QUY ĐỊNH QUẢN LÝ NHÂN SỰ

I - MỤC ĐÍCH:

- Giúp cho Phòng HCNS quản lý nhân sự từ khi vào công ty cho đến khi nghỉ việc.
- Hỗ trợ Trưởng các bộ phận trong việc quản lý nhân sự.

II – PHẠM VI:

Áp dụng cho toàn công ty.

III – ĐỊNH NGHĨA:

CNV: Công nhân viên.
HCNS: Hành chánh Nhân sự
QDQLNS: Quy định quản lý nhân sự.

IV – NỘI DUNG:

1. Tuyển dụng nhân viên: Quản lý việc tuyển dụng nhân viên được thực hiện theo Thủ tục
Tuyển dụng. qua

2. Mã số công việc và mã số nhân viên:

- Mỗi loại công việc sẽ được ghi một loại mã số tạo điều kiện cho việc tuyển dụng, đào tạo,
phân tích mô tả công việc… Mã công việc được viết tắt dưới dạng: chữ viết tắt hoa của bộ
phận – chữ viết tắt hoa của vị trí công việc (bằng tiếng Anh), ví dụ: Nhân viên bảo trì –
Phòng Hành chánh nhân sự (Maintenance Staff – HR Dept) là HR – MS.
- Mà số nhân viên được viết tắt dưới dạng: chữ viết tắt hoa của bộ phận (bằng tiếng anh) – số
thứ tự (số tiến, hai chữ số). Ví dụ nhân viên bảo trì mã số: HR – 02.

công cho Phòng HCNS chậm nhất hết ngày hôm sau.
- Giấy công tác: CNV đi công tác phải có giấy công tác do Trưởng bộ phận ký, giấy công tác
phải chuyển kèm bảng chấm công về Phòng HCNS vào cuối kỳ kết toán.

6. Quản lý đào tạo và phát triển nguồn nhân lực: Quản lý việc đào tạo và phát triển nguồn nhân
lực được thực hiện theo Thủ tục Đào tạo.

7. Quản lý lương, thưởng, chế độ cho người lao động: thực hiện theo quy chế lương thưởng và
chế độ cho người lao động.

8. Quản lý nghỉ phép:

- CNV được nghỉ phép theo quy định của nội quy lao động của công ty.
- CNV muốn nghỉ phép phải làm giấy đề nghị theo biểu mẫu: 5/BM-QDQLNS, chuyển
Trưởng bộ phận ký, sao đó chuyển phòng HCNS xem xét, nếu Phòng HCNS đồng ý thì
CNV mới được nghỉ.
- Trước khi duyệt đồng ý cho nhân viên nghỉ phép, Trưởng bộ phận phải thu xếp công việc
cho người khác làm thay, đảm bảo công việc được thực hiện trôi chảy.
- Trường hợp Trưởng bộ phận xin nghỉ phép hoặc nhân viên nghỉ việc từ 4 ngày trở lên thì
Phòng HCNS phải chuyển giấy nghỉ phép cho Ban Giám đốc duyệt.

9. Quản lý nghỉ việc riêng:

- CNV được nghỉ việc riêng theo quy định của nội quy lao động của công ty.
- CNV muốn nghỉ việc riêng phải làm giấy đề nghị theo biểu mẫu: 6/BM-QDQLNS, chuyển
Trưởng bộ phận ký, sao đó chuyển phòng HCNS xem xét, nếu Phòng HCNS đồng ý thì
CNV mới được nghỉ.
- Trước khi duyệt đồng ý cho nhân viên nghỉ việc riêng, Trưởng bộ phận phải thu xếp công
việc cho người khác làm thay, đảm bảo công việc được thực hiện trôi chảy.
- Trường hợp có việc gấp thì CNV được nghỉ nhưng CNV có trách nhiệm giải trình cho

Trường hợp không thuyết phục được, cả hai bên đều đồng ý theo đơn xin nghỉ việc thì
chuyển đơn cho BGĐ duyệt và ra quyết định nghỉ việc.
- Phòng HCNS lập danh sách CNV nghỉ việc theo biểu mẫu 8/BM-QDQLNS và hàng
tháng cập nhật danh sách nghỉ việc vào cuối tháng.
- Khi nhận được thông tin về nghỉ việc của nhân viên, Phòng HCNS yêu cầu nhân viên bàn
giao công việc, lập biên bản bàn giao, chuyển biên bản bàn giao về phòng HCNS. Sau
khi nhận được biên bản bàn giao, Phòng HCNS lập bảng đề nghị các loại chế độ cho
nhân viên nghỉ việc và chuyển cho Giám đốc duyệt, sau đó chuyển cho Phòng Kế toán
thanh toán. Phòng HCNS mời nhân viên nghỉ việc đến làm Thủ tục nghỉ việc gồm giải
thích chế độ nghỉ việc, việc trả hồ sơ, làm giấy chứng nhận công tác.
- Trường hợp nhân sự nghỉ ngang không báo cho công ty biết, Trưởng bộ phận có trách
nhiệm báo cho Phòng HCNS biết. Phòng HCNS sẽ gởi thư thông báo chấm dứt hợp đồng
lao động đến cho đương sự, hẹn ngày đến làm việc. Trường hợp nhân sự đến công ty thì
thực hiện theo bước trên, nếu nhân sự không đến thì lập quyết định sa thải nhân viên và
lưu hồ sơ, phần lương chưa trả sẽ được thu về phòng kế toán.
- Sau khi đã hoàn tất xong thủ tục nghỉ việc, phòng HCNS loại nhân sự khỏi danh sách
CNV công ty và loại riêng hồ sơ nghỉ việc.

V – TÀI LIỆU THAM KHẢO:

Nội quy lao động. Thủ tục Tuyển dụng
Thủ tục Đào tạo.
Thủ tục xử lý vi phạm kỷ luật và xem xét khiếu nại về thi hành kỷ luật.
Quy chế lương thưởng và chế độ cho người lao động.

VI – PHỤ LỤC:


Tôi đã bàn giao công việc cho :…………………………….……..Bộ phận : ........................................
Các công việc được bàn giao :
.............................................................................................................................................………
……. .............................................................................................................................................………
……
.............................................................................................................................................………
……
.............................................................................................................................................………
……..
Tôi cam đoan là đã bàn giao công việc lại cho bộ phận có liên quan trước khi nghỉ việc.
Rất mong Ban Giám đốc xem xét và chấp thuận cho tôi được phép thôi việc. Tôi xin chân thành
cảm ơn.
Trưởng bộ phận Người làm đơn
Phòng HCNS
Ban Giám đốc