Báo Cáo Chuyên Đề -Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Khoá Minh Khai

Phần I:
Thực trạng về tổ chức công tác kế toán nguyên
vật liệu tại công ty khoá Minh Khai

I. Đặc điểm và tình hình quản lý nguyên vật liệu của Công ty
Khoá Minh Khai.
1.Đặc điểm về nguyên vật liệu của Công ty.
Là đơn vị sản xuất các sản phẩm cơ khí nên vật liệu của Công ty là sản phẩm
cơ khí của các nghành khác nh các loại thép cây, thép tấm với số lợng và chủng loại
nhiều. Tổng số danh điểm vật liệu của Công ty là hơn 1000 loại. Những vật liệu này
rất cồng kềnh, dễ bị han gỉ do vậy đòi hỏi việc quản lý nguyên vật liệu rất chặt chẽ.
Do đặc điểm sản phẩm của Công ty có chi phí vật liệu chiếm tỷ trọng lớn trong
giá thành sản phẩm từ 70-75% cho nên chỉ cần có sự thay đổi nhỏ về vật liệu cũng
ảnh hởng đến giá thành sản phẩm. Do vậy Công ty phải quản lý chặt chẽ định mức
nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất.
Giá thành của các loại nguyên vật liệu của Công ty nh thép, xăng hiện nay
đang tăng rất nhanh, ngoài ra một số vật liệu có yêu cầu kỹ thuật cao trong nớc cha
sản xuất đợc phải nhập khẩu từ nớc ngoài nh: lá thép, hợp kim của Nga, bi của Hà
Lan .Do vậy Công ty phải có kế hoạch thu mua đảm bảo nguyên vật liệu cho quá
trình sản xuất thông qua việc ký kết các hợp đồng.
Có nhiều loại vật liệu cồng kềnh nh: Gang, đồng, nhiều loại vật liệu dễ bị han rỉ:
Bu-lông, ốc-vít, ê-cu. Dễ bị h hỏng nh: Sơn, hoá chất Những đặc điểm này đòi
hỏi Công ty phải có một hệ thống kho tàng đầy đủ tiêu chuẩn qui định.
2. Tình hình quản lý nguyên vật liệu ở Công ty Khoá Minh Khai.
- 1 -
Nguyễn Thị Lan Oanh- Kế toán 11B - Cao đẳng KT-KT-CNI- Hà Nội 2005
Báo Cáo Chuyên Đề -Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Khoá Minh Khai

Do nguyên vật liệu là một yếu tố quan trọng trong Công tác sản xuất nên việc

+ Nhiên liệu (1523): Là những vật liệu cung cấp nhiệt kợngcho quá trình sản
xuất gồm các loại xăng, dầu, than rèn, oxy, gas
+ Phụ tùng thay thế (1524): Là vật liệu dùng để thay thế, sữa chữa máy nóc gồm
có dây curoa, dây đai, đá cắt, đá mài
+ Bao bì ( 1528): là vật liệu để bao gói sản phẩm. Gồm các loại hộp giấy, hộp
nhựa.
2. Đánh giá nguyên vật liệu
Để đánh giá nguyên vật liệu ở công ty khoá Minh Khai dùng đồng thời cả hai
loại giá là giá thực tế và giá hạch toán.
a) Đánh giá vật liệu nhập kho
ở Công ty Khoá Minh Khai nguyên vật liệu đợc nhập kho chủ yếu do mua ngoài
trong nớc theo Hoá đơn giá trị gia tăng và theo hoá đơn bán hàng. Ngoài ra còn có
vật liệu tự gia công, thuê ngoài gia công.ở đây không có vật liệu đợc biếu tặng hay
nhận vốn góp liên doanh. Đối với nguồn nhập kho nào thì giá trị nguyên vật liệu
nhập kho cũng đợc xác định trị giá hạch toán và trị giá thực tế.

Trị giá hạch toán = Số lợng NVL x Đơn giá hạch toán

Trong đó:- Số lợng NVL đợc xác định thôn qua các chứng từ nhập kho nh:
Phiếu nhập kho, hoá đơn
-Đơn giá hạch toán đợc phòng tài vụ quy định, đơn giá này có thể có
sự biến động giá trên thị trờng.

- 3 -
Nguyễn Thị Lan Oanh- Kế toán 11B - Cao đẳng KT-KT-CNI- Hà Nội 2005
Báo Cáo Chuyên Đề -Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Khoá Minh Khai

VD: NV8 Theo HĐGTGT số 00117 ngày 04/12 của Công ty TNHH Gia Anh, về
việc mua 53.000 Kg thép Inoc, Đơn giá cha có thuế: 28.350đ/kg, Thuế GTGT 10%,
Chi phí vận chuyển bốc dỡ số hàng này là: 8.000.000. Công ty cha thanh toán bằng

Hỡnh thc thanh toỏn: TM/ CK MS: 0100894199
STT Tờn hng hoỏ,dch v n v
tớnh
S lng n giỏ
(đ/kg)
Thnh tin
(đ)
A B C 1 2 3=2x1
1
Thép Inốc
Kg 53.000 28.350 1.502.550.000
Cng tin hng 1.502.550.000
Thu sut GTGT: 10% Tin thu GTGT 150.255.000
Tng cng tin thanh toỏn: 1.652.805.000
S tin vit bng ch: Một tỷ sáu trăm năm mơi hai triệu tám trăm linh năm đồng.
Ngi mua hng
(kớ, ghi rừ h tờn)
K toỏn trng
(kớ, ghi rừ h tờn)
Th trng n v
(kớ, ghi rừ h tờn)
- 5 -
Nguyễn Thị Lan Oanh- Kế toán 11B - Cao đẳng KT-KT-CNI- Hà Nội 2005
Báo Cáo Chuyên Đề -Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Khoá Minh Khai

Sau khi nhận đợc HĐGTGT , hàng đã về kho , Cán bộ Phòng KCS kiểm tra chất l-
ợng, quy cách vật liệu , kết quả kiểm nghiệm sẽ đợc phản ánh trên bản kiểm
nghiệm nh sau:
Biên bản kiểm nghiệm
( Vật r, sản phẩm, hàng hoá)

Inốc
Đo Kg 53.000 53.000 53.000
- 6 -
Nguyễn Thị Lan Oanh- Kế toán 11B - Cao đẳng KT-KT-CNI- Hà Nội 2005
Báo Cáo Chuyên Đề -Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Khoá Minh Khai

ý Kiến của ban kiểm nghiệm : Đã nhận đủ số lợng ghi đúng trên hoá đơn GTGT,
Chất lợng của số thép trên đợc ban kiểm nghiệm là đạt tiêu chuẩn, đúng kích thớc
và trọng lợng.
Đại diện kỹ thuật Thủ kho Trởng ban
( Ký, họ tên) (Ký, tên) ( Ký, họ tên)
*)Căn cứ vào biên bản kiểm nghiệm, Cán bộ cung ứng của phòng kế hoạch vật t
căn cứ vào số lợng thực nhập và hoá đơn GTGT của ngời bán để lập Phiếu Nhập
kho , phiếu nhập kho đợc lập thành 04 bản có đầy đủ chữ ký của
Thủ kho, Phụ trách cung tiêu, ngời giao hàng , 01 bản lu ở phòng vật t, 01 bản thủ
kho giũ để ghi vào thẻ kho và 01 chuyển lên kế toán vật t, 01 bản giao cho ngời bán
hàng .
Khi hàng về đến kho của xí, nhân viên KCS sẽ kiểm tra chất lợng hàng. Thủ kho sẽ kiểm hàng và
làm phiếu nhập kho.
Phiếu nhập kho đợc lập thành 4 bản có đầy đủ chữ ký của thủ kho, ngời giao hàng, thủ tr-
ởng đơn vị.
Liên 1: Màu trắng, dùng để đính kèm với biên lai tiền mặt khi thanh toán.
Liên 2: Màu hồng, giao cho kế toán nguyên vật liệu lu giữ.
Liên 3: Màu xanh, lu tại kho.
Liên 4: Màu vàng, cán bộ cung tiêu giữ.
Căn cứ vào phiếu nhập kho do thủ kho chuyển lên và hoá đơn ( GTGT) để kế toán
vật t làm căn cứ ghi sổ.
- 7 -
Nguyễn Thị Lan Oanh- Kế toán 11B - Cao đẳng KT-KT-CNI- Hà Nội 2005
Báo Cáo Chuyên Đề -Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Khoá Minh Khai

Báo Cáo Chuyên Đề -Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Khoá Minh Khai

Cộng
1.502.550.000

Nhập, ngày 09 tháng 12 năm 2004
Cộng thành tiền viết bằng chữ: ( Một tỷ năm trăm linh hai triệu năm trăm năm
mơi lăm nghìn đồng).
Phụ trách cung tiêu Ngời giao hàng Thủ kho Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị
( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên) ( Ký, ghi rõ họ tên)
Một bộ chứng từ nhập kho đầy đủ bao gồm:
- Bản kiểm nghiệm vật t.
- Phiếu nhập kho. Hoá đơn GTGT
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, biên bản kiểm nghiệm và phiếu nhập kho, kế toán tiến hành
định khoản nh sau:
NV8.a) Nợ TK 1521- Thép Inốc 1.502.550.000
Nợ TK 133 150.255.000
Có TK 331- Gia Anh 1.652.805.000
- 9 -
Nguyễn Thị Lan Oanh- Kế toán 11B - Cao đẳng KT-KT-CNI- Hà Nội 2005
Báo Cáo Chuyên Đề -Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Khoá Minh Khai

b) Nợ Tk 1521 v/c 8.000.000
Có TK 1111 8.000.000
Toàn bộ chi phí vận chuyển, bảo quản, chi phí liên quan đến vận chuyển NVL
mua nhập kho đợc tính vào giá trị nhập kho. Do vậy trong quá trình mua nguyên
vật liệu, Công ty đã lựa chọn tiêu thức phân bổ hợp lý.
- Các nghiệp vụ Nhập kho NVL còn lại phản ánh trình tự các bớc hoàn toán t-
ơng tự.


Báo Cáo Chuyên Đề -Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Khoá Minh Khai

Rất mong phòng vật t cung cấp đầy đủ các vật t trên để chúng tôi sản xuất kịp thời và
hoàn thành đúng kế hoạch đợc giao.
Hà Nội, ngày 04 tháng 12năm 2004
Ngời đề nghị Ngời duyệt
(Ký, họ tên) (Ký, họ tên)
Phiếu Xuất kho:
Đơn vị:
.
Phiếu xuất kho
Ngày 04 tháng 12
năm 2004
Số 5
Mẫu số: 01-vt
QĐ số: 1141 TC/CĐKT
Ngày 1/11/1995 của BTC
Họ tên ngời nhận hàng: Đào Yên Trung Địa chỉ(bộ phận): PX Cơ khí
Lý do xuất kho: Để sản xuất tay khoá14 EH, và Khoá Tay nắm tròn, thanh cài
Xuất tại kho : Vật liệu 1 Nợ: 621
Có: 1521
- 12 -
Nguyễn Thị Lan Oanh- Kế toán 11B - Cao đẳng KT-KT-CNI- Hà Nội 2005
Báo Cáo Chuyên Đề -Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Khoá Minh Khai

S
T
Tên nhãn hiệu, quy
cách, chất lợng
M

Nguyễn Thị Lan Oanh- Kế toán 11B - Cao đẳng KT-KT-CNI- Hà Nội 2005
Báo Cáo Chuyên Đề -Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Khoá Minh Khai

Hàng ngày, kế toán xác định trị giá vật liệu xuất kho theo giá hạch toán

Giá hạch toán = Số lợng vật liệu xuất kho x Giá hạch toán

Cuối tháng, sau khi đã phản ánh đợc trị giá vật liệu tồn kho đầu kỳ, các nghiệp
vụ nhập kho nguyên vật liệu theo giá thực tế và giá hạch toán , trên cơ sở đó tính hệ
số giá của từng loại nguyên vật liệu ( 1521, 1522,1523,1524
,1528) xuất kho.
VD: NV9: Theo phiếu xuất kho số 02, Ngày 04/12 xuất kho 71.000Kg thép để
sản xuất sản phẩm ở phân xởng.và nhận đợc phiếu đề nghị của xuất vật liệu của
phân xởng,đơn giá hạch toán 28.542.
- Sản phẩm A: 25000
- Sản phẩm B: 19000
- Sản phẩm C: 14000
- Sản phẩm D: 13000
Trị giá hạch toán của Thép Inốc xuất kho : 71.000 x 28.542 = 2.026.482.000
Giá thực tế của thép Inốc xuất kho đợc tính vào cuối tháng nh sau:
( Đã tổng hợp tất cả số lợng, trị giá thực tế tồn đầu kỳ, nhập trong kỳ, trị giá hạch
toán tồn đầu kỳ, trị giá hạch toán nhập trong kỳ)
D đầu kỳ: Số lợng : 30.770kg , đơn giá: 28.400
Trong kỳ nhập:- 53.000kg ( NV8) Giá TT: 28.350đ/kg
- 490 Kg (NV1) Giá TT 27.148,5đ/kg
Chi phí vận chuyển bốc dở số thép phát sinh trong kỳ là:10.000.000
Trị giá thực tế của Trị giá thực tế của
(H) NVL tồn đầu kỳ NVL nhập trong kỳ
- 14 -
Nguyễn Thị Lan Oanh- Kế toán 11B - Cao đẳng KT-KT-CNI- Hà Nội 2005

=
Báo Cáo Chuyên Đề -Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Khoá Minh Khai
Tại Công ty Khoá Minh Khai, kho vật liệu nhập về tới kho sẽ đợc cán bộ phòng
KCS kiểm tra về chất lợng, qui cách vật liệu, kết quả kiểm nghiệm sẽ đợc phản ánh
trên biên bản kiểm nghiệm vật t. Kiểm nghiệm xong, cán bộ cung ứng của phòng
kế hoạch vật t căn cứ vào số lợng thực nhập và hoá đơn ngời bán để lập Phiếu nhập
kho. Phiếu nhập kho đợc lập thành 03 bản, có chữ ký đầy đủ của thủ kho, Phụ trách
cung tiêu, Ngời giao hàng,01 bản lu tại phòng kế hoạch vật t, 01 bản giao cho kế
toán thanh toán với ngời bán hàng. Căn cứ vào phiếu nhập kho do thủ kho chuyển
lên và hoá đơn ( GTGT, bán hàng thông thờng) để kế toán vật t làm căn cứ ghi sổ.
Một bộ chứng từ nhập kho đầy đủ bao gồm:
- Bản kiểm nghiệm vật t. ( Biểu số trên)
- Phiếu nhập kho. ( Biểu số trên)
- Hoá đơn GTGT hoặc hoá đơn bán hàng thông thờng( Biểu 3,4)
b) Thủ tục và chứng từ xuất kho nguyên vật liệu tại công ty khoá Minh Khai

ở Công ty khoá Minh Khai, Nguyên vật liệu chủ yếu đợc xuất dùng cho sản xuất,
do vậy khi các phân xởng có phiếu yêu cầu về từng loại vật liệu, có quy cách, số l-
ợng cụ thể, bộ phận kế hoạch vật t sẽ viết Phiếu xuất kho , rồi chuyển xuống thủ
kho ghi vào số thực xuất. Mỗi phiếu đợc lập thành 03 bản, 01 bản do bộ phận vật t
giữ, 01 bản đợc thủ kho sử dụng ghi vào thẻ kho, cuối tháng chuyển lên cho kế toán
vật t, 01 bản giao cho ngời nhận vật t chuyển cho bộ phận sử dụng.
4.Tổ chức kế toán chi tiết nguyên vật liệu tại công ty khoá Minh Khai
- 16 -
Nguyễn Thị Lan Oanh- Kế toán 11B - Cao đẳng KT-KT-CNI- Hà Nội 2005
Báo Cáo Chuyên Đề -Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Khoá Minh Khai


( 1521,1522,1523,1524,1528). Bảng này có nhiêu cột, mỗi cột tơng ứng với
một đối tợng sử dụng ( từng loại sản phẩm, 627,641 ) mỗi dòng t ơng ứng với
một phiếu xuất. Trị giá của nguyên vật liệu đợc ghi trên môic bảng kê xuất là
giá hạch toán. Cuối tháng kế toán kiểm tra thủ kho có ghi chép, tính toánđúng
khối lợng vật liệu tồn kho cuối tháng trên
- thẻ kho hay không, nếu khớp kế toán ký xác nhận và ghi giá trị trên sổ số d.
Có thể khái quát sơ đồ hạch toán chi tiết nguyên vật liệu ở công ty khoá Minh
Khai nh sau:
Sau khi nhập, xuất nguyên vật liệu, thủ kho tiến hành vào thẻ kho.
Mỗi nguyên vật liệu vào một tờ thẻ kho. Thẻ kho đợc theo dõi liên tục trong
cả một năm. Tại kho thủ kho chỉ vào thẻ kho về mặt số lợng. Thủ kho phải
thờng xuyên đối chiếu số lợng tồn kho trên thẻ kho với số liệu thực tế còn
lại ở kho để đảm bảo sổ sách và thực tế luôn đúng khớp. Hàng ngày hoặc định
kỳ, sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phải chuyển các chứng từ nhập - xuất lên bộ
phận kế toán.
- 18 -
Nguyễn Thị Lan Oanh- Kế toán 11B - Cao đẳng KT-KT-CNI- Hà Nội 2005
Phiếu nhập kho
Thẻ kho
Phiếu xuất kho
Bảng kê nhập vật t
Sổ số d
Bảng kê xuất vật t
Báo Cáo Chuyên Đề -Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Khoá Minh Khai

Ghi chú:
: Ghi hàng ngày
: Ghi cuối tháng
VD: Thẻ kho đợc lập để theo dõi cho VLC Thép Inốc nh sau:
Đơn vị: Thẻ kho Mẫu số :05-VT

Tên kho: Ngày lập thẻ:28/12/2004 QĐ số: 1141 TC/CĐKT
Tờ số: 01 Ngày 1 tháng 11 năm 1995
Của bộ tài chính
Tên, nhãn hiệu, quy cách vật t: Bao bì
Đơn vị tính: Dây , Mã số:
S
T
Chứng từ Diễn giải
Ngày
Số lợng
Ký xác
nhận
SH NT
Nhậ
p
Xuất Tồn
A B C D E 1 2 3 4
1 Tồn 01/12 9578
2 01 12/12 Nkho của cty CK chính xác 12/12 600 10178
3 01 24/12
Nhậpt kho cho PX cơ khí 24/12
53
10231
4 02 29/12 Xuất kho cho PXSX 29/12 656 9575
Cộng phát sinh 653 656 9575
Tồn cuối tháng 12/2004 9575
- các thẻ kho theo dõi chi tiết cho các loại NVL khác làm tơng tự
- 20 -
Nguyễn Thị Lan Oanh- Kế toán 11B - Cao đẳng KT-KT-CNI- Hà Nội 2005
Báo Cáo Chuyên Đề -Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Khoá Minh Khai

chứng từ là: Phiếu khác nhấn vào Thêm. Sau đó kế toán ghi đầy đủ vào các ô
Số C.từ, Ngày chứng từ, Diễn giải theo nội dung thể hiểntên hoá đơn và phiếu
nhập kho.ở cột TK Nợ ghi 152, cột Số tiền ghi trị giá nguyên vật liệu nhập kho
đợc ghi trên hoá đơn. Để thể hiện thuế GTGT kế toán nhâp % thuế GGT vào cột
VAT sau đó chơng trình sẽ hiện lên giao diện để kế toán nhấn vào hấp nhận.
Sau đó chơng trình sẽ tựu tính Tổng cộng.Cột TK có kế toán ghi 111 và cuối
cùng nhấn Chấp nhận. Chơng trình sẽ cho phép xem và in bảng kê hoá đơn
chứng từ hàng hoá dịch vụ mua vào.

- Ngoài ra kế toán còn ghi vào nhập ký chứng từ số 1, bảng kê hoá đơn, chứng từ
hàng hoá dịch vụ mua vào phần mền này.( biểu NKCT số 1 )
Đồng thời kế toán phán ánh vào Nhật ký chứng từ số 1, Nhật ký chứng từ số 1 đợc mở và
theo dõi cho đến hết tháng, mỗi nghiệp vụ phát sinh ghi trên một dòng Nhật ký chứng từ
số 1 đợc ghi Có TK 111 và Nợ các TK liên quan. Từ Nhật ký chứng từ số 1 xác định đợc trị
giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho mua bằng nguồn tiền mặt.

- Nếu vật liệu mua thanh toán trả chậm, kế toán thanh toán theo dõi tình hình thanh toán
với nhà cung cấp trên sổ chi tiết theo dõi thanh toán với ngời bán rồi từ đó phản ánh vào
Nhật ký chứng từ số 5.
Nếu nhập kho nguyên vật liệu trả chậm; Ví dụ :
NV1: Theo HĐGTGT số 00115 ngày 01/12/04 của Công ty TNHH Gia Anh về
việc mua 490 Kg thép Inoc, Đơn giá 27.148,5 đ/kg. Thuế GTGT 10%, Chi phí vận
- 22 -
Nguyễn Thị Lan Oanh- Kế toán 11B - Cao đẳng KT-KT-CNI- Hà Nội 2005
Báo Cáo Chuyên Đề -Kế Toán Nguyên Vật Liệu Tại Công Ty Khoá Minh Khai

chuyển bốc dỡ số hàng này là: 2.000.000. Công ty đã thanh toán bằng tiền mặt theo
phiếu chi số 1001, Hàng đã về nhập kho theo phiếu nhập kho số 1501. Giá hạch
toán là 28.400đ
F - Căn cứ váo Biên bane kiểm nghiệm, Phiếu nhập kho, hoá đơn giá trị gia tăng và

Mua vào ( Biểu bên)
- Đồng thời kế toán cũng lên sổ chi tiết với ngời bán:
-
Sổ chi tiết tài Khoản
TK 331- Phải trả ngời bán
Đối tợng: Cty Gia Anh
Tháng 12/2004
Ngày
ghi
Ngày
CT
Số
CT
Diễn giải TK
đ.
Số tiền PS Số d
Nợ Có Nợ Có
Số d đầu kì
1138642542
01/12 01/12 1501 Mua NVL Thép
của Gia Anh
1521
133
13302765
04/12 04/12 1502 Mua thép Inốc của
Công ty Gia Anh
1521
133
1502550000
150255000

Có TK 141 : Số tiền đã tạm ứng.
- 25 -
Nguyễn Thị Lan Oanh- Kế toán 11B - Cao đẳng KT-KT-CNI- Hà Nội 2005