Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NỘI VỤ HÀ NỘI
KHOA QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGUYỄN THỊ THU HÀ

BÁO CÁO THỰC TẬP
NGÀNH QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG
LỚP ĐẠI HỌC LIÊN THÔNG QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG K14A
KHÓA HỌC (2014 - 2016)

Tên cơ quan: Văn phòng UBND huyện Mộc Châu
Địa chỉ: Tiểu khu 14, thị trấn Mộc Châu, huyện Mộc Châu, tỉnh Sơn La
Cán bộ hướng dẫn nghiệp vụ tại cơ quan: Nguyễn Xuân Trường
Giảng viên hướng dẫn: Nguyễn Mạnh Cường

HÀ NỘI - 2016

Nguyễn Thị Thu Hà

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

MỤC LỤC

Được sự giúp đỡ của Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ
Hà Nội và sự đồng ý tiếp nhận của Ban lãnh đạo văn phòng UBND huyện Mộc
Châu, tỉnh Sơn La, tôi đã được thực tập tại tại cơ quan từ ngày 4/7/2016 đến
ngày 26/8/2016. Trong thời gian thực tập tôi đã được các cô, chú, anh, chị trong
Văn phòng UBND huyện tận tình hướng dẫn, chỉ dạy. Thời gian này tôi có điều
kiện thâm nhập vào thực tế, hiểu biết thêm về công tác Văn thư – Lưu trữ và
Quản trị văn phòng của cơ quan. Qua đó còn giúp tôi rèn luyện kỹ năng chuyên
môn nghiệp vụ cũng như những kinh nghiệm quý báu về cách giao tiếp, ứng xử
nơi công sở, phong cách làm việc của một cán bộ văn phòng.
Nguyễn Thị Thu Hà

3

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Dưới đây là bài báo cáo thực tập tốt nghiệp cũng chính là công trình đánh
dấu sự trưởng thành của tôi sau gần 2 năm học tập và rèn luyện tại trường. Qua
bài báo cáo này tôi xin được gửi lời cảm ơn chân thành đến các thầy, cô khoa
Quản trị văn phòng – Trường Đại học Nội vụ Hà Nội và các cán bộ tại Văn
phòng UBND huyện Mộc Châu, đặc biệt là anh Nguyễn Xuân Trường – Chánh
văn phòng UBND huyện đã giúp tôi hoàn thành tốt đợt thực tập và viết bài báo
cáo tốt nghiệp này.
Với những kiến thức được các thầy cô giáo truyền đạt tại trường cũng như
với khả năng áp dụng, nắm bắt của bản thân trong thực tế thì cách nhìn nhận và
đánh giá vấn đề chưa thể bao quát, sâu sắc. Hơn nữa do thời gian có hạn và kinh

tự nhiên là 1.081,66 km2, chiếm 7,49% diện tích của tỉnh Sơn La, đứng thứ 8
trong số 12 huyện, thành phố của tỉnh Sơn La. Huyện Mộc Châu có Quốc lộ 6,
43 đi qua, có chung đường biên giới với Việt Nam - Lào dài 40,6 km.

Toàn huyện có 15 xã, thị trấn gồm 2 thị trấn (thị trấn Mộc Châu và thị
trấn Nông Trường Mộc Châu) và 13 xã.
b. Đặc điểm địa hình, phân vùng
Mộc Châu có đặc điểm đặc trưng địa hình vùng miền núi Tây Bắc, chia
cắt phức tạp, nằm trên hệ thống núi đá vôi, có cao nguyên Mộc Châu với địa
hình tương đối bằng phẳng, đất đai màu mỡ, khí hậu mát mẻ, độ cao trung bình
khoảng 1.050 m so với mặt nước biển.
Nguyễn Thị Thu Hà

5

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

c. Khí hậu, thuỷ văn
Mộc Châu có cả bốn mùa rõ rệt, với đặc điểm nổi bật là vùng khí hậu cao
nguyên ôn hòa, mát mẻ quanh năm. Nhiệt độ trung bình/năm khoảng 18-20 0C,
lượng mưa trung bình/năm khoảng 1.500 - 1.600 mm và độ ẩm không khí trung
bình 85%.
d. Tài nguyên du lịch
Cao nguyên Mộc Châu diện tích rộng lớn với điều kiện khí hậu mát mẻ,
có vị trí thuận lợi cách Hà Nội 180 km, cách Sơn La 120 km, đủ gần để khách

huyện Mộc Châu
UBND huyện là cơ quan hành chính Nhà nước ở địa phương, chịu trách
nhiệm, tổ chức và chỉ đạo việc thi hành Hiến pháp, Luật, các văn bản của cơ
quan Nhà nước cấp trên và Nghị quyết của HĐND huyện, đồng thời chỉ đạo
họat động của các cơ quan thuộc UBND huyện và UBND các xã.
Nhiệm vụ, quyền hạn của UBND huyện được qui định tại điều 97, 98, 99,
100, 101, 102, 103, 104, 105, 106, 107 và 110 Luật tổ chức HĐND và UBND
ngày 26/11/2003; Nghị định 107/2004/NĐ- CP ngày 01/4/2004 của Chính phủ
về việc quy định các Phó Chủ tịch và cơ cấu thành viên ủy ban nhân dân các
cấp; Quyết định số 129/2001/QĐ-UBND ngày 04/12/2001 của UBND tỉnh Sơn
La về việc tổ chức lại các cơ quan chuyên môn thuộc UBND huyện Mộc Châu
và Quyết định số 255/2004/QĐ- UB ngày 06/9/2004 của UBND huyện Mộc
Châu về ban hành quy chế làm việc và mối quan hệ công tác của UBND huyện
Mộc Châu.
1.2.1. Chức năng:
Nguyễn Thị Thu Hà

7

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Uỷ ban nhân dân do Hội đồng nhân dân bầu là cơ quan chấp hành của Hội
đồng nhân dân, cơ quan hành chính nhà nước ở địa phương, chịu trách nhiệm
trước Hội đồng nhân dân cùng cấp và cơ quan nhà nước cấp trên.
Uỷ ban nhân dân chịu trách nhiệm chấp hành Hiến pháp, luật, các văn bản

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

và tổ chức thực hiện các chương trình đó;
2. Chỉ đạo Uỷ ban nhân dân xã, thị trấn thực hiện các biện pháp chuyển
dịch cơ cấu kinh tế, phát triển nông nghiệp, bảo vệ rừng, trồng rừng và khai thác
lâm sản, phát triển ngành, nghề đánh bắt, nuôi trồng và chế biến thuỷ sản;
3. Thực hiện giao đất, cho thuê đất, thu hồi đất đối với cá nhân và hộ gia
đình, giải quyết các tranh chấp đất đai, thanh tra đất đai theo quy định của pháp
luật;
4. Xét duyệt quy hoạch, kế hoạch sử dụng đất đai của Uỷ ban nhân dân
xã, thị trấn;
5. Xây dựng quy hoạch thuỷ lợi; tổ chức bảo vệ đê điều, các công trình
thuỷ lợi vừa và nhỏ; quản lý mạng lưới thuỷ nông trên địa bàn theo quy định của
pháp luật.
C. Trong lĩnh vực công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp, Uỷ ban nhân dân
huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tham gia với Uỷ ban nhân dân tỉnh trong việc xây dựng quy hoạch, kế
hoạch phát triển công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp trên địa bàn huyện;
2. Xây dựng và phát triển các cơ sở công nghiệp, tiểu thủ công nghiệp,
dịch vụ ở các xã, thị trấn;
3. Tổ chức thực hiện xây dựng và phát triển các làng nghề truyền thống,
sản xuất sản phẩm có giá trị tiêu dùng và xuất khẩu; phát triển cơ sở chế biến
nông, lâm, thuỷ sản và các cơ sở công nghiệp khác theo sự chỉ đạo của Uỷ ban
nhân dân tỉnh.
D. Trong lĩnh vực xây dựng, giao thông vận tải, Uỷ ban nhân dân huyện

mại, dịch vụ, du lịch trên địa bàn.
E. Trong lĩnh vực giáo dục, y tế, xã hội, văn hoá, thông tin và thể dục thể
thao, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Xây dựng các chương trình, đề án phát triển văn hoá, giáo dục, thông
tin, thể dục thể thao, y tế, phát thanh trên địa bàn huyện và tổ chức thực hiện sau
khi được cấp có thẩm quyền phê duyệt;
2. Tổ chức và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về phổ
cập giáo dục, quản lý các trường tiểu học, trung học cơ sở, trường dạy nghề; tổ
chức các trường mầm non; thực hiện chủ trương xã hội hoá giáo dục trên địa
bàn; chỉ đạo việc xoá mù chữ và thực hiện các quy định về tiêu chuẩn giáo viên,
quy chế thi cử;
3. Quản lý các công trình công cộng được phân cấp; hướng dẫn các phong
trào về văn hoá, hoạt động của các trung tâm văn hoá - thông tin, thể dục thể
thao; bảo vệ và phát huy giá trị các di tích lịch sử - văn hoá và danh lam thắng
cảnh do địa phương quản lý;
4. Thực hiện kế hoạch phát triển sự nghiệp y tế; quản lý các trung tâm y
tế, trạm y tế; chỉ đạo và kiểm tra việc bảo vệ sức khoẻ nhân dân; phòng, chống
dịch bệnh; bảo vệ và chăm sóc người già, người tàn tật, trẻ mồ côi không nơi
Nguyễn Thị Thu Hà

10

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

nương tựa; bảo vệ, chăm sóc bà mẹ, trẻ em; thực hiện chính sách dân số và kế


11

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

4. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện các quy định của pháp luật về quản
lý hộ khẩu, quản lý việc cư trú, đi lại của người nước ngoài ở địa phương;
5. Tuyên truyền, giáo dục, vận động nhân dân tham gia phong trào bảo vệ
an ninh, trật tự, an toàn xã hội.
L. Trong việc thực hiện chính sách dân tộc và chính sách tôn giáo, Uỷ ban
nhân dân huyện có những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Tuyên truyền, giáo dục, phổ biến chính sách, pháp luật về dân tộc và
tôn giáo;
2. Tổ chức thực hiện các nhiệm vụ được giao về các chương trình, kế
hoạch, dự án phát triển kinh tế - xã hội của tỉnh đối với vùng đồng bào dân tộc
thiểu số, vùng sâu, vùng xa, vùng có khó khăn đặc biệt;
3. Chỉ đạo và kiểm tra việc thực hiện chính sách dân tộc, chính sách tôn
giáo; quyền tự do tín ngưỡng, tôn giáo, theo hoặc không theo một tôn giáo nào
của công dân ở địa phương;
4. Quyết định biện pháp ngăn chặn hành vi xâm phạm tự do tín ngưỡng,
tôn giáo hoặc lợi dụng tín ngưỡng, tôn giáo để làm trái những quy định của pháp
luật và chính sách của Nhà nước theo quy định của pháp luật.
M. Trong việc thi hành pháp luật, Uỷ ban nhân dân huyện thực hiện
những nhiệm vụ, quyền hạn sau đây:
1. Chỉ đạo, tổ chức công tác tuyên truyền, giáo dục pháp luật, kiểm tra

3. Quản lý công tác tổ chức, biên chế, lao động, tiền lương theo phân cấp
của Uỷ ban nhân dân cấp trên;
4. Quản lý hồ sơ, mốc, chỉ giới, bản đồ địa giới hành chính của huyện;
5. Xây dựng đề án thành lập mới, nhập, chia, điều chỉnh địa giới hành
chính ở địa phương trình Hội đồng nhân dân cùng cấp thông qua để trình cấp
trên xem xét, quyết định.
1.2.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy
( Sơ đồ tổ chức bộ máy của UBND huyện Mộc Châu – Phụ lục I)
II. Khảo sát tình hình tổ chức, quản lí, hoạt động công tác hành chính
văn phòng của cơ quan
2.1 Tổ chức và hoạt động của văn phòng:
2.1.1 Vị trí, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn, cơ cấu tổ chức của Văn
phòng UBND huyện Mộc Châu:
* Vị trí, chức năng:
1. Văn phòng Hội đồng nhân dân và Ủy ban nhân dân các huyện, thị xã,
thành phố thuộc tỉnh (sau đây gọi chung là UBND cấp huyện), có chức năng
tham mưu, tổng hợp cho UBND về hoạt động của UBND cấp huyện; tham mưu
giúp UBND cấp huyện quản lý nhà nước đối với lĩnh vực ngoại vụ và công tác
tiếp công dân; tham mưu cho Chủ tịch UBND về chỉ đạo, điều hành của Chủ
tịch UBND; cung cấp thông tin phục vụ quản lý và hoạt động của Hội đồng
Nguyễn Thị Thu Hà

13

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

14

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

5. Chủ trì, phối hợp với các cơ quan, đơn vị liên quan chuẩn bị nội dung,
phục vụ tổ chức các phiên họp, buổi làm việc, tiếp khách và các hoạt động của
Thường trực HĐND, lãnh đạo UBND cấp huyện; đôn đốc, kiểm tra việc thực
hiện văn bản quy phạm pháp luật của HĐND, UBND cấp huyện và của cấp trên;
giữ mối quan hệ phối hợp giữa Thường trực HĐND, UBND huyện với Thường
trực Huyện ủy, UBMTTQ Việt Nam và các tổ chức đoàn thể cấp huyện.
6. Thu thập, xử lý thông tin, chuẩn bị các báo cáo phục vụ sự lãnh đạo, chỉ
đạo điều hành của HĐND, UBND, Chủ tịch HĐND và Chủ tịch UBND cấp
huyện theo quy định của pháp luật. Thực hiện công tác báo cáo định kỳ, đột xuất
về tình hình hoạt động của HĐND và UBND cấp huyện.
7. Trình UBND cấp huyện các chương trình, kế hoạch, biện pháp tổ chức
thực hiện công tác cải cách hành chính nhà nước thuộc phạm vi của Văn phòng
HĐND và UBND cấp huyện.
8. Tiếp nhận, tham mưu giải quyết đơn khiếu nại, tố cáo thuộc thẩm
quyền; thực hiện công tác phòng, chống tham nhũng, thực hành tiết kiệm, chống
lãng phí trong phạm vi quản lý của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện.
9. Bảo đảm các điều kiện vật chất, kỹ thuật cho hoạt động của HĐND và
UBND cấp huyện.
10. Quản lý tài chính, tài sản của Văn phòng HĐND và UBND cấp huyện
theo quy định của pháp luật và phân cấp của UBND cấp huyện.
11. Quản lý tổ chức, biên chế, thực hiện chế độ, chính sách, chế độ đãi

thư, lưu trữ của cơ quan, tổ chức
(Phụ lục IV)
2.2.2. Công tác xây dựng Chương trình - Kế hoạch công tác
* Xây dựng chương trình công tác thường kỳ là việc làm thường xuyên
của văn phòng. Hàng tuần, hàng tháng, quý, năm văn phòng có nhiệm vụ lập
lịch công tác cho lãnh đạo UBND và cơ quan. Việc xây dựng phải đảm bảo tính
thực tiễn và các nguyên tắc ưu tiên, không trùng lặp, dự phòng, điều chỉnh lịch.
Việc xây dựng chương trình công tác rất quan trọng vì sẽ xác định được các
công việc cần phải làm và là tiêu chuẩn để đánh giá việc thực hiện công việc. Từ
đó có hướng giải quyết các vấn đề còn tồn đọng, những kiến nghị và bổ sung
cho chương trình công tác tiếp theo.
* Sơ đồ hóa Nội dung quy trình xây dựng chương trình công tác
thường kỳ của Văn phòng UBND huyện Mộc Châu (Phụ lục V)
Nguyễn Thị Thu Hà

16

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

* Giải thích các bước trong sơ đồ:
- Bước 1: Văn phòng yêu cầu các đơn vị đăng ký chương trình công tác
của đơn vị mình
Văn phòng cuối mỗi năm, quý, tháng, tuần sẽ gửi công văn đến các đơn vị
trong cơ quan yêu cầu các đơn vị lập chương trình công tác của tuần, tháng, quý,
năm tiếp theo.

và ký ban hành. (hoặc lãnh đạo UBND sẽ thừa lệnh cho chánh văn phòng ký
ban hành)
2.3. Công tác soạn thảo và ban hành văn bản của cơ quan
2.3.1. Nhận xét về thẩm quyền ban hành, thể thức và kỹ thuật trình bày
văn bản
Đa phần văn bản đều được thực hiện theo đúng quy định của Nhà nước và
UBND ban hành về cả thẩm quyền cũng như hình thức, thể thức, kỹ thuật văn
bản. Tuy nhiên,chất lượng văn bản soạn thảo chưa cao, còn sai về thể thức, nội
dung thẩm quyền ban hành (phụ lục VI). Mặc dù văn phòng UBND đã thành lập
tổ rà soát văn bản nhưng vẫn không tránh khỏi những thiếu sót
2.3.2. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản quản lí của cơ
quan. So sánh với quy định hiện hành và nhận xét, đánh giá.
a. Mô tả các bước trong quy trình soạn thảo văn bản
Văn phòng UBND huyện Mộc Châu chủ yếu ban hành các loại văn bản
hành chính thông thường trong giải quyết các công việc hàng ngày được giao.
Chình vì vậy các chủ thể ban hành, cá nhân, đơn vị soạn thảo phải đảm bảo trình
tự, thủ tục quy trình soạn thảo.Vì điều đó rất cần thiết, quan trọng để một mặt
đảm bảo tính hợp pháp, hợp lí của văn bản và đây là điều kiện quan trọng quyết
định đến chất lượng của văn bản.
Quy trình chi tiết cho việc soạn thảo một văn bản được xây dựng dựa trên
yêu cầu thực tế đặt ra với văn bản đó. Tuy nhiên có thể khái quát quy trình soạn
thảo gồm các bước cơ bản sau:
- Bước 1. Phân công soạn thảo: Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản
cần soạn thảo, người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho đơn vị, cá nhân soạn
thảo hoặc chủ trì soạn thảo.
- Bước 2. Các đơn vị, cá nhân soạn thảo xác định mục đích, nội dung, tính
chất của vấn đề cần ra văn bản. Xác định tên loại và đối tượng của văn bản.
- Bước 3. Thu thập thông tin, phân tích, lựa chọn các thông tin cần thiết

Nguyễn Thị Thu Hà

* Một số mẫu sử dụng trong việc quản lí văn bản đến, văn bản đi
(Phụ lục VIII)
2.4.2. Nhận xét về lập hồ sơ hiện hành của cơ quan, đơn vị
Lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ là khâu cuối cùng của công tác
văn thư, là mắt xích gắn công tác văn thư với công tác lưu trữ.
Lãnh đạo UBND đã ban hành Công văn số 141/CV-UBND-VP ngày
19/5/2004 của Văn phòng UBND huyện Mộc Châu về việc sắp xếp, chỉnh lý và
nộp lưu tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Nguyễn Thị Thu Hà

19

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

Văn phòng đã tổ chức các đợt hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành cho các đơn vị
Văn phòng đã đầu tư cơ sở vật chất và trang thiết bị phục vụ cho công tác
lập hồ sơ và lưu trữ.
Nhưng với khối lượng tài liệu văn bản lớn nên nhiều khi việc phân loại,
sắp xếp tài liệu còn lộn xộn, thiếu chính xác. Tiêu đề hồ sơ với tài liệu bên trong
đôi khi còn chưa thống nhất. Điều đó gây khó khăn cho phòng lưu trữ , gây ảnh
hưởng đến việc tra cứu, tra tìm tài liệu phục vụ công việc.
2.5 Tìm hiểu về tổ chức lưu trữ của cơ quan, tổ chức
Công tác lưu trữ được thực hiện theo quy định của nhà nước và quy định
của UBND ban hành (Quy chế công tác lưu trữ). Tổ chức công tác lưu trữ là một

thuận tiện cho việc khai thác và di chuyển khi cần thiết. Hiện nay lưu trữ UBND
có 2 kho, mỗi kho gồm khoảng 15 giá và đều có các hệ thống quạt thông gió, hút
ẩm, hút bụi, bình chữa cháy. Nhưng do chưa được sắp xếp hơp lý nên kho tài
liệu được đặt ở tầng 1 dẫn đến tài liệu dễ ẩm mốc. Hệ thống giá tủ vẫn còn chưa
đáp ứng đủ nhu cầu tiêu chuẩn nên việc sắp xếp còn khó khăn. Hơn nữa lại có
nhiều tài liệu hình thành từ rất lâu nên chất lượng giấy kém, bị mục nát, mối
mọt, số liệu mờ, khó đọc gây khó khăn cho việc bảo quản, song hiện nay chất
lượng giấy đã tốt hơn và có nhiều trang thiết bị hỗ trợ cho việc bảo quản lâu và
tốt hơn.
Việc tổ chức sử dụng tài liệu lưu trữ đã có những quy định rõ ràng theo
đúng quy định về công tác lưu trữ của nhà nước và quy định quản lý hồ sơ của
UBND. Hàng năm có khoảng 70 lượt người đến khai thác tài liệu, song do điều
kiện chưa bố trí được phòng đọc nên vẫn dùng chung với phòng làm việc. Hiện
nay UBND đã thực hiện chương trình “ Ứng dụng công nghệ thông tin trong
công tác lưu trữ” giúp cho việc tra tìm tài liệu nhanh chóng, hiệu quả. Với sự
phát triển của khoa học công nghệ, UBND cần phải nắm bắt và nghiên cứu để
từng bước hiện đại hóa nghành lưu trữ, theo kịp thực tiễn phát triển.
3. Tìm hiểu về công tác tổ chức sử dụng trang thiết bị văn phòng
trong cơ quan
3.1. Tìm hiểu và nhận xét về trang thiết bị văn phòng, cơ sở vật chất
của văn phòng
Văn phòng UBND huyện Mộc Châu được bố trí ở tầng 1, khu nhà 3 tầng,
gồm có 8 phòng làm việc riêng biệt: đầu tiên là phòng của Chuyên viên và Cán
UBND, tiếp theo là phòng của Văn thư, tiếp theo là phòng của Chánh văn
phòng, tiếp nữa là phòng của Phó chánh văn phòng, sau đó là phòng của Lưu
trữ, cuối cùng là phòng của nhân viên tạp vụ, lái xe.Bên cạnh đó phía ngoài bên
Nguyễn Thị Thu Hà

21


cách dễ dãng, nhanh chóng. Nó còn có thể tạo ra một bản sao thu nhỏ hay phóng
to so với bản gốc.
- Máy fax là một bộ phận sử lý văn bản có thể truyền thông tin bằng cách
trao đổi văn bản đã in tới bộ phận xử lý văn bản khác qua máy computer và máy
sao chụp, hữu ích cho việc trao đổi tài liệu bằng văn bản một cách nhanh chóng
và tiện lợi.
- Máy tính là 1 tập hợp 4 đơn vị: thiết bi bàn phím, bộ xử lý, màn hình
Nguyễn Thị Thu Hà

22

Lớp: ĐHLT QTVP K14A


Báo cáo thực tập

Trường Đại học Nội vụ Hà Nội

hiển thị và máy in. Nó cung cấp những tiện nghi toàn diện, trong đó cung cấp hệ
thống lưu trữ hồ sơ, cung cấp một bàn tính, cung cấp module, đồ họa, tất cả đều
được kết nối với nhau, ngoài ra đây còn là phương tiện cung cấp tiện nghi và xử
lý văn bản nhanh nhất. Các máy xử lý văn bản có thể kết nối trực tiếp với máy
in, tất cả thông tin vể nội dung của một văn bản sẽ được in trên giấy và sẽ cho ta
một văn bản hoàn chỉnh trên mặt giấy.
- Bên cạnh đó các phòng còn được trang bị bàn ghế, tủ đựng, giá đựng hố
sơ, tài liệu và vật dụng cần thiết cho công việc. Các thiết bị trong phòng được bố
trí một cách hợp lý, sắp xếp ở những chỗ nhất định, dễ làm, dễ nhìn, dễ lấy để
tạo điều kiện thuận lợi cho công việc.
* Ưu điểm và hạn chế của cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một
phòng làm việc của văn phòng:

sử dụng
+ Bổ sung thêm tủ, giá đựng chuyên dụng
+ Trồng thêm nhiều cây xanh để tạo không khí thoáng đãng hơn
3.2. Sơ đồ hóa cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng
làm việc của văn phòng
Sơ đồ cách bố trí, sắp xếp các trang thiết bị trong một phòng làm việc của
văn phòng (phụ lục IX)
3.3. Tìm hiểu và thống kê cụ thể tên các phần mềm đang được sử
dụng trong công tác văn phòng của cơ quan
Hiện nay việc ứng dụng phần mềm trong công tác văn phòng của cơ quan
huyện Mộc Châu còn rất hạn chế. Ở văn phòng cơ quan chưa xây dựng được các
phần mềm trong công tác quản lý của phòng (phần mền quản lý nhân sự, quản lý
văn bản, quản lí tài sản, quản lí tài chính). Tất cả mọi công tác quản lý, làm việc
của phòng đều được thực hiện bằng biện pháp thủ công nên rất mất thời gian và
hiệu quả chưa cao.
Nhưng ngày nay với những thành tựu của công nghệ tin học, công nghệ
truyền thông và máy tính đã làm cho hoạt động của văn phòng thay đổi căn bản
Hầu hết công việc của văn phòng đều có sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, của
máy tình và công nghệ hiện đại. Đặc biệt là việc ứng dụng công nghệ thông tin
nhanh chóng xây dựng mạng tin học nghành (AGURNET), mạng nội UBND
(LAN), các văn bản đều được đăng trên cổng thông tin điện tử của UBND giúp
việc thực hiện công việc hiệu quả cao hơn trước.

Nguyễn Thị Thu Hà

24

Lớp: ĐHLT QTVP K14A