Chương 1

GIỚI THIỆU VỀ HỆ THỐNG THÔNG TIN
PHƯƠNG PHÁP PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ
HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

I HỆ THỐNG
I.1 Khái niệm
Hệ thống là một tập họp gồm có: Con người, công
cụ và phương pháp làm việc; được tổ chức để thực hiện
một số chức năng nào đó, nhằm đạt được một mục đích
đã đặt ra.
Hệ thống thông tin là một hệ thống mà công cụ là máy
tính điện tử và thiết bị truyền thông.

I-2 Phân loại hệ thống thông tin
•
Hệ thống thông tin điều khiển: Là hệ thống máy
tính điện tử điều khiển các thiết bị.
Ví dụ: Hệ thống điều khiển dây chuyền sản xuất
tự động, hệ thống điều khiển giao thông,

•
Hệ thống thông tin tính toán: Là hệ thống máy tính thực
hiện công việc tính toán những bài toán lớn.
Ví dụ: Hệ thống máy thiết kế xây dựng, thiết kế mẫu,

•
Hệ thống thông tin quản lý: Là hệ thống máy tính
thực hiện công việc quản lý.


Ta chú ý rằng, bên cạnh ba bộ phận chính trên còn có một
bộ phận hỗ trợ. Bộ phận hỗ trợ có thể ở trong tổ chức nhưng
không tham gia trực tiếp vào các công việc của tổ chức. Nếu
không có bộ phận hỗ trợ thì tổ chức vẫn hoạt động bình
thường.
Ví dụ 1: Một xí nghiệp sản xuất giày dép đặt mục tiêu là
chiếm lĩnh một phần thị trường trong nước, đặc biệt là loại
giày cao cấp bằng da. Để hoạch định mục tiêu này, xí nghiệp
đã nắm bắt được thông tin là nhu cầu sử dụng giày, nhất là
giày da cao cấp trong nước ngày càng tăng. Cơ sở để hoạch
định mục tiêu này là xí nghiệp đã xem xét năng lực sản xuất
của xí nghiệp bao gồm đội ngũ quản lý, thiết bị máy móc,
trình độ tay nghề của công nhân, nguồn cung ứng vật tư, khả
năng tài chính của xí nghiệp

Sau khi đặt ra mục tiêu, xí nghiệp phải thực hiện một loạt
các công việc: Bắt tay nghiên cứu thiết kế các mẫu giày mới
đáp ứng được thị hiếu của người tiêu dùng; rà soát lại dây
chuyền sản xuất, tay nghề công nhân, khả năng tài chính, nguồn
cung ứng nguyên vật liệu, để đi đến quyết định sản xuất hàng
loạt
Trong tổ chức (xí nghiệp) này:
•
Bộ phận quyết định: Ban giám đốc xí nghiệp.
•
Bộ phận tác nghiệp: Đội ngũ công nhân, nhân viên tiếp thị,
bộ phận thiết kế, bộ phận cung ứng,
•
Bộ phận thông tin: Các cán bộ ban, phòng.

II.2.1 Các yếu tố của hệ thống thông tin quản lý
Hệ thống thông tin quản lý bao gồm 4 yếu tố: Lãnh vực quản
lý, dữ liệu, các quy tắc quản lý và các thủ tục xử lý.

Lãnh vực quản lý: Mỗi hệ thống thông tin thuộc một
lãnh vực quản lý duy nhất. Mỗi lãnh vực quản lý tương ứng
những hoạt động nhất quán của nó. Ví dụ: Lãnh vực kế toán,
thương mại, nhân sự, đầu tư, ngân hàng
Dữ liệu: Là các đối tượng quản lý trong hệ thống thông
tin quản lý. Mỗi đối tượng của hệ thống có nhiều yếu tố thông
tin, hệ thống quản lý cái gì của đối tượng đó? Dữ liệu được
biểu diễn ở nhiều dạng (danh sách, văn bản, hình vẽ, biểu
đồ ) và lưu trên nhiều giá mang thông tin (băng từ, đĩa từ,
giấy, ).
Ví dụ cùng quản lý con người, nhưng trong bài toán quản
sinh viên ta quản lý các yếu tố khác hơn trong bài toán quản
lý đảng viên.

Các quy tắc quản lý: Là quy tắc điều hành, vận hành xử
lý dữ liệu phục vụ cho mục tiêu của hệ thống. Hai hệ thống
cùng một lãnh vực quản lý, có cùng dữ liệu quản lý như nhau
nhưng có thể có các quy tắc quản lý khác nhau.
Ví dụ, cùng bài toán Quản lý Sinh viên nhưng một hệ
thống có thể quản lý theo một trong các quy tắc: Niên chế,
học phần hay tín chỉ. Ba quy tắc quản lý này là khác nhau.
Các thủ tục xử lý: Là những chương trình, phương cách
xử lý trên một số dữ liệu cụ thể của hệ thống. Ví dụ: Trong
bài toán Quản lý Sinh viên ta có các thủ tục xử lý: Tính điểm
trung bình môn học, Xét học bỗng, Xét khen thưởng, Xét kỷ
luật, Xét tốt nghiệp

giải được các tình huống có thể xảy ra.

•
Tính an toàn: Dù bất kỳ tình huống nào, hệ
thống phải bảo đảm sự an toàn dữ liệu. An toàn vật
lý: Thể hiện không những tính toàn vẹn (không thể
mất dữ liệu), tính nhất quán mà còn phải phân cấp
cập nhật. An toàn logic: Ai là người được quyền
truy cập dữ liệu và truy cập đến mức nào?
Nói chung, một hệ thống khó đảm bảo cùng một
lúc ba yêu cầu trên. Tùy theo tính chất của môt hệ
thống mà người sử dụng đặt yêu cầu nào lên trên,
hy sinh bớt đi một yêu cầu nào đó.

III PHÂN TÍCH VÀ THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
III.1 Sự cần thiết của việc phân tích và thiết kế hệ thống
thông tin
Trong cuộc sống hàng ngày, để giải quyết một vấn đề nào
đó, dù đơn giản hay phức tạp, nhằm đạt được mục tiêu mong
muốn con người luôn tìm cách giải quyết một cách tối ưu và
giải thích, bảo vệ phương pháp của mình bằng những lý luận
logic nhất.
Trước khi giải quyết một vấn đề, ta luôn suy xét tất cả các
khía cạnh của vấn đề và nhận định những tình huống có thể
xảy ra, đó là công việc phân tích.
Trước mỗi tình huống, mỗi khía cạnh của vấn đề, dựa vào
các khả năng và hạn chế của ta, ta đưa ra một hay nhiều
phương án để giải quyết, đó là quá trình thiết kế.

Tương tự như đời sống thực, khi quyết định áp

phân tích, đánh giá, xử lý, thuật ngữ,
Hiện nay có nhiều phương pháp đang được áp dụng,
trong đó phổ biến nhất là phương pháp MERISE.

IV PHƯƠNG PHÁP MERISE
IV.1 Lịch sử MERISE viết tắc của cụm từ Methode
pour Rassembler les Idees Sans Effort, dịch từng từ là:
Các phương pháp để tập họp các ý tưởng không cần cố
gắng, xuất phát từ những suy nghĩ của một nhóm nghiên
cứu, đứng đầu bởi J.L.Lemoigne tại Trường Đại học Aix-
En-Provence của Pháp và những nghiên cứu thực hiện đồng
thời ở Trung tâm nghiên cứu trang bị kỹ thuật (CETE) cũng
tại thành phố trên, dưới sự lãnh đạo của H.Tardien.
Phương pháp MERISE đã ổn định những cơ sở của nó
bằng một hợp đồng đã liên kết trong việc tìm kiếm một
phương pháp thiết kế hệ thống thông tin gồm ba thành viên
tham gia: CETE của Aix-En-Pravence, đại học Macxây I và
INRIA (Viện nghiên cứu Tin học và tự động hóa quốc gia
Pháp).

IV.2 Ý tưởng cơ bản của phương pháp MERISE
Ý tưởng cơ bản của phương pháp MERISE là xuất phát
từ 3 mặt cơ bản sau:
Mặt thứ nhất: Quan tâm đến chu kỳ sống của hệ thống.
Một hệ thống thông tin luôn trải qua bốn giai đoạn: Thai
nghén - Sinh sản - Quản trị - Chết. Thời gian sống này đối
với hệ thống tổ chức lớn có thể kéo dài từ 10 - 15 năm.
Thai nghén: Là thời kỳ mà những người trong hệ thống
suy nghĩ về hệ thống thông tin quản lý mới. Đây là thời gian
đấu tranh để quyết định có nên thay đổi hệ thống quản lý

Mỗi mức được mô tả dưới dạng mô hình, là một tập họp
các ký hiệu chính xác dựa trên các qui tắc, nguyên lý ngữ
vựng và cú pháp qui định.
Có những qui tắc cho phép chuyển từ mô hình này sang
mô hình khác một cách tự động nhiều hay ít.

Mặt thứ ba: Mặt này có liên quan đến chu kỳ phát triển
của hệ thống.
Một hệ thống thông tin luôn trải qua 3 giai đoạn: Phân
tích, thiết kế và thực hiện.
Phân tích: Tìm hiểu hết tất cả những vấn đề liên quan đến
hệ thống.
Thiết kế: Dùng mô hình thực để mô tả hệ thống.
Thực hiện: Xây dựng hệ thống thực.
Đặc trưng của phương pháp MERISE là tách biệt dữ liệu
và xử lý, đảm bảo tính khách quan trong quá trình phân tích
và cung cấp đầy đủ các mô hình để diễn đạt các bước phát
triển.