BỘ GIAO THÔNG VẬN TẢI
TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀNG HẢI VIỆT NAM
KHOA KINH TẾ- BỘ MÔN LOGISTICS

BÁO CÁO THỰC TẬP
CƠ SỞ NGÀNH
Tên Đề tài:
Tổ chức nghiệp vụ giao hàng xuất
khẩu bằng đường hàng không tại công
ty cổ phần dịch vụ Viễn Đông

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN
SINH VIÊN
LỚP
MÃ SINH VIÊN

Hải Phòng, năm 2015

: PHẠM THỊ YẾN
: NGUYỄN THỊ KIM CHI
: LQC54-ĐH3
: 52454


2
2

MỤC LỤC
LỜI NÓI ĐẦU
Trong những năm gần đây với chính sách mở cửa và đổi mới kinh tế,cùng với
các ngành kinh tế khác,ngành vận tải nói chung và vận tải hàng không nói riêng đã có

3
3

GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ

CÔNG TY CỔ PHẦN DỊCH

VỤ VIỄN ĐÔNG
1.1Qúa trình hình thành và phát triển
1.1.1 Lịch sử thành lập công ty
Bước sang thế kỷ 21 nền kinh tế của nước ta đã mở ra một trang sử mới, đã có
những bước ngoặc quan trọng như việc ký Hiệp định thương mại song phương Việt –
Mỹ (2001) và việc Việt Nam hướng tới mục tiêu trở thành thành viên thứ 150 của Tổ
chức thương mại Thế giới – WTO (2006)...
Nhằm đáp ứng nhu cầu dịch vụ logistics ngày càng tăng của thị trường trong
nước và quốc tế.Công ty cổ phần dịch vụ Viễn Đông được thành lập vào ngày
8/12/2005 do ông Nguyễn Minh Đức là người đại diện, được Sở đầu tư và phát triển
thành phố Hải Phòng cấp giấy phép kinh doanh số 0203001936, có số vốn điều lệ ban
đầu là: 2,2 tỷ đồng. Trong đó có 1 tỷ đồng là vốn cố định và 1,2 tỷ đồng là vốn lưu
động.
1.1.2 Thông tin về công ty
∗
∗
∗
∗
∗
∗
∗

Tên công ty : Công ty cổ phần dịch vụ Viễn Đông

giải pháp vận tải hiệu quả và kinh tế.
Hiện nay công ty có 3 văn phòng hoạt động cung cấp dịch vụ logistics tại các khu
công nghiệp trên đại bàn thành phố Hải Phòng:
- Văn phòng tại khu công nghiệp Nomura
- Văn phòng tại khu công nghiệp Đồ Sơn
- Văn phòng tại khu công nghiệp Vsip
∗ Khách hàng của công ty:
Công ty cổ phần dịch vụ Viễn Đông đi vào hoạt động gần 10 năm nhưng đội ngũ
lãnh đạo trên 20 năm kinh nghiệm hoạt động trong lĩnh vực giao nhận vận tải và đội
ngũ nhân viên trẻ, năng động và có kiến thức chuyên môn, nên hiện nay công ty đã trở
thành đối tác tin cậy, uy tín của nhiều công ty lớn trong và ngoài nước. Có nhiều công
ty là bạn hàng của VIEN DONG.,JSC từ những ngày đầu thành lập tới nay vẫn giữ
−
−
−
−

được mối quan hệ hợp tác tốt đẹp như:
Công ty VINA PINGO Việt Nam
Công ty TNHH RORZE ROBOTECH
Công ty TNHH SUMIDA
Công ty TNHH MIKI
........
1.2 Cơ cấu, chức năng và nhiệm vụ của công ty.
1.2.1 Sơ đồ cơ cấu bộ máy tổ chức


5
5


− Kết hợp với phòng giao nhận nên kế hoạch giao nhận cho khách hàng.
∗ Phòng nghiệp vụ ( Phòng xuất,nhập khẩu)
− Nhận thông tin từ khách hàng làm tờ khai hải quan xuất khẩu, nhập khẩu và làm chứng
từ( hợp đồng mua bán invoice, packing list , vận đơn, CO,...) cho hàng hóa cảu bạn
hàng
− Liên kết với bộ phận giao nhận để thực hiện nghiệp vụ giao hàng và nhận hàng tại các
cửa khẩu, hải cảng và sân bay


6
6
− Liên hệ các với các đại lý hãng tàu, hãng bay để book hàng và đổi lệnh để gửi hàng
− Lấy thông tin về các chuyến bay và các chuyến tàu, cập nhập tình hình hàng hóa đang
di chuyển. Để bố chí thời gian giao,nhận hàng hợp lý.
− Mở file và lưu trữ thông tin của các khách hàng sau khi đã hoàn thành xong việc vận
chuyển hàng...
∗ Phòng giao nhận
− Giám sát trực tiếp việc xếp dỡ, làm hàng tại kho của khách hàng, tại các cảng biển và
sân bay.
− Phối hợp với bộ phận nghiệp vụ điều động nhân công, hệ thống xe, cần cẩu, cần trục,
palet,...
− Kiểm tra tàu,hầm chứa hàng, khoang hàng,...
− Phải quan tâm báo cáo lại cho người phụ trách về mảng hàng đó khi hàng chính thức
∗
−
−
−

rời cảng, hoặc chính thức nhập cảng.
Phòng kế toán

như:
Vận tải bằng đường biển
Vận tải bằng đường hàng không.
Vận tải liên hợp.
Các dịch vụ hỗ trợ khác:
Dịch vụ Hải Quan.
Dịch vụ giám định hàng.
Dịch vụ chuyển hàng nội địa.
.........


7
7
1.3.2 Báo cáo doanh thu của công ty.
Ta có thể đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh của VIEN DONG.,JSC qua
bảng báo cáo kết quả kinh doanh sau:

Bảng 1.1 Doanh thu của công ty trong 3 năm (2008-2010)
ĐVT:1.000VNĐ
Năm 2008

Năm 2009

Năm 2010

Doanh thu

Doanh thu

Doanh thu


12.875.636

15.868.583

Dịch vụ
Giao nhận

(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)

Bảng 1.2 Số liệu doanh thu và lợi nhuận của công ty 2008-2010
ĐVT:1.000VNĐ
Năm 2012

Năm 2013

Năm 2014

So sánh

So sánh năm 2014/2013

năm
Doanh
thu
Lợi

10.467.281

12.875.635

doanh thu tăng 2.992.948.000 VNĐ, ứng với mức tăng 23,25% so với năm 2013, làm
lợi nhuận tăng 803.569.000 VNĐ tương ứng 63,21%.


9
9

CHƯƠNG II:
THỰC TRẠNG TỔ CHỨC NGHIỆP VỤ GIAO HÀNG XUẤT
KHẨU BẰNG ĐƯỜNG HÀNG KHÔNG TẠI CÔNG TY CỔ
PHẦN DỊCH VỤ VIỄN ĐÔNG
2.1 Quy trình giao hàng xuất khẩu bằng đường hàng không.
2.1.1Sơ đồ khái quát quá trình giao hàng xuất khẩu.
Nhận yêu cầu từ khách hàng

Kiểm tra bộ chứng từ

Làm tờ khai Hải Quan

Kiểm hóa
(nếu có)

Giao hàng tới kho

Cân hàng

Làm thủ tục Hải Quan

Giao hàng cho đại lý hãng bay


∗ Hợp đồng: Nội dung được kiểm tra bao gồm:
- Tên người mua, địa chỉ:
- Tên người bán, địa chỉ:
- Tên hàng hóa:
- Điều kiện giao hàng
- Địa điểm xuất hàng
- Phương thức thanh toán.
∗ Hóa đơn thương mại: Ta tiến hành kiểm tra các nội dung sau:
-

Tên người nhận hàng+ Địa chỉ.
Tên hàng

-

Số lượng hàng (CASES )

-

Tổng khối lượng hàng (kgs)


11
11
-

Tổng trị giá (USD).

-


- Ngày khởi hành ngày
- Lộ trình
Sau khi kiểm tra toàn bộ chứng từ nhân viên chứng từ thấy rằng bộ hồ sơ hoàn
toàn thống nhất.

 Bước 3: Làm tờ khai Hải Quan:
- Kết cấu tờ khai hải quan xuất khẩu:
Tiêu đề: TỜ KHAI HÀNG HÓA XUẤT KHẨU.
Phần trên của tờ khai bao gồm:
- Góc trái trên cùng tờ khai:
Chi cục hải quan: Chi cục hải quan Hải Phòng
- Phần chính giữa trên cùng tờ khai:
Số tham chiếu:
Ngày, giờ gửi:
- Góc phải trên cùng tờ khai:
Số tờ khai: .
Ngày, giờ đăng ký:


12
12
Số lượng phụ lục tờ khai: 01
 PHẦN DÀNH CHO NGƯỜI KHAI HẢI QUAN KÊ KHAI:
(Gồm 32 tiêu thức)
Tiêu thức 1: Người xuất khẩu: (Căn cứ vào Hợp đồng thương mại).
Tiêu chí này phải ghi đầy đủ, chính xác mã số thuế của đơn vị xuất khẩu vào các
ô vuông trống và viết theo trình tự từ trái sang phải, mỗi ô một số, dư thì để trống nếu
thiếu ô thì ta ghi thêm ở dưới.
Sau đó ghi tên, địa chỉ của công ty rõ ràng, đầy đủ và chính xác ở bên dưới.
0 2 0 0 6 4 7 4 4 5

Căn cứ trên hợp đồng mà khách hàng đã ký ghi số Hợp đồng, ngày kí Hợp đồng,
ngày hết hạn của Hợp đồng.
Ở tiêu chí này ta phải ghi rõ số hợp đồng và ngày ký kết hợp đồng là ngày nào để
công chức Hải quan xác định việc xuất hàng có đúng theo hợp đồng hay không, và để
xác định khi thanh lý tờ khai sau này.
-

Số :
Ngày :
Ngày hết hạn:

Tiêu thức 8: Hóa đơn thương mại.
Dựa vào thông tin trên Hóa đơn Thương mại ta ghi vào ô này số hoá đơn và ngày
của hóa đơn.
-

Số:.
Ngày

Tiêu thức 9:Cảng xếp hàng:
Tiêu thức 10: Nước nhập khẩu.
Tiêu thức 11: Điều kiện giao hàng.
Căn cứ trên Hợp đồng Thương mại ghi rõ điều kiện mua bán mà hai bên đã thỏa
thuận và ký kết.
Điều kiện giao hàng


14
14
Tiêu thức 12: Phương thức thanh

Tiêu thức 21: Trị giá nguyên tệ
Được tính theo công thức: Trị giá nguyên tệ = đơn giá nguyên tệ x lượng
Căn cứ vào Packing list hoặc Invoice. Mỗi mặt hàng thì có một đơn vị tính khác
nhau. Thông thường đơn vị tính ở tiêu chí này sẽ được tính bằng đơn vị đo lường của


15
15
Việt Nam nếu có tính theo đơn vị khác

theo hợp đồng thì phải quy đổi ra đơn vị

tính giá trị tương đương.
Đơn vị tinh:
Tiêu thức 22: Thuế xuất khẩu.
Tiêu thức 23: Thu nhập khác
......
 Bước 4: Giao hàng tới kho:
Sau khi đã chuẩn bị đầy đủ giấy tờ cần thiết, nhân viên giao nhận sẽ đưa hàng
đến kho của sân bay. Tại kho hàng xuất, nhân viên giao nhận sẽ trình bộ tờ hải quan đã
hoàn tất về mặt thủ tục để trình cho hải quan giám sát tại cổng. Đồng thời nhân viên
giao nhận xuất trình giấy giới thiệu cho bảo vệ kho để hàng được vào kho hàng xuất.
Nhân viên bảo vệ cổng kiểm tra và cấp cho nhân viên giao nhận thẻ vào kho.
 Bước 5: Cân hàng
Tiếp theo hàng hoá sẽ được chuyển đến khu vực cân hàng.Sau khi đưa hàng vào
vị trí cân, nhân viên giao nhận sẽ cung cấp số MAWB( Master airway bill/Vận đơn
chủ) cho nhân viên cân hàng nhập vào máy, sau khi cân nhân viên cân hàng sẽ xuất
cho nhân viên giao nhận 1 phiếu cân hàng, trên phiếu ghi rõ trọng lượng thực tế của lô
hàng này.Sau đó nhân viên giao nhận đem phiếu hướng dẫn gửi hàng vào bấm giờ và
điền thông tin lô hàng. Nội dung điền trên phiếu hướng dẫn gửi hàng:

Số tờ khai.

-

Tổng số kiện thực xuất..

-

Loại hàng.

-

Trọng lượng theo tờ khai.

-

Số MAWB

-

Số hiệu chuyến bay.

-

Ngày bay.

Nhân viên Hải Quan giám sát sau khi kiểm tra số kiện, trọng lượng trên tờ khai so
với thực tế trên phiếu hướng dẫn gửi hàng màu xanh thì ký và đóng dấu vào phiếu
hướng dẫn gửi hàng này rồi giao lại cho nhân viên giao nhận. Đến đây thì lô hàng đã
hoàn tất thủ tục hải quan tại sân bay.

hàng màu xanh. Đây là ranh giới trách

nhiệm giữa đại lý với hãng hàng không, đến đây đại lý mới hết trách nhiệm về hàng
-

hoá của mình.
Nhân viên giao nhận đến phòng Tiếp Nhận Soi Chiếu An Ninh để nhận lại phiếu

-

hướng dẫn gửi hàng màu xanh và lưu vào hồ sơ phòng chứng từ.
Đây là khâu cuối cùng của quy trình đóng một vai trò rất quan trọng, nhân viên
Giao nhận phải thông thuộc các chuyến bay, giờ cắt sổ của chuyến bay để yêu cầu

-

nhân
Nhân viên cân hàng cho hàng qua máy soi đúng giờ, thường với các chuyến bay trong
ngày phải hàng phải qua máy soi trước giờ bay 2h đến 3h, đối với các chuyến bay vào
sáng sớm thì phải vào hàng trong đêm. Quá trình hàng qua máy soi phải có nhân viên
giao nhận của công ty trực tại đó để giám sát nhân viên bốc xếp công ty cổ phần dịch
vụ hàng hóa của sân bay , đảm bảo là hàng qua máy soi an toàn không bị ném vỡ hay
rách kiện hàng, nếu có hư hỏng xãy ra với hàng hoá phải yêu cầu lập biên bản với số
kiện hàng bị rách, vỡ, yêu cầu phải công ty cổ phần dịch vụ hàng hóa của sân bay chịu
trách nhiệm với hư hỏng đó. Việc lưu giữ tờ cân màu xanh cũng rất quan trọng vì đó là
bằng chứng là hàng đã được qua máy soi, lô hàng thuộc trách nhiệm của công ty cổ
phần dịch vụ hàng hóa của sân bay và nếu sau này có vấn đề gì xãy ra với hàng hoặc
cần phải rút hàng về hay chuyển sang Airline khác thì phải xuất trình phiếu cân xanh

-

 MAWB: 1bản scan.
 CARGO MANIFEST: 1 bản.
Bô chứng từ này sẽ được gửi cho đại lý của bên khách hàng để làm thủ tục nhận
hàng khi có thông báo hàng đến.
2.2 Nhận xét chung về công ty
Nhìn chung, với một công ty mới thành lập trong một khoảng thời gian không dài,
mà công ty đã có được mức doanh thu khá cao, lợi nhuận hàng năm đều tăng mạnh.
Hơn nữa công ty cũng có những kế hoạch dài hạn để nâng cao trình độ nhân sự, mở
rộng thị trường, mở rộng khách hàng để từng bước đưa công ty trở nên uy tín ở mọi
khách hàng và đứng vững trên thị trường.
Có sự liên kết chặt chẽ giữa phòng nghiệp vụ và đội ngũ giao nhận hàng hóa và
cặp nhập thông tin từ phía bạn hàng cũng như từ phía các hãng vận tải
2.3 Ưu, nhược điểm của quá trình giao nhận hàng
2.3.1 Ưu điểm:
− Công ty đã cố gắng làm tốt dịch vụ công ty mình đối với khách hàng bằng cách tư vấn
chu đáo, kịp thời đáp ứng những thông tin mà khách hàng yêu cầu, liên hện với khách
hàng thường xuyên để cập nhật những nhu cầu mới nhất của khách hàng, luôn làm cho
khách hàng hài lòng với dịch vụ của công ty.
− Do nhu cầu của công việc thường xuyên liên lạc để cập nhật giá các tuyến đường vận
chuyển, nên việc tạo được mối quan hệ tốt với các hãng hàng không giúp ích rất nhiều.
Qua đó, hãng hàng không sẽ cung cấp cho công ty giá rất cạnh tranh để giúp công ty
có được khách hàng.


19
− Công ty lại có đội ngũ nhân viên có

19
nghiệp vụ tốt, hiểu biết thị trường, thường


3.2 Giải pháp nhằm năng cao hiệu quả kinh tế.
− Cần phải có người cập nhật thường xuyên các qui định mới của chình phủ cũng như
các qui định của các hãng hàng không và những yêu cầu mới về chất lượng của hàng
hóa ở các nước trên thế giới thông qua các buổi thảo luận giữa doanh nghiệp và Nhà
nước.
− Ứng dụng tiến bộ khoa học kỹ thuật, tăng cường đầu tư vào lĩnh vực công nghệ thông
tin để các nhân viên trong công ty có thể dễ dàng nắm bắt được những thông tin mới
nhất thông qua mạng Internet.
− Tích cực cập nhật những thông tin từ Cục Xúc Tiến Thương Mại về thời gian tổ chức
các hội chợ triễn lãm trong nước và quốc tế nhằm giúp các nhân viên trong phòng kinh
doanh xuất nhập khẩu có cơ hội được quảng bá, giới thiệu dịch vụ của mình đến khách
hàng. Đồng thời, có thêm nhiều điều kiện cho việc tìm kiếm và mở rộng thị trường. Từ
đó, uy tín và doanh thu của công ty sẽ không ngừng tăng trưởng.
− Tổ chức lại cơ cấu tổ chức hợp lý hơn khi mở rộng, để mỗi bộ phận chuyên sâu
chuyên ngành hơn, tạo năng suất làm việc cao hơn.
− Mở rộng kinh doanh bằng cách mở rộng thị trường xuất nhập khẩu trên toàn quốc.


21
21
3.3 Kiến nghị nhằm nâng cao hiệu quả

kinh tế.

Được tìm hiểu, nắm bắt những thuận lợi và khó khăn thực tế tại công ty, em xin
đề xuất các ý kiến, kiến nghị sau:
− Cần có thêm nhiều hơn nữa những buổi huấn luyện vào mỗi cuối tuần, thông qua đó
trau dồi thêm nữa trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên, khuyến khích thi đua
giữa các phong ban thông qua doanh số đạt được, tăng mức thưởng hàng năm
− Hằng năm, số sinh viên ra trường chuyên ngành xuất nhập khẩu khá đông. Tuy chưa

lợi nhuận, cải thiện điều kiện làm việc và đời sống của cán bộ công nhân viên. Luôn
nhạy bén, năng động sáng tạo, khẳng định vị trí của mình trong cơ chế thị trường.
Cùng với đội ngũ quản lý có kinh nghiệm đã mang lại nhiều lợi nhuận và khẳng định
vị trí của công ty trên thương trường. Từ đó đã và đang thúc đẩy nền kinh tế phát triển,
đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của khách hàng trong nước đồng thời tận dụng được
tiềm năng thị trường nước ngoài, đóng góp vào sự phát triển năng động của Việt Nam.
Sinh viên
Nguyễn Thị Kim Chi.