Giáo trình nghiệp vụ văn thư - Chương III
TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
Chương III
TỔ CHỨC QUẢN LÝ VĂN BẢN ĐI
(Theo hướng dẫn tại Công văn số: 425/VTLTNN-NVTW, ngày 18 tháng 7
năm 2005 của Cục Văn thư Lưu trữ Nhà nước V/v Hướng dẫn quản lý

văn bản đi, văn bản đến).
Hằng ngày, các cơ quan, đoàn thể, xí nghiệp, công, nông trường,
trường học, bệnh viện, đơn vị vũ trang (sau đây gọi chung là cơ quan) trong
khi giải quyết các công việc thuộc chức năng nhiệm vụ, quyền hạn được giao
đều phải xử lý những vấn đề liên quan tới việc tổ chức quản lý công văn, giấy
tờ mà cơ quan gởi đi (văn bản đi). Giải quyế
t tốt vấn đề này sẽ có ý nghĩa
thiết thực đến việc nâng cao hiệu lực và hiệu quả hoạt động quản lý, điều
hành của cơ quan. Đồng thời qua đó góp phần vào việc rèn luyện tính nghiêm
túc, khoa học đối với mỗi cán bộ, công chức trong việc thực hiện những công
việc được giao. Dưới đây là những vấn đề chính về tổ chức quản lý văn b
ản
đi.

I. Khái niệm và những nguyên tắc chung.

Thứ hai là nhóm văn bản thông thường.

Thứ ba là các
“Thư công”
do người lãnh đạo cơ quan viết cho các đối
tượng có liên quan cũng nhằm thực thi công vụ.

2. Nguyên tắc chung đối với việc quản lý văn bản đi.

Văn bản đi của cơ quan thực chất là công cụ điều hành, quản lý trong
quá trình thực hiện chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn được giao. Vì vậy, việc
tổ chức văn bản đi đảm bảo chính xác, kịp thời, tiết kiệm và theo đúng quy
trình mà Nhà nước đã quy định. Chỉ có như vậy, các văn bản đi do cơ quan
làm ra mới có tác dụng thiết thực
đối với mỗi cơ quan.
Để tổ chức thống nhất văn bản đi, theo nguyên tắc, chúng đều phải
được quy về một đầu mối - đó là bộ phận Văn thư thuộc Văn phòng (hoặc
phòng Hành chính) cơ quan. Quy định này nhằm bảo đảm cho việc tổ chức
quản lý văn bản đi của cơ quan được chính xác, kịp thời và tiết kiệm.

II. Quy trình tổ chức, quản lý và giải quyết văn bản đi
.

1. Kiểm tra thể thức, hình thức, kỹ thuật trình bày; ghi số, ghi ngà
y

tháng của văn bản.

1.1.
Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

viên trong cơ quan. Vì vậy nhất thiết chúng phải đảm bảo hình thức. Trong
trường hợp phát hiện những sai sót, phải báo cáo kịp thời với người được
giao trách nhiệm giải quyết. Những văn bản không đủ về thể thức nhất
thiết phải sửa lại trước khi chuyển giao đến các đối tượng có liên quan.

1.2. Ghi số và ngày tháng của văn bản.

Ghi số và ghi ngày tháng đối với văn bản đi là yêu cầu bắt buộc không
loại trừ bất kỳ văn bản nào. Mỗi văn bản được ghi một số và một ngày tháng
nhất định, tính từ số 01 ngày 01 tháng 01 đến số cuối cùng là ngày 31 tháng
12 hàng năm. Ghi số văn bản từ 1 đến 9, ngày 1 đến ngày 9 và tháng 1 đến
tháng 2 đều phải thêm số 0 trước để tránh sự nhầm lẫn có thể xảy ra như

ngày 01 thành 11, tháng 02 thành tháng 12

* Đối với văn bản Quy phạm Pháp luật, việc đánh số được quy định như
sau: Ví dụ:
- Số: 58/2001/NĐ-CP.

-

Số: 34/2001/PL-UBTVQH10

-


Số của văn bản cũng có thể được đánh cho một nhóm văn bản, theo
Số: …/năm ban hành/Tên lo
ạ
i VB-Tên cơ
q
uan ban
Số: …/Tên văn bản-Tên cơ
cách đánh số này thì những văn bản Quy phạm Pháp luật của cơ quan
được đánh một hệ thống số riêng, nhóm văn bản thông thường sẽ được đánh
một hệ thống số riêng.Ví dụ
: - Quyết định số: 10/2004/QĐ-UB.
- Chỉ thị số: 11/2004/CT-UB
- Quyết định số: 12/2004/QĐ-UB.
- Chỉ thị số: 13/2004/CT-UB.
Với cách đánh số như trên sẽ tạo điều kiện thuận lợi cho việc quản lý và
tra tìm văn bản được nhanh chóng, chính xác, đồng thời tạo điều kiện tốt cho
công tác lưu trữ.

Tuy nhiên, trên thực tế, không phải cơ quan nào cũng ban hành văn
bản với khối lượng lớn, có nhiều cơ quan trong quá trình hoạt động lại ban
hành rất ít văn bản. Trong trường hợp này, số văn bản được đánh liên tục cho
tất cả các loại văn bản do cơ quan ban hành:

Ví dụ:

- Quyết định số: 01/QĐ-CKNĐA.

các tổ chức và công dân (xem Chương VI: Quản lý và sử dụng con dấu
của giáo trình này).

Dấu của cơ quan chỉ được phép đóng vào các văn bản đã có chữ ký
hợp lệ, tức là chữ ký của Thủ trưởng hoặc được người Thủ trưởng uỷ quyền
ký (cấp phó ký thay - KT, hoặc cấp dưới ký thừa lệnh - TL tuỳ theo nội dung
và tính chất quan trọng của văn bản). Tuyệt đối không được đóng dấu vào
giấy trắng (đóng dấu khống).

Dấu đóng vào văn bản phải rõ ràng, đúng mẫu mực theo dấu quy định
chung của Nhà nước. Dấu chỉ được đóng trùm lên một phần tư đến một phần
ba chữ ký về phía bên trái. Trong một số trường hợp cụ thể như các bản
Đ
ề
án, Chương trình, Kế hoạch, Báo cáo trình ra Hội nghị muốn thể hiện tính
hợp pháp của các văn bản thì có thể đóng dấu của cơ quan soạn thảo văn
bản đó vào chỗ tác giả của chúng ở góc trái phía trên văn bản (dấu treo).

Trong trường hợp văn bản ban hành là văn bản Khẩn hoặc văn bản Mật
thi phải đóng dấu chỉ mức độ Khẩn, Mật. Dấu Khẩn, Mật được trình bày dưới
số và ký hiệu của văn bản.

3. Đăng ký văn bản Đi.

Đăng ký văn bản đi (hay vào sổ văn bản đi) là công việc bắt buộc phải
thực hiện trước khi chuyển giao văn bản đến các đối tượng có liên quan. Hiện
nay việc đăng ký văn bản đi thường áp dụng hai hình thức: Đăng ký bằng sổ
và đăng ký bằng máy tính.

3.1. Đăng ký bằng sổ.

* Sổ đăng ký văn bản mật.
Lưu ý:Khi lập sổ đăng ký văn bản Mật phải căn cứ vào số lượng văn bản mậ
t
của cơ quan ban hành hàng năm. Nếu văn bản Mật có số lượng ít thì khôn
g
nhất thiết phải lập sổ riêng.

Đăng ký văn bản đi.

Về nguyên tắc, tất cả các văn bản đều phải được đăng ký vào sổ theo
mẫu in sẵn một cách rõ ràng, đúng và đầy đủ các cột, mục theo quy định. Khi
đăng ký không dùng bút chì, không dập xoá hoặc viết tắt những từ ít thông
dụng, dễ gây nên sự nhầm lẫn, khó khăn trong việc tra tìm. Chẳng hạn: XMC -
xoá mù chữ, DNT - doanh nghiệp trẻ, ĐBSH - đồng bằng sông Hồng. XĐGN -
xoá đói giảm nghèo

Mẫu sổ đăng ký văn bản được quy định như sau:
Bìa sổ:


Từ số: ……. đến số: ……(5)
Ghi chú:

(1): Tên cơ quan (tổ chức) chủ quản cấp trên trực tiếp.

(2): Tên cơ quan (tổ chức) hoặc đơn vị.

(3): Năm mở sổ đăng ký văn bản đến

(4): Ngày tháng bắt đầu và kết thức đăng ký văn bản vào sổ.

(5): Số thứ tự đăng ký văn bản đầu tiên và văn bản cuối cung trong sổ.

(6): Số thứ tự của quyển sổ.

S
ố, ký
i
ệu văn
bản

Ngày
tháng
văn bản

Tên loại và
trích yếu
nội dung
văn bản

Người
ký

Nơi
nhận
văn bản

Đơn vị,
người
nhận bản
lưu

Số
lượng
bản

ển số: …
(
6
)

kích thước rộng hơn các cột khác).

Cột số 4: Ghi đầy đủ họ và tên của người ký văn bản.

Cột số 5: Ghi tên cơ quan, tổ chức, đơn vị hoặc cá nhân nhận văn bản

(Ghi giống với phần nơi nhận đã được ghi trong văn bản).

Cột số 6: Ghi tên đơn vị hoặc các nhân nhận bản lưu

Cột số 7: Ghi số lượng văn bản được phát hành.

Cột số 8: Ghi những điểm cần thiết khác (Mật, khẩn, bản sao …)

Đối với các văn bản
“Mật”, “Tối mật”, “Tuyệt mật”
cần phải được
đăng ký và bảo quản riêng, theo quy định về chế độ bảo mật của Nhà nước
đã ban hành. Có thể dùng một số trang của sổ đăng ký văn bản đi để đăng ký
văn bản có đóng dấu
“Mật”.
Trường hợp cơ quan có số lượng rất ít văn bản
“Mật
” thì có thể đăng ký vào sổ chung với các loại văn bản khác trang sau
cùng, nhưng phải ghi rõ ở cột ghi chú dấu hiệu

hiệu

v
ăn
b
ản

Ngày
tháng

văn bản

Tên loại
và trích
yếu nội
dung văn
bản

Mức
độ
Mật

Người
ký

Nơi
nhận
văn
bản




Tất cả những văn bản do cơ quan làm ra được gửi tới các đối tượng có
liên quan phải thực hiện một nguyên tắc chung là: chính xác, đúng đối tượng
và kịp thời. Nguyên tắc này nhằm đảm bảo cho mọi văn bản khi được chuyển
giao không bị nhầm lẫn, chậm trễ vì thời gian, gây ách tắc trong xử lý, giải
quyết công việc, làm giảm hiệu lực và hiệu quả của văn b
ản đã được ban
hành. Để nguyên tắc chính xác, đúng đối tượng và kịp thời thực sự có ý
nghĩa, người có thẩm quyền ký văn bản phải căn cứ vào yêu cầu cụ thể của
từng việc và theo đúng những quy định về quyền hạn, nhiệm vụ, quan hệ
công tác của từng cơ quan mà quyết định việc gửi và sao gửi văn bản. Căn
cứ vào quy
ết định của người ký văn bản vào các đối tượng liên quan lập danh
sách để tránh tình trạng bỏ sót các đơn vị hoặc cá nhân phải gửi văn bản.
Việc chuyển phát văn bản đi được thực hiện theo trình tự sau đây:

4.2. Làm thủ tục phát hành văn bản


được

cho vào bì ở dạng gấp 03 phần bằng nhau

+ Loại 158x115mm: Dùng cho văn bản được trình bày trên khổ giấy A
4

được

cho vào bì ở dạng gấp 4 phần bằng nhau.

Ngoài bì phải ghi rõ ràng và chính xác tên cơ quan gửi, tên và địa chỉ cơ
quan hay người nhận, số và ký hiệu văn bản, số lượng văn bản (nếu có) để
chuyển nhanh chóng, chính xác đến người nhận, tránh mọi sự nhầm lẫn có
thể xảy ra.

Mẫu bì được minh họa như sau:
TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)

ĐC: Số xxx - Phố … Quận …, …(2)
ĐT: ………. Fax: ………… (3)
E-Mail: ……………Website: ……….(4)

S

(6): Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản.

(7): Địa chỉ của cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản

(8): Biểu tượng của cơ quan, tổ chức (nếu có).

Đối với những văn bản có dấu hiệu
“Khẩn”,
tương ứng như trong văn
bản. Vị trí đóng dấu ký hiệu này ở dưới chỗ ghi số và ký hiệu văn bản bằng
mực dấu đỏ.

Ví dụ:
ĐT: ………. Fax: ………… (3)
E-Mail: ……………Website: ……….(4)

Số: ………………….(5)

Kính gửi:
…………………………………(6)
…………………………………
(7)
…………………………………

(8)
KHẨN

* Đối với những văn bản
“Mật”
Khi chuyển giao phải làm bì riêng. Giấy
làm bì phải dùng loại giấy dai, khó thấm nước, không nhìn thấy nội dung văn
bản bên trong, hồ dán phải dính, khó bóc

Khi chuyển giao văn bản Mật, phải làm 2 bì:


b. Vào bì và dán bì:

Tuỳ theo số lượng và độ dày của văn bản mà lựa chọn cách gấp văn
bản để vào bì. Khi gấp văn bản cần lưu ý để mặt giấy có chữ vào trong.
Khi vào bì, cần tránh làm nhàu văn bản. Khi dán bì, cần lưu ý không để
hồ dán dính vào văn bản; hồ phải dính đều; mép bì phải được dán kín và
không bị nhăn. Hồ dùng để dán bì phải có độ kết dính cao, khó bóc.
4.2.2 Chuyển phát văn bản đ
i.TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC (1)

ĐC: Số xxx - Phố … Quận …, …(2)
ĐT: ………. Fax: ………… (3)
E-Mail: ……………Website: ……….(4)


“SỔ CHUYỂN GIAO VĂN BẢN ĐI”

- Phần đăng ký bên trong
:

Cách ghi các cột trong sổ:

C
ột số 1: Ghi ngày tháng năm chuyển văn bản, văn bản được chuyển

giao ngày nào phải ghi ngày ấy. Ngày dưới 10, tháng dưới 2 phải thêm số “0
”
p
hía trước.

Cột số 2: Ghi số, ký hiệu văn bản.

Cột số 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, các nhân nhận văn bản.

Cột số 4: Chữ ký của người trực tiếp nhận văn bản.

Cột số 5: Ghi những điểm cần thiết khác như: Số lượng bản, số lượn
g
bì

+ Đối với những cơ quan có số lương văn bản đi ít thì có thể sử dụng sổ
Đăng ký văn bản đi để chuyển giao văn bản. Mẫu sổ chỉ cần thêm cột
“Ký
nhận”
vào sau cột số 5.

văn
bản

Ngày
tháng
văn bản

Tên loại
và trích
yếu nội
dung
Người
ký

Nơi
nhận
văn
bản

Ký
nhận

Đơn vị,
người
nhận
bản lưu

Số
lượng
bản


Cột 2: Ghi số, ký hiệu văn bản (hoặc ghi phiếu chuyển, phiếu gửi).

Cột 3: Ghi tên cơ quan, tổ chức, cá nhân nhận văn bản

Cột 4: Ghi số lượng bì văn bản.

Cột 5: Chữ ký của nhân viên bưu điện trực tiếp nhận văn bản và dấ
u
của bưu điện.

văn bản

1

2

3

4

5

6

7

8

9


5

6

4.2.3. Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi.

Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi, cụ
thể như sau:

- Lập Phiếu gửi để theo dõi việc chuyển phát văn bản đi theo yêu cầu
của người ký văn bản. Việc xác định những văn bản cần gửi kèm Phiếu gửi
do đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo văn bản đề xuất, trình người ký văn bản
quyết định. Mẫu Phiếu gửi như sau:TÊN CƠ QUAN, TỔ CHỨC CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: …/PG-……

…… , ngày … tháng … năm …
PHIẾU GỬI
Kính gửi:
……………………………………………………………
Nội dung: ……………………………………………………………



Bản lưu văn bản đi tại văn thư được sắp xếp theo thứ tự đăng ký. Cách
sắp xếp như sau:

- Những văn bản được đánh số, đăng ký chung thì được sắp xếp chung
thành một tập (một hồ sơ).

Ví dụ:
-
Tập văn bản của công ty X quý I năm 2004,

- Tập văn bản của UBND quận Y tháng 1 năm 2004
.

……………………………………………………
- Văn bản được đánh số riêng theo từng loại thì được xếp theo từng tên
loại cụ thể.

Ví dụ: - Tập Nghị định của Chính phủ năm 2004.

- Tập Quyết định của UBND quận Hải Châu năm 2004.

- Văn bản được đánh số theo từng nhóm thì sắp xếp riêng theo từng
nhóm.

Ví dụ:

Tập Quyết định, Chỉ thị của UBND thành phố Đà Nẵn
g



Cột số 2: Họ tên, đơn vị của người sử dụng bản lưu (Nếu ngườ
i
sử dụng bản lưu là người ngoài cơ quan thì phải ghi đầy đủ họ tên, địa chỉ của

người sử dụng).

Cột số 3: Ghi số, ký hiệu, ngày tháng năm của văn bản được đưa ra

p
hục vụ sử dụng.

Cột số 4: Ghi tên loại và trích yếu nội dung văn bản.

Cột số 5: Ghi số, ký hiệu của hồ sơ (Tập lưu văn bản đi) đang bảo quản

văn bản được đưa ra khai thác sử dụng.

Cột số 6: Chữ ký của người sử dụng bản lưu.

Cột số 7: Ghi ngày tháng năm người mượn trả bản lưu.

Cột số 8: Ghi họ tên của người duyệt cho phép sử dụng bản lưu.

Cột số 9: Ghi những thông tin cần thiết khác( Đã trả, mượn hơn thời hạn

cho phép … ).

Người
cho phép
sử dụng

Ghi
chú

1

2

3

4

5

6

7

8

9