Sử dụng các phím tắt trong Word và Excel
Hỏi: Tôi là một nhân viên văn phòng nên rất hay sử dụng
phần mềm Word và Excel. Để cải thiện tốc độ giải quyết
công việc tôi muốn sử dụng các phím tắt cho các ứng dụng
văn phòng này nhưng tôi không biết tìm thông tin đó ở đâu,
tôi đã vào phần Help của các ứng dụng này để tìm nhưng
không thấy. Xin được sự giúp đỡ. Tôi xin chân thành cảm ơn!

Đáp:
Phần nặng nhất trong một bộ phần mềm văn phòng bao giờ
cũng là trình xử lý văn bản. Mặc dù mỗi phiên bản mới ra
đời, nhà phát triển lại thêm vào những tính năng mới với lời
quảng cáo là để tăng thêm sức mạnh cho sản phẩm. Nhưng
chúng ta, những người sử dụng máy tính, vẫn cứ đánh giá
cao những gì cơ bản nhất của một ứng dụng xử lý văn bản,
đó là định dạng văn bản, tùy biến các trình đơn, thanh công
cụ, và macro. Vì vậy, bài báo sẽ giới thiệu những thủ thuật
giúp bạn làm việc hiệu quả hơn với Word 6.0 trở lên và cho
cả phần mềm xử lý văn bản ít phổ biến ở Việt Nam là
WordPerfect 6 trở lên. Những tính năng hữu ích sẽ được đặc
biệt nhấn mạnh; ngoài ra, còn có một số công cụ mạnh chưa
được đề cập tới trong các tài liệu.
Công cụ giúp tiết kiệm thời gian
Chúng ta ai cũng thích khám phá những phím tắt mới, đó có
thể là cách trở về văn bản gốc nhanh hơn hay rút ngắn thời
gian nhập và hiệu chỉnh một đoạn văn bản. Và đây được gọi
là những thủ thuật tiết kiệm thời gian.

Phím tắt tự tạo
Bạn có thường phải nhập cùng một mẫu chữ ký, địa chỉ, hay
đối tượng nào đó vào các văn bản soạn thảo không? Word

và chỉ xuống) nằm ở dưới cùng của thanh cuộn bên phải
màn hình, bạn có thể di chuyển từ trang nọ sang trang kia.
Nhấn vào nút nằm giữa 2 mũi tên kép này, một bảng các lựa
chọn sẽ hiện ra. Di chuyển chuột trên từng tùy chọn, bạn sẽ
thấy xuất hiện lời giải thích cho chức năng của chúng, chẳng
hạn Browse by Graphic, Browse by Section. Sau khi chọn tuỳ
chọn mong muốn, để trở về trạng thái trước hoặc sau đó,
bạn nhấn vào các nút mũi tên kép.
WordPerfect 9 và 10 đều có công cụ tương tự như vậy trên
thanh cuộn theo chiều dọc. Bạn nhấn vào nút nằm giữa 2
nút mũi tên kép để luân chuyển giữa các lựa chọn di chuyển
Chạy
ListCommands từ
hộp thoại Macro sẽ
tạo danh sách
phím tắt trong
Word để bạn in ra
sử dụng
nhanh.

In phím tắt bàn phím
Word và WordPerfect đều có rất nhiều phím tắt lợi hại,
nhưng bạn phải có một bộ não “bác học” thì mới nhớ hết
được. WordPerfect 10 và tất cả các phiên bản của Word đều
cho phép dễ dàng in ra các phím tắt để bạn dán vào đâu đó
trên bàn làm việc.
Trong Word, chọn Tools.Macro.Macros hoặc nhấn <Alt>-
<F8>. Trong hộp thoại Macros, chọn Word Commands từ
danh sách ‘’Macros in’’, sau đó chọn ListCommands từ hộp
danh sách ‘’Macro Name’’. Nhấn Run, chọn Current menu

Trong Word 2000, chọn Tools.Customize, chọn nhãn Options
trong hộp thoại Customize, bỏ chọn đối với tùy chọn Menus
show recently used commands first, rồi nhấn Close. Đối với
Word 2002, các bước thực hiện cũng tương tự như vậy
nhưng trong hộp thoại Customize, bạn chọn Always Show
full menus.

Sắp đặt biểu tượng theo cách riêng
Giao diện mặc định của Word bố trí các điều khiển thật bừa
bộn. Các thanh công cụ, biểu tượng, trình đơn, thanh cuộn,
thước, và khung tác vụ (trong Word 2002) lấp kín tới hơn
phân nửa màn hình. Để bỏ đi một thanh công cụ trên giao
diện của Word, bao gồm mọi thứ xuất hiện

Khi bạn chọn một hình đồ họa hoặc bảng, bạn
nhấn phím phải vào nó và bỏ chọn nó trong
danh sách thả xuống. Để xóa những thành
phần khác, bạn chọn Tools.Options và nhấn vào
nhãn View trong hộp thoại Options. Sau đó
đừng chọn các thanh cuộn, thước, thanh trạng
thái hay bất cứ thành phần nào khác mà bạn
thấy không cần thiết.

Cố định các bảng tác vụ của Word 2002
Mặc dù khung tác vụ (task pane) của Word 2002 là rất tiện
dụng nhưng chúng lại chiếm mất nhiều diện tích màn hình.
Để Word 2002 giấu đi khung tác vụ New Document, bạn
chọn Tools.Options và bỏ chọn mục Startup Task Pane bên
Nhấn
phím phải

cách này mất thời gian và khó thực hiện chính xác. Sau đây
là một số phím tắt giúp bạn làm điều này nhanh hơn và
chuẩn xác hơn.
Với mọi phiên bản Word, muốn chọn một từ bạn chỉ việc
nhấn đúp vào từ đó. Để chọn một câu, bạn giữ phím <Ctrl>
và nhấn vào vị trí bất kỳ trong câu. Nhấn đúp vào lề trái của
một đoạn văn bản (khi con trỏ chuyển thành hình mũi tên)
hoặc nhấn chuột 3 lần liên tiếp, bạn sẽ chọn được toàn bộ
đoạn văn bản đó. Bạn có thể chọn lần lượt 1 từ, 1 câu, rồi 1
đoạn văn bản bằng cách giữ phím chuột sau khi đã đánh dấu
được đối tượng đầu rồi kéo chuột đến các từ, câu hay đoạn
văn bản kế tiếp hoặc trước đó.
Để đánh dấu từ vị trí hiện hành của
con trỏ đến cuối dòng, bạn nhấn
<Shift>-<End>. Nhấn <Ctrl>-
<Shift>-<End> để chọn từ vị trí
hiện hành của con trỏ cho tới cuối
tài liệu. Còn muốn chọn toàn bộ tài
liệu, nhấn <Ctrl>-A hoặc nhấn chuột
3 lần liên tiếp vào lề trái của văn
bản. Cách tốt nhất để chọn một
đoạn văn bản tương đối dài là nhấn
vào đầu đoạn văn bản, giữ phím
<Shift> rồi kéo chuột đến cuối đoạn
muốn chọn.
Trong WordPerfect 9 và 10, bạn có thể chọn một từ bằng
cách nhấn đúp vào từ đó; chọn 1 câu bằng cách nhấn chuột
3 lần liên tiếp vào vị trí bất kỳ trong câu; chọn 1 đoạn văn
bản bằng cách nhấn chuột 4 lần liên tiếp vào vị trí bất kỳ
hoặc nhấn đúp vào lề trái của đoạn văn bản. Để đánh dấu từ

hay bị lộn xộn về phông chữ, khoảng cách giữa các dòng…
nói chung là rất xấu. Word và WordPerfect đều cho phép bạn
chỉnh lại định dạng những đoạn văn bản này.
Chọn đoạn văn bản muốn định dạng, chọn Edit.Cut hoặc
nhấn <Ctrl>-X để cắt và dán vào clipboard. Nếu là Word,
trước hết bạn phải thiết lập để trình đơn Style của thanh
công cụ Formatting phải là Normal. Nếu là WordPerfect, chọn
<none> từ danh sách Select Style. Chọn Edit.Paste Special,
nhấn vào Unformatted Text trong hộp thoại Paste Special,
OK. Bây giờ định dạng xấu xí trước đây đã hoàn toàn biến
mất. Nếu dùng Word 2002, công việc còn dễ dàng hơn nữa:
đánh dấu đoạn văn bản, chọn Clear Formatting trong trình
đơn Style.

Hạn chế số trang của tài liệu
Thỉnh thoảng khi soạn thảo văn bản bạn hay gặp tình trạng
là có 1-2 dòng bị tràn sang trang thứ 2. Đừng vội tìm cách
cắt xén nội dung để “co” lại cho vừa 1 trang. Word và
WordPerfect đều cho phép định dạng lại tài liệu để nó chỉ
chiếm số trang như bạn mong muốn.
Chọn Unformatted
Text trong hộp
thoại Paste để làm
mất định dạng của
những đoạn văn
bản chép từ các
nguồn bên ngoài
Trong Word, chọn File.Print Preview, nhấn vào nút Shrink to
Fit trên thanh công cụ, và nhấn <Esc> để trở về màn hình
soạn thảo. Word sẽ co tài liệu của bạn lại bằng cách giảm

kiểu Heading đầu tiên cho đoạn văn bản của mình. Nhấn
<Ctrl>-<Alt>-1, -2, hoặc -3 để chọn kiểu Heading tương
ứng cho tài liệu đang soạn thảo. Để áp dụng kiểu Normal
của Word, nhấn <Ctrl>-<Alt>-N.

Tạo bảng nhanh trong trình soạn thảo văn bản
Trong Word, chèn bảng vào một đoạn tài liệu thật đơn giản
nhưng việc chọn màu, kẻ bảng một cách thủ công lại hơi
mất thời gian. Word có thể giúp bạn cải thiện tình trạng này.
Sau khi đã thêm đầy đủ thông tin vào bảng, bạn chọn
Table.Table AutoFormat. Trong hộp thoại Table AutoFormat,
chọn một mục từ danh sách Format (Word 97 và 2000) hoặc
từ ‘Table style’ (Word 2002). Kết quả sẽ hiển thị trong cửa
sổ Preview. Bạn có thể lần lượt chọn qua những định dạng
có sẵn bằng cách hoặc là nhấn lên chúng, hoặc dùng các
phím mũi tên lên-xuống. Các lựa chọn khác mà bạn chọn
cũng đều xuất hiện trong cửa sổ Preview. Khi đã hài lòng với
một kiểu nào đó thì nhấn OK (Word 97, 2000) hoặc Apply
(Word 2002).
Bùi Thu Hiền
PC World Mỹ 02/2002