TIN HỌC CĂN BẢN
C¬ b¶n vÒ
so¹n th¶o v¨n b¶n
NHÀ XUẤT BẢN
GIÁO DỤC
Microsoft
®
i
381-2006/CXB/6-748/GD Mã số: PTK65B6
Mục lục
381-2006/CXB/6-748/GD Mã số: PTK65B6.............ii
Làm quen với Word...................................................8
Khởi động Word.........................................................8
Cửa sổ Word.............................................................10
Nhập nội dung văn bản............................................13
Lưu văn bản..............................................................14
Đóng văn bản và thoát khỏi Word..........................16
Tổng kết bài học........................................................17
Câu hỏi kiểm tra.......................................................17
Thực hành.................................................................18
Biên tập văn bản.......................................................19
Mở tập tin văn bản hiện có......................................19
Di chuyển trong văn bản..........................................21
Hiển thị các phần văn bản.......................................22
Chèn nội dung vào văn bản.....................................23
Chọn văn bản............................................................23
Xóa và khôi phục nội dung đã xóa..........................24
Tạo thư mục..............................................................27
Lưu văn bản với tên khác........................................27
Tổng kết bài học........................................................28
Câu hỏi kiểm tra.......................................................28

Định dạng văn bản theo cột.....................................70
Tạo cột.....................................................................................71
Xác định độ rộng của cột.......................................................74
Điều chỉnh khoảng cách giữa các cột..................................75
Chèn dấu ngắt cột...................................................................77
Tổng kết bài học........................................................78
Câu hỏi kiểm tra.......................................................79
Thực hành.................................................................79
Thiết kế trang............................................................81
Đặt lề trang................................................................82
Sử dụng thước đo để thay đổi lề trang.................................83
Chèn số trang............................................................84
Chèn đầu trang và chân trang.................................85
Thay đổi hướng của trang........................................86
Tổng kết bài học........................................................88
Câu hỏi kiểm tra.......................................................88
Thực hành.................................................................89
Các công cụ
hỗ trợ biên tập...........................................................90
Kiểm tra chính tả .....................................................90
Sử dụng bảng chọn tắt để sửa lỗi.........................................93
Kiểm tra lỗi ngữ pháp..............................................93
Tìm kiếm trong văn bản...........................................95
Thay thế ....................................................................97
Chèn ngày và giờ.......................................................99
Chèn ký tự đặc biệt.................................................101
Thêm chú thích.......................................................102
v
vi Cơ bản về soạn thảo văn bản
Tổng kết bài học......................................................105

 Nhập nội dung văn bản.
 Lưu tài liệu.
 Đóng tài liệu và ra khỏi Word.
Ngày nay hầu hết các thư từ giao dịch cá nhân và văn bản chuyên
môn được tạo bằng máy tính với việc sử dụng chương trình xử lý
văn bản. Chương trình xử lý văn bản giúp việc tạo ra tài liệu dễ dàng
và chính xác hơn.
Microsoft® Word là một chương trình xử lý văn bản như vậy. Với
Microsoft Word, ngoài việc dễ dàng tạo ra mọi loại văn bản, bạn
cũng có thể thêm đồ họa vào văn bản và dùng các chương trình
Microsoft Office khác để đưa dữ liệu vào văn bản Word. Word
không chỉ là công cụ thuận tiện giúp tiết kiệm thời gian, mà còn cho
phép kiểm tra chính tả và xem văn bản trước khi in. Không còn phải
gõ lại văn bản chỉ vì một hay hai lỗi. Word cho phép chỉnh sửa
nhanh chóng văn bản và cho kết quả một cách chuyên nghiệp.
Bài này sẽ giới thiệu cách khởi động và nhận diện các thành phần
trong cửa sổ Word, như thanh bảng chọn và các thanh công cụ.
Khởi động Word
Cũng như với các chương trình khác, có nhiều cách bắt đầu Word.
Một cách đơn giản là bạn bắt đầu bằng việc nháy nút Start bên trái
thanh công việc.
Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn khởi động Word.
1. Nháy Start trên thanh công việc. Bảng chọn Start xuất hiện.
2. Trên bảng chọn Start, trỏ vào All Programs. Bảng chọn
Programs xuất hiện, hiển thị tất cả các chương trình trên máy
tính, kể cả Word.
8
Làm quen với Word 9
3. Nháy Microsoft Word để bắt đầu Word.

họa các yếu tố trong cửa sổ Word.
Làm quen với Word 11
 Thanh tiêu đề: Dòng trên cùng của cửa sổ là thanh tiêu đề.
Nó được đặt ở đỉnh của cửa sổ, hiển thị tên của ứng dụng và tên
của tài liệu hiện thời. (Đối với hộp thoại là tên hộp thoại).
 Thanh bảng chọn: Dòng liệt kê tên các bảng chọn sẵn có
trong Word. Bảng chọn là danh sách các lệnh hay tùy chọn sẵn
có. Thanh bảng chọn được đặt ngay dưới thanh tiêu đề.
 Thanh công cụ chuẩn: Thanh công cụ cung cấp việc truy
nhập nhanh chóng vào các chức năng soạn thảo thường dùng.
Chẳng hạn, trên thanh công cụ chuẩn, nút cần nháy khi muốn
lưu văn bản có biểu tượng đĩa mềm . Thanh công cụ chuẩn
được đặt ngay dưới thanh bảng chọn.
 Thanh công cụ định dạng: Đây là thanh công cụ cung cấp
các nút lệnh để truy nhập nhanh chóng vào các chức năng định
dạng thường dùng. Tên của các nút lệnh được hiển thị khi con
trỏ chuột được đặt trên chúng.
 Điểm chèn: Một vệt thẳng đứng nhấp nháy trong cửa sổ văn
bản chỉ ra nơi ký tự tiếp theo sẽ xuất hiện khi được gõ từ bàn phím.
 Miền chọn: Miền giữa cạnh bên trái của cửa sổ và cạnh bên
trái của văn bản. Bạn đưa con trỏ chuột vào miền chọn và nháy
chuột để chọn toàn bộ dòng văn bản. Con trỏ đổi thành mũi tên
trỏ sang phải khi nó được đưa vào miền chọn.
 Thước: Thước được hiển thị dưới thanh công cụ dùng để
thay đổi mức thụt lề của các đoạn văn, đặt lại lề trang (vùng để
trống giữa cạnh của giấy và văn bản) và điều chỉnh chiều rộng
của cột. Thước được chia theo đơn vị thường là cm.
 Thanh cuốn: Các thanh cuốn được dùng để hiển thị các
vùng khác nhau của văn bản. Thanh cuốn đứng được đặt dọc
theo cạnh bên phải của cửa sổ và thanh cuốn ngang được đặt

Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn hiển thị thông tin (ScreenTips) về vài nút
lệnh và đối tượng màn hình để làm quen với Word.
1. Đặt con trỏ chuột lên trên nút New Blank Document trong vài
giây, nhưng không nháy. Một ScreenTip màu vàng nhỏ xuất
hiện, hiển thị các từ New Blank Document.
2. Đặt con trỏ chuột lên trên nút Save trên thanh công cụ chuẩn.
Một ScreenTip màu vàng nhỏ xuất hiện, hiển thị từ Save.
Làm quen với Word 13
3. Đặt con trỏ chuột lên trên nút Previous Page trên thanh cuốn
đứng. ScreenTip xuất hiện.
4. Đặt con trỏ chuột lên trên nút Next Page . ScreenTip xuất hiện.
5. Trên thanh trạng thái, đặt con trỏ chuột lên trên nút Overtype
. Một ScreenTip màu vàng nhỏ được hiện ra, hiển thị từ
Overtype. Trong chế độ Overtype, các ký tự hiện có lần lượt bị
xóa và thay bằng các ký tự gõ mới.
Nhập nội dung văn bản
Văn bản được tạo ra bằng việc gõ từ bàn phím. Khi gõ các ký tự vào
văn bản, bạn không phải nhấn Enter ở cuối mỗi dòng. Word tự động
xuống dòng sang dòng tiếp khi điểm chèn đạt tới lề phải. Bạn nhấn
Enter chỉ khi bạn muốn bắt đầu một đoạn mới hay chèn thêm dòng
trống. Ngầm định, Word dùng các lề trang trái và phải cỡ 1,25 inch,
lề đỉnh và đáy cỡ 1 inch theo mặc định, tuy nhiên, các khoảng cách
lề trang có thể đặt lại.
Công nghệ thông tin và giao tiếp được coi là công cụ để giúp sự phát triển của con
người
14 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Khi gõ văn bản, điểm chèn chuyển sang phải − vị trí của ký tự tiếp
theo. Nếu bạn muốn, nhấn Backspace để xóa các ký tự ở bên trái của
điểm chèn hay nhấn Delete để xóa ký tự ở bên phải điểm chèn.

Tên tập tin có thể chứa tới 255 ký tự. Word dùng các từ đầu tiên của
văn bản, cho tới dấu ngắt đầu tiên hay dấu ngắt dòng, làm tên tập tin
khi bạn lưu tập tin lần đầu tiên. Bạn nên xóa tên tập tin được Word
gán mặc định và tự mình gán tên cho tập tin. Vì có thể sử dụng tới
255 ký tự để đặt tên, nên cố gắng làm cho tên tập tin diễn đạt nhiều
nhất nội dung có thể được. Tên tập tin không được chứa bất kỳ ký tự
nào trong những ký tự sau đây: * \ / < > ? : ; “
Mặc dù có thể, nhưng tránh sử dụng các chữ cái có dấu của tiếng
Việt trong tên tập tin, vì có thể gây xung đột với những ký tự điều
khiển của hệ thống.
Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn lưu giữ văn bản mới lên đĩa cứng và lưu văn
bản này lần nữa sau khi thực hiện những thay đổi nội dung.
1. Nháy nút Save trên thanh công cụ chuẩn để hiển thị hộp thoại
Save As.
2. Gõ Thuchanh01 trong ô File name.
16 Cơ bản về soạn thảo văn bản
3. Nháy mũi tên trong ô Save In và nháy biểu tượng ổ đĩa cứng
(cũng có thể chọn ổ đĩa mềm, hay ổ đĩa mạng hoặc các thư mục
sẵn có).
4. Nháy đúp vào thư mục PiL, nháy đúp tiếp vào thư mục Word
Practice. Hộp Save in hiển thị Word Practice và nội dung của thư
mục Word Practice.
5. Nháy đúp thư mục Lesson01 và nháy Save trên hộp thoại. Tập
tin được lưu lên đĩa cứng với tên mới, tên mới được hiển thị
trong thanh tiêu đề.
6. Nháy vào cuối của đoạn thứ nhất để đặt điểm chèn ở đó.
7. Nhấn Spacebar và gõ câu sau: Sức mạnh của ICT có thể đóng
góp hữu hiệu vào việc thực hiện các mục đích phát triển của
thiên niên kỷ.

2. Nháy Exit trên bảng chọn File. Word đóng lại.
3. Để khởi động lại Word, nháy vào nút Start trên thanh công việc, trỏ
vào All Programs và nháy Microsoft Word. Word khởi động.
4. Nháy nút Close trên ngăn New Document.
Tổng kết bài học
Trong bài học này, bạn đã học cách bắt đầu và ra khỏi Word, cách
dùng thanh công cụ, cách đưa nội dung vào văn bản và lưu giữ văn
bản, đóng và mở văn bản.
Câu hỏi kiểm tra
1. Làm thế nào để lưu một bản sao của văn bản hiện thời mà
không thay đổi bản gốc?
2. Nêu hai cách đóng một văn bản.
3. Điều gì xảy ra khi nháy nút ở góc trên bên phải của cửa
sổ Word?
4. Làm thế nào để hiển thị các thanh công cụ chuẩn và định
dạng trên hai dòng khác biệt?
5. Bảng chọn Start được dùng để làm gì?
18 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Thực hành
Bài tập 1: Nếu cần, khởi động Word. Mở Word bằng cách dùng
bảng chọn Start. Trong văn bản trống, nháy đúp chuột tại một phần
tư chiều trang từ trên xuống và chèn tiêu đề sau (tính năng này được
gọi là Click And Type): Lời nhắc Báo cáo Chi tiêu.
Sử dụng Click And Type lần nữa để định vị đoạn căn lề trái dưới
tiêu đề. Gõ thông tin sau:
Gõ nội dung báo cáo chi tiêu, kèm theo hóa đơn gốc, ghi số tiền phụ
cấp đi đường và ghi riêng ra các chi tiêu phân theo mục về hóa đơn
khách sạn,... Lưu văn bản trong thư mục Lesson01 nằm ở thư mục
Word Practice với tên Nhac_bao_cao_chi 01 và sau đó đóng văn bản
này.

thúc soạn thảo văn bản, bạn sẽ lưu giữ tập tin.
Trong bài học này, bạn cũng sẽ học cách tạo ra thư mục để lưu giữ
tập tin và cách lưu giữ tập tin với tên khác.
Mở tập tin văn bản hiện có
Sau khi lưu văn bản Word, ta có thể mở lại để xem nội dung của nó
hay thực hiện những thay đổi. Bạn cần biết thư mục chứa văn bản
đó và sau đó mở bản thân văn bản.
Ngầm định Word lưu tên của bốn văn bản được mở gần đây nhất ở
phía dưới bảng chọn File và chỉ cần nháy chuột để mở chúng. Muốn
mở một tập tin khác, cần sử dụng hộp thoại Open. Word còn liệt kê
các tập tin nói trên ở đầu ngăn New Document khi lần đầu tiên mở
Word hay mở một văn bản.
19
20 Cơ bản về soạn thảo văn bản
Các bước thực hiện
Trong bài tập này, bạn mở một tập tin đang có.
1. Nếu cần, khởi động Word.
2. Trên ngăn New Document, tại đáy của phần Open a document,
nháy More documents. Hộp thoại Open xuất hiện.
3. Nháy mũi tên trong ô Look in, nháy biểu tượng đĩa cứng, nháy
đúp thư mục PiL, tiếp đó nháy đúp vào thư mục Word Practice
và cuối cùng nháy đúp thư mục Lesson02. Nội dung của thư mục
Lesson02 xuất hiện trong hộp thoại Open.
4. Nháy tập tin PiL 02 và nháy Open trên hộp thoại. Tập tin PiL 02
xuất hiện trong Word và hộp thoại Open đóng lại.
Biên tập văn bản 21
Di chuyển trong văn bản
Để thay đổi nội dung hiện có trong văn bản (soạn thảo), trước hết
cần chuyển điểm chèn về vị trí cần thay đổi. Con trỏ chuột và các
phím mũi tên trên bàn phím và các thanh cuốn đều là các công cụ

Thông thường cửa sổ chỉ hiển thị được một phần văn bản. Nếu văn
bản có nhiều trang, ta có thể sử dụng thanh cuốn để xem các phần
khác của văn bản. Thanh cuốn đứng dùng để di chuyển văn bản lên
và xuống. Thanh cuốn ngang dùng để di chuyển văn bản sang trái và
phải.
Bảng sau liệt kê các công cụ cuốn sẵn có và chức năng của chúng.
Thực hiện Di chuyển văn bản
Nháy mũi tên cuốn lên .
Lên một dòng.
Nháy mũi tên cuốn xuống .
Xuống một dòng.
Nháy mũi tên cuốn trái .
Sang trái một khoảng.
Nháy mũi tên cuốn phải .
Sang phải một khoảng.
Nháy trên hộp cuốn ở thanh cuốn đứng. Lên một màn hình.
Nháy dưới hộp cuốn ở thanh cuốn đứng. Xuống một màn hình.
Biên tập văn bản 23
Nháy bên trái hộp cuốn ở thanh cuốn
ngang.
Sang trái một màn hình.
Nháy bên phải hộp cuốn ở thanh cuốn
ngang.
Sang phải một màn hình.
Kéo hộp cuốn đứng. Liên tục lên hay xuống.
Kéo hộp cuốn ngang. Liên tục sang trái hay phải.
Nháy nút Previous Page .
Về đầu trang trước.
Nháy nút Next Page .
Về đầu trang tiếp.

Cũng có thể dùng phím Shift và phím mũi tên để chọn các từ, dòng
hay đoạn kề nhau. Bạn đặt điểm chèn vào một đầu vùng cần chọn,
giữ phím Shift và nhấn phím mũi tên hay nháy chuột ở cuối vùng
muốn chọn.
Bảng sau tóm tắt các phương pháp để chọn các khối văn bản.
Để chọn Thực hiện
Một từ Nháy đúp từ đó.
Một dòng Nháy miền chọn bên trái dòng.
Một câu Nhấn phím Ctrl và nháy vị trí bất kỳ trong câu.
Một đoạn Nháy đúp bên trái miền chọn của bất kỳ dòng nào trong
đoạn, hay nháy ba lần bất kỳ đâu trong đoạn này.
Toàn bộ
văn bản
Nhấn phím Ctrl và nháy tại vị trí bất kỳ trong miền lựa chọn,
hay nháy chuột ba lần trong miền lựa chọn.
Lưu ý
Bạn cũng có thể chọn văn bản bằng việc dùng bàn phím. Đặt điển
chèn trước văn bản muốn chọn và nhấn Shift+mũi tên phải để chọn
một từ bên phải, hay Shift+mũi tên xuống để chọn một dòng. Chú ý
rằng nếu nhấn Shift+mũi tên xuống khi điểm chèn ở giữa dòng, văn
bản được chọn sẽ bao gồm một phần của dòng tiếp. Bạn cũng có thể
nháy vào chỗ bắt đầu của văn bản muốn chọn, nhấn giữ phím Shift
và nháy vào cuối của văn bản để chọn một khối văn bản.
Xóa và khôi phục nội dung đã xóa
Để xóa một ký tự, đặt điểm chèn vào bên trái của ký tự đó và nhấn
Delete, hay vào bên phải của ký tự đó và nhấn Backspace. Để xóa
Biên tập văn bản 25
một từ bằng bàn phím, hãy đặt vị điểm chèn vào bên trái của từ đó
và nhấn Ctrl+Delete, hay vào bên phải của từ đó và nhấn
Ctrl+Backspace.