ĐẠI HỌC QUỐC GIA HÀ NỘI
ĐẠI HỌC KHOA HỌC XÃ HỘI VÀ NHÂN VĂN
===========

NGUYỄN THỊ TRANG NHUNG

NGHIÊN CỨU XÂY DỰNG DANH MỤC HỒ SƠ VÀ
XÁC ĐỊNH DANH MỤC TÀI LIỆU TRONG MỘT SỐ
HỒ SƠ CỦA NGÂN HÀNG NHÀ NƢỚC VIỆT NAM

Chuyên ngành : Lƣu trữ
Mã số

: 60 32 24

LUẬN VĂN THÁC SĨ KHOA HỌC NGÀNH LƢU TRỮ HỌC VÀ
QUẢN TRỊ VĂN PHÒNG

NGƢỜI HƢỚNG DẪN KHOA HỌC : TS. NGUYỄN CẢNH ĐƢƠNG

HÀ NỘI, 2008


PHẦN MỞ ĐẦU
1. Mục đích, ý nghĩa của đề tài
Tiến hành cải cách hành chính là một yêu cầu tất yếu và càng trở nên
cấp thiết trong bối cảnh Việt Nam chính thức trở thành thành viên của Tổ
chức Thƣơng mại thế giới (WTO) cũng nhƣ để thực hiện mục tiêu xây dựng
một nền hành chính dân chủ, trong sạch, vững mạnh, chuyên nghiệp, hoạt
động có hiệu lực, hiệu quả. Một trong những nhiệm vụ trọng tâm của công
cuộc cải cách hành chính ở nƣớc ta là cải cách thể chế hành chính, trong đó

cơ quan hành chính nhà nƣớc kiểm soát đƣợc quá trình giải quyết công việc
trong nội bộ của cơ quan, thông qua đó từng bƣớc nâng cao chất lƣợng và
hiệu quả của công tác quản lý và cung cấp dịch vụ công (đây chính là mục
tiêu của việc áp dụng hệ thống quản lý chất lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO
9001:2000 đƣợc quy định tại Quyết định số 144/2006/QĐ-TTg ngày
20/6/2006 của Thủ tƣớng Chính phủ về việc áp dụng hệ thống quản lý chất
lƣợng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2000 vào hoạt động của các cơ quan
hành chính nhà nƣớc). Việc áp dụng tiêu chuẩn quản lý chất lƣợng ISO có
ảnh hƣởng quan trọng đến việc lập hồ sơ - một nội dung công việc quan trọng
của công tác văn thƣ. Bởi theo quy định của ISO, quá trình giải quyết một
công việc đều thể hiện bằng quy trình và tất cả những bƣớc giải quyết công
việc trong quy trình đó đều đƣợc thể hiện thông qua văn bản và các tài liệu có
liên quan, do đó, việc lập hồ sơ đƣợc kiểm soát theo quy trình giải quyết công
việc sẽ đảm bảo chất lƣợng. Nhƣ vậy, tài liệu hình thành trong hoạt động của
cơ quan, tổ chức đƣợc lập hồ sơ một cách khoa học sẽ góp phần quan trọng để
đạt đƣợc mục tiêu và kết quả của việc áp dụng ISO vào công tác quản lý cũng
nhƣ sự thành công của công cuộc cải cách hành chính ở nƣớc ta.
Tài liệu hình thành từ năm này qua năm khác với số lƣợng nhiều là
gánh nặng không chỉ đối với các cán bộ văn thƣ, cán bộ lƣu trữ mà cả đối với
các cán bộ chuyên môn. Nếu tài liệu không đƣợc tiến hành lập hồ sơ ngay
trong quá trình giải quyết công việc qua năm tháng sẽ trở thành những bó, gói
tài liệu lộn xộn, lúc đó, càng trở thành gánh nặng và gây ảnh hƣởng lớn tới


chất lƣợng, hiệu suất công việc, tới việc quản lý chặt chẽ tài liệu và công tác
lƣu trữ. Thực trạng việc lập hồ sơ hiện hành ở nhiều cơ quan, tổ chức hiện nay
cho thấy cần phải sớm có giải pháp để việc lập hồ sơ đi vào nề nếp, phát huy
đƣợc những ý nghĩa thực sự của công tác lập hồ sơ đối với công tác quản lý,
và công cuộc cải cách hành chính nhà nƣớc.
Đề tài luận văn đƣợc thực hiện không nằm ngoài mục đích, ý nghĩa góp

lƣợng công tác hàng ngày của cán bộ, công chức của Ngân hàng.
2. Mục tiêu của đề tài
Từ những ý nghĩa trên, đề tài của chúng tôi đƣợc thực hiện nhằm
hƣớng tới các mục tiêu sau:
- Nghiên cứu đề xuất nguyên tắc và phƣơng pháp xây dựng Danh mục
hồ sơ, Danh mục tài liệu cơ bản trong hồ sơ của NHNN VN.
- Nghiên cứu đề xuất Danh mục hồ sơ và Danh mục tài liệu cơ bản
trong một số hồ sơ sản sinh trong hoạt động đặc thù của NHNN VN.
3. Đối tƣợng, phạm vi nghiên cứu
- Đối tƣợng nghiên cứu: với những mục tiêu đặt ra, đối tƣợng nghiên
cứu của đề tài là các hồ sơ, tài liệu hình thành trong hoạt động của NHNN
VN; các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức của các
đơn vị trong phạm vi nghiên cứu; các văn bản của Nhà nƣớc, của NHNN VN
quy định, hƣớng dẫn về công tác lập hồ sơ hiện hành, lập Danh mục hồ sơ.
- Phạm vi nghiên cứu:
NHNN VN là cơ quan lớn thực hiện chức năng quản lý nhà nƣớc trong
lĩnh vực tiền tệ và hoạt động ngân hàng trong cả nƣớc. Để thực hiện chức
năng đó, cơ cấu tổ chức của NHNN VN gồm nhiều đơn vị trực thuộc. Vì vậy,
để thực hiện tốt mục tiêu của đề tài, chúng tôi đặt trọng tâm nghiên cứu xây
dựng Danh mục hồ sơ cho một số đơn vị (Vụ Chính sách tiền tệ, Vụ Tín
dụng, Vụ Quản lý ngoại hối và Vụ Các ngân hàng và tổ chức tín dụng phi
ngân hàng) thực hiện chức năng tham mƣu về các hoạt động mang tính đặc
thù (tiền tệ, tín dụng, ngoại hối và thành lập, phát triển các ngân hàng) của
NHNN VN và xác định thành phần tài liệu cơ bản trong một số hồ sơ hình


thành trong hoạt động của các đơn vị đó mà không đi sâu tìm hiểu những nội
dung này ở các đơn vị trực thuộc Ngân hàng.
4. Nhiệm vụ nghiên cứu
Với những mục tiêu đặt ra, luận văn hƣớng vào giải quyết các nhiệm vụ

thƣ trong Pháp lệnh, Chính phủ đã ban hành Nghị định số 110/2004/NĐ-CP
ngày 08/4/2004 về công tác văn thƣ, trong đó có những quy định khá cụ thể
chi tiết một số vấn đề về lập hồ sơ hiện hành. Hƣớng dẫn nghiệp vụ lập hồ sơ
cũng đã có các văn bản nhƣ: Công văn số 261-NV ngày 12/10/1977 của Cục
Lƣu trữ Phủ thủ tƣớng ban hành Hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở
các cơ quan và Công văn số 344-NV ngày 31/12/1984 của Cục Lƣu trữ Nhà
nƣớc ban hành Hướng dẫn lập một số loại hồ sơ, tài liệu về quản lý hành
chính ở cơ quan Bộ. Danh mục hồ sơ có ý nghĩa quan trọng góp phần giúp
công tác lập hồ sơ đƣợc thực hiện tốt, vì vậy, bản Hƣớng dẫn công tác lập hồ
sơ hiện hành năm 1977 đã có những quy định khá cụ thể các vấn đề liên quan
đến lập danh mục hồ sơ.
Những văn bản trên của Nhà nƣớc quy định về công tác lập hồ sơ - một
hoạt động nghiệp vụ quan trọng, có tính chất quy phạm, kỹ thuật - đã đƣợc
chú ý để áp dụng trong thực tiễn cũng nhƣ đƣợc chú ý để nghiên cứu, trao đổi
trên phƣơng diện lý luận và thực tiễn ở nhiều công trình nhƣ: các giáo trình,
các bài viết trên các tạp chí chuyên ngành, các khoá luận tốt nghiệp, báo cáo
khoa học, niên luận của sinh viên chuyên ngành.
Trƣớc hết, đó là các cuốn sách dùng để giảng dạy cho sinh viên các hệ
chính quy, tại chức ngành Lƣu trữ học và Quản trị văn phòng; dùng trong đào
tạo, bồi dƣỡng cán bộ văn thƣ, lƣu trữ, cán bộ hành chính văn phòng; đáp ứng
nhu cầu nghiên cứu, tham khảo của các cơ quan, tổ chức trong công việc hàng
ngày, nhƣ: “Hướng dẫn nghiệp vụ kỹ thuật hành chính” của tác giả Nguyễn
Văn Thâm, NXB Thống kê, Hà Nội, 2001; “Lý luận và phương pháp công tác
văn thư”của PGS.TS Vƣơng Đình Quyền, NXB Đại học Quốc gia Hà Nội,
2006… Các giáo trình này có nội dung bám sát chƣơng trình các môn học về
công tác văn thƣ và trên cơ sở nghiên cứu, tổng kết thực tiễn về công tác này


nên thực sự là những nguồn tài liệu bổ ích cho bất cứ ai muốn nghiên cứu tìm
hiểu những nội dung liên quan đến công tác văn thƣ nói chung và công tác lập

nghiệp). Có thể kể đến nhƣ: Niên luận năm thứ 3 với đề tài “Xác định thành
phần tài liệu trong hồ sơ hiện hành của Văn phòng đăng ký đất và nhà UBND Quận Thanh Xuân” của Nguyễn Thuỳ Dƣơng; các khoá luận tốt
nghiệp: “Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ mẫu tài liệu của Ban Tài
chính Kế toán Tổng công ty Điện lực Việt Nam” của tác giả Đặng Thanh Lan;
“Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ và xác định danh mục tài liệu cơ bản
trong một số hồ sơ hiện hành tại Văn phòng Tập đoàn Bưu chính Viễn thông”
của tác giả Trần Thị Hằng”…Những đề tài này ở các phạm vi và mục tiêu
nghiên cứu khác nhau đã đề cập đến lý luận xây dựng danh mục hồ sơ đƣợc
áp dụng đối với cơ quan, đơn vị cụ thể. Có thể nói, từ kiến thức đƣợc đào tạo
trong nhà trƣờng về công tác văn thƣ, sinh viên thực hiện các công trình
nghiên cứu thực tế nhƣ vậy rất có ý nghĩa để củng cố và nâng cao nhận thức
lý luận và thực tiễn về công tác lập hồ sơ, lập danh mục hồ sơ; góp phần hoàn
thiện lý luận và thực tiễn về công tác này. Đồng thời, đó cũng là các công
trình nghiên cứu giúp sinh viên tiếp cận với thực tiễn, phục vụ cho công việc
sau này.
Nhƣ vậy, tìm hiểu về lập danh mục hồ sơ và xác định thành phần tài
liệu trong hồ sơ đã đƣợc đề cập không ít trong các công trình nghiên cứu khoa
học. Các công trình này tập trung nghiên cứu lập danh mục hồ sơ, xác định
thành phần tài liệu trong hồ sơ ở các cơ quan nói chung, ở một số cơ quan cụ
thể nhƣ: UBND Quận, Sở Nội Vụ, cơ quan Cụm Cảng Hàng không Việt
Nam, Tổng Công ty Bƣu chính Viễn thông, Tổng Công ty điện lực và chủ yếu
đi sâu tìm hiểu nhóm hồ sơ, tài liệu chung hình thành trong quá trình thực
hiện những chức năng quản lý hành chính chung và phổ biến nhất ở hầu hết
các cơ quan hành chính nhà nƣớc (nhƣ: tài liệu hình thành trong hoạt động
của Văn phòng, tài liệu tài chính kế toán, tài liệu thi đua khen thƣởng, lao
động tiền lƣơng, thanh tra…) mà chƣa đi sâu tìm hiểu các tài liệu quản lý
chuyên ngành.


NHNN VN là cơ quan có chức năng quản lý nhà nƣớc về hoạt động

nhiệm vụ ngân hàng năm 2006, định hướng nhiệm vụ năm 2007.
2. Đào Xuân Chúc-Nguyễn Văn Hàm-Vƣơng Đình Quyền-Nguyễn Văn
Thâm: Lý luận và thực tiễn công tác lưu trữ, NXB Đại học và Giáo dục
chuyên nghiệp, Hà Nội, 1990.
3. Công văn số 261/NV ngày 12/10/1977 của Cục Lƣu trữ Phủ Thủ
tƣớng ban hành Bản hướng dẫn công tác lập hồ sơ hiện hành ở các cơ quan.
4. Công văn số 738/NHNN-VP ngày 15/7/2003 hướng dẫn thành phần
hồ sơ, tài liệu của Ngân hàng Nhà nước Việt nam nộp vào Trung tâm lưu trữ.
5. Công văn số 283/VTLTNN-NVTW ngày 19/5/2004 của Cục Văn
thƣ và Lƣu trữ Nhà nƣớc Ban hành bản Hướng dẫn chỉnh lý tài liệu hành
chính.
6. Công văn số 262/LTNN-NVTW ngày 12/6/2001 Cục Lƣu trữ Nhà
nƣớc ban hành Hướng dẫn thành phần hồ sơ, tài liệu của cơ quan hành chính
nhà nước trung ương thuộc diện nộp lưu vào các Trung tâm Lưu trữ Quốc
gia.
7. Phạm Ngọc Dĩnh, chủ nhiệm đề tài: Những cơ sở lý luận và thực tiễn
lập danh mục hồ sơ ở các cơ quan. Đề tài khoa học cấp ngành, Cục Văn thƣ
Lƣu trữ Nhà nƣớc, Hà Nội năm 1991. Tƣ liệu Cục Văn thƣ Lƣu trữ Nhà nƣớc.
8. Dự thảo Quyết định của Thống đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Ban hành
Quy định thời hạn bảo quản hồ sơ, tài liệu lƣu trữ trong ngành Ngân hàng
năm 2004. Hồ xây dựng Bảng thời hạn bảo tài liệu trong ngành Ngân hàng
năm 2004.
8. Trịnh Thị Hà: Lập hồ sơ hiện hành ở các Ban Đảng trực thuộc Ban
Chấp hành Trung ương-thực trạng và giải pháp, Khoá luận tốt nghiệp, Tƣ
liệu Khoa Lƣu trữ học và QTVP, 2006.


10. Vũ Thị Hà: Xây dựng danh mục hồ sơ mẫu của Sở Nội vụ thành
phố Hà Nội, Khóa luận tốt nghiệp, Tƣ liệu Khoa Lƣu trữ học và QTVP, 2006.
11. Trần Thị Hằng: Nghiên cứư xây dựng Danh mục hồ sơ và xác định

đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động
của Vụ Chính sách tiền tệ.
23. Quyết định số 1132/2004/QĐ-NHNN ngày 09/9/2004 của Thống
đốc Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam ban hành Quy chế Tổ chức và hoạt động
của Vụ Quản lý ngoại hối.
24. Quyết định số 30/2005/QĐ-NHNN ngày 09/9/2004 của Thống đốc
Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam ban hành Quy chế làm việc của Ngân hàng
Nhà nước.
25. Quyết định số 984/QĐ-NHNN ngày 06/7/2005 của Thống đốc
Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam về việc phân công công tác kiêm nhiệm trong
Ban lãnh đạo Ngân hàng Nhà nước.
26. Quyết định số 22/2007/QĐ-NHNN ngày 28/5/2007 của Thống đốc
Ngân hàng Nhà nƣớc Việt nam ban hành Quy chế về công tác văn thư, lưu
trữ.
27. Quyết định số 45/2007/QĐ-NHNN ngày 17/12/2007 của Thống đốc
Ngân hàng Nhà nƣớc Việt Nam về độ mật của từng tài liệu, vật mang bí mật
Nhà nước trong ngành Ngân hàng.
28. Võ Chiến Thắng: Mấy ý kiến nhỏ chung quanh vấn đề lập danh
mục hồ sơ, Tập san công tác lƣu trữ hồ sơ số 1 năm 1970.
29. Vũ Thị Thanh Thuỷ: Nghiên cứu xây dựng danh mục hồ sơ cho cơ
quan cụm cảng Hàng không miền Bắc.
30. Hoàng Thị Tuyết Thu: Một số vấn đề thực tiễn trong chỉ đạo,
hướng dẫn lập hồ sơ hiện hành và nộp lưu vào lưu trữ cơ quan ở các bộ,
ngành, cơ quan trung ương, Website: www.archives.gov.vn.


31. Thành tích 55 xây dựng và phát triển ngành Ngân hàng (19512006), Website: .
32. Website: www.archives.gov.vn