12 Nguyên Tắc để tổ
chức cuộc họp thành
công
Nguyên tắc 1: Chuẩn bị cuộc họp thật chu đáo.
Tổ chức một cuộc họp thành công là một phần
trong nghiệp vụ của người Thư Ký. Bạn phải chuẩn bị thật chu đáo
trước khi họp; nhanh nhạy xử lý trong cuộc họp và phải biết các bước
tiếp sau khi cuộc họp kết thúc.
Chuẩn bị giấy và viết, vì trong một cuộc họp, các thành viên cần có
giấy, viết để ghi chép lại những điều cần thiết. Ở một số đơn vị, người ta
sử dụng giấy tiêu đề để phát cho các thành viên tham dự cuộc họp.
Trong một số trường hợp, thành viên dự họp lại không chuẩn bị giấy
viết, nên việc chuẩn bị của Bạn sẽ giúp họ không lúng túng và họ sẽ cảm
ơn sự chu đáo của Bạn.
Nếu cuộc họp cần có sự hỗ trợ của các thiết bị đặc biệt như máy tính,
máy chiếu slide (projector), đừơng truyền internet v.v bạn phải chuẩn
bị trước, chạy thử các thiết bị (hoặc xúc tiến việc thuê mướn) càng sớm
càng tốt để có nhiều thời gian dự phòng mà xử lý trong trường hợp máy
hỏng.

Ngoài việc chuẩn bị về các trang thiết bị cho cuộc họp, nếu Bạn là
người điều hành cuộc họp nên đến buổi họp với sự chuẩn bị trước về các
vấn đề liên quan, dự kiến sẵn những câu hỏi mà người khác có thể đặt
ra, cũng như những câu hỏi gợi ý cho những người khác. Để làm được
như vậy, người điều hành phải thu thập những thông tin chính xác và cụ
thể nhất liên quan đến cuộc họp.
Nguyên tắc 2: Không để cuộc họp kéo dài quá mức cần thiết.
Bạn không nên để cuộc họp kéo dài hơn mức cần
thiết. Vì khi nói nhiều về một vấn đề quá mức cần
thiết, chúng ta sẽ không còn thời gian để thực hiện
các vấn đề khác, những gì mình nói cũng như làm những việc khác.

cho bộ phận đi họp trễ cảm giác họ là nhân vật quan trọng, nên mọi

người phải chờ đợi. Mặt khác, khởi sự một cuộc họp trễ vì chờ đợi
những người đến dự họp trễ là xúc phạm đến những người đi họp sớm
và đúng giờ: bắt họ chờ như là trừng phạt họ, trong khi đó kẻ đáng bị
trừng phạt là những người đến trễ kia.

Đừng hẹn gặp người khác ngay sau khi cuộc họp kết thúc (theo kế
hoạch). Hãy đặt trường hợp cuộc họp có thể kéo dài hơn dự định. Nếu
bỏ dở, chắc chắn cấp trên sẽ không hài lòng với tác phong nghề nghiệp
của bạn.
Trong lúc diễn ra cuộc họp, người thư ký điều hành phải bám sát giờ
giấc đã định trên chương trình nghị sự (Agenda). Nhanh chóng tìm cách
kéo dãn hay thu gọn các bài phát biểu để buổi họp ổn định theo chương
trình định trước.

Hãy kết thúc buổi họp đúng giờ quy định, đừng bao giờ kéo dài hơn.
Tâm lý người dự họp luôn thấy bất an khi phải họp kéo dài hơn giờ quy
định.
Nguyên tắc 5: Biên bản của cuộc họp.
Việc ghi biên bản của cuộc họp rất quan trọng, nếu chưa tìm được
người đảm nhiệm, thư ký điều hành có thể kiêm nhiệm luôn việc ghi
biên bản cuộc họp.

Công việc viết biên bản thường chẳng mấy thích thú, nhưng đó là một
việc làm cần thiết. Nếu phòng họp có sẵn máy vi tính đề nhập liệu biên
bản thì rất tốt. Sau buổi họp, người thư ký có thể in biên bản ra thành
nhiều bản để giao cho từng thành viên của cuộc họp. Mặc dù từng thành
viên có cách ghi riêng của họ, biên bản chung do thư ký ghi vẫn rất cần
thiết, giúp cho mọi người nhớ chính xác những công việc đã đựơc bàn

dấu hiệu: người họp gõ ngón tay lên cạnh bàn, che miệng ngáp, chống
cằm vẻ suy tư, mắt nhìn ra cửa hoặc cửa sổ, vươn vai uể oải và dửng
dưng như thể mình là người ngoài cuộc. Đó là những thái độ phản ứng
nội dung cuộc họp quá buồn tẻ và chán phèo.
Nguyên tắc 9: Hãy giúp mọi người không ngần ngại khi trình bày ý
kiến của mình.
Khi người điều hành thấy nhiều người ngồi chung và tất cả đều có
chung một ý kiến, chỉ riêng vài người không đồng tình. Vậy hãy cố gắng

mời những người không đồng tình mạnh dạn nêu ra ý kiến cá nhân và lý
do vì sao họ không biểu quyết.
Người điều hành phải tìm lời lẽ thuyết phục để họ an tâm, đừng im
lặng và nên mạnh dạn bày tỏ quan điểm của mình. Nhiều khi một vài đề
nghị “bất bình thường” lại mang đến một giải pháp hay mà trước đó
chưa ai kịp nghĩ đến. Phải thật tôn trọng những ý kiến đối kháng. Nếu đó
là ý kiến hay phải tìm cách áp dụng, nếu là ý kiến không khả thi thì nên
để chủ tọa xem xét.
Nguyên tắc 10: Phát biểu trong cuộc họp là nói với tất cả mọi người,
chứ không phải chỉ riêng với một người.
Khi người điều hành cần đặt câu hỏi trực tiếp với
một người, hãy nhìn vào gương mặt của tất cả các
thành viên tham dự, mọi người đều có cảm thấy là họ
đang được nói tới. Vì thế, họ cũng sẽ nhiệt tình đưa ra ý kiến tranh luận.
Người điều hành sẽ không cô độc với vấn đề riêng của mình. Nguyên tắc 11: Không nói xấu nhau trong buổi họp, đặc biệt với
những người vắng mặt
Trong cuộc họp, chúng ta không nên bình luận, chê bai hay nói xấu về
những người khác, nhất là với những người không tham dự cuộc họp.