1

ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
===========

NGUYỄN THỊ TRANG NHUNG

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ
XÁC ĐỊNH DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG MỘT SỐ
HỒ SƠ CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM

Chuyên ngành : Lƣu trữ
Mã số

: 60 32 24

LUẬN VĂN THÁC SĨ KHOA HỌC NGÀNH LƢU TRỮ HỌC VÀ
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC : TS. NGUYỄN CẢNH ĐƢƠNG

HÀ NỘI, 2008


2

MỤC LỤC
PHẦN MỞ ĐẦU

TRANG


6

Nguồn tài liệu tham khảo và phƣơng pháp nghiên cứu

9

7

Đóng góp của đề tài

10

8

Bố cục của đề tài

10

NỘI DUNG
Chƣơng 1 Sự cần thiết xây dựng Danh mục hồ sơ, xác định thành
phần tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nƣớc
Việt Nam
1.1

Đặc điểm về tổ chức và hoạt động của Ngân hàng Nhà nƣớc

12

Việt Nam

Thực trạng lập hồ sơ hiện hành tại Ngân hàng Nhà nƣớc Việt

31

Nam
1.3.2

Ý nghĩa của việc xây dựng Danh mục hồ sơ, xác định thành
phần tài liệu trong hồ sơ đối với Ngân hàng Nhà nƣớc Việt

42


3

Nam
Chƣơng 2

Xây dựng Danh mục hồ sơ, Danh mục tài liệu trong một số hồ
sơ của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam

2.1

Cơ sở lý luận, khoa học cho việc lập hồ sơ hiện hành, lập Danh

47

mục hồ sơ
2.2


62

tài liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam
2.4.1

Phƣơng pháp xây dựng Danh mục hồ sơ

62

2.4.2

Phƣơng pháp xây dựng Danh mục tài liệu trong hồ sơ hiện hành

75

Chƣơng 3

Cấu trúc, cách sử dụng Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu
trong hồ sơ của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam

3.1

Cấu trúc của Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu trong hồ sơ

83

hiện hành
3.1.1

Cấu trúc của Danh mục hồ sơ

1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Tiến hành cải cách hành chính là một yêu cầu tất yếu và càng trở nên
cấp thiết trong bối cảnh Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Tổ
chức Thƣơng mại thế giới (WTO) cũng nhƣ để thực hiện mục tiêu xây dựng
một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hoạt
động có hiệu lực, hiệu quả. Một trong những nhiệm vụ trọng tâm của công
cuộc cải cách hành chính ở nƣớc ta là cải cách thể chế hành chính, trong đó
tập trung vào khâu đột phá là đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính. Thực
vậy, cải cách thủ tục hành chính đã đƣợc Nhà nƣớc quan tâm, thể hiện ở chỗ
Thủ tƣớng Chính phủ đã ký Quyết định số 30/QĐ-TTg ngày 10/01/2007 Phê
duyệt Đề án Đơn giản hoá thủ tục hành chính trên các lĩnh vực quản lý nhà
nƣớc giai đoạn 2007-2010. Để triển khai Quyết định số 30 này, Tổ công tác
chuyên trách cải cách thủ tục hành chính của Thủ tƣớng Chính phủ đã đƣợc
thành lập để thực hiện Đề án đơn giản hoá thủ tục hành chính. Đến nay, Tổ
công tác thực hiện Đề án 30 tại các Bộ, cơ quan ngang Bộ đã đƣợc thành lập
để triển khai các nội dung liên quan đến Đề án. Tổ Đề án 30 của Ngân hàng
Nhà nƣớc Việt Nam (NHNN VN) hiện nay cũng đang tích cực triển khai các
chỉ đạo của Thủ tƣớng Chính phủ về cải cách thủ tục hành chính.
Theo hƣớng dẫn của Tổ công tác chuyên trách của Thủ tƣớng Chính
phủ, thủ tục hành chính đƣợc xác định là quy định của cơ quan nhà nƣớc về
hồ sơ, trình tự, cách thức để giải quyết một công việc cụ thể cho cá nhân, tổ
chức trong một thời hạn nhất định. Nhƣ vậy, trong thủ tục hành chính, thủ tục
văn thƣ là phần rất quan trọng. Thủ tục văn thƣ bao gồm các hoạt động liên
quan đến việc thu thập, xử lý, quản lý, lƣu trữ văn bản để cung cấp thông tin
một cách nhanh chóng, chính xác, đầy đủ cho hoạt động quản lý. Việc cải
cách thủ tục hành chính nhằm xây dựng những quy trình hợp lý, khoa học để


5



6

trong quá trình giải quyết công việc qua năm tháng sẽ trở thành những bó, gói
tài liệu lộn xộn, lúc đó, càng trở thành gánh nặng và gây ảnh hƣởng lớn tới
chất lƣợng, hiệu suất công việc, tới việc quản lý chặt chẽ tài liệu và công tác
lƣu trữ. Thực trạng việc lập hồ sơ hiện hành ở nhiều cơ quan, tổ chức hiện nay
cho thấy cần phải sớm có giải pháp để việc lập hồ sơ đi vào nề nếp, phát huy
đƣợc những ý nghĩa thực sự của công tác lập hồ sơ đối với công tác quản lý,
và công cuộc cải cách hành chính nhà nƣớc.
Đề tài luận văn đƣợc thực hiện không nằm ngoài mục đích, ý nghĩa góp
phần cải thiện công tác lập hồ sơ. Lập hồ sơ có ý nghĩa rất quan trọng trong
việc quản lý chặt chẽ tài liệu hình thành trong hoạt động của cơ quan, đơn vị.
Làm tốt những công việc này sẽ góp phần nâng cao chất lƣợng công việc của
cán bộ, nâng cao hiệu quả hoạt động của cơ quan, tạo điều kiện thuận lợi cho
công tác văn thƣ, lƣu trữ. Để công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan đi
vào nề nếp, mang tính khoa học, thống nhất cần thiết phải xây dựng bản Danh
mục hồ sơ, và xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ.
NHNN VN là cơ quan có chức năng quản lý nhà nƣớc trong lĩnh vực
quan trọng của đất nƣớc - lĩnh vực tiền tệ và hoạt động ngân hàng. Trong quá
trình hoạt động, NHNN VN sản sinh ra khối lƣợng văn bản lớn, đa dạng,
phong phú về nội dung. Việc quản lý chặt chẽ khối tài liệu này là điều hết sức
quan trọng để phục vụ có hiệu quả cho hoạt động quản lý của NHNN VN.
Hiện nay, NHNN VN chƣa xây dựng đƣợc bản danh mục hồ sơ, việc
lập hồ sơ cũng chƣa có hƣớng dẫn cụ thể dẫn đến tình trạng hồ sơ chƣa đƣợc
lập, đƣợc lập nhƣng chƣa hoàn chỉnh, tài liệu rời lẻ, gây ảnh hƣởng rất lớn
đến công tác lƣu trữ và việc quản lý chặt chẽ tài liệu. Chính vì vậy, chúng tôi
chọn đề tài: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài
liệu trong một số hồ sơ của Ngân hàng Nhà nước Việt nam để làm luận văn
của mình. Xây dựng bản Danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài liệu

năng đó, cơ cấu tổ chức của NHNN VN gồm nhiều đơn vị trực thuộc. Vì vậy,
để thực hiện tốt mục tiêu của đề tài, chúng tôi đặt trọng tâm nghiên cứu xây
dựng Danh mục hồ sơ cho một số đơn vị (Vụ Chính sách tiền tệ, Vụ Tín
dụng, Vụ Quản lý ngoại hối và Vụ Các ngân hàng và tổ chức tín dụng phi
ngân hàng) thực hiện chức năng tham mƣu về các hoạt động mang tính đặc


8

thù (tiền tệ, tín dụng, ngoại hối và thành lập, phát triển các ngân hàng) của
NHNN VN và xác định thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hình
thành trong hoạt động của các đơn vị đó mà không đi sâu tìm hiểu những nội
dung này ở các đơn vị trực thuộc Ngân hàng.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Với những mục tiêu đặt ra, luận văn hƣớng vào giải quyết các nhiệm vụ
sau:
- Nghiên cứu cơ sở khoa học và kinh nghiệm thực tiễn của công tác lập
Danh mục hồ sơ;
- Nghiên cứu chức năng, nhiệm vụ và cơ cấu tổ chức của NHNN VN;
của các đơn vị thuộc phạm vi nghiên cứu.
- Khảo sát tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN VN; của các
đơn vị trong phạm vi nghiên cứu.
- Tìm hiểu thực trạng lập hồ sơ hiện hành của NHNN VN;
- Xây dựng Danh mục hồ sơ và Danh mục thành phần tài liệu cơ bản
trong một số hồ sơ hiện hành của NHNN VN.
5. Lịch sử nghiên cứu vấn đề
Lập hồ sơ hiện hành có ý nghĩa quan trọng trong công tác văn thƣ và
công tác lƣu trữ. Chất lƣợng của công tác này ảnh hƣởng trực tiếp đến chất
lƣợng tài liệu giao nộp vào lƣu trữ cơ quan cũng nhƣ lƣu trữ lịch sử. Nhƣ vậy,
việc lập hồ sơ đƣợc thực hiện một cách khoa học sẽ có ý nghĩa quan trọng đối

chú ý để áp dụng trong thực tiễn cũng nhƣ đƣợc chú ý để nghiên cứu, trao đổi
trên phƣơng diện lý luận và thực tiễn ở nhiều công trình nhƣ: các giáo trình,
các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành, các khoá luận tốt nghiệp, báo c áo
khoa học, niên luận của sinh viên chuyên ngành.
Trƣớc hết, đó là các cuốn sách dùng để giảng dạy cho sinh viên các hệ
chính quy, tại chức ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng; dùng trong đào
tạo, bồi dƣỡng cán bộ văn thƣ, lƣu trữ, cán bộ hành chính văn phòng; đáp ứng
nhu cầu nghiên cứu, tham khảo của các cơ quan, tổ chức trong công việc hàng
ngày, nhƣ: “Hướng dẫn nghiệp vụ kỹ thuật hành chính” của tác giả Nguyễn
Văn Thâm, NXB Thống kê, Hà Nội, 2001; “Lý luận và phương pháp công tác
văn thư”của PGS.TS Vƣơng Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội,


10

2006… Các giáo trình này có nội dung bám sát chƣơng trình các môn học về
công tác văn thƣ và trên cơ sở nghiên cứu, tổng kết thực tiễn về công tác này
nên thực sự là những nguồn tài liệu bổ ích cho bất cứ ai muốn nghiên cứu tìm
hiểu những nội dung liên quan đến công tác văn thƣ nói chung và công tác lập
hồ sơ, lập Danh mục hồ sơ nói riêng.
Các bài viết của đông đảo tác giả, cán bộ lƣu trữ từ trung ƣơng đến địa
phƣơng đăng trên tạp chí chuyên ngành văn thƣ, lƣu trữ nhằm trao đổi kinh
nghiệm về công tác lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ để xây dựng và phát triển
lý luận và thực tiễn của công tác này nhƣ: “Bàn về công tác lập danh mục hồ
sơ và công tác lập hồ sơ” của tác giả Nguyễn Xuân Nung (Tập san công tác
lƣu trữ số 1 năm 1970); “Vài ý kiến xung quanh vấn đề bàn về công tác lập
hồ sơ hiện hành ở nước ta” của tác giả Lê Thị Năm (Tạp chí Lƣu trữ Việt
Nam, Hà Nội, 1974); “Mấy ý kiến nhỏ xung quanh vấn đề lập danh mục hồ
sơ” của tác giả Võ Chiến Thắng (Tập san công tác lƣu trữ số 1 năm
1970)…Những bài viết này đã đề cập đến nguyên tắc, phƣơng pháp lập hồ sơ,

trong nhà trƣờng về công tác văn thƣ, sinh viên thực hiện các công trình
nghiên cứu thực tế nhƣ vậy rất có ý nghĩa để củng cố và nâng cao nhận thức
lý luận và thực tiễn về công tác lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ; góp phần hoàn
thiện lý luận và thực tiễn về công tác này. Đồng thời, đó cũng là các công
trình nghiên cứu giúp sinh viên tiếp cận với thực tiễn, phục vụ cho công việc
sau này.
Nhƣ vậy, tìm hiểu về lập danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài
liệu trong hồ sơ đã đƣợc đề cập không ít trong các công trình nghiên cứu khoa
học. Các công trình này tập trung nghiên cứu lập danh mục hồ sơ, xác định
thành phần tài liệu trong hồ sơ ở các cơ quan nói chung, ở một số cơ quan cụ
thể nhƣ: UBND Quận, Sở Nội Vụ, cơ quan Cụm Cảng Hàng không Việt
Nam, Tổng Công ty Bƣu chính Viễn thông, Tổng Công ty điện lực và chủ yếu
đi sâu tìm hiểu nhóm hồ sơ, tài liệu chung hình thành trong quá trình thực
hiện những chức năng quản lý hành chính chung và phổ biến nhất ở hầu hết
các cơ quan hành chính nhà nƣớc (nhƣ: tài liệu hình thành trong hoạt động
của Văn phòng, tài liệu tài chính kế toán, tài liệu thi đua khen thƣởng, lao


12

động tiền lƣơng, thanh tra…) mà chƣa đi sâu tìm hiểu các tài liệu quản lý
chuyên ngành.
NHNN VN là cơ quan có chức năng quản lý nhà nƣớc về hoạt động
tiền tệ, tín dụng, ngân hàng trong cả nƣớc; nhằm ổn định giá trị đồng tiền,
kiềm chế lạm phát và tăng trƣởng kinh tế an toàn. Vì vậy, các công trình
nghiên cứu đƣợc thực hiện tại NHNN VN đều tập trung làm sáng tỏ vị trí, vai
trò, tổ chức hoạt động, chiến lƣợc phát triển ngân hàng và những vấn đề về
chuyên môn nghiệp vụ ngân hàng (vấn đề tạo vốn, thanh toán không dùng
tiền mặt…). Trong khi đó, văn bản, tài liệu hình thành trong hoạt động của
NHNN VN là phƣơng tiện quan trọng phục vụ cho hoạt động quản lý của

thống kê đƣợc áp dụng trong quá trình tìm hiểu về hệ thống văn bản, thành
phần, nội dung tài liệu hình thành trong hoạt động và thực trạng công tác lập
hồ sơ hiện hành của Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam; phƣơng pháp mô tả,
phƣơng pháp phân tích và tổng hợp, thống kê đƣợc sử dụng để phân tí ch thực
trạng công tác lập hồ sơ hiện hành, các căn cứ và yêu cầu khi xây dựng Danh
mục hồ sơ; phƣơng pháp hệ thống: đƣợc sử dụng khi sắp xếp các hồ sơ trong
Danh mục hồ sơ và tài liệu trong một hồ sơ.
7. Đóng góp của đề tài
Lập hồ sơ hiện hành là một trong những khâu yếu kém hiện nay của
công tác văn thƣ ở hầu hết các cơ quan. Một trong những nguyên nhân của
tình trạng này là các cơ quan chƣa xây dựng đƣợc Danh mục hồ sơ mẫu hàng
năm, và chƣa có những hƣớng dẫn, tập huấn cụ thể đối với việc áp dụng Danh
mục hồ sơ đó. Luận văn nghiên cứu về vấn đề xây dựng danh mục hồ sơ và
xác định thành phần tài liệu trong hồ sơ ở Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam cơ quan hiện chƣa xây dựng Danh mục hồ sơ mẫu hàng năm, vì vậy, nếu
đƣợc sự quan tâm và triển khai áp dụng trong thực tế chắc chắn luận văn sẽ có
những đóng góp về mặt thực tiễn nhƣ sau:
- Nghiên cứu xây dựng Danh mục hồ sơ của NHNN VN từ thí điểm đối
với hồ sơ, tài liệu của 04 đơn vị thực hiện chức năng tham mƣu cho Thống
đốc về lĩnh vực chủ đạo (tiền tệ, tín dụng, ngoại hối và hoạt động ngân hàng)
của Ngân hàng; xây dựng Danh mục tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ của


14

các đơn vị đó. Đây sẽ là những nghiên cứu thiết thực để xây dựng bản Danh
mục hồ sơ cho toàn cơ quan NHNN VN cũng nhƣ Danh mục tài liệu trong hồ
sơ của Ngân hàng, góp phần nâng cao chất lƣợng của công tác lập hồ sơ hiện
hành, việc quản lý chặt chẽ tài liệu và tạo thuận lợi cho khai thác sử dụng tài
liệu tại NHNN VN.
- Từ nghiên cứu cơ sở lý luận, khoa học và pháp lý, luận văn đƣa ra

Luận văn đƣợc hoàn thành với sự hƣớng dẫn của TS. Nguyễn Cảnh
Đƣơng, sự giúp đỡ của các thầy cô giáo trong Khoa Lƣu trữ học và Quản trị
văn phòng cùng các cán bộ ở cơ quan Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam. Nhân
dịp này, tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành về sự giúp đỡ đó.
Trong quá trình thực hiện đề tài, mặc dù đã có nhiều cố gắng song luận
văn không tránh khỏi những hạn chế và thiếu sót nhất định. Chúng tôi rất
mong nhận đƣợc sự đóng góp ý kiến của các thầy cô và bạn đọc để luận văn
đạt chất lƣợng tốt hơn.
Tôi xin cam đoan bản luận văn này cùng các số liệu, thông tin minh
chứng và dẫn chứng trong luận văn là cập nhật, đáng tin cậy và đƣợc dẫn
chứng rõ ràng, đầy đủ.
Ngƣời thực hiện
Nguyễn Thị Trang Nhung


16

TÀI LIỆU THAM KHẢO
1. Báo cáo số 02/BC-NHNN ngày 04/01/2007 về tình hình thực hiện
nhiệm vụ ngân hàng năm 2006, định hướng nhiệm vụ năm 2007.
2. Đào Xuân Chúc-Nguyễn Văn Hàm-Vƣơng Đình Quyền-Nguyễn Văn
Thâm: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục
chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990.
3. Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 của Cục Lƣu trữ Phủ Thủ
tƣớng ban hành Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan.
4. Công văn số 738/NHNN-VP ngày 15/7/2003 hướng dẫn thành phần
hồ sơ, tài liệu của Ngân hàng Nhà nước Việt nam nộp vào Trung tâm lưu trữ.
5. Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn
thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc Ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành
chính.

năm 2006.
15. Nghị định số 52/2003/NĐ-CP ngày 19/5/2003 của Chính phủ quy
định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơ cấu tổ chức của Ngân hàng Nhà
nước Việt nam.
16. Nghị định số 110/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ về công
tác văn thƣ.
17. Nguyễn Xuân Nung: Bàn về công tác lập Danh mục hồ sơ và công
tác lập hồ sơ, Tập san công tác lƣu trữ hồ sơ số 1 năm 1970.
18. Vƣơng Đình Quyền: Lý luận và phương pháp công tác văn thư,
NXB Đại học Quốc gia Hà nội.
19. Quyết định số 252QĐ-NH ngày 28/12/1993 của Thống đốc Ngân
hàng Nhà nƣớc Việt nam ban hành Bảng thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lưu
trữ trong ngành Ngân hàng.


18

20. Quyết định số 253/2002/QĐ-NHNN ngày 01/4/2002 về việc lưu trữ
hồ sơ ban hành văn bản quy phạm pháp luật.
21. Quyết định số 1130/2004/QĐ-NHNN ngày 09/9/2004 của Thống
đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động
của Vụ Các Ngân hàng và tổ chức tín dụng phi ngân hàng .
22. Quyết định số 1131/2004/QĐ-NHNN ngày 09/9/2004 của Thống
đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động
của Vụ Chính sách tiền tệ.
23. Quyết định số 1132/2004/QĐ-NHNN ngày 09/9/2004 của Thống
đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động
của Vụ Quản lý ngoại hối.
24. Quyết định số 30/2005/QĐ-NHNN ngày 09/9/2004 của Thống đốc
Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam ban hành Quy chế làm việc của Ngân hàng