I. THÔNG TIN CHUNG
1. Tên sáng kiến: Một số biện pháp nâng cao hiệu quả trong công tác
quản lý văn thư, lưu trữ tại trường mầm non
2. Tác giả:
Họ và tên: Hà Ngọc Đoài
Năm sinh: 1989
Nơi thường trú: Mường Cang - Than Uyên - Lai Châu
Trình độ chuyên môn: Đại học sư phạm Sinh
Chức vụ công tác: Nhân viên
Nơi làm việc: Trường Mầm non Hoa Hồng xã Pắc Ta - Tân Uyên - Lai Châu
Điện thoại: 0973635030
3. Lĩnh vực áp dụng sáng kiến: Quản lý văn thư lưu trữ.
4. Thời gian áp dụng sáng kiến: Từ ngày 1 tháng 9 năm 2014 đến ngày
1 tháng 9 năm 2015
5. Đơn vị áp dụng sáng kiến:
Tên đơn vị: Trường MN Hoa Hồng xã Pắc Ta
Địa chỉ: Bản Sài Lương - Pắc Ta - Tân Uyên - Lai Châu
Điện thoại: 02316505607
II. NỘI DUNG SÁNG KIẾN
1. Sự cần thiết, mục đích của việc thực hiện sáng kiến:
- Ngày nay trước tình hình phát triển, đổi mới ngày càng sâu rộng, mạnh
mẽ của đất nước, các thông tin ngày càng phát triển, sự trao đổi thông tin, công
văn, văn bản, chỉ thị.... giữa các cơ quan, đơn vị, các ngành ngày càng nhiều,
riêng ngành Giáo dục và Đào tạo thì số lượng các văn bản giữa các cơ quan trong
ngành là rất nhiều nên công tác văn thư, lưu trữ đòi hỏi phải có một số kiến thức
nhất định để xử lý tốt các thông tin, công việc một cách kịp thời và hiệu quả.
- Là một đơn vị trường học, dù ở lĩnh vực nào thì cũng phải cần có một bộ
phận tiếp nhận, xử lý thông tin (Văn bản, Chỉ thị; Thông tư; Thông báo; báo cáo…)
của các cấp ban ngành đến đơn vị, thông báo đến nhà trường, các đoàn thể trong
-1-


3. Mô tả sáng kiến:
-2-


a. Mô tả giải pháp trước khi tạo ra sáng kiến:
Trước đây công tác văn thư lưu trữ tại nhà trường đều thực hiện bằng
phương pháp thủ công theo kiểu truyền thống. Công văn đến được vào sổ ghi
công văn đến sau đó chuyển đến người nhận (Ban giám hiệu nhà trường), Tương
tự đối với công văn đi cũng vậy, khi có văn bản báo cáo, quyết định tờ trình... gửi
lên cấp trên hoặc đến các cơ quan khác là in ra chuyển đến bộ phận văn thư vào
sổ công văn, sao một bản lưu và một bản gửi đến cơ quan, đơn vị người nhận.
- Từ tháng 12 năm 2013 việc chuyển công văn đi đến đa số là chuyển qua
hòm thư điện tử (gmail do google cung cấp). Công văn đến được tải xuống, sau
đó in ra làm 2 bản, một bản chuyền đến người nhận (BGH, Công đoàn) còn một
bản để lưu văn thư. Đối với công văn đi thì tuỳ theo yêu cầu những văn bản tài
liệu chỉ cần chuyển qua email thì in ra một bản lưu tại nhà trường còn sau đó
chuyển đến địa chỉ người nhận. Một số văn bản, tài liệu cần chuyển bản dấu đỏ
đến tận cá nhân, cơ quan đơn vị nhận.
- Việc thực hiện công tác văn thư như vậy cần rất nhiều thời gian cho sự
sắp xếp, chuyển công văn đi, công văn đến. Trong quá trình chuyển thư đến nhiều
địa chỉ thì hay sảy ra việc có địa chỉ không nhận được, sai địa chỉ, hoặc thời gian
nhận được công văn bị chậm do công văn đến nhưng người nhận chưa biết hoặc
là không được thông báo nên công văn đến chưa được xử lý kịp thời.
- Các công văn đến nhà trường, các đoàn thể phải triển khai thực hiện sau
đó có báo cáo phản hồi lại cấp trên, đơn vị yêu cầu thực hiện, tuy nhiên nhưng
công văn trong quá trình triển khai thực hiện có khi kéo dài đến 2 hoặc 3 tháng
nên việc thực hiện báo cáo, phản hồi đối với cấp trên, đơn vị yêu cầu thực hiện có
khi không thực hiện hoặc là thực hiện không theo yêu cầu của công văn quy định
để xảy ra tình trạng không thực hiện báo cáo hoặc báo cáo chậm không đúng tiến
độ. Trong quá trình triển khai thực hiện công văn theo giai đoạn đôi khi là không

- Việc triển khai công văn đối với các nhà trường trong địa bàn huyện là đến
các buổi họp hội đồng có đầy đủ cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường mới
triền khai, mất rất nhiều thời gian vì số lượng công văn, văn bản đến nhà trường
trong một tháng là rất nhiều. Ngoài ra thời gian triển khai thường chậm muộn, bởi
vì đối với những công văn đến từ đầu tháng thì đến tháng sau mới được triển khai
đến cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường, trong khi đó công văn đã được
thực hiện và báo cáo phản hồi từ lâu, nên rất bất cập và không đúng quy định việc
-4-


triển khai chị thị, hướng dẫn, quyết định của cấp trên đến nhà trường.
- Chính vì thế tôi đã đề nghị nhà trường thực hiện giải pháp triển khai công
văn trên địa chỉ email riêng của nhà trường (toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên
trong nhà trường đều biết địa chỉ email và password của địa chỉ), mỗi khi có công
văn đến cần phải triển khai tới toàn thể cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà
trường nhân viên văn thư chỉ gửi lên địa chỉ email của nhà trường là việc triển
khai công văn đã được thực hiện xong tại nhà trường.
- Tuy nhiên để triển khai được công văn thì nhà trường yêu cầu mỗi cán bộ
giáo viên, nhân viên trong nhà trường phải thông thạo việc vào địa chỉ email và
xem công văn, văn bản, tài liệu được triển khai trên công văn và mỗi cá nhân phải
cập nhật thường xuyên. Năm 2013 sau khi tìm hiểu nhà trường còn 03 giáo viên,
nhân viên trong nhà trường còn chưa biết vào địa chỉ email xem công văn nên bản
thân tôi là nhân viên văn thư đã đề nghị nhà trường lên kế hoạch tập huấn hướng
dẫn các đồng chí đó, đến nay 100% cán bộ, giáo viên, nhân viên trong nhà trường
đã thông thạo việc cập nhật công văn, văn bản triển khai trên địa chỉ email của nhà
trường, nhà trường đã yêu cầu mỗi cá nhân phải cập nhật công văn 01 lần / ngày.
* Giải pháp quản lý văn bản đi, văn bản đến đúng nơi quy định, giám sát
thời gian, tiến trình thực hiện, báo cáo phản hồi các văn bản chỉ thị, hướng
dẫn… một cách hiệu quả không chậm muộn hoặc thiếu sót.
- Giải pháp này mới so với giải pháp cũ là:

nhận hoặc đơn vị nhận để kiểm tra quá trình chuyển những văn bản quan trọng và
thời gian gấp rút. Hoặc trong nội dung gửi thư yêu cầu có phản hồi đã nhận thư lại
địa chỉ gửi, nhằm giúp người quản lý việc chuyển văn bản tài liệu nắm được số
lượng đơn vị đã nhận và chưa nhận. Việc thực hiện như vậy sẽ khắc phục được
tình trạng thiếu sót hoặc là việc người nhận chưa xem công văn đến.
- Đối với văn bản đến việc vào sổ công văn và chuyển đến người nhận để
giải quyết là chuyện tất nhiên, nhưng trong những giai đoạn mà số lượng văn
bản đến lớn, nhiều nội dung cần phải xử lý, thực hiện và có báo cáo phản hồi.
Để tránh cho việc xử lý chậm, hoặc không được thực hiện triển khai, báo cáo
phản hồi lại nội dung mà trong văn bản đến yêu cầu. Người làm công tác văn
thư phải phân luồng văn bản đến về nội dung, yêu cầu và người thực hiện, thời
gian thực hiện, những văn bản nào cần có báo cáo, phản hồi nhiều lần…
Ví dụ: những công văn của nhà trường được phân loại chuyển đến Ban giám
-6-


hiệu nhà trường, những công văn của Công đoàn thì chuyển đến Chủ tịch Công
đoàn, tương tự như vậy đối với các tổ chức đoàn thể khác trong nhà trường.
- Tuy nhiên việc thực hiện chế độ báo cáo phản hồi, triển khai thì người
cán bộ văn thư phải có một quyển sổ riêng ngoài sổ đăng ký công văn đến.
Ví dụ: Công văn về công tác y tế trường học một năm báo cáo đinh kì 2
lần. Nhân viên văn thư cần phải có sổ theo dõi nhằm giám sát nhắc nhở nhà
trường về việc thực hiện chế độ báo cáo đúng thời gian quy định.
- Sổ theo dõi việc triên khai công văn, việc thực hiện chế độ báo cáo cần ghi
theo tháng, vì có những công văn đến triển khai thực hiện có thể đến một hoặc 2
tháng mới báo cáo phản hồi lại cơ quan cấp trên. Nên người quản lý văn thư chỉ
cần xem xét sổ để thông báo nhắc nhở tới người phụ trách việc báo cáo phản hồi
theo công văn yêu cầu, không để sảy ra tình trạng quên không báo cáo, không thực
hiện triển khai ảnh hưởng đến việc thực hiện nhiệm vụ năm học của nhà trường.
Vi dụ: Tháng 20/3/2014 phải báo cáo về Phòng Giáo dục và Đào tạo việc

phương pháp thủ công, bằng cách sắp xếp đơn thuần thì cần một lượng thời gian
rất lớn, khối lượng công việc nhiều. Tuy nhiên do điều kiện về cơ sở vật chất
không cho phép nên việc này để thực hiện là khó khả thi. Vì vậy cần một giải
pháp khác là ứng dụng công nghệ thông tin nhằm giảm bớt gánh nặng về mặt
bằng diện tích và khối lượng công việc nhưng lại mang lại hiệu quả và chất
lượng rất cao. Điều kiện cho phép là việc thực hiện chuyển văn bản, công văn đi
và đến được thực hiện bằng hòm thư điện tử từ tháng 12 năm 2013 nên việc ứng
dụng là dễ ràng và tiện lợi.
- Đối với văn bản đến nhân viên văn thư chỉ vào hòm thư đến tải về xem
xét qua nội dung nhằm phân loại để gửi đến người phụ trách những loại công
văn đó. Từ (File) mình tải về chỉnh sửa lại tên theo trích yếu nội dung và số ghi
trên công văn sau đó lưu vào Folder từng loại văn bản mình tạo ra theo từng
tháng, năm và loại văn bản (hướng dẫn, quyết định, chỉ thị, chỉ đạo chuyên môn,
tuyên truyền...)
Ví dụ: D/công văn đến/ năm 2014/tháng1/quyết định
- Như vậy khi ta tìm đến quyết định, hướng dẫn, công tác tuyên truyền…
là đã có ngay không cần phải in, lưu sau đó khi cần phải đi tìm, lục trong đống
công văn.
- Việc thực hiện lưu trữ trên máy cũng có hệ quả của nó, ví dụ máy tính
-8-


hỏng khôi phục lại bị mấy dữ liệu hoặc là trong quá trình sử dụng bị mất do
virut tấn công hoặc bất cẩn xóa file….để tránh gặp phải tình huống như vậy mỗi
tháng ta phải sao lưu dữ liệu lên dữ liệu điện toán đám mây, hoặc google drive.
Sau đó nhiều người có thể vào địa chỉ trên lấy văn bản, dữ liệu tài liệu bất cứ khi
nào và loại nào.
- Đây là phương pháp lưu trữ đảm bảo an toàn đầy đủ, nhưng lại khắc
phục được khó khăn của nhà trường, tiết kiệm được văn phòng phẩm trong quá
trình in ấn và lưu trữ.

Xảy ra 5 lượt

Xảy ra 01 trường hợp.

02 lần thực hiện báo cáo Không xảy ra trường hợp
phản hồi chậm.
nào.
10 phút

3 phút

2 bản cho một công văn
tuỳ theo số trang và nội
dung của văn bản.
03 tủ hồ sơ, 20 kẹp 3 dây,
10 hộp đựng tài liệu, 03
hộp kẹp bướm 45mm, 20
-9-

Chỉ cần vào sổ công văn.
01 máy tính để bàn, 01 tủ
hồ sơ,3 hộp đựng tài liệu,
5 kẹp 3 dây, 01 hộp kẹp


bìa đựng hồ sơ.... Có
phòng lưu trữ riêng

bướm loại 45mm, 05 bìa
đựng hồ sơ, không cần

5. Đánh giá về phạm vi ảnh hưởng của sáng kiến:
- Việc áp dụng sáng kiến vào các đơn vị trong địa bàn là rất dễ dàng và
mang tính khả thi cao, vì hiện nay trường nào cũng có nhân viên văn thư lưu trữ.
- Việc triển khai đối với công tác văn thư, lưu trữ trong ngành là đơn giản
và hiệu quả đối với những trường mà có mạng internet, nhân viên phụ trách văn
thư có trình độ về công nghệ thông tin, nhà trường có máy tính riêng phục vụ
- 10 -


cho công tác quản lý văn thư, lưu trữ. Không chỉ áp dụng đối với địa bàn trong
huyện mà còn đối với nhiều địa phương khác.
- Đối với các ngành khác công tác văn thư lưu trữ được quan tâm hơn nhưng
cách áp dụng công nghệ thông tin trong lưu trữ, loại bỏ phần nào cách lưu trữ truyền
thống sẽ giúp ích rất nhiều trong công tác văn thư lưu trữ ngày nay.
6. Các thông tin cần được bảo mật: Không
7. Kiến nghị, đề xuất:
- Phòng giáo dục cần quan tâm đầu tư về cơ sở vật chất, phòng làm việc nhằm
phục vụ tốt cho công tác văn thư nhiều hơn nữa và tạo điều kiện đủ cơ sở vật chất để
phục vụ cho công tác lưu trữ các loại hồ sơ của nhà trường ngày một tốt hơn.
- Cần cung cấp thêm trang thiết bị để phù hợp với sự tiến bộ của khoa học
trong giai đoạn hiện nay. Khuyến khích cán bộ văn thư lưu trữ học hỏi ứng dụng
công nghệ thông tin trong công tác văn thư, lưu trữ nhằm giảm tải công việc
đồng thời góp phần thực hiện chính sách tiết kiệm trong các hoạt động văn
phòng của nhà trường.
- Cần mở thêm các khóa đào tạo ngắn hạn cho cán bộ văn thư, văn phòng
các trường trong huyện tập huấn và học tập về chuyên môn nghiệp vụ của mình.
Các lớp sử dụng, hoặc ứng dụng công nghệ thông tin trong việc lưu trữ.
- Để người làm công tác văn thư, lưu trữ, văn phòng an tâm công tác, các
cấp lãnh đạo cần có chế độ đãi ngộ hợp lý hơn, tạo điều kiện làm việc tốt nhất
phù hợp với đặc thù của ngành và từng đơn vị.