BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
------------------------------------

TRẦN NGUYÊN GIÁP

ÁP DỤNG MÔ HÌNH JUST IN TIME (JIT) TRONG
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY DỊCH
VỤ CƠ KHÍ HÀNG HẢI (PTSC M&C)

LUẬN VĂN THẠC SĨ
CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC:
TS. NGUYỄN VĂN NGHIẾN

Hà Nội – 2016


BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
------------------------------------

TRẦN NGUYÊN GIÁP

ÁP DỤNG MÔ HÌNH JUST IN TIME (JIT) TRONG
CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI CÔNG TY DỊCH
VỤ CƠ KHÍ HÀNG HẢI (PTSC M&C)

LUẬN VĂN THẠC SĨ
CHUYÊN NGÀNH QUẢN TRỊ KINH DOANH

Nghiến đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình nghiên cứu để hoàn thiện
luận văn.
Xin được cảm ơn Ban lãnh đạo, các phòng chức năng của Công ty Dịch vụ cơ
khí hàng hải PTSC M&C đã cung cấp tài liệu và tạo điều kiện giúp tôi trong quá trình
thực hiện đề tài.
Tôi cũng xin chân thành cảm ơn các bạn bè, đồng nghiệp đã giúp đỡ tôi trong suốt
quá trình thực hiện đề tài , nhờ đó tôi mới có điều kiện hoàn thành luận văn của mình.
Tôi cũng xin tỏ lòng biết ơn sâu sắc đến gia đình đã chia sẻ, động viên, giúp đỡ
tôi trong quá trình học tập và thực hiện luận văn.
Mặc dù tác giả đã có nhiều cố gắng, song bản luận văn này khó tránh khỏi
những hạn chế, khiếm khuyết nhất định; Kính mong nhận được sự chỉ bảo, đóng góp
chân thành của các thầy giáo, cô giáo, các bạn bè đồng nghiệp để đề tài nghiên cứu
này được hoàn thiện hơn nữa.
Xin trân trọng cảm ơn!

2


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

MỤC LỤC
LỜI CAM ĐOAN ............................................................................................................1
LỜI CẢM ƠN..................................................................................................................2
MỤC LỤC .......................................................................................................................3
DANH MỤC CÁC BẢNG ..............................................................................................5
DANH MỤC CÁC HÌNH VẼ .........................................................................................6
PHẦN MỞ ĐẦU .............................................................................................................7
1.


Phân loại vật tư ............................................................................................9

1.2 Khái niệm về quản lý vật tư và nội dung của quản lý vật tư .............................. 10
1.3 Mô hình JIT và quản lý dự trữ vật tư ................................................................. 22
KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 ..............................................................................................27
CHƯƠNG 2 ...................................................................................................................28
PHÂN TÍCH HIỆN TRẠNG QUẢN LÝ VẬT TƯ TẠI PTSC M&C .........................28
2.1. Giới thiệu Công ty .............................................................................................. 28
2.2.1. Quá trình hình thành và phát triển ............................................................28
2.2.2. Lĩnh vực hoạt động ...................................................................................29
2.2.3. Các dự án đã tiến hành ..............................................................................30
2.2.4. Cơ cấu tổ chức...........................................................................................34
2.2.5. Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty ..............................................35
2.2. Phân tích hiện trạng quản lý vật tư tại Công ty .................................................. 36
2.2.1. Phân loại vật tư tồn kho Công ty theo nguyên tắc ABC ...........................36
2.2.2. Phân tích tình hình mua sắm vật tư tiêu hao cho dự án của Công ty ........40

3


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

2.2.3. Xác định kích thước lô hàng .....................................................................46
2.2.4. Lựa chọn nhà cung cấp..............................................................................49
2.2.5. Kiểm tra hàng hóa đến ..............................................................................51
2.2.6. Thương lượng với nhà cung cấp ...............................................................55
2.2.7. Phân tích thực trạng dự trữ và sử dụng vật tư ...........................................57

KẾT LUẬN CHƯƠNG 3 ............................................................................................100
KẾT LUẬN .................................................................................................................101
TÀI LIỆU THAM KHẢO ...........................................................................................103
PHỤ LỤC ....................................................................................................................104

4


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

DANH MỤC CÁC BẢNG
Bảng 2.1: Các dự án do Công ty thực hiện đến nay ......................................................30
Bảng 2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giao đoạn 2010-2014 ...............35
Bảng 2.3: Vật tư dự án MLS được phân loại theo phương pháp ABC .........................37
Bảng 2.4: Lưu đồ qui trình mua sắm hàng hóa, dịch vụ ...............................................43
Bảng 2.5: Tổng hợp một số yêu cầu mua vật tư với số lượng lớn ................................47
Bảng 2.6: Bảng tổng hợp thay đổi nhà cung cấp đối với từng loại mặt hàng. ..............49
Bảng 2.7: Vật tư về kho chờ kiểm tra trước khi đưa vào sử dụng ................................51
Bảng 2.8: Lưu đồ kiểm tra hàng hóa về kho .................................................................53
Bảng 2.9: Tình trạng bảo quản vật tư kho .....................................................................62
Bảng 3.1: Chi phí lưu kho và chi phí đặt hàng đối với các mặt hàng nhóm A .............66
Bảng 3.2: Chi phí lưu kho tính cho mỗi đơn vị hàng năm ............................................67
Bảng 3.3: Bảng tổng hợp tính toán sản lượng hàng tối ưu cho mỗi đơn hang đối với
các vật tư thuộc nhóm A. ...............................................................................................71
Bảng 3.4: Bảng chi phí theo phương án truyền thống với các vật tư thuộc nhóm A. ...73
Bảng 3.5: Chi phí mua sắm của một số hang hóa theo phương án truyền thống ..........74
Bảng 3.6: Chi phí mua sắm của một số hang hóa theo phương án JIT .........................76
Bảng 3.7: Chi phí mua sắm cho một số loại vật tư theo phương án truyền thống ........79

6


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

PHẦN MỞ ĐẦU
1. Tính cấp thiết của đề tài
Trước diễn biến bất lợi của giá dầu thô trên thế giới hiện nay, cùng với xu thế
toàn cầu hoá và cạnh tranh khốc liệt trong những năm sắp tới trong lĩnh vực chế tạo cơ
khí dầu khí của các nhà thầu trong nước và nước ngoài, Công ty Cổ phần Dịch vụ cơ
khí Hàng hải (PTSC M&C) nhận thấy cần có nhiều cải tiến trong các khâu sản xuất
nhằm tiết kiệm chi phí, tăng năng suất, từ đó nâng cao hiệu quả cạnh tranh của Công
ty. Ngoài các dự án đấu thầu và được chỉ định thầu trong nước, Công ty định hướng
xây dựng cơ chế chính sách phù hợp với tinh hình mới để mở rộng tìm kiếm thêm thị
trường và tăng doanh thu cho Công ty bằng cách tìm kiếm thêm dự án ở nước ngoài
nhằm đảm bảo giá rẻ và cạnh tranh với các nhà thầu trong khu vực Đông Nam Á. Vì
vậy, tôi chọn đề tài “Áp dụng mô hình Just In Time (JIT) trong công tác quản lý vật
tư tại Công ty dịch vụ cơ khí hàng hải (PTSC M&C)” làm đề tài tốt nghiệp. Tác giả
mong có thể đóng góp một phần nhỏ bé của mình cho sự phát triển của Công ty đồng
thời đóng góp vào sự phát triển chung của toàn ngành Dầu khí và nền kinh tế đất nước.
2. Mục đích nghiên cứu đề tài
Mục đích nghiên cứu của đề tài là: Xây dựng mô hình quản lý vật tư nhằm tránh
gián đoạn sản xuất và giảm chi phí.
3. Đối tượng và phạm vi nghiên cứu
Luận văn nghiên cứu gồm 2 phần:
- Phân tích hiện trạng quản lý vật tư tại PTSC M&C.
- Xây dựng mô hình quản lý vật tư theo nguyên tắc Just-In-Time (JIT).
Đối tượng nghiên cứu là công tác quản lý vật tư tiêu hao các dự án của Công ty.

hợp, so sánh và đưa ra các giải pháp quản lý vật tư thích hợp. Các phương pháp này
được sử dụng một cách linh hoạt, hoặc kết hợp riêng lẻ để giải quyết vấn đề một cách
tốt nhất.
Áp dụng lý thuyết về JIT để xây dựng mô hình quản lý vật tư phù hợp với điều
kiện thực tế của Công ty.
6. Kết cấu của luân văn
Luận văn được chia thành 3 chương như sau:
Chương 1: Cơ sở lý luận về công tác quản lý vật tư
Chương 2: Phân tích hiện trạng quản lý vật tư tại PTSC M&C
Chương 3: Xây dựng mô hình quản lý vật tư Công ty theo nguyên tắc JIT.

8


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ VẬT TƯ
1.1 Khái niệm vật tư và phân loại vật tư
1.1.1

Khái niệm vật tư
Vật tư là những đối tượng được dự trữ cho hoạt động sản xuất kinh doanh của

doanh nghiệp, hay nói cách khác vật tư là cái mà người lao động dùng sức lao động và
công cụ lao động của mình tác động vào và biến chúng thành những sản phẩm hữu ích
cho xã hội.
1.1.2 Phân loại vật tư
Vật tư bao gồm rất nhiều loại khác nhau, để có thể quản lý một cách chặt chẽ,

+ Phế liệu: Là các loại vật liệu bị loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như
phế liệu thu hồi khi thanh lý tài sản cố định.
+ Vật liệu khác là các loại vật liệu phát sinh trong quá trình sản xuất sản phẩm
ngoài các loại kể trên.
* Công cụ, dụng cụ là những tư liệu lao động hoặc có giá trị nhỏ hoặc có thời
gian sử dụng ngắn được mua vào để phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh như
dụng cụ việc làm, đồ dùng quản lý, đồ dùng bảo hộ lao động...
Toàn bộ dụng cụ , công cụ được chia thành:
+ Công cụ, dụng cụ
+ Bao bì vận chuyển
+ Công cụ, dụng cụ cho thuê
Những công cụ, dụng cụ thuộc loại này cũng phải thay thế thường xuyên nên
xếp vào tài sản lưu động của doanh nghiệp.
* Hàng hoá: Khác với nguyên vật liệu, hàng hoá là những đối tượng mua vào
với mục đích để bán ra và không qua chế biến công nghiệp. Hàng hoá bao gồm nhiều
loại và được phân theo:
+ Giá trị của hàng hoá
+ Căn cứ vào đặc điểm của hàng hoá lưu kho có thể phân loại theo các tiêu chí
khác nhau như hình dáng, kích thước, tính dễ vỡ hay không... Để phân chúng thành
các nhóm loại khác nhau.
1.2 Khái niệm về quản lý vật tư và nội dung của quản lý vật tư
1.2.1. Khái niệm quản lý vật tư
Quản lý là quá trình thực hiện các tác động của chủ thể quản lý lên đối tượng
quản lý để phối hợp hoạt động nhằm đạt được các mục tiêu đề ra của tổ chức. Quản lý
vật tư là quá trình theo dõi, hướng dẫn, điều chỉnh, kiểm tra sự cung ứng, dự trữ và sử
dụng vật tư phục vụ cho hoạt động sản xuất kinh doanh. Quản lý vật tư bao gồm các
công tác như: Lập kế hoạch, mua sắm, bảo quản, cấp phát và sử dụng vật tư. Nhiệm vụ
10



Chi phí điều hành hệ thống tồn kho

-

Chi phí của mặt hàng

Nếu Công ty có nhiều chủng loại mặt hàng sẽ rất khó khăn trong việc đánh giá
mỗi loại và chọn hệ thống tồn kho thích ứng.
Phương pháp phân loại ABC dựa vào giá trị của các tồn kho trong năm của mỗi
mặt hàng để xác định tầm quan trọng của nó. Các mặt hàng sử dụng nhiều, giá trị cao,
và sử dụng liên tục trong năm sẽ được quan tâm thích đáng. Thủ tục phân loại ABC có
thể gồm các bước sau:
1. Xác định mức sử dụng hàng năm của mặt hàng bằng giá trị:
MSDi = Pi x Di

i = 1,n

MSDi: Mức sử dụng của mặt hàng i bằng giá trị
Pi: Giá đơn vị của mặt hàng i
11


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Di: Nhu cầu hàng năm của mặt hàng i
n: Số mặt hàng tồn kho
2. Lập danh sách theo thứ tự giảm dần mức sử dụng (MSDi), để nhận ra đặc
tính của nó.

tiên này xếp loại A. Sự gia tăng quá mức tồn kho gây thiệt hại đáng kể. Loại này
thường được quản lý bằng hệ thống tồn kho số lượng cố định hoặc thời gian định
trước.
Các mặt hàng loại B có mức sử dụng cao thứ hai thường được biểu hiện mức
tăng % mặt hàng tương ứng mức tăng % mức sử dụng. Được quản lý bằng hệ thống
tồn kho thời gian định trước hoặc hệ thống Min – Max.
Các mặt hàng loại C là những mặt hàng còn lại với khoảng trên 50% hàng có tỷ
lệ mức sử dụng không quá ¼ mức sử dụng cả năm. Các mặt hàng loại C có thể là các
mặt hàng rẻ tiền, mức sử dụng thấp không thường xuyên. Có thể sử dụng hệ thống tồn
kho Min – Max hay hệ thống phân bổ ngân sách. Tuy vậy, trong các mặt hàng loại C
có thể cũng có mặt hàng mặc dù chi phí nhỏ song rất quan trọng cần phải tìm ra và đưa
lên loại cao hơn.

12


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

1.2.2.2. Lập kế hoạch mua sắm
Việc lập kế hoạch mua sắm vật tư là khâu quan trọng của kế hoạch sản xuất và
tài chính doanh nghiệp. Việc xây dựng kế hoạch mua sắm kịp thời và có chất lượng sẽ
đảm bảo được các yếu tố sản xuất có hiệu quả. Bản thân chất lượng của kế hoạch và sự
phân phối đúng đắn nguồn vật tư trong nền kinh tế quốc dân cũng phụ thuộc vào một
phần kế hoạch mua sắm vật tư ở doanh nghiệp.
Việc lập kế hoạch là do phòng kế hoạch thực hiện. Đặc điểm của công việc lập
kế hoạch là đa dạng và phức tạp, do tính nghiệp vụ và cụ thể cao, công việc này đòi
hỏi người làm công tác lập kế hoạch vật tư phải có trình độ hiểu biết về nghiệp vụ kỹ
thuật, hiểu biết về công nghệ sản xuất ở doanh nghiệp. Các nội dung chính cần được

Việc lập kế hoạch cung ứng vật tư của tháng, quý, năm... Trong quá trình lập kế
hoạch người lập kế hoạch phải nắm vững các thông tin về tình hình sản xuất trong
doanh nghiệp cụ thể là:
- Kế hoạch tiêu thụ sản phẩm
- Kế hoạch sửa chữa thiết bị máy móc
- Kế hoạch phát triển và đổi mới công nghệ sản xuất
- Định mức tiêu hao vật tư cho từng loại sản phẩm
- Số lượng vật tư tồn kho thực tế tại thời điểm lập kế hoạch
- Lượng vật tư dự trữ cuối kỳ cho từng loại vật tư
Sau khi kế hoạch mua sắm vật tư được lập doanh nghiệp cần xác định nhu cầu
vật tư cho kế hoạch, tìm nguồn cung ứng vật tư cho nhu cầu đã được lập.
Trong một doanh nghiệp nếu tổ chức khâu lập kế hoạch về nhu cầu vật tư và
quản lý công tác thu mua vật tư được chính xác, hợp lý và chặt chẽ thì sẽ giúp doanh
nghiệp nâng cao được hiệu quả sử dụng vật tư ngay từ khâu đầu của quá trình sản xuất.
1.2.2.3. Quản lý hàng dự trữ
Để đảm bảo cho quá trình sản xuất được tiến hành liên tục, đạt hiệu quả kinh tế
cao, đòi hỏi phải có một số lượng vật tư cần thiết để dự trữ. Lượng vật tư dự trữ hay
còn gọi là mức dự trữ vật tư là lượng vật tư tồn kho cần thiết, được quy định để đảm
bảo cho quá trình sản xuất tiến hành được bình thường. Yêu cầu dự trữ vừa đủ, không
thừa vì sẽ tốn kém chi phí bảo quản, chi phí ứ đọng vốn, không thiếu vì làm sản xuất
gián đoạn. Nếu dự trữ vật tư hàng hoá, tiền vốn bị thiếu làm cho hoạt động sản xuất
kinh doanh gián đoạn, làm giảm uy tín của doanh nghiệp, làm cho khách hàng không
vừa lòng, gây ra những thiệt hại cho khách hàng và doanh nghiệp. Ngược lại nếu dự
trữ quá lớn sẽ làm tăng chi phí dự trữ, làm giảm hiệu quả sản xuất kinh doanh. Người
quản lý ở các doanh nghiệp, các tổ chức và ở mỗi gia đình đều phải:
- Chú ý xem xét và quyết định thời điểm mua hàng và số lượng mỗi lần mua
hàng.
14



người ta nhập vào một số lượng cố định, ví dụ, khi mức dự trữ còn 50 hay 500 sản
phẩm.

15


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

- Đặt hàng để tái tạo dự trữ xảy ra theo những chu kỳ cố định, người ta đặt hàng
với những số lượng khác nhau tùy theo từng đợt, bằng mức sản phẩm dự trữ đã tiêu
thụ từ lần đặt hàng trước đến lần này, để duy trì một mức dự trữ gọi là mức tái tạo.
Tóm lại, người ta có thể lựa chọn giữa hai hệ thống quản lý dự trữ:
- Hệ thống có số lượng cố định và chu kỳ thay đổi là hệ thống điểm đặt hàng.
Hệ thống này nhằm đặt hàng một số lượng xác định Q mỗi khi mức dự trữ giảm xuống
một mức xác định gọi là điểm đặt hàng. Ngày đặt hàng thay đổi, nếu như yêu cầu về
sản phẩm giảm điểm đặt hàng đạt mức muộn hơn.
- Hệ thống có chu kỳ cố định và số lượng thay đổi là hệ thống tái tạo dự trữ
định kỳ.
Nguyên tắc của hệ thống này là ở một thời điểm cố định, ngày cuối tháng hay
ngày cuối quý chẳng hạn, người ta đánh giá mức dự trữ còn lại và đặt hàng một số
lượng xác định sao cho mức dự trữ đạt được một mức cố định gọi là mức tái tạo dự
trữ; mức đặt hàng thường bằng lượng sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ ở kỳ trước.
1.2.2.4. Lưu kho và sử dụng vật tư
Doanh nghiệp cấp phát vật tư theo nguyên tắc FIFO (nhập trước, xuất trước)
tránh tình trạng vật tư mua về sau lại được cấp phát trước còn vật tư mua về trước cấp
phát sau dẫn đến tình trạng vật tư để lâu ngày hết hạn sử dụng. Thông thường các nhân
viên bán hàng đều muốn Công ty của mình dự trữ thật nhiều chủng loại sản phẩm để
họ có thể đáp ứng được nhu cầu của khách hàng. Những người sản xuất thường muốn

đột xuất. Các mức dự trữ an toàn như vậy có thể điều chỉnh trong những hoàn cảnh
nhất định, nhưng vấn đề ở đây là vốn đầu tư vào dự trữ an toàn sẽ do vốn đầu tư cố
định quyết định, hoàn toàn giống như đầu tư xây dựng. Thường là nếu đảm bảo các
trình tự lên lịch tiến độ tốt, thì sẽ giảm bớt sự cần thiết phải có dự trữ an toàn. Cần phải
có hàng dự trữ trong kho, cố gắng giữ khối lượng dự trữ ở mức thấp nhất để đảm bảo
sản xuất có hiệu quả và phục vụ khách hàng được tốt. Rất khó xác định thế nào là tối
ưu, thước đo phổ biến là tỷ số quay vòng vật tư dự trữ. Tỷ số này bằng giá trị sản
phẩm đã giao chia cho giá trị mức dự trữ trung bình, chỉ số vòng quay càng cao thì
mức dự trữ vật tư càng thấp dẫn đến chi quản lý vật tư dự trữ càng thấp, chỉ số cao có
nghĩa là chu trình sản xuất ngắn hơn và bảo đảm được mọi khoản tiết kiệm vốn nhờ
vậy mà có. Dự trữ vật tư là một khoản đầu tư tài chính: Tiền mua vật tư đã thanh toán,
chi phí lao động đã bỏ ra vào vật tư đang gia công, chi phí cho việc vận chuyển vật tư
và lưu kho. Có thể sử dụng việc xác định tỷ lệ hợp lý mức đầu tư trên lợi nhuận kinh
doanh để xác định mức dự trữ tối ưu cho tất cả các loại vật tư. Việc này có thể thực
hiện trên cơ sở lịch sử hay kinh nghiệm. Mặt khác nó còn là một trong những lĩnh vực
phổ biến nhất để khảo sát bằng cách sử dụng các công cụ nghiên cứu công đoạn. Việc
xây dựng kế hoạch mức dự trữ tối ưu thông qua việc quản lý hàng tồn kho đòi hỏi phải
hợp tác chặt chẽ với chức năng maketing. Phải dự đoán chính xác các xu hướng của thị
trường và điều chỉnh mức dự trữ vật tư.
Việc rà soát cẩn thận và kiểm tra các chi phí dự trữ vật tư như những mục riêng
trong chi phí quản lý nhằm đảm bảo dự trữ vật tư tối ưu. Việc kiểm soát số lượng đặt
hàng kinh tế và kỹ sư thiết kế công việc có thể thường xuyên đưa ra nhiều đề xuất
khác nhau. Người dự trữ vật tư phải tối ưu hóa chi phí cho hệ thống phần mềm máy
tính để quản lý vật tư cũng giống như đối với các chi phí dự trữ vật tư. Phân tích tình
hình sử dụng vật tư vào sản xuất sản phẩm được tiến hành thường xuyên, định kỳ trên
các mặt: khối lượng, định mức tiêu hao vật tư để sản xuất một đơn vị sản phẩm. Lượng
vật tư dùng vào sản xuất sản phẩm được xác định theo công thức sau:
M = Mi - Mb
17


các vật tư không thay thế được. Hệ số đảm bảo vật tư cho sản xuất lớn hơn 1 được
đánh giá là tốt, được cung cấp đầy đủ vật tư cho sản xuất, ngược lại là không tốt làm
sản xuất bị ngừng trệ. Nhưng chỉ tiêu này không được lớn quá vì khi đó lượng vật tư
dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn.
1.2.2.5. Kiểm soát vật tư tồn kho
Một chính sách tồn kho tốt cũng trở nên vô nghĩa nếu như nhà quản lý không
nắm được số lượng và từng loại hàng tồn kho hiện có của doanh nghiệp. Do đó sự
chính xác trong ghi chép là một yêu cầu quan trọng, nghiêm ngặt trong hệ thống sản

18


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

xuất và tồn kho. Thực hiện tốt yêu cầu này sẽ giúp các nhà quản lý thoát khỏi tình
trạng hiểu biết một cách chung chung mơ hồ về mọi hàng hóa tồn kho. Chỉ khi nào xác
định một cách chính xác những gì đang có trong tay thì mới có những quyết định
chính xác về đơn hàng, lịch tiến độ sản xuất và vận chuyển. Để đảm bảo mức độ chính
xác của các báo cáo về tồn kho, việc thực hiện chế độ kiểm toán là một công việc vô
cùng quan trọng, một tiêu chuẩn đánh giá hiệu quả hoạt động quản lý tồn kho. Hoạt
động kiểm toán sẽ thực hiện kiểm soát các báo cáo về nguồn nhập và xuất hàng tồn
kho đảm bảo việc lưu trữ tốt các báo cáo xuất nhập, thực hiện việc hình thành và bảo
quản các kho dữ liệu về hàng tồn kho. Những hoạt động kiểm toán được thực hiện liên
tục theo một định kỳ nhất định và được gọi là tính toán theo chu kỳ. Theo truyền thống
nhiều doanh nghiệp thực hiện việc tồn kho hiện vật hàng năm và thực hiện việc kiểm
toán được tiến hành chi tiết tỉ mỉ vào mỗi năm.
Tuy nhiên để kiểm tra tốt việc tồn kho, người ta nhận thấy rằng các báo cáo tồn
kho cần được thẩm tra chính xác trong từng chu kỳ tính toán đối với từng nhóm hàng

sản xuất đến khi nhận được hàng từ người cung cấp. Vì vậy, dự trữ báo động nhỏ nhất
19


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

là bảng yêu cầu trong thời gian nhận hàng, nếu không sẽ thiếu sản phẩm để bán hoặc
thiếu sản phẩm cung cấp cho quá trình sản xuất. Trong thực tế, mức tiêu thụ và thời
gian nhận hàng dao động quanh một giá trị trung bình. Vì vậy, điểm đặt hàng bằng
mức tiêu thụ trung bình trong một thời kỳ giao nhận trung bình cộng thêm một số
lượng dự phòng khi có sự biến động về yêu cầu và sự dao động về thời gian giao nhận,
phần tăng thêm này được gọi là dự trữ bảo hiểm.
Điểm đặt hàng = Nhu cầu trung bình sản phẩm trong thời gian giao
nhận + Dự trữ an toàn
Hệ thống này yêu cầu người ta phải đặt hàng hoặc đưa vào sản xuất ngay sau
khi đạt tới điểm đặt hàng, điều đó dẫn đến những khó khăn trong các trường hợp sau:
- Nhiều mặt hàng được mua từ một nhà cung cấp mà các mặt hàng đó đạt tới
các điểm đặt hàng tại các thời điểm khác nhau, vì thế ta không thể kết hợp các đơn đặt
hàng lại với nhau mặc dù chúng cùng được mua tại một nơi, điều này làm tăng chi phí
của doanh nghiệp.
- Việc tổ chức sản xuất ở nhà cung cấp khi thực hiện một đơn đặt hàng bị ảnh
hưởng bởi chương trình sản xuất các sản phẩm khác, do vậy thời kỳ giao nhận thường
bị kéo dài. Đặc biệt, đối với các quá trình sản xuất có tính thời vụ, khi ta đặt hàng, nhà
cung cấp không có hàng bán, nhưng lúc nhà cung cấp có hàng bán thì doanh nghiệp lại
chưa có nhu cầu. Vì vậy, áp dụng mô hình điểm đặt hàng rất khó khăn, cần phải có
một cơ cấu sản xuất linh hoạt hoặc phải tồn tại một mức dự trữ lớn ở nhà cung cấp.
- Nắm chắc mức dự trữ tại mọi thời điểm để có thể thông báo ngay khi mức dự
trữ đạt tới điểm báo động làm cho chi phí quản lý dự trữ lớn. Nhưng điều đó có thể


t3

Thời gian

Hình 1.1: Hệ thống điểm đặt hàng
1.2.2.7. Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ
Hệ thống này nhằm vào việc kiểm tra mức độ tồn kho theo những khoảng thời
gian đều đặn và đặt hàng bằng lượng sản phẩm dự trữ đã tiêu thụ kỳ trước. Số lượng
đặt hàng bằng hiệu số giữa mức tái tạo và số lượng tồn kho. Cũng như trường hợp trên
chúng ta phải kể đến mức dự trữ bảo hiểm:
Mức tái tạo = Nhu cầu trung bình sản phẩm dự trữ trữ trong khoảng thời gian
một chu kỳ tái tạo và thời gian giao nhận + Dự trữ bảo hiểm.
Hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ có hiệu quả khi có các điều kiện:
- Yêu cầu và thời kỳ giao nhận ít thay đổi
- Người ta không thể yêu cầu hay đặt hàng hay đưa vào sản xuất sản phẩm dự
trữ một cách thường xuyên.
- Hàng hóa có giá trị thấp vì số lượng dự trữ lớn không làm tăng đáng kể chi phí
dự trữ.
Khi mức tái tạo được ấn định ở mức cao, mức dự trữ trung bình sẽ cao và chi
phí bảo quản sẽ lớn. Ngược lại, nếu mức tái tạo quá thấp thì mức dự trữ trung bình
thấp nhưng mức độ mạo hiểm về thiếu sản phẩm dự trữ sẽ cao.
21


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

Ưu điểm của hệ thống tái tạo dự trữ định kỳ có khả năng ghép các yêu cầu ở

dự trữ.
1.3 Mô hình JIT và quản lý dự trữ vật tư
1.3.1. Khái niệm và lợi ích của JIT
Khái niệm JIT: JIT là hệ thống tồn kho trong đó vật tư chỉ được đưa tới quá
trình sản xuất khi cần đến chúng. JIT xóa bỏ hoặc cắt giảm nhu cầu dự trữ an toàn, như
vậy đồng thời cắt giảm lãng phí và chi phí. Trong JIT, rất quan trọng đối với các nhà
cung ứng là họ phải cung cấp vật tư khi cần thiết. Xu hướng hiện đại là lấp đầy liên

22


Luận văn thạc sỹ quản lý kinh doanh

Trường Đại học Bách khoa Hà Nội

tục: thông tin tồn kho, dự báo ngắn hạn và kế hoạch sản xuất được cập nhật liên tục,
được chia sẻ giữa nhà sản xuất và nhà cung ứng, trên cơ sở đó nhà cung ứng định kỳ
(hàng ngày, hàng giờ) bổ sung vật tư cho nhà sản xuất.
Lợi ích của JIT: Hệ thống JIT có một số lợi ích quan trọng thu hút sự quan tâm
của các Công ty đang sản xuất bằng nhiều phương pháp truyền thống. Đó là:
- Giảm lượng tồn kho ở tất cả các khâu, từ khâu cung ứng, sản xuất đến tiêu thụ
sản phẩm.
- Giảm nhu cầu về mặt hàng.
- Tăng chất lượng sản phẩm, giảm phế phẩm và lượng sản phẩm làm lại.
- Giảm thời gian phân phối trong sản xuất.
- Có tính linh động cao trong phối hợp sản xuất.
- Dòng sản xuất nhịp nhàng và ít gián đoạn, chu kỳ sản xuất ngắn do các công
nhân có nhiều kỹ năng nên họ có thể giúp đỡ lẫn nhau trong trường hợp vắng mặt.
- Tăng mức độ sản xuất và tận dụng thiết bị.
- Có sự tham gia của công nhân trong giải quyết vấn đề.