Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Bài 2. Tổ chức dữ liệu trong bảng tính
Trần Thanh Phong 6 Ứng dụng Microsoft Excel trong kinh tế
B
ÀI
2.

T
Ổ
C
HỨC
D
Ữ
L
IỆU
T
RONG
B
ẢNG
T
ÍNH Trong bài này chúng ta sẽ nghiên cứu về cách tạo danh sách, thêm, hiệu
chỉnh, xóa và tìm kiếm thông tin trong danh sách. Ngoài ra trong bài cũng đề cập
đến các lệnh lọc tìm dữ liệu từ danh sách theo một hay nhiều điều kiện. Bài học sử
dụng các tập tin: bai2-1.xls cho phần lý thuyết và bai2-2.xls cho phần thực hành.

2.1. Tạo danh sách (List)

Danh sách được cấu thành từ các bản ghi (record) thường là dòng trong bảng
tính Excel. Mỗi bản ghi chứa thông tin về một điều gì đó (ví dụ: một dòng trong sổ


Các điểm lưu ý khi tạo danh sách:

Lưu ý Giải thích
Chỉ tạo một danh sách trên một bảng
tính (worksheet)
Chức năng quản lý dữ liệu như: lọc dữ
liệu (filter) chỉ có thể áp dụng mỗi lần
cho một danh sách.
Nên chừa ra ít nhất 1 cột hoặc dòng
trống giữa danh sách và các dữ liệu khác
trên worksheet
Điều này giúp Excel dễ dàng xác đònh
danh sách khi áp dụng các chức năng
sắp xếp (sort), lọc dữ liệu (filter) hoặc
chèn (insert) một biểu thức tính toán
dạng tổng.
Tránh để các dòng hoặc cột trống trong
danh sách
Để giúp Excel dễ dàng chọn đúng danh
sách.
Tạo nhãn các trường (field) ở dòng đầu
tiên của danh sách.
Excel dùng nhãn để đưa vào các báo cáo
và dùng để tìm kiếm/ tổ chức dữ liệu.
Cố gắng chia nhỏ các thông tin Điều này giúp dễ dàng sắp xếp, lọc và
tạo báo cáo tổng hợp theo yêu cầu.
Mỗi cột nên chứa cùng loại thông tin Giúp danh sách dễ theo dõi và dễ hiễu
Không dùng trùng tên trường Tên trường bò trùng sẽ gây sai sót trong
nhập liệu và sắp xếp.

các trường cần tìm và nhấp nút Find Next để hiển thò kết quả tìm. Ví dụ: hãy
nhật vào trường “Tên nước” là “Vietnam” và nhấp nút Find Next để xem kết
quả (xem hình 2.5).
B4. Nhấp nút Find Next hay Find Prev để di chuyển tới/ lui trong các bản ghi thõa
điều kiện tìm.
B5. Nhấp nút Close khi hoàn tất công việc.

Tìm và thay thế (sử dụng worksheet ASEAN trong bai2-1.xls) Hình 2.6. Hộp thoại tìm và thay thế

B1. Chọn E
dit Ỉ Replace từ thanh thực đơn
B2. Nhập “Lao PDR” vào hộp “Find what” và hhập “Lào” vào hộp “Replace with”
để tìm và thay thế “Lao PDR” bằng “Lào” (xem hình 2.6).
B3. Nhấp nút Replace All để thay thế tất cả không cần kiểm tra hoặc nhấp nút
Find Next để đến bản ghi thõa điều kiện tìm và nếu muốn thay thế thì nhấp
tiếp nút Replace. Bạn làm tương tự như vậy cho đến hết danh sách.
B4. Nhấp nút Close để đóng hộp thoại.

Xóa bản ghi (sử dụng worksheet ASEAN trong tập tin bai2-1.xls)
Chương trình Giảng dạy Kinh tế Fulbright Bài 2. Tổ chức dữ liệu trong bảng tính
Trần Thanh Phong 10 Ứng dụng Microsoft Excel trong kinh tế

Hình 2.7. Hộp thoại Data Form Hình 2.8. Xác nhận xóa bản ghi