Lý luận chung về công tác kế toán nguyên vật
liệu trong các doanh nghiệp sản xuất
1.1. Sự cần thiết phải quản lý và hạch toán nguyên vật liệu trong doanh
nghiệp sản xuất.
1.1.1. Khái niệm, đặc điểm và vai trò của nguyên vật liệu.
Nguyên vật liệu thuộc loại hàng tồn kho của doanh nghiệp và là những đối tợng
lao động đợc thể hiện dới dạng vật hoá nh: sắt, thép trong doanh nghiệp cơ khí chế tạo,
sợi trong doanh nghiệp dệt, vải trong may mặc...Nguyên vật liệu chỉ tham gia vào một
chu kỳ sản xuất kinh doanh nhất định và toàn bộ giá trị nguyên vật liệu đợc chuyển hết
một lần vào chi phí sản xuất kinh doanh trong kỳ. Đó là những đối tợng lao động khi
tham gia vào quá trình sản xuất sẽ cấu thành nên thực thể của sản phẩm.
Nguyên vật liệu có những đặc điểm sau:
Thứ nhất, về mặt vốn: nguyên vật liệu là thành phần quan trọng của vốn lu
động, đặc biệt là vốn dự trữ của doanh nghiệp. Để nâng cao hiệu quả sử dụng vốn,
doanh nghiệp cần phải tăng tốc độ luân chuyển vốn lu động và điều đó không thể tách
rời việc dự trữ, sử dụng nguyên vật liệu một cách hiệu quả hợp lý.
Thứ hai, về mặt giá trị: khác với t liệu lao động, khi tham gia vào quá trình sản
xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liệu bị tiêu hao toàn bộ, không giữ
nguyên hình thái vật chất ban đầu và chuyển dịch toàn bộ giá trị một lần vào chi phí
sản xuất và giá thành sản phẩm trong các doanh nghiệp sản xuất.
Bên cạnh đó vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất cũng rất quan
trọng:
Đối với doanh nghiệp sản xuất, chi phí nguyên vật liệu chiếm một tỷ trọng rất
lớn trong tổng chi phí sản xuất và giá thành sản phẩm. Chính vì vậy cả số lợng và chất
lợng của sản phẩm đều bị chi phối bởi số nguyên vật liệu tạo ra nó. Nguyên vật liệu có
đảm bảo chất lợng cao, đúng quy cách, chủng loại thì chi phí về nguyên vật liệu mới
đợc hạ thấp. Từ đó tạo ra những sản phẩm chất lợng cao, giá thành hạ, đáp ứng nhu
cầu khách hàng.
Xuất phát từ đặc điểm vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh
doanh đòi hỏi các doanh nghiệp phải quản lý chặt chẽ nguyên vật liệu ở tất cả các
khâu từ thu mua, bảo quản, dự trữ cho đến khi xuất dùng nguyên vật liệu để tránh lãng

liệu, hạ thấp chi phí giá thành sản phẩm, tăng thu nhập và tích luỹ cho doanh nghiệp.
Khâu dự trữ:
Doanh nghiệp cần phải căn cứ vào khả năng sản xuất và tình hình thị trờng để
xây dựng định mức nguyên vật liệu tránh tình trạng ứ đọng khan hiếm vật t, ảnh hởng
đến tình hình tài chính hoặc tiến độ sản xuất kinh doanh.
Khâu sử dụng:
Cần tính toán đầy đủ, chính xác, kịp thời giá trị vật t tiêu hao trong sản xuất.
Giá trị vật liệu có trong giá vốn của thành phẩm. Do vậy, việc xây dựng định mức tiêu
hao nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng để tổ chức quản lý và kế toán nguyên vật
liệu.
Ngoài ra, để tránh nhầm lẫn trong công tác quản lý và hạch toán nguyên vật
liệu. Trớc hết các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình một hệ thống danh điểm cho
nguyên vật liệu. Hệ thống danh điểm và sổ danh điểm của nguyên vật liệu phải rõ ràng
chính xác tơng ứng với quy cách chủng loại của nguyên vật liệu. Hơn nữa, doanh
nghiệp cần thực hiện đầy đủ các quy định về thủ tục lập luân chuyển chứng từ nhập,
xuất kho, mở các sổ hạch toán chi tiết và hạch toán tổng hợp nguyên vật liệu. Xây
dựng chế độ vật chất trong công tác quản lý và sử dụng vật liệu trong toàn doanh
nghiệp cũng nh từng tổ đội phân xởng sản xuất.
1.1.3.Vai trò và nhiệm vụ của kế toán nguyên vật liệu.
Tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu là điều kiện quan trọng không thể
thiếu đợc để quản lý nguyên vật liệu, nhằm thúc đẩy cung cấp đầy đủ, kịp thời và đồng
bộ những nguyên vật liệu cần thiết cho sản xuất, dự trữ và sử dụng nguyên vật liệu hợp
lý, tiết kiệm ngăn ngừa các hiện tợng h hao, mất mát lãng phí nguyên vật liệu trong tất
cả các khâu của quá trình sản xuất kinh doanh.
Để đáp ứng đợc các yêu cầu quản lý, kế toán nguyên vật liệu cần thực hiện tốt
những nhiệm vụ sau:
Tổ chức đánh giá, phân loại nguyên vật liệu phù hợp với nguyên tắc yêu cầu
quản lý thống nhất của Nhà nớc và yêu cầu quản trị của doanh nghiệp.
Ghi chép, tính toán, phản ánh chính xác, trung thực và kịp thời số luợng chất
lợng, giá thành thực tế của nguyên vật liệu nhập kho.

dụng kết hợp với nguyên vật liệu chính để hoàn thiện nâng cao tính năng chất lợng của
các loại sản phẩm nh các loại thuôc nhuộm, thuốc tẩy, sơn, hơng liệu, xà phòng hoặc
sử dụng đảm bảo cho công cụ lao động hoạt động bình thờng nh dầu nhờn, giẻ lau,
hoặc dùng cho nhu cầu kỹ thuật, nhu cầu quản lý.
Nhiên liệu:
Là những thứ nguyên vật liệu dùng để tạo ra nhiệt lợng nh than đá, than bùn,
củi (nhiên liệu rắn), xăng, dầu (nhiên liệu lỏng). Nhiên liệu trong các doanh nghiệp
thực chất là một loại nguyên vật liệu phụ. Tuy nhiên nó đợc tách ra thành một loại
riêng vì có yêu cầu kỹ thuật, quản lý hoàn toàn khác với các nguyên vật liệu phụ thông
thờng.
Phụ tùng thay thế:
Là các chi tiết, phụ tùng đợc dùng để sửa chữa và thay thế máy móc, thiết bị
sản xuất, phơng tiện vận tải
Thiết bị và vật liệu xây dựng cơ bản:
Bao gồm các loại nguyên vật liệu và thiết bị (cần lắp, không cần lắp, vật kết
cấu, công cụ, khí cụ) mà doanh nghiệp mua vào nhằm mục đích đầu t cho xây dựng
cơ bản.
Phế liệu:
Là những loại nguyên vật liệu thu hồi từ quá trình sản xuất hay thanh lý tài sản,
có thể sử dụng hoặc bán ra ngoài (vải vụn, bông rối, )
Nguyên vật liệu khác:
Bao gồm các loại nguyên vật liệu còn lại ngoài các thứ đã kể trên nh phong bì,
vật đóng gói, các loại nguyên vật liệu đặc chủng
Cách phân loại nguyên vật liệu nh trên là dựa vào vai trò của chúng trong quá
trình sản xuất kinh doanh. Tuy nhiên cũng có trờng hợp một loại nguyên vật liệu ở một
doanh nghiệp có lúc đợc sử dụng nh một nguyên vật liệu chính có lúc đợc dùng nh
nguyên vật liệu phụ.
Do đó, doanh nghiệp có thể căn cứ vào mục đích, công dụng chính của nguyên
vật liệu trên tài khoản kế toán để phân loại nguyên vật liệu. Theo đó nguyên vật liệu đ-
ợc chia thành:

toán sử dụng giá hạch toán để hạch toán nguyên vật liệu.
Giá thực tế của nguyên vật liệu là loại giá đợc hình thành trên cơ sở các chứng
từ hợp lệ chứng minh các khoản chi hợp pháp của doanh nghiệp để tạo ra nguyên vật
liệu. Giá thực tế của nguyên vật liệu là cơ sở pháp lý để phản ánh tình hình luân
chuyển nguyên vật liệu.
1.2.2.1. Tính giá thực tế nhập kho:
Trong các doanh nghiệp sản xuất nguyên vật liệu đợc nhập từ nhiều nguồn khác
nhau do đó giá thực tế của chúng khác nhau. Về nguyên tắc, giá nguyên vật liệu nhập
kho đợc xác định theo giá thực tế bao gồm toàn bộ chi phí hình thành nguyên vật liệu
đó cho đến lúc nhập. Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế đợc đánh giá khác
nhau:
Đối với nguyên vật liệu mua ngoài:
Giá thực
tế NVL
nhập kho
=
Giá mua ghi trên
hoá đơn của ngời
bán(kể cả thuế nhập
khẩu, nếu có )
+
Chi phí thu
mua thực tế
khác
_
Chiết khấu th-
ơng mại, giảm
giá mua đợc h-
ởng
Trong đó :

Giá thực tế của
NVL xuất ra để
thuê gia công
+
Chi phí
chế biến
phải trả
+
Chi phí vận chuyển
bốc dỡ đến nơi gia
công và ngợc lại
(nếu có)
Đối với nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh, cổ phần thì:
Giá thực tế là giá do các bên tham gia liên doanh đánh giá trên nguyên tắc tơng
đơng tiền mặt cộng chi phí tiếp nhận (nếu có).
Đối với phế liệu:
Giá thực tế là giá ớc tính có thể sử dụng đợc hay giá trị thu hồi tối thiểu.
Đối với nguyên vật liệu đợc tặng thởng:
Giá thực tế đợc tính là giá của nguyên vật liệu ghi trên biên bản bàn giao hoặc
theo giá trị nguyên vật liệu tặng thuởng tơng đơng giá thị trờng.
Đối với nguyên vật liệu vay mợn tạm thời của đơn vị khác:
Giá thực tế là giá thị trờng hiện tại của số nguyên vật liệu đó.
1.2.2.2. Tính giá thực tế xuất kho:
Khi xuất kho nguyên vật liệu để sử dụng cho hoạt động sản xuất kinh doanh
của doanh nghiệp. Kế toán phải tính toán một cách chính xác giá thực tế của nguyên
vật liệu xuất kho cho các nhu cầu khác nhau nhằm xác định chính xác chi phí hoạt
động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Để tính giá thực tế của nguyên vật liệu
xuất kho có thể áp dụng một trong những phơng pháp sau:
Phơng pháp giá đích danh (Phơng pháp nhận diện):Theo phơng pháp này giá thực
tế nguyên vật liệu xuất kho đợc tính trên cơ sở số lợng nguyên vật liệu xuất kho và đơn

tồn kho đầu kỳ +
Số lợng thực tế NVL
nhập kho trong kỳ
Phơng pháp này đơn giản dễ làm nhng độ chính xác không cao. Công việc tính
toán dồn cả và cuối tháng, gây ảnh hởng đến công tác quyết toán nói chung. Nên chỉ
thích hợp với những đơn vị mà công tác quản lý và sử dụng nguyên vật liệu không
nhiều.
C2: Phơng pháp giá đơn vị bình quân cuối kỳ trớc(hoặc đầu kỳ)
Giá đơn vị
bình quân
cuối kỳ trớc
=
Giá thực tế của NVL tồn đầu kỳ này
(cuối kỳ trớc)
Số lợng NVL tồn đầu kỳ này
(cuối kỳ trớc)
Phơng pháp này khá đơn giản cho phép giảm nhẹ khối lợng tính toán của kế
toán. Và phản ánh kịp thời tình hình biến động nguyên vật liệu trong kỳ. Tuy nhiên, độ
chính xác không cao vì nó phụ thuộc đến sự biến động của giá nguyên vật liệu trong
kỳ.
C3: Phơng pháp giá thực tế bình quân sau mỗi lần nhập (hoặc bình quân liên hoàn)
Giá đơn vị
bình quân sau
mỗi lần nhập
=
Giá thực tế của NVL tồn kho
sau mỗi lần nhập
Số lợng NVL tồn kho
sau mỗi lần nhập
Cách tính này đã khắc phục đợc nhợc điểm của 2 phơng pháp trên chính xác và

=
Số lợng
NVL xuất
kho
x
Đơn giá thực tế
của lô NVL
nhập sau cùng
Phơng pháp này luôn cập nhật một cách khá chính xác về giá trị nhập và xuất
kho nguyên vật liệu, rất thích hợp trong trờng hợp gặp lạm phát, khi mức giá có xu h-
ớng tăng nhng phải tính theo từng danh điểm nguyên vật liệu.
Qua quá trình nghiên cứu các phơng pháp tính giá để tính đợc giá thực tế của
nguyên vật liệu xuất kho đòi hỏi phải xác định đuợc luợng nguyên vật liệu xuất kho
căn cứ vào các chứng từ xuất. Tuy nhiên trong thực tế hiện nay có nhiều doanh nghiệp
đã sử dụng nhiều chủng loại nguyên vật liệu với quy cách mẫu mã khác nhau, giá trị
thấp và đợc xuất dùng thờng xuyên. Các doanh nghiệp này không có điều kiện để kiểm
kê từng nghiệp vụ xuất kho do vậy việc tính giá đợc tiến hành cho số lợng nguyên vật
liệu tồn kho thực tế cuối kỳ sau đó mới xác định đợc mức giá thực tế của nguyên vật
liệu xuất trong kỳ.
Giá thực tế
NVL tồn kho
cuối kỳ
=
Số lợng
NVL tồn
kho cuối kỳ
x
Đơn giá
nhập NVL
lần cuối

tồn kho đầu kỳ +
Giá hạch toán NVL
nhập kho trong kỳ
Sau đó tính giá thực tế của nguyên vật liệu xuất kho:
Giá thực tế
NVL xuất
kho trong kỳ
=
Giá hạch toán
NVL xuất
kho trong kỳ
x
Hệ số
giá
Phơng pháp này, số lợng tính toán ít, có thể theo dõi đợc sự luân chuyển hàng
ngày của nguyên vật liệu theo thớc đo giá trị, kết hợp chặt chẽ giữa kế toán tổng hợp
và kế toán chi tiết nguyên vật liệu. Nhng nó lại ẩn đi sự biến động của giá nên đòi hỏi
một trình độ kế toán cao.
Tóm lại, các phơng pháp tính giá nguyên vật liệu xuất kho đều có những u nhợc
điểm và các điều kiện áp dụng nh đã trình bày ở trên. Do đó mỗi doanh nghiệp phải
căn cứ vào hoạt động kinh doanh, yêu cầu quản lý và trình độ đội ngũ cán bộ kế toán
để lựa chọn phuơng pháp thích hợp nhất để mang lại hiệu quả cao nhất cho doanh
nghiệp mình một cách phù hợp. Phơng pháp tính giá đã đợc đăng ký thì phải sử dụng
nhất quán trong niên độ kế toán.
1.3. Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu:
Hạch toán chi tiết nguyên vật liệu là việc ghi chép, phản ánh sự biến động nhập
- xuất - tồn cho từng loaị nguyên vật liệu cả về mặt hiện vật và giá trị trong từng kho
và toàn doanh nghiệp.
Nguyên vật liệu trong doanh nghiệp thờng có nhiều chủng loại khác biệt nhau.
Nếu thiếu một trong những loại đó có thể gây ra trì trệ trong sản xuất. Chính vì vậy

Phiếu nhập kho Phiếu xuất kho
Sổ( thẻ) kế toán chi tiết NVL
Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho NVL
Sổ kế toán tổng hợp
Số liệu của bảng này đợc đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp. Ngoài ra để quản lý
chặt chẽ thẻ kho, kế toán nguyên vật liệu còn mở sổ đăng ký thẻ kho, khi giao thẻ kho
cho thủ kho, kế toán phải ghi vào sổ.
Phơng pháp thẻ song song là một phơng pháp đơn giản, dễ làm. Nhng trong
điều kiện sản xuất lớn, thì phơng pháp này sẽ làm mất nhiều công sức và quá trình ghi
chép bị trùng lặp. Hơn nữa, việc kiểm tra đối chiếu chủ yếu tiến hành vào cuối tháng
sẽ hạn chế chức năng kiểm tra kịp thời của kế toán.
Quy trình thực hiện của phơng pháp này đợc thể hiện tổng quát qua (Sơ đồ 1.1-
Trang 14).
Sơ đồ 1.1: H ạch toán chi tiết nguyên vật liệu theo ph ơng pháp thẻ song song
1.3.2.Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển.
Phơng pháp sổ đối chiếu luân chuyển đợc hình thành trên cơ sở cải tiến một bớc
phơng pháp thẻ song song. Theo phơng pháp này, quá trình kế toán chi tiết nguyên vật
liệu diễn ra nh sau:
ở kho: Thủ kho vẫn mở thẻ kho để theo dõi về mặt số lợng đối với từng danh
điểm nguyên vật liệu nh phơng pháp thẻ song song.
ở phòng kế toán:Kế toán không mở thẻ kế toán chi tiết mà thay vào đó là Sổ
đối chiếu luân chuyển để hạch toán số lợng và giá trị của từng danh điểm nguyên vật
liệu trong từng kho. Sổ đối chiếu luân chuyển không ghi theo chứng từ nhập, xuất kho
mà chỉ ghi một lần vào cuối tháng trên cơ sở tổng hợp nhập, xuất kho phát sinh trong
tháng của từng danh điểm nguyên vật liệu. Mỗi danh điểm chỉ đợc ghi một dòng trên
sổ đối chiếu luân chuyển.
Cuối tháng, đối chiếu số lợng nguyên vật liệu trên Sổ đối chiếu luân chuyển
với thẻ kho của thủ kho và lấy số tiền của từng loại nguyên vật liệu trên sổ này đối
chiếu với kế toán tổng hợp. Phơng pháp này dễ làm giảm nhẹ do chỉ ghi một lần vào
cuối tháng nên công việc ghi chép kế toán chi tiết theo từng danh điểm nguyên vật liệu

sau khi lập xong đợc đính kèm với các phiếu nhập kho hoặc phiếu xuất kho để giao
cho kế toán nguyên vật liệu.
Cuối tháng, căn cứ vào các thẻ kho đã đợc kế toán kiểm tra, ghi số lợng nguyên
vật liệu tồn kho cuối tháng của từng danh điểm nguyên vật liệu vào sổ số d. Ghi sổ số
d xong thủ kho chuyển giao sổ cho phòng kế toán để kiểm tra và tính ra thành tiền.
ở phòng kế toán: Nhận đợc các chứng từ nhập, xuất nguyên vật liệu và phiếu
giao nhận chứng từ kế toán tiến hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ kế toán, tiến
hành kiểm tra đối chiếu với các chứng từ có liên quan.
: Ghi hàng ngày : Ghi định kỳ : Ghi cuối tháng : Đối chiếu, kiểm tra
Thẻ kho
Phiếu nhập kho
Phiếu giao nhận chứng từ nhập
Sổ số d-
Kế toán tổng hợp
Bảng luỹ kế nhập - xuất tồn kho NVL
Phiếu xuất kho
Phiếu giao nhận chứng từ xuất
Sau đó, kế toán tính giá các chứng từ theo giá hạch toán tổng cộng số tiền của
các chứng từ nhập, xuất kho theo từng nhóm nguyên vật liệu và ghi vào cột số tiền trên
phiếu giao nhận chứng từ. Căn cứ vào phiếu giao nhận chứng từ đã đợc tính giá kế toán
ghi vào bảng luỹ kế nhập xuất - tồn kho nguyên vật liệu. Số liệu tồn kho cuối tháng
của từng nhóm nguyên vật liệu trên bảng luỹ kế đợc sử dụng để đối chiếu với số d
bằng tiền trên sổ số d và với số liệu của kế toán tổng hợp.
Phơng pháp này kết hợp chặt chẽ nghiệp vụ của thủ kho với việc ghi chép của
phòng kế toán, xoá bỏ việc ghi chép trùng lặp, tạo điều kiện kiểm tra thờng xuyên và
có hệ thống của kế toán đối với thủ kho, đảm bảo số liệu kế toán chính xác, kịp thời.
Tuy nhiên, do kế toán chỉ theo dõi về mặt giá trị nên qua số liệu kế toán không thể biết
đợc tình hình biến động của từng loại nguyên vật liệu mà muốn biết phải thông qua thẻ
kho. Ngoài ra việc kiểm tra đối chiếu và phát hiện sai sót giữa kho và phòng kế toán
còn gặp nhiều khó khăn.