Khi có phiếu xuất
kho, nhân viên quản lí kho sẽ xuất vật tư cho bộ phận lĩnh vật tư.
Phiếu xuất kho cũng được lập thành ba liên. M ỗi liên cũng được lưu tại các phòng
kế toán, kho và phòng viết phiếu để lưu vào hồ sơ.

ràng buộc được gọi là môi trường. T uỳ vào môi trường của hệ thống mà hệ thống đó có
những thù riêng biệt so với các hệ thống khác. Tuy nhiên là nó vẫn tuân theo mô hình tổng
quát dưới đây :

Như vậy, mọi hệ thống thông tin đều có bốn bộ phận: bộ phận đưa dữ liệu vào, bộ
phận xử lí, bộ phận kho dữ liệu và bộ phận đưa dữ liệu ra .

Nguồn
Thu thập Xử lí Phân phát
Đích
Kho d
ữ

liệu


truy xuất thông tin phục vụ cho công tác quản lí là chúng ta đã thực hiện công việc truy vấn 12
dữ liệu. Khi truy vấn dữ liệu thường sử dụng hai ngôn ngữ truy vấn. Đó là ngôn ngữ truy
vấn có cấu trúc ( SQL) và truy vấn bằng ví dụ.
Quản lí một hệ thống thông tin thì công việc không thể thiếu là phải thường xuyên
lên báo cáo được chiết xuất từ các cơ sở dữ liệu của hệ thống.
Để việc lên báo cáo và sử dụng các dữ liệu của hệ thống được thuận tiện thì các
dữ liệu phải quan hệ với nhau, liên kết với nhau dưới ba mô hình sau: mô hình phân cấp,
mô hình mạng lưới, mô hình quan hệ.

3.Phân tích thiết kế một hệ thống thông tin
Mục tiêu cuối cùng của phát triển hệ thống thông tin là cung cấp cho những thành
viên của tổ chức những công cụ quản lí tốt nhất. Phát triển hệ t hống thông tin bao gồm việc
phân tích hệ thống đang tồn tại, thiết kế một hệ thống mới, thực hiện và tiến hành cài đặt
nó. Phân tích hệ thống bắt đầu từ việc thu thập dữ liệu, xác định yêu cầu của hệ thống.
Thiết kế hệ thống nhằm xác định xem hệ thống có khả năng cải thiện tình trạng hiện tại và
xây dựng các mô hình lôgíc và mô hình vật lí ngoài của hệ thống đó.
3.1. Đánh giá yêu cầu.
Một dự án phát triển hệ thống không thể tự động tiến hành ngay sau khi có bản yêu
cầu. Vì loại dự án này đòi hỏi đầu tư không chỉ tiền bạc, thời gian mà còn cả nhân lực cho
dự án đó. Do đó phải có quá trình đánh giá hay thẩm định yêu cầu. Việc đánh giá yêu cầu
là quan trọng cho việc t hành công của dự án. Việc đánh giá sai yêu cầu sẽ dẫn đến việc
phân tích hệ thống sai, đánh giá yêu cầu không chính xác sẽ làm cho quá trình phân tích
mất thời gian, tốn nhiều chi phí.
Đánh giá yêu cầu gồm việc nêu vấn đề, ước đoán độ lớn, những thay đổi có thể và
đánh giá tính khả thi của dự án.
Đánh giá yêu cầu bao gồm các công đoạn sau: lập kế hoạch, làm rõ yêu cầu, đánh
giá khả thi, chuẩn bị và trình bày báo cáo đánh giá khả thi.

Phương pháp thứ hai là thiết kế cơ sơ dữ liệu bằng phương p háp mô hình hoá. Theo
phương pháp này chúng ta phải xác định mối quan hệ giữa các thực thể trong hệ thống. Các
thực thể liên kết với nhau theo mối liên kết nào: một - một, một – nhiều hay nhiều – nhiều.
14
3.4.Mã hoá dữ liệu và một số công cụ được sử dụng để mô hình hoá hệ
thống thông tin.
3.4.1 Mã hoá dữ liệu
Mã hoá được xem như là việc xây dựng một tập hợp những hàm thức mang tính quy
ước và gán cho tập hợp này một ý nghĩa bằng cách cho liên hệ với tập hợp những đối tượng
cần biểu diễn.
Mã hoá dữ liệu giúp cho người quản lí nhận diện các đối tượng không bị nhầm lẫn,
mô tả nhanh chóng các đối tượng và nhận diện các đối tượng nhanh hơn.
Trong thực tế người ta thường sử dụng các phương pháp mã hoá sau:
Phương pháp mã hoá phân cấp: theo nguyên tắc này người ta phân cấp đối tượng từ
trên xuống, mã số được xây dựng từ trái qua phải, các chữ số được kéo dài về phía bên phải
để thể hiện chi tiết sự phân cấp sâu hơn. Để thiết lập mã phân cấp cần phải xác định có bao
nhiêu cấp và mỗi cấp cần bao nhiêu mã. Có hai loại mã phân cấp: phân cấp cố định và phân
cấp biến thiên.
Phương pháp mã hoá liên tiếp: Mã kiểu này được tạo ra bởi một quy tắc tạo dãy
nhất định. Sử dụng phương pháp này sẽ không nhầm lẫn, tuy nhiên khi sử dụng sẽ không
thể gợi nhớ và nó không cho phép chèn thêm một mã nào vào giữa hai mã cũ.
Phương pháp mã hoá gợi nhớ: phương pháp này dựa vào đặc tính của đối tượng để
xây dựng. Ưu điểm của phương pháp này là có tính gợi nhớ cao, có thể mở rộng.
Phương pháp mã hoá ghép nối: phương pháp này chia ra thành nhiều trường, mỗi


Các mức của DFD:
Mức ngữ cảnh: thể hiện rất khái quát nội dung chính của hệ thống thông tin. Sơ đồ này
không đi vào chi tiết, mà mô tả sao cho chỉ cần một lần nhìn là nhận ra nội dung chính của
hệ thống.
Sơ đồ phân rã: để mô tả hệ thống chi tiết hơn người ta dùng kỹ thuật phân rã sơ đồ. Bắt
đầu từ sơ đồ ngữ cảnh người ta phân rã ra làm sơ đồ mức 0, mức 1 … Ti
ế
n trình
xử lí
Tên ngư
ờ
i/b
ộ

phát/nhận tin 16
II.Vấn đề cần thiết phải ứng dụng tin học trong quản lí kho
Trong công tác quản lí kho, nhất là tại một công ty sản xuất thực phẩm thì luôn đòi
hỏi xuất nhập kho thường xuyên và cũng thường xuyên lên các báo cáo định kì. Cho nên
nếu làm bằng công nghệ thủ công thì sẽ tốn rất nhiều thời gian và chi phí cho mỗi lần xuất
nhập hoặc, lên báo cáo. Mặt khác phải có nhiều người cùng làm để kịp lên báo cáo cho các

thông tin quản lí kho sau:
1.Sơ đồ chức năng của hệ thống kho
Sơ đồ chức năng của hệ thống sẽ mô tả các hoạt động chính mà hệ thống phải thực
hiện. Trong quá trình tiếp cận và phân tích hệ thống thì hệ thống kho của công ty sẽ thực
hiện ba chức năng chính sau:
+Chức năng nhập vật tư từ bộ phận mua vật tư
+Chức năng xuất vật tư cho các bộ phận sản xuất
+Chức năng kiểm kê và lên các báo cáo định kì cho các phòng ban có liên quan. 18
Dựa trên các chức năng trên của hệ thống chúng em đưa ra sơ đồ chức năng của hệ thống
sau đây:

L
ậ
p báo
cáo

B2

C
1

C2
Phiếu xuất
B
ộ

ph
ậ
n mua
vật tư
B
ộ

ph
ậ
n
sản xuất
X
ử


Phi
ế
u nh
ậ
p

Phi
ế
u
xu
ấ
t

Th
ẻ

kho

A1
A2
A1 20
3. Mô hình dữ liệu logic
Từ sơ đồ DFD ta xây dựng được các tập thực thể sau: Nhà cung cấp, đơn mua hàng,
Bộ phận sản xuất, thẻ kho vật tư

Kí hiệu :


Vật tư
1

n

Nhà cung
cấp
Vật tư
Dòng nhà cung
cấp/ vật tư
Đơn mua
hàng
Giao hàng
Dòng giao hàng/
Đơn hàng mua
Một Nhiều 21
4. Xây dựng mô hình dữ liệu quan hệ (RDM)
4.1 Phân tích chuẩn hóa dữ liệu từ phiếu xuất kho của công ty
4.1.1 Mẫu hóa đơn xuất kho
Số lượng xuất Mô tả mặt hàng Mô tả mặt hàng
Số lượng đặt xuất Số lượng đặt xuất Số hóa đơn
Số lượng xuất Số lượng xuất Mã số mặt hàng
Mô tả mặt hàng
Mã số mặt hàng Số lượng đặt xuất
Mô tả mặt hàng Số lượng xuất

Mã số mặt hàng
Mô tả mặt hàng
Sau khi chuẩn hóa dạng 3, từ Tập thực thể Phiếu xuất kho ta lập ra được 4 tập thực thể
chuẩn hóa dạng 3 đó là:
Phiếu xuất kho (Số hóa đơn xuất kho, Mã số đơn vị, Ngày xuất kho)
Đơn vị (M ã số đơn vị, Mô tả đơn vị)
Dòng xuất kho (Số hóa đơn xuất kho, Mã số mặt hàng, Số lượng đặt xuất, Số lượng
xuất)
Mặt hàng ( M ã số mặt hàng, M ô tả mặt hàng) 23

4.2 Phân tích chuẩn hóa dữ liệu từ phiếu nhập kho
4.2.1 Mẫu hóa đơn nhập kho
Số hóa đơn (Số Chứng
từ)
Số hóa đơn (Số Chứng
từ)
Mã số nhà cung cấp Mã số nhà cung cấp Mã số nhà cung cấp Mã số nhà cung cấp
Mô tả nhà cung cấp Mô tả nhà cung cấp Mô tả nhà cung cấp Ngày nhập kho
Ngày nhập kho Ngày nhập kho Ngày nhập kho
Mã số mặt hàng
Mô tả mặt hàng Số hóa đơn Số hóa đơn Mã số nhà cung cấp
Số lượng dự định nhập Mã số mặt hàng Mã số mặt hàng Mô tả nhà cung cấp
Số lượng thực tế nhập Mô tả mặt hàng Mô tả mặt hàng
Số lượng dự định nhập Số lượng dự định nhập Số hóa đơn
Số lượng thực tế nhập Số lượng thực tế nhập Mã số mặt hàng
Mô tả mặt hàng
Mã số mặt hàng Số lượng dự định nhập
Mô tả mặt hàng Số lượng thực tế nhập

Mã số mặt hàng
Mô tả mặt hàng

25
Mặt hàng (Mã số mặt hàng, Mô tả mặt hàng)
4.3 Mô hình quan hệ

III.Viết chương trình
1.Giới thiệu về MS.Access
MS.Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu, nó cho phép dùng có thể quản trị hệ cơ

Nhà cung cấp