BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
DỰ ÁN HỖ TRỢ ĐỔI MỚI QUẢN LÝ GIÁO DỤC
Support to the Renovation of Education Management
128 Mai Hắc Đế - Hà Nội; ĐT: (84-4) 9742837; Fax:(84-4) 9743465
UỶ BAN CHÂU ÂU
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG V.EMIS
PHÂN HỆ
QUẢN LÝ THƯ VIỆN
Hà Nội, tháng 11 năm 2010
1
MỤC LỤC
PHẦN I: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT..................................................................................2
PHẦN II: HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG..................................2
PHẦN III: HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHÂN HỆ THƯ VIỆN........................................4
PHẦN I: HƯỚNG DẪN CÀI ĐẶT
Xem tài liệu phân hệ quản lý học sinh.
Riêng phân hệ thư viện và thiết bị cần cài đặt thêm font mã vạch.
PHẦN II: HƯỚNG DẪN CHUNG VỀ QUẢN TRỊ HỆ THỐNG
I. CHỨC NĂNG KHAI BÁO THAM SỐ
Mục đích : Khai báo tham số đơn vị sử dụng, năm học, học kỳ
Cách thức : Chọn VEMIS_System.exe/Khai báo tham số sẽ có một bảng chức năng
xuất hiện, người dùng chỉ việc chọn vào các mục cần sửa đổi rồi chọn nút Lưu.
II. CHỨC NĂNG SAO LƯU
Mục đích : Sao lưu dự phòng dữ liệu
2
Cách thức : Chọn Sao lưu sẽ có một bảng chức năng xuất hiện, người dùng chỉ việc
chọn vào các phân hệ cần sao lưu, chỉ ra nơi chứa dữ liệu sao lưu rồi chọn nút Sao lưu
cơ sở dữ liệu.
* Lưu ý : Không chọn ổ đĩa C làm nơi chứa dữ liệu sao lưu
Chú giải cho các mẫu biên mục được sủ dụng của phân hệ:
1. Mẫu biên mục ấn phẩm: gồm các trường dữ liệu sau
Lưu ý: Đây là các danh mục nhản trường MARC21 chỉ áp dụng cho loại
ấn phẩm không định kỳ(Sách )
5
TT Mã trường Tên trường Ý nghĩa
1.
020$a Số ISBN
Nhập chỉ số sách tiêu chuẩn quốc tế
(chỉ dùng cho sách ngoại văn)
2.
020$c Giá tiền VD: 120.000
3.
041$a Mã ngôn ngữ
Nhập mã ngôn ngữ của tài liệu theo quy
định về mã ngôn ngữ của ISO 639-2
(VD: Vie; Eng; Rus…)
4.
082$a Chỉ số phân loại
Nhập chỉ số phân loại của tài liệu theo quy
định về phân loại của đơn vị.
(VD: Địa chất khoáng sản, Môi trường .. )
5.
082$b Mã hóa tác giả
6.
100$a Họ tên tác giả cá nhân
Nếu tài liệu có tác giả là tác giả cá nhân thì
nhập tên tác giả cá nhân đầu tiên hiển thị
trên tài liệu vào trường này.
(VD: Hồ Chí Minh; Lênin…)
13.
250$a Lần xuất bản
Nhập số lần xuất bản của tài liệu
(VD: lần 2; lần 3…)
14. 260$a Nơi xuất bản Nhập tên nơi xuất bản của tài liệu
6
(VD: H.; Cantho…)
15.
260$b Nhà xuất bản
Nhập tên nhà xuất bản của tài liệu (VD:
NXB Giáo dục; NXB KT..)
16.
260$c Năm xuất bản
Nhập số năm xuẩt bản của tài liệu (VD:
2005; 1999…)
17.
300$a Số trang
Nhập số trang của tài liệu
(VD: 100tr; 250tr…)
18.
300$c Khổ, cỡ
Nhập khổ cỡ của tài liệu
(VD: 17x24cm; 12x20cm…)
19.
300$e Tài liệu kèm theo
Nhập tên tài liệu kèm theo tư liệu
(VD: 1CD; 1tập ảnh…)
20.
410$a Tùng thư
21.
904
Người biên mục ấn
phẩm
7
8
II. MENU HỆ THỐNG
1. Thiết lập thông tin đơn vị
Mục đích: NSD có thể thiết lập thông tin đơn vị theo hai phương pháp sau: một
là Lấy tham số từ phân hệ quản trị hệ thống VEMIS với trường hợp máy cài đầy đủ các
phân hệ Hoặc hai là NSD có thể nhập trực tiếp tên đơn vị tại đây. Tạo ra hướng mở cho
người sử dụng có thể độc lập và tự chủ cho việc nhập đơn vị.
Các bước thực hiện:
- Cách 1lấy tham số từ VEMIS_System: Sau khi đã thiết lập thông tin đơn vị tại
phân hệ quản trị hệ thống từ (VEMIS_System) , NSD click trái chuột vào mục Lấy
tham số từ VEMIS.
- Cách 2 NSD có thể nhập trực tiếp mã trường(yêu cầu mã trường phải đúng với mã
PMIS); đơn vị cấp trên, Tên trường,..../Click chọn Đồng ý. Kết thúc lệnh/
9
2. Khai báo tham số mượn ấn phẩm
Mục đích:
NSD có thể thiết lập được luồng công việc mượn trả ấn phẩm theo đơn vị quy
định về số lượng ấn phẩm và thời gian mượn trả ấn phẩm. Có 3 luồng thiết lập lưu
thông của ấn phẩm:
- Mượn đọc tại chỗ: thiết lập theo giờ, không quá 24h
- Mược đọc về nhà: thiết lập theo ngày sao cho phù hợp với từng đơn vị.
- Thuê ấn phẩm: thiết lập tham số giá tiền thuê ấn phẩm bằng số % giá bìa
của ấn phẩm khi nhập giá bìa.
Các bước thực hiện:
* Đối với việc thiết lập 2 luồng mượn đọc tại chỗ, mượn đọc về nhà NSD
các ngày này thì chương trình sẽ tự động trừ số lượng những ngày được khai báo ở đây
để không tính số ngày mượn ấn phẩm của người đọc trong khoảng thời gian này. Giúp
cho bạn đọc không bị tính quá hạn khi không trả được ấn phẩm trong thời gian này.
* Các bước thực hiện :
- Bước 1 : Chọn menu Hệ thống => Khai báo các kỳ nghỉ, ngày lễ ... nghỉ
phục vụ, xuất hiện giao diện như hình dưới đây :
- Bước 2 : Click nút Thêm mới
11
- Bước 3 : Nhập các thông tin : tên kỳ nghỉ, khoảng thời gian áp dụng, lựa chọn
kiểu áp dụng.
- Bước 4 : Click nút Ghi để lưu lại. Click nút Ko lưu để không thay đổi những
thông tin.
3.2. Sửa
- Bước 1 : Tại giao diện cửa sổ : Danh sách ngày nghỉ, ngày lễ - nghỉ không
phục vụ bạn đọc tại thư viện click chọn tên kỳ nghỉ.
- Bước 2 : Click nút Sửa
- Bước 3 : Sửa các thông tin cần thay đổi.
- Bước 4 : Click nút Ghi để lưu lại. Click nút Ko lưu để không thay đổi những
thông tin.
3.3. Xóa
- Bước 1 : Tại giao diện cửa sổ : Danh sách ngày nghỉ, ngày lễ - nghỉ không
phục vụ bạn đọc tại thư viện click chọn tên kỳ nghỉ.
- Bước 2 : Click nút Xóa
- Bước 3 : Xuất hiện thông báo dưới đây, click nút Yes để xác nhận
4. Xóa sạch cơ sở dữ liệu hiện thời
* Mục đích : Giúp NSD khi cài đặt xong chương trình, thực hiện chức năng này
để làm sạch cơ sở dữ liệu demo.
Cảnh báo : Chỉ được thực hiện 1 lần duy nhất sau khi cài đặt xong chương
trình. Còn khi đã có cơ sở dữ liệu của trường mình thì tuyệt đối không được thực hiện
chức năng này. Vì khi thực hiện sẽ đồng nghĩa với việc xóa sạch dữ liệu của đơn vị
hình dưới đây.
- Bước 2 : Chọn loại danh mục cần thêm mới bằng cách click đúp vào danh mục
đó :
- Bước 3 : Click nút Thêm mới
- Bước 4 : Nhập các thông tin : Ký hiệu (mã hóa tên tác giả), tên gọi, ghi chú.
14
- Bước 5 : Click nút Lưu vào CSDL, xuất hiện bảng thông báo. Chọn Yes để
tiếp tục nhập các đối tượng khác. Chọn No để kết thúc việc nhập các đối tượng trong
danh mục chung.
2. Sửa danh mục
- Bước 1 : Chọn nội dung trong danh mục cần sửa.
- Bước 2 : Click nút Sửa
- Bước 3 : Sửa các thông tin.
- Bước 4 : Click nút Lưu vào CSDL
3. Xóa danh mục
- Bước 1 : Chọn nội dung trong danh mục cần xóa
- Bước 2 : Click nút Xóa
- Bước 3 : Click nút Yes để xác nhận.
4. Tìm kiếm danh mục
Để tìm nhanh một danh mục nào đó, NSD có thể tím kiếm nhanh bằng cách sau:
15
- Bước 1 : Chọn loại danh mục.
- Bước 2 : Click nút Tìm kiếm
- Bước 3 : Nhập nội dung cần tìm (có thể nhập bên kí hiệu hoặc bên tên danh
mục). Khi gõ nội dung nào thì chương trình tự động lọc số liệu cho NSD.
+ Hình dưới đây, khi NSD chưa nhập nội dung cần tìm kiếm :
+ Hình dưới đây, NSD nhập thông tin cần tìm kiếm, chương trình đã lọc những
đối tượng cần tìm :
5. In danh mục
Giúp NSD in bảng danh mục trong chương trình. Cách thức thực hiện như sau :
6.9. Danh mục kho chứa ấn phẩm
Mục đích: Ghi nhận danh sách các kho ấn phẩm trong thư viện....
6.10. Danh mục định dạng tài liệu.
Mục đích: Ghi nhận danh mục phân loại ấn phẩn theo định dạng lưu trữ: Sách in,
Sách điện tử, Báo, Tranh - Ảnh, Bản đồ, Băng đĩa, Mô hình,…
6.11. Danh mục lý do phạt thẻ bạn đọc:
Mục đích: NSD thiết lập lý do phạt thẻ bạn đọc như: hỏng rách, mất, mượn sách
quá hạn… Từ những tiêu chí này sẽ quản lý được về chính sách lưu thông của thư viện
VI. MENU BẠN ĐỌC
Với hai phương án: Chạy liên thông
cùng hệ thống VEMIS hoặc chạy độc lập
phân hệ thư viện phân hệ thư viện thiết lập
việc nhận danh sách bạn đọc cũng theo 2
hướng:
- Lấy dữ liệu Giáo viên từ PMIS,
học sinh VEMIS_student
- Lấy dữ liệu giáo viên, học sinh,…
nạp từ form Excel
Sau đây là hướng dẫn chi tiết.
1. Nhận danh sách giáo viên từ PMIS
18
* Mục đích : Giúp NSD có thể sử dụng danh sách cán bộ giáo viên đã có sẵn từ
phân hệ PMIS của hệ thống phần mềm V.EMIS được cài chung trên máy tính của mình
hoặc từ hệ thống trong nhà trường.
* Các bước thực hiện :
- Bước 1 : Chọn menu Bạn đọc => Nhận danh sách giáo viên từ PMIS, xuất
hiện giao diện dưới đây :
- Bước 2 : Tích chọn 1 hoặc nhiều giáo viên bằng cách tích vào ô tích. Hoặc click
nút Đánh dấu tất cả để chọn tất cả CBGV.
- Bước 3 : Click nút Nhận danh sách để hoàn thành việc chuyển danh sách từ
thông tin CBGV, xuất hiện giao diện như hình dưới đây :
- Bước 5 : Click nút Lưu vào CSDL. Xuất hiện hộp thoại dưới đây, click nút
OK để hoàn thành.
21
3.2. Thẻ học sinh
* Mục đích : Giúp NSD chủ động đưa danh sách học sinh từ file excel vào
chương trình mà không cần chạy phân hệ Quản lí học sinh. Trường hợp này áp dụng cho
những máy tính cài đơn lẻ phần mềm Quản lí thư viện.
* Các bước thực hiện :
Bước 1 : Chọn menu Bạn đọc => Nhận dữ liệu thẻ đọc từ file excel => Thẻ
học sinh.
Bước 2: Chọn menu Bạn đọc/ chọn Xuất file mẫu/ lưu File mẫu tại ổ D hoặc E
trong một thư mục với tên “hocsinh”
Bước 3: Mở file Excel “ hocsinh” vừa xuất ra sau đó nạp đầy đủ trường thông
tin vào đó. ( lưu ý mã hồ sơ giáo viên và danh sách giáo viên được xuất ra từ chương
trình VEMIS_student hoặc có thể trực tiếp nhập thông tin từ form này ( mã học sinh
tham khảo tài liệu phân hệ quản lý học sinh).
- Bước 4 : Trở lại chương trình Quản lí thư viện, tới giao diện nhập dữ liệu từ file
excel. Click nút trên dòng Chọn file dữ liệu Excel, tìm file excel đã nhập các
thông tin học sinh.
- Bước 5 : Click nút Lưu vào CSDL.
4. Danh sách thẻ đọc
Sau khi đã nhận dữ liệu học sinh và giáo viên từ một trong hai phương án trên
người NSD có thể xem toàn bộ danh sách thẻ đọc , in thẻ cho từng độc giả hoặc cho tất
cả độc giả cùng 1 lúc. Có 3 mẫu thẻ để in tại chức năng này, đồng thời với chức năng in
thẻ tại phân hệ này thay cho phân hệ khác dung thẻ độc giả làm thẻ học sinh và thẻ giáo
22
viên giao dịch trong trường học chứ không chỉ dành riêng cho thẻ thư viện. Ngoài ra
sau khi nạp danh sách bạn đọc chỉ thực hiện một lần duy nhất ở trên, nếu trường hợp
độc giả nào thêm thì NSD nhập bổ sung trực tiếp tại đây.
thường, in thẻ đọc theo mẫu mã vạch, in thẻ đọc kết hợp mẫu thường+mã vạch.)
** Dưới đây là mẫu thẻ được in từ chương trình :
+ Thẻ đọc theo mẫu thường :
+ Thẻ đọc theo mẫu mã vạch :
+ Thẻ đọc kết hợp mẫu thường + mã vạch :
24
4.4. Xóa thẻ đọc
* Mục đích : Giúp NSD xóa bỏ tên bạn đọc không còn trong danh sách hoặc bị
sai lệch.
* Các bước thực hiện :
- Bước 1 : Chọn menu Bạn đọc => Danh sách thẻ đọc => Chọn loại thẻ có độc
giả cần xóa (Giáo viên, học sinh, đối tượng khác)
- Bước 2 : Tích chọn tên độc giả cần xóa.
- Bước 3 : Click nút Xóa thẻ đọc, click chọn Yes để xác nhận việc xóa đối tượng
khỏi danh sách.
5. Phạt độc giả do vi phạm
* Mục đích : Giúp NSD ghi nhận phạt bạn đọc do vi phạm những quy định của
thư viện. Khi thực hiện phạt độc giả do vi phạm sẽ không cho độc giả đó được hoạt
động ở một số nội dung tùy theo mức độ bị phạt.
* Các bước thực hiện :
- Chọn menu Bạn đọc => Phạt độc giả do vi phạm,
5.1. Thêm mới phạt thẻ đọc :
- Bước 1 : Click nút Thêm mới
25
Copyright: Tài liệu đại học ©