TRƢỜNG ĐẠI HỌC QUẢNG BÌNH
KHOA KỸ THUẬT – CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

GIÁO TRÌNH
(Lƣu hành nội bộ)

“BÀI TẬP LỚN CHỦ ĐỀ 2”
(Dành cho Cao đẳng sƣ phạm Toán - Tin)

Tác giả: ThS. Nguyễn Nƣơng Quỳnh

Năm 2015


MỤC LỤC

LỜI NÓI ĐẦU ........................................................................................................................................ 3
Chƣơng I TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS ........................................................................... 4

I. Một số khái niệm cơ bản ................................................................................. 4
II. Hệ quản trị CSDL Microsoft Access ............................................................... 5
III. Các thao tác trên tệp tin cơ sở dữ liệu Access ................................................. 9
Chƣơng II BẢNG DỮ LIỆU - TABLE................................................................................................. 12

I. Thiết kế cơ sở dữ liệu ....................................................................................12
II. Khái niệm về bảng .......................................................................................12
III. Tạo bảng mới trong cơ sở dữ liệu .................................................................13
IV. Thiết lập khóa chính ...................................................................................24
V. Hiệu chỉnh bảng ..........................................................................................26
VI. Xem thông tin và nhập dữ liệu .....................................................................26
VII. Thiết lập quan hệ giữa các bảng ..................................................................29

nguồn khác.
Đối với các doanh nghiệp nhỏ thì Microsoft Access là một chƣơng trình ứng
dụng cần thiết để lƣu giữ và quản lý các dữ liệu dùng để điều hành công việc.
Trong tài liệu bài giảng này tôi giới thiệu cho sinh viên lớp Cao đẳng Kế toán các
kiến thức cơ bản nhất về hệ quản trị cơ sở dữ liệu Microsoft Access. Tài liệu này có
thể giúp sinh viên làm quen với phần mêm ứng dụng, tạo các bảng dữ liệu, thiết lập
mối quan hệ giữa các bảng, tạo các truy vấn đơn giản, thiết kế các form đơn giản và
thiết kế các bản báo cáo để quản lý các thông tin trong cơ sở dữ liệu đã tạo ra. Tài liệu
bài giảng này giới thiệu cho sinh viên phần mềm MS Access phiên bảng 2007.
Tài liệu bao gồm 5 chƣơng:
Chƣơng I: Tổng quan về Microsoft Access
Chƣơng II: Bảng dữ liệu - Table
Chƣơng III: Truy vấn dữ liệu - Query
Chƣơng IV: Giới thiệu biểu mẫu - Form
Chƣơng V: Thiết kế Báo biểu - Report
Sau mỗi phần lý thuyết đều có các bài tập thực hành để sinh viên tự làm trong
giờ thực hành ở phòng máy.
Mặc dù đã cố gắng trong quá trình biên soạn nhƣng không tránh khỏi những
thiếu sót. Tôi rất mong nhận đƣợc sự góp ý từ phía độc giả để cuốn tài liệu đƣợc hoàn
thiện hơn.
Xin chân thành cảm ơn!

3


Chương I
TỔNG QUAN VỀ MICROSOFT ACCESS
I. Một số khái niệm cơ bản
1. Khái niệm Hệ quản trị cơ sở dữ liệu quan hệ
* Cơ sở dữ liệu: là một tập hợp các dữ liệu có liên quan với nhau chứa thông tin

4


- Kiểm soát dữ liệu: Có thể quy định những ngƣời sẽ đƣợc phép đọc, cập nhật
hoặc chèn thêm dữ liệu.
Hệ quản trị CSDL quan hệ có các đặc điểm:
- Khả năng lƣu trữ dữ liệu lâu dài.
- Truy nhập số lƣợng lớn thông tin một cách hiệu quả.
- Ngôn ngữ cấp cao để định nghĩa và thao tác dữ liệu.
- Kiểm tra tính đúng đắn của dữ liệu và thẩm quyề truy nhập.
- Phục hồi dữ liệu.
II. Hệ quản trị CSDL Microsoft Access
1. Giới thiệu Microsoft Access
Microsoft Access là một trong những phần mềm ứng dụng của bộ Microsoft
Office (Word, Excel, Access, PowerPoint,...), khi cài đặt Microsoft Office thì
Microsoft Access tự động đƣợc cài đặt.
Microsoft Access là một hệ quản trị cơ sở dữ liệu (CSDL) kiểu quan hệ chạy
trong môi trƣờng Windows, dùng để quản lý và khai thác số liệu đƣợc lƣu giữ một
cách có tổ chức trong máy tính.
Microsoft Access cho ta các khả năng khai thác dữ liệu, khả năng liên kết và
công cụ truy vấn mạnh mẽ giúp quá trình tìm kiếm thông tin nhanh. Microsoft Access
có khả năng kết xuất dữ liệu cho phép ngƣời sử dụng thiết kế những biểu mẫu và báo
cáo phức tạp, đáp ứng các yêu cầu quản lý.
2. Khởi động và thoát khỏi Access
a. Khởi động
Có thể khởi động Access theo các cách sau:
Cách 1:
- Chọn Start / Programs / Microsoft Office / Microsoft Access
Hay
- Chọn Start / Programs / Microsoft Access

là: Thanh công cụ Database, Table Design, Table Datasheet, Query Design, Query
Datasheet, Form Design, Form View, Report Design, Toolbox, Formatting,…
- Khung tác vụ: Các khung tác vụ nằm phía bên phải cửa sổ làm việc của Access
nhằm thay thế một số menu. Thanh tác vụ xuất hiện khi ta thực hiện một số lệnh trên
hệ thống menu dọc, hoặc dùng lệnh View / Task Panel.
- Thanh trạng thái: nằm ở cuối cửa sổ Access, hiển thị những thông báo, hƣớng
dẫn ngắn gọn, trạng thái bàn phím khi sử dụng Access.
* Cửa sổ cơ sở dữ liệu: Access hiện tất cả các đối tƣợng của tệp CSDL trong
cửa sổ CSDL:

6


Các thành phần của cửa sổ CSDL:
- Thanh tiêu đề: chứa tên của CSDL đang mở.
- Thanh công cụ: các nút trên thanh công cụ thay đổi tuỳ theo đối tƣợng nào
đƣợc chọn trên thanh Objects.
- Thanh Objects nằm dọc bên trái cửa sổ để xem các đối tƣợng trong CSDL, trên
thanh này có các mục: Tables, Queries, Forms, Reports, Pages, Macro, Modules.
- Các Shortcut nằm ở khung chính cửa sổ CSDL để nhanh chóng tạo các đối
tƣợng mới.

7


* Cửa sổ tạo cấu trúc bảng

Phần trên, để xác định tên của các trƣờng dữ liệu trong bảng và xác định kiểu dữ
liệu cho các trƣờng.
Phần dƣới, xác định các thuộc tính của trƣờng phụ thuộc vào kiểu dữ liệu đã xác

- Chọn một trong các cách tạo mới ở khung tác vụ:
+ Blank database: tạo CSDL trống
+ Blank data access page: tạo trang truy xuất dữ liệu trống
+ Project using existing data: đề án sử dụng dữ liệu đã có
+ Project using new data: đề án sử dụng dữ liệu mới
+ From existing file: mở một tệp đã tồn tại trên đĩa
Để tạo CSDL mới ta chọn Blank database. Cửa sổ File New Database xuất hiện:

Bước 2: Tại hộp thoại File New Database, ta chọn vị trí lƣu CSDL, đặt tên cho
CSDL mới và chọn

để tạo tệp CSDL mới.

2. Mở tệp đã tồn tại
9


Bước 1:
- Chọn lệnh File / Open (hoặc nút lệnh Open
tổ hợp phím Ctrl + O). Hộp thoại Open xuất hiện:

trên thanh công cụ hoặc nhấn

Bước 2: Tại hộp thoại Open: Xác định vị trí lƣu tệp CSDL tại hộp Look in, chọn
tệp tin cần mở. Chọn nút lệnh
hoặc Enter để mở CSDL.
Đến đây của sổ làm việc Access với tệp vừa mở xuất hiện để ta có thể làm việc
với CSDL.
3. Đóng CSDL
Có hai cách:

Chương II
BẢNG DỮ LIỆU - TABLE
I. Thiết kế cơ sở dữ liệu
Thiết kế CSDL là công việc quan trọng đầu tiên trong một quy trình phát triểm
một ứng dụng trên Access. MS Access hay một hệ QT CSDL nào có thể cung cấp các
thông tin cho chúng ta một cách chính xác và hiệu quả nếu chúng đƣợc cung cấp đầy
đủ mọi dữ kiện về nhiều đối tƣợng khác nhau lƣu trữ trong các bảng dữ liệu.
Khi bắt tay thiết kế CSDL, chúng ta phải xác định và phân tích các thông tin
muốn lƣu trữ thành các tối tƣợng riêng rẽ, sau đó tạo các mối quan hệ cho các đối
tƣợng liên quan với nhau. Dựa vào các mối quan hệ đó mà hệ quản trị CSDL có thể
liên kết các đối tƣợng và rút ra các số liệu tổng hợp cần thiết.
Các bƣớc thiết kế CSDL:
- Xác định mục tiêu khai thác CSDL.
- Xác định các bảng dữ liệu cần thiết (mỗi đối tƣợng thông tin sẽ hình thành một
bảng trong CSDL).
- Xác định rõ thông tin nào cần quản lý trong mỗi bảng, đó là xác định các
trƣờng (mỗi loại thông tin trong bảng gọi là trƣờng).
- Xác định mối quan hệ giữa các bảng. Nhìn vào mỗi bảng dữ liệu và xem xét dữ
liệu trong bảng này liên hệ thế nào với dữ liệu trong bảng khác. Đây là bƣớc quan
trọng, tạo đƣợc quan hệ tốt sẽ giúp chúng ta tìm kiếm và kết xuất dữ liệu nhanh chóng
và chính xác.
- Phân tích lại thiết kế ban đầu để tìm lỗi, nhập vào các bản ghi thử xem CSDL
đó phản ánh thế nào với truy xuất của chúng ta, có rút đƣợc kết quả đúng từ những
bảng dữ liệu đó không. Thực hiện các chỉnh sửa thiết kế nếu thấy cần thiết.
II. Khái niệm về bảng
Bảng dữ liệu (Tables) là một thành phần quan trọng nhất của CSDL, là nơi lƣu
trữ dữ liệu về một đối tƣợng nào đó nhƣ SINH VIÊN, HÀNG HOÁ, HOÁ ĐƠN,…
Một CSDL có thể có rất nhiều bảng, các bảng phải đƣợc thiết kế sao cho có thể lƣu trữ
đƣợc đầy đủ dữ liệu cần thiết. Mỗi hang trong bảng gọi là một bản ghi chứa các thông
tin của một đối tƣợng cụ thể, mỗi cột trong bảng gọi là một trƣờng là các thuộc tính

1. Tạo bảng sử dụng Design view
Thí dụ ta có danh sách các nhân viên của một công ty nhƣ sau:
TT

Họ và tên

Ngày sinh

Giới
tính

Địa chỉ

Đơn vị

Hệ số
lương

Lương

1

Thái Nam Long

12/09/1989 Nam Đồng Hới

Hành chính 2.34

1263000



Ở đây ta chọn chế độ Design View và nhấn OK.
Hoặc nhấn vào mục chọn Create Table in Design view.
 Khi đó, hộp thoại thiết kế cấu trúc bảng xuất hiện:

Bƣớc 2: Khai báo danh sách tên các trƣờng của bảng bằng cách nhập danh sách
tên trƣờng lên cột Field Name của cửa sổ thiết kế.
Chú ý: Tên trƣờng không nên chứa dấu cách (space) và tiếng Việt có dấu.
Sauk hi gõ vào danh sách trƣờng của bảng, hộp thoại thiết kế có dạng:

14


Bƣớc 3: Khai báo kiểu dữ liệu cho các trƣờng của bảng bằng cách chọn kiểu dữ
liệu cho từng trƣờng ở cột Data Type tƣơng ứng.
Để chọn kiểu dữ liệu, ta có thể dung chuột chọn kiểu dữ liệu từ danh sách thả
xuống, hoặc cũng có thể nhấn ký tự đầu tiên của kiểu dữ liệu cần chọn mỗi khi định vị
đến ô Data Type cần làm việc.
Nhấn

Sẽ được kiểu

Nhấn

Sẽ được kiểu

A

Autonumber


Date/Time

Bƣớc 4: Thiết lập trƣờng khoá chính cho bảng (những bảng không có trƣờng
khoá có thể bỏ qua bƣớc này).
- Chọn các trƣờng muốn thiết lập khoá bằng cách: dung chuột kết hợp bấm giữ
phím Shift đánh dấu đầu dòng các trƣờng muốn thiết lập khoá.
- Chọn menu Edit / Primary Key để thiết lập thuộc tính khoá cho trƣờng vừa
chọn. Hoặc có thể thiết lập trƣờng khoá bằng cách nhấn nút Primary Key trên thanh
công cụ.
Sau khi thiết lập trƣờng khoá, trƣờng khoá sẽ có biểu tƣợng nhƣ sau:

15


Biểu tượng của trường khoá
Bƣớc 5: Lƣu cấu trúc bảng:
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + S hoặc nhấn nút Save trên thanh công cụ, hộp hội
thoại yêu cầu ghi tên cho bảng xuất hiện:

Đặt tên bảng (tên bảng không nên chứa dấu cách trống, ký tự đặc biệt và dấu
tiếng Việt) và nhấn OK.
Chú ý:
- Đối với những bảng không thiết lập trƣờng khoá, trong quá trình ghi lại cấu
trúc bảng, Access sẽ hỏi:

Nhấn YES Access sẽ tự động tạo thêm một trƣờng mới có tên ID và thiết lập
trƣờng này làm trƣờng khoá. Nếu không muốn nhƣ vậy hãy nhấn NO, nhấn Cancel để
huỷ lệnh lƣu.
Mỗi trƣờng dữ liệu đƣợc khai báo trong cửa sổ thiết kế đều có thể xác đinh rất
nhiều các thuộc tính khác nhau phụ thuộc vào kiểu dữ liệu của trƣờng. Các thuộc tính

-3.4x1038 - +3.4x1038

4 byte

Double

-1.797x10308 – 1.797x10308

8 byte

Decimal

-1028 - 1028

16 byte

Integer
Long Integer

Kích thước

- AutoNumber: là giá trị do Access tự động sinh ra cho từng bản ghi mới, chiếm
4 byte, giá trị mới sinh ra có thể chọn theo hai cách: Increment – tăng dần và Random
- số ngẫu nhiên.
- Yes/No: dữ liệu chỉ nhận một trong hai giá trị là Yes hay No, chiếm 1 bit.
- Date/Time: chứa dữ liệu ngày giờ, chiếm 8 bytes.
- Currentcy: dữ liệu tiền tệ theo đơn vị đồng đô la, đƣợc lƣu trữ với độ chính xác
4 chữ số thập phân, chiếm 8 bytes.
- Memo: gồm các ký tự, các câu, các đoạn văn, tối đa là 64000 ký tự.
- Hyperlink: một địa chỉ kết nối đến một tƣ liệu hay tệp trên World Wide Web,

>

Đổi tất cả các ký tự nhập vào thành chữ in hoa



quảng bình

@;“Không có”;“Không rõ”

Chuỗi bất kỳ

Hiển thị chuỗi

Chuỗi rỗng

Không có

Giá trị trống (null)

Không rõ

Dữ liệu kiểu số:
- General Number: số hiển thị nhƣ số nhập vào.
Ví dụ: dữ liệu: 1234.6 → hiển thị: 1234.6
- Currency: có ký tự tiền tệ ở đầu và có dấu cách hàng ngàn.
Ví dụ: dữ liệu: 1234.56 → hiển thị: $ 1,234.56
- Fixed: số thực dấu phẩy tĩnh, ngầm định có 2 số lẻ sau dấu chấm thập phân.
- Standard: có dấu cách hàng ngàn, ngầm định có 2 số lẻ sau dấu chấm thập phân
- Percent: dạng phần trăm, số nhân lên 100 lần và thêm dấu %, ngầm định có 2
số lẻ sau dấu chấm thập phân.
- Scientific: số thực dấu phẩy động.
Định dạng do ngƣời sử dụng:
,,,
: Chuỗi định dạng tƣơng ứng trong trƣờng hợp số dƣơng.
: Chuỗi định dạng tƣơng ứng trong trƣờng hợp số âm.

%

phần trăm
Ví dụ:

Định dạng

Hiển thị

0;(0);;“Null”

số dương hiển thị bình thường; số âm được bao giữa hai dấu ngoặc
(); số 0 được bỏ trống; Null hiện chữ Null

+0.0;-0.0;0;0

hiển thị dấu + nếu số dương
hiển thị dấu - nếu số âm
hiển thị 0.0 nếu âm hoặc null

Kiểu dữ liệu Date/Time:
Các kiểu định dạng do Access cung cấp:
- General date: 12/02/2008 09:32:56 AM
- Long date: Tuesday, December 02, 2008
- Medium date: 02 - December - 2008
- Short date: 12/02/2008
- Long time: 09:34:35 AM
- Medium time: 09:34 AM
- Short time: 09:34
Các ký tự định dạng:


yy

Năm (01-99)

h

giờ

m

Phút

s

Giây

Ví dụ:
Định dạng

Hiển thị

Ddd,“mmm d”,yyyy

Mon,jun 2, 2008

Mm/dd/yyyy

03/02/2008


Không bắt buộc nhập, số 0-9, khoảng trắng, dấu + và -

L

Bắt buộc nhập, ký tự chữ

?

Không bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc khoảng trắng

A

Băt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số

A

Không bắt buộc nhập, ký tự chữ hoặc số

&

Bắt buộc nhập, ký tự bất kỳ

C

Không bắt buộc nhập ký tự bất kỳ



(000)000-0000

0528228202

(052)822-8202

(000)AAA-A

144134E

(144)134-E

#999

-90

-90

>LL-0000

dh1273

DH-1273

Để chọn một cách thiết lập mặt nạ nhập liệu có sẵn trong máy ta dùng Input
Mask Wizard: Click vào nút Build (dấu ba chấm) trên dòng ghi thuộc tính Input Mask
sẽ xuất hiện hộp thoại Input Mask Wizard có các mẫu mặt nạ sẵn cho các kiểu dữ liệu,
ta có thể gõ thử xem mặt nạ làm việc nhƣ thế nào trong hộp Try it.
22


Một số khác 0

Like “*HUE*”

Trong chuỗi phải chứa HUE

=#12/08/08# and 0 and 10, sẽ xuất hiện thông báo:

Muốn vậy thì trong dòng thuộc tính Validation Text ta nhập dòng thông báo: “Hệ
số lƣơng phải là số dƣơng nhỏ hơn 10!”
+ Thuộc tính Required: Quy định thuộc tính này để bắt buộc hay không bắt buộc
nhập dữ liệu cho trƣờng. Nếu bắt buộc phải nhập dữ liệu cho trƣờng thì phải quy định
thuộc tính này là Yes và ngƣợc lại.
+ Thuộc tính Allow Zero Length (dùng cho các trƣờng có kiểu dữ liệu Text và
memo): Quy định một trƣờng có thể hoặc không thể có chuỗi có độ dài bằng 0.
Allow Zero Length

yêu cầu Access nén các ký tự 2 byte thành 1 byte khi không cần lƣu trữ các ký tự quốc
tế phúc hợp trong trƣờng. Ngầm định cho các bảng mới là Yes.
IV. Thiết lập khóa chính
1. Khái niệm khoá chính
24


Sức mạnh của một hệ quản trị cơ sở dữ liệu nhƣ Microsoft Access là có khả năng
mau chóng truy tìm và rút dữ liệu từ nhiều bảng khác nhau trong CSDL. Để làm đƣợc
điều đó, mỗi bảng trong CSDL cần có một trƣờng hoặc một nhóm các trƣờng có thể
xác định duy nhất một bản ghi trong số rất nhiều bản ghi đang có trong bảng đƣợc gọi
là khoá chính.
Khoá chính là một trƣờng hay một tổ hợp trƣờng của một bảng để nhận diện duy
nhất một bản ghi trong bảng.
Trong bảng ta xác định một trƣờng sao cho ứng với mỗi giá trị thuộc trƣờng đó
chúng ta xác định duy nhất một bản ghi của bảng, chúng ta có thể dùng trƣờng đó làm
trƣờng khoá của bảng. Nếu không tìm đƣợc trƣờng khoá cho một bảng nào đó, chúng
ta có thể dùng một trƣờng kiểu AutoNumber để làm trƣờng khoá chính.
MS Access dùng trƣờng khoá chính để kết nối dữ liệu nhanh chóng từ nhiều
bảng và xuất ra kết quả theo yêu cầu.
Khi chọn trƣờng làm khoá chính chúng ta cần lƣu ý:
- MS Access không chấp nhận các giá trị trùng nhau hay trống (null) trong
trƣờng khoá chính.
- Các giá trị trong trƣờng không nên quá dài vì kích thƣớc khoá chính ảnh hƣởng
đến tốc độ truy xuất CSDL. Để đạt hiệu quả tối ƣu ta nên dùng kích thƣớc nhỏ nhất để
xác định mọi giá trị cần đƣa vào trƣờng.
2. Tạo khoá chính cho bảng
Ta chọn trƣờng làm khoá chính cho bảng theo các bƣớc sau:
- Mở bảng ở chế độ Design View.
- Click chọn trƣờng cần đặt làm khoá chính.