Giải quyết vấn đề một cách khéo léo

Bình tĩnh và tự tin trước áp lực
“Susan, bạn ủng hộ việc mở rộng xưởng rèn nhưng đã xem xét tới việc khách hàng sẽ
phản ứng như thế nào không? Chắc hẳn là bạn nhớ rằng Dallas đã thực hiện dự án như
thế và thất bại như thế nào vào năm ngoái chứ?”.
Yikes! Nếu bạn là Susan, bạn sẽ cảm thấy rất áp lực! bạn phải đưa ra giải thích và làm
yên lòng vị giám đốc điều hành về việc gây ra gián đoạn đối với khách hàng. Bạn sẽ làm
gì? Bạn nên nói gì? Bạn sẽ trình bày như thế nào? Nhỡ khi bạn không nghĩ ra được mình
nên nói gì thì sao?
Đây không phải là một tình huống hiếm hoi. Liệu khi bạn đang có mặt trong một buổi
họp, hay trình bày một đề xuất, đưa ra ý tưởng hoặc giải đáp những thắc mắc sau buổi
thuyết giảng, gắn kết những suy nghĩ trong các tình huống bất ngờ cũng là một kỹ năng.
Điều khiển được các tình huống là một kỹ năng quan trọng và khi bạn đã nắm được kỹ
năng này, những câu trả lời thông minh và sắc sảo sẽ lập tức tạo cho bạn sự tự tin.
Khi bạn truyền tải những suy nghĩ của mình một cách trôi chảy và nhanh chóng, hãy đảm
bảo chúng được mọi người lắng nghe. Bạn cần thể hiện sự tự tin, sức thuyết phục và đáng
tin cậy.
Tự tin là chìa khóa giúp bạn giải quyết mọi chuyện một cách khéo léo. Khi trình bày
thông tin, đưa ra ý kiến hoặc những đề nghị, hãy chắc chắn rằng bạn có đủ kiến thức và
biết mình đang nói gì. Điều này không có nghĩa bạn phải biết tất cả mọi thứ, nhưng nếu
bạn tự tin về kiến thức chuyên môn của mình, bạn có thể bình tĩnh và tự chủ ngay cả khi
gặp phải những tình huống bất ngờ, nan giải.
Bí quyết để giải quyết vấn đề một cách khôn ngoan là phải chuẩn bị: hãy học vài kỹ năng
và sách lược, chuẩn bị trước cho những tình huống có thể khiến bạn cảm thấy bị áp lực.
Sau đó hãy tự đối mặt với những câu hỏi bất ngờ và những cuộc tranh luận, với sự chuẩn
bị và những sách lược thế này, bạn sẽ cảm thấy sẵn sàng hơn, và nhớ rằng, hãy giữ bản
thân ở trạng thái cân bằng nhất trong khi chuẩn bị và suy nghĩ để tìm câu trả lời nhé. Tiếp
theo đây là vài mẹo nhỏ và sách lược giành cho bạn:
1. Thư giãn đi nào:
Thật khó có thể thư giãn khi những áp lực đang đè nặng lên chúng ta, phải không? Nhưng

Bạn có cơ hội biết được chủ ý của người hỏi qua việc yêu cầu họ lặp lại câu hỏi một lần
nữa. Nếu câu hỏi được lặp lại rõ ràng và cụ thể hơn, thì có nhiều khả năng là người hỏi
muốn tìm kiếm thêm thông tin. Nếu câu hỏi được lặp lại mang tính chất công kích hơn,
thì lúc ấy bạn có thể nhận thức được rằng người hỏi chỉ có ý làm bạn cảm thấy lung túng,
khó xử. Trong trường hợp này, thủ thuật tiếp theo sẽ rất hữu ích cho bạn.
4. Sử dụng chiến thuật ngăn chuồng:
Thỉnh thoảng bạn cần nhiều thời gian hơn để giữ bình tĩnh và suy nghĩ trước khi đưa ra
câu trả lời chính xác. Nhưng cuối cùng, điều bạn làm là thốt ra những gì xuất hiện trong
suy nghĩ của mình. Thông thường, đây là một hành động phản vệ, nhưng chúng chỉ khiến
bạn trông có vẻ lung túng, lo lắng hơn là tự tin và điềm tĩnh.
 Tự lặp lại câu hỏi. Điều này giúp bạn có thêm thời gian để suy nghĩ và gạn lọc ý
chính của câu hỏi. Nó cho phép bạn nói lại rõ ràng hơn nếu cần thiết và đưa ra yêu
cầu tích cực.
Ví dụ: “Tôi phải xem xét ảnh hưởng của khác hàng như thế nào để đảm bảo họ tiếp tục
ủng hộ trong suốt quá trình mở rộng dự án?”
 Tóm tắt ý chính. Tại đây, bạn tự đặt câu hỏi cho mình chứ không chỉ sàng lọc câu
hỏi, nhưng phải kiểm soát được câu hỏi nhé.
Ví dụ: “Bạn quan tâm tới việc tôi đã xem xét những tác động của khách hàng như thế
nào. Bạn có hứng thú với những tác động nào: sản phẩm sẵn có hay dịch vụ trong cửa
hàng?”
 Yêu cầu rõ ràng. Một lần nữa, việc này buộc người hỏi phải đưa ra những yếu
điểm cụ thể và rõ ràng.
Ví dụ: “Khi bạn phát biểu rằng bạn muốn biết tôi đã phân tích những tác động lên khách
hàng như thế nào, bạn muốn một bản phân tích chi tiết hay danh sách những phương
pháp tôi đã dùng?”.
 Sự định rõ.Những biệt ngữ và thuật ngữ có thể khiến cho bạn gặp rắc rối đấy. Để
chắc rằng các bạn đang nói đến cùng một vấn đề, hãy yêu cầu đối tượng dùng
những câu và từ rõ ràng, cụ thể.
5. Lấy im lặng làm lợi thế:
Chúng ta cho rằng sự im lặng gây khó chịu. Tuy nhiên, nếu bạn sử dụng một cách hợp lý,

“umm”, “ah” vào giữa các từ, thì sự tự tin vào những gì bạn nói sẽ bị giảm sút. Bất cứ khi
nào bạn nói chuyện với mọi người, hãy luyện tập theo những kỹ năng văn tế trọng điểm
này nhé:
 Hãy nói rõ ràng (đừng nhầm lẫn giữa nói rõ ràng và lớn nhé)
 Sử dụng chiến thuật ngừng nghỉ để làm nổi bật những điểm quan trọng hoặc đê
giữ bản thân điềm tĩnh hơn.
 Hãy làm đa dạng hóa ngữ điệu, chú ý đến sự phù hợp giữa thông điệp và ngữ điệu
của bạn.
 Hãy giao tiếp bằng mắt một cách thích hợp.
 Chú ý đến ngữ pháp.
 Tùy từng tình huống mà sử dụng các hình thức khác nhau.
9. Tổng kết và kết thúc:
Tóm tắt câu trả lời của bạn bằng một câu ngắn gọn. Sau đó, đừng nói thêm bất cứ thông
tin nào nữa. Sau khi tóm tắt, tốt hơn hết là bạn nên giữ im lặng. Đừng mắc những sai lầm
phổ biến như cung cấp quá nhiều thông tin không cần thiết! Đây là lúc để người khác tiếp
nhận những thông tin bạn vừa cung cấp. Nếu một mực muốn cung cấp thêm nhiều thông
tin, có thể bạn sẽ phá hỏng những thông tin mà bạn đã truyền tải đấy.
Sử dụng những từ ngữ để báo hiệu cho đối tượng biết bạn đang tóm tắt những gì mình
nói (ví dụ như: “tóm lại”, “cuối cùng”) hoặc nói một cách ngắn gọn lại câu hỏi và câu trả
lời của bạn.
Ví dụ:
“Tôi đã làm những gì để phân tích những ảnh hưởng của khách hàng? Tôi xem lại những
thông tin chi tiết về trường hợp ở Dallas, và chuẩn bị một bản phân tích rủi ro cho chính
trường hợp của chúng ta”
Điểm cốt lõi:
Không ai thích bị đặt vào một nơi hoặc trả lời những câu hỏi không mong đợi. Sự không
chắc chắn có thể gây căng thẳng. Sự căng thẳng này cần phải được kiểm soát và bạn có
thể suy nghĩ một cách khéo léo nếu bạn nhớ đến những chiến lược mà chúng ta đã thảo
luận ở trên. Về mặt cơ bản, suy nghĩ một cách khéo léo đồng nghĩa với việc bạn có thể
kiểm soát được mình trong mọi tình huống. Hãy dành thời gian cho bản thân để đặt câu