1
MÔN HỌC
MICROSOFT ACCESS

2
NỘI DUNG MÔN HỌC
Bài mở đầu
Chương 1: Xây dựng cơ sở dữ liệu (CSDL)
Chương 2: Truy vấn dữ liệu
Chương 3: Thiết kế giao diện
Chương 4: In ấn

3
BÀI MỞ ĐẦU

Trình bày tổng quát về môn học; giới thiệu về Access, môi trường làm
việc của Access và thực hiện quản lý các tệp dữ liệu.
1. Giới thiệu Access
2. Khởi động
3. Tạo mới tệp Access
4. Môi trường làm việc
5. Mở tệp đã tồn tại
6. Thoát khỏi Access

4
1. Giới thiệu Access

Từ cuối những năm 80, hãng Microsoft đã cho ra đời hệ điều hành Windows,
một trong những ứng dụng nổi bật nhất đi kèm bộ phần mềm tin học văn
phòng Microsoft Office.

File Name: gõ vào tên tệp
→ Create

7
4. Môi trường làm việc

(1) Hệ thống thực đơn (menu) và các thanh công cụ (Toolbar)- nơi thực hiện
các lệnh khi cần;

(2) Cửa sổ tệp Access đang làm việc bao gồm 7 phần chính: Tables,
Queries, Forms, Reports, Pages, Macros và Modules.
- Tables – nơi chứa toàn bộ các bảng dữ liệu;
- Queries – nơi chứa toàn bộ các truy vấn dữ liệu đã được thiết kế;
- Forms – nơi chứa các mẫu giao diện phần mềm;
- Reports – nơi chứa các mẫu báo cáo đã được thiết kế;
- Macro – nơi chứa các Macro lệnh phục vụ dự án;
- Modules – nơi chứa các khai báo, các thư viện chương trình con phục vụ
dự án.

Thông thường mỗi tệp Access cần phải làm việc trên tất cả các thành phần
trên (trừ Pages).

8
5. Mở tệp đã tồn tại

B1: Trong màn hình Access: File → Open (hoặc nhấn nút Open trên thanh
công cụ), hộp thoại Open xuất hiện:

B2: Tìm đến tệp Access cần mở trên hộp thoại Open bằng cách:
- Look in: Chọn thư mục nơi chứa tệp Access cần mở.


Bảng dữ liệu (Tables) là phần quan trọng nhất của CSDL; Là nơi lưu trữ
những dữ liệu tác nghiệp cho ứng dụng. Một CSDL có thể có rất nhiều bảng.

Một bảng dữ liệu trên Access bao gồm các thành phần: Tên bảng, các
trường dữ liệu, trường khoá, tập hợp các thuộc tính cần thiết cho mỗi trường
dữ liệu và tập hợp các bản ghi.12
1.2 Bảng dữ liệu

Tên bảng: Không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc
chữ tiếng Việt có dấu trong tên bảng.

Trường dữ liệu (Field)

Kiểu dữ liệu(Data Type):
Number: số Autonumber: Số nguyên tự động.
Text: Xâu ký tự Memo: kiểu ghi nhớ
Yes/No: Kiểu logic Date/Time: Lưu trữ ngày, giờ
Currency: Kiểu tiền tệ Hyperlink: Các siêu liên kết
OLE: dữ liệu hình ảnh, đồ hoạ, … (Objects)
Không nên sử dụng dấu cách (Space), các ký tự đặc biệt hoặc chữ tiếng Việt
có dấu trong tên trường.

13
1.2 Bảng dữ liệu

Thuộc tính (Properties):

ghi của bảng kia và ngược lại;

Liên kết 1-n là: mỗi trường của bảng 1 sẽ có thể liên kết với một hoặc nhiều
bản ghi của bảng nhiều (n). Ngược lại, mỗi bản ghi của bảng nhiều sẽ liên
kết tới duy nhất 1 trường của bảng 1.

16
2. Qui trình xây dựng CSDL Access

Bước 1: Lần lượt xây dựng cấu trúc từng bảng dữ liệu trong CSDL.

Bước 2: Thiết lập các quan hệ tại cửa sổ Relationships.

Bước 3: Thực hiện nhập dữ liệu cho các bảng nếu cần.
Chú ý: bảng có quan hệ 1 phải được nhập dữ liệu trước bảng có quan hệ
nhiều.

17
3. Xây dựng cấu trúc bảng
Mục này hướng dẫn cách thiết kế cấu trúc một bảng dữ liệu trên CSDL
Access.

Bước 1: Ở ngăn Tables → New → Design View → OK

Bước 2: Field Name: Tên các trường của bảng; Data Type: Kiểu dữ liệu ;
Properties: thuộc tính cho các trường.

Bước 4: Thiết lập trường khoá cho bảng
- Chọn các trường muốn thiết lập khoá;
- Menu Edit → Primary key (hoặc nhấn nút Primary key trên thanh công cụ).

Column Heads: Yes / no

20
4. Thiết lập quan hệ

Bước 1: Mở cửa sổ thiết lập quan hệ: Tools → Relationship.

Bước 2: Đưa các bảng (Tables) tham gia thiết lập quan hệ thông qua hộp
thoại Show Tables (nếu chưa thấy hộp thoại này dùng thực đơn Relationship
→ Show table).

Bước 3: Thực hiện tạo kết nối giữa từng cặp bảng theo thiết kế, Khi đó hộp
thoại Edit Relationships xuất hiện:
Trong trường hợp muốn thiết lập các thuộc tính đảm bảo toàn vẹn dữ liệu
(Enforce Referential Integrity)

21
để đồng ý thiết lập các thuộc tính đảm bảo
toàn vẹn dữ liệu;
đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi cập nhật dữ liệu
giữa 2 bảng liên quan.
đảm bảo toàn vẹn dữ liệu khi xoá dữ liệu giữa 2
bảng liên quan.
Hộp Relationship Type: cho biết kiểu quan hệ giữa 2 bảng đang thiết lập:
One – To – One: 1-1 One – To – Many: 1-∞

Indeterminate Không xác định được kiểu liên kết
4. Thiết lập quan hệ

22

Bước 1: Mở bảng để nhập dữ liệu bằng cách: nhấn đúp chuột lên tên bảng
cần nhập dữ liệu; hoặc chọn bảng cần nhập dữ liệu rồi nhấn nút Open;

Bước 2: Thực hiện nhập dữ liệu vào bảng đang mở bằng bàn phím

Trích đoạn Sử dụng form đã tạo vào việc nhập dữ liệu

---