Biên soạn: 1

35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:
TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN
KỸ THUẬT ĐỊNH DẠNG LUẬN VĂN VỚI MICROSOFT WORD
1. Cấu trúc kỹ thuật của một tiểu luận, đồ án, luận văn
Với một văn bản ngắn như tờ đơn, thư, bài diễn văn, quảng cáo vv, người dùng chỉ cần
sử dụng nhanh các công cụ định dạng của word để tạo ra văn bản. Tuy nhiên, khi làm
việc trên các văn bản dài như sách, tiểu luận, đồ án, luận văn người thực hiện nên phát
thảo cấu trúc của văn bản để:
 Không gặp rắc rối khi định dạng từng đề mục như nhảy số không theo thứ tự, lùi
đầu dòng không đúng, tự động đổi font chữ
 Dễ dàng thay đổi định dạng cho các đề mục cùng cấp: ví dụ thay đổi font chữ cho
tất cả tiêu đề chương.
 Chèn tự động mục lục, danh mục bảng biểu, danh mục hình ảnh
Tùy mỗi trường, có thể có những quy định khác nhau về kích thước font chữ, định dạng.
Tuy nhiên, cấu trúc chung của văn bản dài thường như Hình 2.
Thực hiện gán Styles cho mỗi đề mục, không nên định dạng riêng lẻ.

Hình 1: Khung chọn Style
Tên luận văn là đề mục cao nhất ta gán style Heading 1 (hoặc Style Book Title). Các đề
mục chương 1, chương 2, mục lục, danh mục bảng biểu, phụ lục ta gán style Heading 2.
Tương tự, các đề mục nhỏ hơn sẽ được gán lần lượt heading 3, 4, 5 Thông thường cần
dùng tối đa 5-6 heading.
Cách đánh số đề mục thường gặp ở các luận văn như Hình 2:

Hình 3: Ví dụ về định dạng của các Heading

Biên soạn: 4

35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:
2. Xây dựng cách đánh số cho các đề mục (multilevel list)
Phần này hướng dẫn xây dựng cách đánh số cho các đề mục theo cấu trúc ở Hình 2.

Hình 4: Định nghĩa Multilevel List
Chọn Define New Multilevel List như Hình 4. Thông thường sẽ dùng từ 5 đến 6 level.
Lần lượt chỉnh cách đánh số cho các level như các hình bên dưới (chú ý những phần tô
vàng).
Lưu ý các điểm sau:
 Chọn style tương ứng với từng level ở mục Link level to style,
 Chọn cách đánh số (thập phân, alphabet) tại mục Number style for this level,
 Có thể chèn thêm level cấp trên tại mục Include level number from, Biên soạn: 5

35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:


Hình 9: Level 5, liên kết với heading 5, đánh thứ tự theo alphabet,
dùng cho đề mục cấp 3 trong chương
3. Định dạng cho mỗi style
Sau khi tạo multilevel list như trên. Hãy nhập thử vài dòng và gán style như Hình 10 để
kiểm tra xem kết quả có như mong muốn không.

Hình 10: Thử kết quả của multilevel list Biên soạn: 8

35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:
Trước tiên thực hiện định dạng cho text mặc định (Normal Style). Ví dụ yêu cầu của text
mặc định: Phông chữ: Times New Roman; Cỡ chữ: 13 hoặc 14; Kiểu chữ: thường; Dãn
dòng: 1,5 lines; Đầu dòng thứ nhất: lùi vào 12.7mm; Căn lề: đều hai bên. Ta thực hiện
định dạng như Hình 11. Hình 11: Định dạng của văn bản mặc định

Biên soạn: 9

35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam

Hình 14: Chỉnh sửa định dạng của style
Sau khi định dạng cho Style, trong quá trình soạn luận văn, đến đề mục nào chỉ cần gán
style heading tương ứng. Biên soạn: 11

35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:
4. Chèn mục lục tự động
Nếu soạn văn bản và định dạng bằng style thì có thể chèn mục lục tự động. Di chuyển trỏ
chuột đến vị trí muốn chèn mục lục, sau đó thực hiện các bước như Hình 15.

Hình 15: Chèn mục lục tự động
Trong đó, bước 3 là chọn số heading muốn hiện trong mục lục.
5. Chèn danh mục bảng biểu/hình ảnh tự động
Để chèn được danh mục bảng biểu/hình ảnh tự động, khi soạn văn bản phải tạo caption
cho hình ảnh và bảng biểu. Cách tạo caption như Hình 16.
 Trong đó số 2 và 3 là các bước tạo nhãn mới nếu chưa có. Ví dụ nhãn Hình, Bảng,
Biểu đồ vv. Hai bước này chỉ làm nếu nhãn chưa được tạo.
 Số 4 và 5 là các bước chọn cách đánh số cho nhãn.
Tất cả hình ảnh, bảng biểu có caption sẽ xuất hiện khi chèn danh mục tự động.

Biên soạn: 12

35 Le Thanh Ton St., District 1

từng section phải tắt mối liên kết này bằng cách bỏ Link to Previous như Hình 19. Sau
khi tắt mối liên kết này, việc chỉnh sửa header/footer của section hiện tại không ảnh
hướng đến section phía trên và ngược lại. Lúc này, người dùng có thể đánh số trang hoặc
chèn header/footer riêng cho section. Biên soạn: 14

35 Le Thanh Ton St., District 1
Ho Chi Minh City, Vietnam
Tel: (84-8) 3824-5618 / 3823-2174
Fax: (84-8) 3823-2175
Email:
Website:

Hình 19: Tắt mối liên kết giữa 2 section
7. Trong cùng văn bản có trang dọc, trang ngang