MỤC LỤC
BẢNG KÝ HIỆU VÀ CHỮ VIẾT TẮT........................................................4
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................4
A. PHẦN MỞ ĐẦU.........................................................................................1
1. Lý do chọn đề tài...................................................................................1
2. Lịch sử nghiên cứu vấn đề.....................................................................2
3. Mục tiêu nghiên cứu..............................................................................3
4. Nhiệm vụ nghiên cứu............................................................................4
5. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu.........................................................4
6. Giả thuyết nghiên cứu...........................................................................4
7. Phương pháp nghiên cứu.......................................................................5
8. Kết cấu của khóa luận...........................................................................5
B. PHẦN NỘI DUNG......................................................................................7
CHƯƠNG 1. CƠ SỞ LÝ LUẬN CHUNG VỀ CÔNG TÁC VĂN THƯ....7
1.1. Cở sở lý luận về công tác văn thư......................................................7
1.1.1. Khái niệm........................................................................................7
1.1.2. Vị trí................................................................................................8
1.1.3. Yêu cầu............................................................................................8
1.1.4. Mục đích, ý nghĩa..........................................................................10
1.1.5. Nội dung của công tác văn thư......................................................12
1.1.5.1.Soạn thảo và ban hành văn bản...................................................12
1.1.5.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến.............................................13
1.1.5.3. Quản lý và giải quyết văn bản đi................................................19
1.1.5.4. Lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ vào lưu trữ cơ quan........................24
1.1.5.4.1. Tác dụng của Danh mục hồ sơ................................................24
1.1.5.4.2. Căn cứ lập Danh mục hồ sơ.....................................................25
1.1.5.4.3. Nội dung lập Danh mục hồ sơ.................................................25
1.1.5.4.4. Tổ chức lập Danh mục hồ sơ...................................................25
1.1.5.4.5. Thời hạn, thành phần hồ sơ, tài liệu và thủ tục nộp lưu..........27
1.1.5.5. Quản lý và sử dụng con dấu.......................................................28
CHƯƠNG 2. THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ........................31

2.2.4. Công tác xây dựng và ban hành văn bản.......................................42
2.2.4.1. Quy trình soạn thảo văn bản.......................................................42
2.2.4.1.1. Quy trình soạn thảo Thông tư..................................................42
2.2.4.1.2. Quy trình soạn thảo văn bản hành chính.................................45
2.2.4.2. Thể thức của văn bản..................................................................50


2.2.4.3. Kỹ thuật trình bày văn bản.........................................................51
2.2.4.4. Thẩm quyền ký văn bản.............................................................54
2.2.5. Quản lý và giải quyết văn bản đến................................................54
2.2.6. Quản lý và giải quyết văn bản đi...................................................61
2.2.7. Quản lý và sử dụng con dấu..........................................................65
2.2.7.1. Công tác quản lý:........................................................................65
2.2.7.2. Sử dụng con dấu.........................................................................66
2.2.8. Công tác lập hồ sơ.........................................................................67
2.2.9. Cơ sở vật chất phục vụ công tác văn thư.......................................69
2.3. Đánh giá về tổ chức và quản lý công tác văn thư.............................70
2.3.1. Ưu điểm.........................................................................................70
2.3.2. Hạn chế..........................................................................................73
2.3.3. Nguyên nhân..................................................................................75
CHƯƠNG 3. MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ. .77
TỔ CHỨC VÀ QUẢN LÝ CÔNG TÁC VĂN THƯ.................................77
3.1. Nhóm giải pháp về hoạt động quản lý của lãnh đạo về công tác văn
thư............................................................................................................77
3.2. Nhóm giải pháp về giám sát việc thực hiện công tác văn thư..........79
3.3. Nhóm giải pháp về công tác đào tạo, bồi dưỡng..............................80
3.4. Ứng dụng công nghệ thông tin trong công tác văn thư....................82
3.5. Nhóm giải pháp về cơ sở vật chất....................................................84
3.6. Nhóm giải pháp về công tác kiểm tra, đánh giá...............................85
C. PHẦN KẾT LUẬN...................................................................................87

tình, giúp đỡ tôi hoàn thiện đề tài khóa luận này.
Trong quá trình thực hiện đề tài khóa luận này, mặc dù đã có sự chuẩn
bị và cố gắng, nhưng không thể tránh khỏi những thiếu sót, hạn chế, tôi rất
mong nhận được những ý kiến đóng góp từ phía thầy, cô và các bạn.
Tôi xin chân thành cảm ơn!
Hà Nội, tháng 4 năm 2016
Tác giả

Vi Thị Lợi


A. PHẦN MỞ ĐẦU
1. Lý do chọn đề tài
Văn phòng có tầm quan trọng trong hoạt động của cơ quan, tổ chức;
đặc biệt là giúp việc, giúp lãnh đạo trong việc quản lý điều hành. Văn phòng
là đơn vị có chức năng tham mưu, tổng hợp giúp lãnh đạo tổ chức và điều
hành công việc, đồng thời là trung tâm thông tin phục vụ lãnh đạo và thực
hiện chức năng giúp việc, hậu cần đối với mỗi cơ quan, tổ chức. Hoạt động
của văn phòng bao gồm các nội dung như sau: tổ chức và điều hành văn
phòng; tổ chức công tác văn thư; tổ chức lưu trữ; tổ chức sử dụng trang thiết
bị văn phòng; kỹ năng giao tiếp, văn hóa công sở; quản lý nhân sự trong văn
phòng, trong đó công tác văn thư chiếm một phần lớn trong hoạt động của
văn phòng.
Công tác văn thư là hoạt động bảo đảm thông tin bằng văn bản phục vụ
cho lãnh đạo chỉ đạo, kiểm tra, quản lý điều hành công việc của các cơ quan,
tổ chức. Đồng thời công tác văn thư được xác định là một mặt hoạt động của
bộ máy quản lý nói chung và chiếm một phần lớn trong nội dung hoạt động
của văn phòng. Ảnh hưởng trực tiếp tới hoạt động quản lý của cơ quan, là mắt
xích quan trọng trong quá trình lãnh đạo, điều hành. Hiệu quả hoạt động quản
lý của cơ quan, tổ chức cao hay thấp phụ thuộc vào một phần của công tác

nghiệp của tác giả Nguyễn Quốc Hỷ - Khoa Quản trị văn phòng – Trường Đại
học Thành Đô là “Thực trạng công tác văn thư tại Tổng cục Thi hành án dân
sự - Bộ Tư pháp”; khóa luận tốt nghiệp của tác giả Mai Thị Thanh Tuyền –
Khoa Lưu trữ học và Quản trị văn phòng là “ Thực trạng công tác văn thư ở
Ủy ban nhân dân huyện Hậu Lộc – Thanh Hóa; khóa luận tốt nghiệp của tác
giả Nhữ Mai Nhung – Lớp ĐHLT QTVPK1A - Trường Đại học Nội vụ Hà
Nội là “Một số giải pháp nâng cao hiệu quả công tác văn thư tại Công ty Cổ
phần Giấy An Hòa”; khóa luận tốt nghiệp của tác giả Bùi Thị Mến – Lớp

2


QT901P là “Tiếp tục hoàn thiện công tác văn thư lưu trữ tại Trường Cao
đẳng nghề số 3 – Bộ Quốc phòng”.
Bên cạnh khóa luận tốt nghiệp thì có các báo cáo thực tập cũng đã
nghiên cứu về công tác văn thư tại cơ quan cấp Bộ, tại cơ quan hành chính
nhà nước và tại trường Đại học, như:báo cáo thực tập của tác giả Nguyễn Văn
Đông – Lớp CĐLT VT-LTK1 – Trường Cao đẳng Nội vụ Hà Nội là “Tìm
hiểu công tác văn thư ở Bộ Lao động – Thương binh và Xã hội – Thực trạng
và giải pháp”; báo cáo thực tập của tác giả Nguyễn Thị Lan – Lớp Lưu trữ
học và Quản trị văn phòng K53 – Trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân
văn là “Công tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Ủy ban nhân dân huyện
Đông Sơn”; báo cáo thực tập của tác giả Đinh Thị Hoài là “Hoàn thiện công
tác văn thư – lưu trữ tại Văn phòng Trường Đại học Bách khoa Hà Nội”.
Có một số bài viết được đăng trên Tạp chí Văn thư lưu trữ Việt Nam
như:
+ Nguyễn Tất Thắng – Chi Cục trưởng Chi cục Văn thư – Lưu trữ tỉnh
Thừa Thiên Huế - “Một vài suy nghĩ về thực trạng và giải pháp nâng cao hoạt
động công tác văn thư - lưu trữ trong doanh nghiệp ở tỉnh Thừa Thiên – Huế”.
[21;41-43]

Đối tượngnghiên cứu của đề tài là công tác tổ chức, quản lý của lãnh
đạo (Bộ trưởng, Thứ trưởng, Chánh Văn phòng, Trưởng phòng Hành chính)
đối với công tác văn thư và việc thực hiện công tác văn thư.
Phạm vi nghiên cứu: Do thời gian và điều kiện thực tế có hạn, nên đề
tài của tôi chỉ tập trung nghiên cứu, tìm hiểu về tổ chức công tác văn thư tại
Bộ LĐTB&XH thời gian từ năm 2010 đến năm 2015.
6. Giả thuyết nghiên cứu
Công tác văn thư được xác định là một hoạt động của bộ máy quản lý
nói chung và hoạt động quản lý của từng cơ quan nói riêng. Trong văn phòng,
công tác văn thư không thể thiếu được và là nội dung quan trọng, chiếm một

4


phần lớn trong nội dung hoạt động của văn phòng. Hoạt động của cơ quan đạt
được chất lượng và hiệu quả là phụ thuộc một phần lớn vào việc thực hiện
công tác văn thư. Do đó, nếu tổ chức và quản lý công tác văn thư được tốt thì
sẽ góp phần nâng cao hiệu quả hoạt động của văn phòng, của cơ quan.
7. Phương pháp nghiên cứu
Để thực hiện được tốt đề tài khóa luận này, thì trong quá trình nghiên
cứu tôi đã sử dụng một số phương pháp như sau:
- Phương pháp quan sát: được áp dụng để quan sát cách tổ chức, điều
hành của Lãnh đạo và cách thực hiện các nghiệp vụ văn thư của cán bộ văn
thư chuyên trách.
- Phương pháp phỏng vấn: được áp dụng để phỏng vấn công chức, nhân
viên và người lao động tại Văn phòng Bộ LĐTB&XH.
- Phương pháp thống kê: được áp dụng để thu thập, tổng hợp, trình bày
số liệu về công tác văn thư.
- Phương pháp so sánh: phương pháp này được áp dụng để so sánh việc
thực hiện công tác văn thư với các quy định của Nhà nước và số liệu văn bản

chúc, gia phả,…) và văn bản do các cơ quan nhà nước ban hành (chiếu, chỉ, sắc,
lệnh,…) để phục vụ cho quản lý, điều hành công việc chung.[18;11] Thuật ngữ
này được sử dụng khá phổ biến dưới các triều đại phong kiến Trung Hoa và du
nhập vào nước ta từ thời Trung cổ. Đặc biệt, dưới triều Nguyễn được sử dụng
khá phổ biến trong các hoạt động quản lý của triều đình. Dưới thời Minh Mệnh,
cơ quan giúp việc vua trong công tác công văn, giấy tờ cũng được gọi là Văn thư
Phòng, đến năm 1829 được đổi thành Nội các.
Ngày nay, văn bản đã và đang là phương tiện được các cơ quan Đảng,
Nhà nước, các tổ chức chính trị - xã hội, các tổ chức kinh tế…(sau đây gọi
chung là cơ quan), dùng để ghi chép và truyền đạt thông tin phục vụ cho lãnh
đạo, chỉ đạo và điều hành các mặt công tác. Người ta phải tiến hành nhiều
khâu xử lý đối với chúng như soạn thảo, duyệt, ký văn bản, chuyển giao, tiếp
nhận văn bản, vào sổ đăng ký, lập hồ sơ… Những công việc này được gọi là
công tác văn thư và đã trở thành một thuật ngữ quen thuộc đối với cán bộ,
viên chức mọi cơ quan, tổ chức. Có nhiều định nghĩa về công tác văn thư, ta
có thể hiểu khái niệm công tác văn thư theo những cách sau:
“Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn
bản; quản lý văn bản và tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của
các cơ quan, tổ chức; quản lý và sử dụng con dấu trong công tác văn thư”.
[5;1]
“Công tác văn thư là hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản, phục

7


vụ cho lãnh đạo, chỉ đạo, quản lý, điều hành công việc của các cơ quan Đảng,
cơ quan Nhà nước, tổ chức kinh tế, tổ chức chính trị - xã hội, đơn vị vũ trang
nhân dân”.[20;7]
Hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản là đảm bảo chính xác về nội
dung của văn bản, thể thức văn bản, từ đó hiệu lực pháp lý của văn bản được

* Chính xác
Công tác văn thư là một hoạt động đảm bảo thông tin bằng văn bản do
đó cần phải:
- Chính xác về thể thức văn bản: thể thức văn bản được quy định tại
Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công tác
văn thư và Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19/01/2011 của Bộ Nội vụ
hướng dẫn thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản hành chính.
+ Văn bản ban hành phải có đầy đủ các thành phần do Nhà nước quy
định;
+ Mẫu trình bày phải đúng tiêu chuẩn Nhà nước ban hành.
Công tác văn thư phải chính xác về thể thức văn bản, nếu không đảm
bảo về mặt thể thức thì hiệu lực pháp lý của văn bản sẽ bị ảnh hưởng, không
có giá trị pháp lý cao.
- Chính xác về nội dung văn bản:
+ Nội dung văn bản phải tuyệt đối chính xác về mặt pháp lý;
+ Dẫn chứng hoặc trích dẫn trong văn bản phải hoàn toàn chính xác;
+ Số hiệu phải đầy đủ, chứng cứ phải rõ ràng.
- Chính xác về các khâu nghiệp vụ kỹ thuật:
+ Yêu cầu chính xác phải được quán triệt một cách đầy đủ trong tất cả các
khâu nghiệp vụ như đánh máy văn bản, đăng ký văn bản, chuyển giao văn bản….
+ Yêu cầu chính xác còn phải được thể hiện trong việc thực hiện đúng
các chế độ quy định của Nhà nước về công tác văn thư.
- Chính xác về đối tượng: phải đảm bảo chính xác về đối tượng nhận

9


văn bản, từ đó giúp cho việc đảm bảo về bí mật thông tin nội dung văn bản.
* Bí mật
Trong nội dung văn bản đến, văn bản đi của cơ quan có nhiều vấn đề

tiện chứa đựng, truyền đạt, phổ biến những thông tin mang tính pháp lý.
* Làm tốt công tác văn thư sẽ góp phần giải quyết công việc của cơ
quan được nhanh chóng, chính xác, năng suất, chất lượng, đúng chính
sách, đúng chế độ, giữ gìn bí mật của Đảng và Nhà nước; hạn chế được
bệnh quan liêu giấy tờ, giảm bớt giấy tờ vô dụng và việc lợi dụng văn bản
của Nhà nước để làm những việc trái pháp luật.
* Công tác văn thư bảo đảm giữ lại đầy đủ chứng cứ về mọi hoạt
động của cơ quan cũng như hoạt động của các cá nhân giữ các trách
nhiệm khác trong cơ quan.
Nếu trong quá trình hoạt động của cơ quan, các văn bản giữ lại đầy đủ,
nội dung văn bản chính xác, phản ánh chân thực các hoạt động của cơ quan
thì khi cần thiết, các văn bản sẽ là bằng chứng pháp lý chứng minh cho hoạt
động của cơ quan một cách chân thực.
* Công tác văn thư bảo đảm giữ gìn đầy đủ hồ sơ, tài liệu, tạo điều
kiện làm tốt công tác lưu trữ.
Nguồn bổ sung chủ yếu, thường xuyên cho tài liệu lưu trữ quốc gia là
các hồ sơ tài liệu có giá trị trong hoạt động của các cơ quan được giao nộp
vào lưu trữ cơ quan. Trong quá trình hoạt động của mình, các cơ quan cần
phải tổ chức tốt việc lập hồ sơ và nộp hồ sơ tài liệu vào lưu trữ. Hồ sơ lập
càng hoàn chỉnh, văn bản giữ càng đầy đủ bao nhiêu thì chất lượng tài liệu
lưu trữ càng được tăng lên bấy nhiêu; đồng thời công tác lưu trữ có điều kiện
thuận lợi để triển khai các mặt nghiệp vụ. Ngược lại, nếu chất lượng hồ sơ lập
không tốt, văn bản giữ lại không đầy đủ thì chất lượng hồ sơ tài liệu nộp vào
lưu trữ không đảm bảo, gây khó khăn cho lưu trữ trong việc tiến hành các
hoạt động nghiệp vụ, làm cho tài liệu phông Lưu trữ Quốc gia không hoàn

11


chỉnh.

vụ soạn thảo văn bản phải trình người đã duyệt dự thảo xem xét, quyết định
việc sửa chữa, bổ sung vào văn bản.
Bước 3. Đánh máy, nhân bản
Đánh máy đúng nguyên văn bản thảo, đúng thể thức và kỹ thuật trình
bày văn bản. Trường hợp phát hiện có sự sai sót hoặc không rõ ràng trong bản
thảo thì người đánh máy phải hỏi lại đơn vị hoặc cá nhân soạn thảo hoặc
người duyệt bản thảo đó.
Nhân bản đúng số lượng quy định
Giữ gìn bí mật nội dung văn bản và thực hiện đánh máy, nhân bản theo
đúng thời gian quy định.
Bước 4. Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành
Chánh Văn phòng kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thể thức,
kỹ thuật trình bày và thủ tục ban hành văn bản.
Bước 5. Ký văn bản
Văn bản sau khi được Chánh Văn phòng kiểm tra lần cuối thì chuyển
đến người có thẩm quyền để ký chính thức. Tất cả những văn bản sau khi ký
sẽ chuyển sang bộ phận Văn thư để làm thủ tục ban hành.
1.1.5.2. Quản lý và giải quyết văn bản đến
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đến được quy định tại Thông tư
số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Cụ
thể như sau:
Bước 1. Tiếp nhận văn bản đến
* Tiếp nhận văn bản đến
- Khi tiếp nhận văn bản đến từ mọi nguồn, trong hoặc ngoài giờ làm
việc, Văn thư hoặc người được giao nhiệm vụ tiếp nhận văn bản đến phải
kiểm tra số lượng, tình trạng bì, dấu niêm phong (nếu có), kiểm tra, đối chiếu

13




bì; nếu văn bản đến có kèm theo phiếu gửi thì phải đối chiếu văn bản trong bì
với phiếu gửi, ký xác nhận, đóng dấu vào phiếu gửi và gửi trả lại cho nơi gửi
văn bản.
- Đối với đơn, thư khiếu nại, tố cáo và những văn bản cần phải kiểm
tra, xác minh một điểm gì đó hoặc những văn bản đến mà mà ngày nhận cách
quá xa ngày tháng của văn bản thì giữ lại bì và đính kèm với văn bản để làm
bằng chứng.
* Đóng dấu “Đến”, ghi số và ngày đến
- Tất cả văn bản đến thuộc diện đăng ký tại Văn thư phải được đóng
dấu “Đến”; ghi số đến và ngày đến. Đối với văn bản đến được chuyển qua
Fax và qua mạng, trong trường hợp cần thiết, phải sao chụp hoặc in ra giấy và
dóng dấu “Đến”.
- Những văn bản đến không thuộc diện đăng ký tại Văn thư thì chuyển
cho nơi nhận mà không phải đóng dấu “Đến”.
- Dấu “Đến” được đóng rõ ràng, ngay ngắn vào khoảng giấy trống dưới
số, ký hiệu (đối với những văn bản có tên loại), dưới phần trích yếu nội dung
(đối với công văn) hoặc vào khoảng giấy trống dưới ngày, tháng, năm ban
hành văn bản.
Bước 2. Đăng ký văn bản đến
* Đăng ký văn bản đến bằng sổ
- Lập sổ đăng ký văn bản đến
+ Trường hợp dưới 2000 văn bản đến nên lập hai sổ:
01 sổ đăng ký tất cả các loại văn bản (trừ văn bản mật)
01 sô đăng ký văn bản mật đến
+ Từ 2000 đến dưới 5000 văn bản đến, nên lập ba sổ:
01 sổ đăng ký văn bản đến của các bộ, ngành, cơ quan trung ương.
01 sổ đăng ký văn bản đến của các cơ quan, tổ chức khác.



16


đứng đầu cơ quan, tổ chức hoặc người được người đứng đầu cơ quan, tổ chức
giao trách nhiệm xem xét và cho ý kiến phân phối, chỉ đạo giải quyết. Văn
bản đến có dấu chỉ các mức độ khẩn phải được trình và chuyển giao ngay sau
khi nhận được.
- Căn cứ nội dung của văn bản đến; Quy chế làm việc của cơ quan, tổ
chức; chức năng, nhiệm vụ và kế hoạch công tác được giao cho các đơn vị, cá
nhân, người có thẩm quyền phân phối văn bản cho ý kiến chỉ đạo giải quyết
và thời hạn giải quyết văn bản.
Đối với văn bản đến liên quan đến nhiều đơn vị hoặc nhiều cá nhân thì
cần ghi rõ đơn vị hoặc cá nhân chủ trì, đơn vị hoặc cá nhân phối hợp và thời
hạn giải quyết của mỗi đơn vị, cá nhân.
- Ý kiến phân phối văn bản được ghi vào mục “Chuyển” trong dấu
“Đến”. Ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) và thời hạn giải quyết văn bản đến
(nếu có) cần được ghi vào phiếu riêng.
- Sau khi có ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo giải quyết (nếu có) của
người có thẩm quyền, văn bản đến được chuyển trở lại Văn thư để đăng ký bổ
sung vào Sổ đăng ký văn bản đến hoặc vào các trường tương ứng trong Cơ sở
dữ liệu quản lý văn bản đến.
* Chuyển giao văn bản đến
- Căn cứ vào ý kiến phân phối của người có thẩm quyền, Văn thư
chuyển giao văn bản đến cho các đơn vị hoặc cá nhân giải quyết. Việc chuyển
giao văn bản phải bảo đảm kịp thời, chính xác, đúng đối tượng, chặt chẽ và
giữ gìn bí mật nội dung văn bản.
- Sau khi tiếp nhận văn bản đến, Văn thư đơn vị phải vào Sổ đăng ký,
trình người đứng đầu đơn vị xem xét và cho ý kiến phân phối, ý kiến chỉ đạo
giải quyết. Căn cứ vào ý kiến của người đứng đầu đơn vị. Văn thư đơn vị

- Người đứng đầu cơ quan, tổ chức giao cho Chánh Văn phòng, Trưởng
phòng Hành chính hoặc người được giao trách nhiệm thực hiện theo dõi, đôc

18


đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Văn thư có nhiệm vụ tổng hợp số liệu để báo cáo người được giao
trách nhiệm theo dõi đôn đốc việc giải quyết văn bản đến.
- Đối với văn bản đến có dấu “Tài liệu thu hồi”, Văn thư có trách
nhiệm theo dõi, thu hồi hoặc gửi trả lại nơi gửi theo đúng thời hạn quy định.
1.1.5.3. Quản lý và giải quyết văn bản đi
Quy trình quản lý và giải quyết văn bản đi được quy định tại Thông tư
số 07/2012/TT-BNV ngày 22 tháng 11 năm 2012 của Bộ Nội vụ hướng dẫn
quản lý văn bản, lập hồ sơ và nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan. Cụ
thể như sau:
Bước 1. Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày; ghi số và ngày,
tháng, năm của văn bản.
* Kiểm tra thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản
- Trước khi phát hành văn bản, Văn thư kiểm tra lại thể thức và kỹ
thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện sai sót thì báo cáo người có trách nhiệm
xem xét, giải quyết.
* Ghi số và ngày, tháng, năm của văn bản
- Ghi số văn bản
+ Tất cả văn bản đi của cơ quan, tổ chức được ghi số theo hệ thống số
chung của cơ quan, tổ chức do Văn thư thống nhất quản lý.
+ Việc ghi số văn bản quy phạm pháp luật được thực hiện theo quy
định của pháp luật hiện hành và đăng ký riêng.
+ Việc ghi số văn bản hành chính thực hiện theo quy định tại Điểm a,
Khoản 1, Điều 8 Thông tư số 01/2011/TT-BNV ngày 19 tháng 01 năm 2011

- Việc đăng ký văn bản đi vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi được
thực hiện theo hướng dẫn sử dụng chương trình phần mềm quản lý văn bản
của cơ quan, tổ chức cung cấp chương trình phần mềm đó.
- Văn bản đi được đăng ký vào Cơ sở dữ liệu quản lý văn bản đi phải

20