Chương 4: THÔNG TIN QUẢN TRỊ

CHƯƠNG 4

THÔNG TIN QUẢN TRỊ
Đọc xong chương này người học có thể:

1. Hiểu được bản chất của thông tin quản trị.
2. Biết được chức năng của thông tin quản trị trong một tổ chức.
3. Nắm bắt được các yếu tố cơ bản của quá trình thông tin.
4. Hiểu được phương pháp thu thập, xử lý và phổ biến thông tin.
5. Biết cách tổ chức và quản trị hệ thống thông tin trong tổ chức một
cách hi
ệu quả.
Để quản lý một doanh nghiệp, cần rất nhiều thông tin: từ các đặc tính của
nguyên vật liệu dùng vào sản xuất đến những tính cách và khả năng của nhân viên; từ
các tổ đội lao động cho đến cách thức hoạt động của các tổ chức như công đoàn, thanh
niên và lợi ích của các tổ chức này; từ tình trạng của các thiết bị, tình hình cung ứng
nguyên vật liệu đến tình hình s
ử dụng các nguồn vốn và lao động; từ các dự đoán về
giá cả, sức tiêu thụ sản phẩm trên thị trường đến các dự kiến, các kế hoạch sản xuất và
tiêu thụ sản phẩm; từ chủ trương chính sách, kinh tế của Nhà nước đến các cơ hội liên
doanh, hợp tác. Thông tin chính là những hiểu biết về tự nhiên, về con người và xã
hội; về những sự kiện diễ
n ra trong không gian, thời gian; là những dự đoán, dự kiến,

chuyển cho người nhận bằng điện tử.
I. Vai trò và đối tượng của thông tin trong quản trị kinh
doanh
1.1. Vai trò của thông tin
Tầm quan trọng của thông tin được chỉ ra bởi số lượng thời gian mà con người
dành để giao tiếp tại nơi làm việc. Một nghiên cứu cho thấy rằng những người công
nhân sản xuất tham gia giao tiếp, thông tin trong khoảng 16 đến 46 lần trong một giờ.
Điều này nghĩa là họ thông tin với những người khác từ hai đến bốn phút, một lần.
Nghiên cứu này còn chỉ ra trách nhiệm về thông tin của người lãnh đạo và đ
òi hỏi họ
phải thông tin và nhận thông tin nhiều hơn. Những người lãnh đạo cấp thấp nhất dành
khoảng 20% đến 50% thời gian của họ trong thông tin bằng lời nói. Nếu bao gồm cả
thông tin bằng văn bản thì số lượng thời gian tăng lên từ 29% đến 64%. Một số nhà
quản trị cấp trung và cấp cao dành khoảng 89% thời gian của họ để thông tin bằng lời
nói, hoặc gặp gỡ hoặ
c qua điện thoại. Những nghiên cứu khác các nhà quản lý dành ít
nhất 70% đến 80% thời gian của họ trong thông tin qua lại giữa các cá nhân, và hầu
hết các thông tin này là bằng lời nói và tương tác trực diện.
Thông tin được xem là máu của tổ chức; nó là mạch gắn những bộ phận phụ
thuộc của tổ chức lại với nhau. Tổ chức là một hệ thống ổn định của các hoạt động nơi
con ngườ
i cùng làrn việc với nhau để đạt tới những mục tiêu chung thông qua thứ bậc
của các vai trò và việc phân công lao động.
Mọi hoạt động trong lĩnh vực kinh doanh nói chung và quản trị nói riêng đều
cần có thông tin và theo quan điểm quản trị hiện đại thông tin được xem như là một
nguồn lực thứ tư của một tổ chức.
Theo nghĩa thông thường, thông tin được hiểu là những tin tức được truyền đi
cho ai
đó. Hiện nay có khá nhiều định nghĩa khác nhau về thông tin, dưới đây là một
số định nghĩa thường gặp:

Mỗi mô hình thông tin đều có những ưu và nhược điểm và điều kiện áp dụng
riêng của nó. Chính vì vậy mỗi tổ chức phải lựa chọn mô hình thông tin phù hợp và có
hiệu quả nhất cho mình.
Thông tin có một vai trò hết sức to lớn trong quản trị. Nhiều công trình nghiên
cứu đã ch
ỉ ra rằng trong mỗi tổ chức muốn các hoạt động quản trị có hiệu quả thì điều
không thể thiếu được là phải xây dựng một hệ thống thông tin tốt. Hơn thế nữa hiệu
quả kinh doanh của việc đầu tư vào hệ thống thông tin thường là rất cao. Chính vì thế
mà ngày nay hầu như mọi công ty, xí nghiệp đều không tiếc tiền của đầu tư mua sắm
nhữ
ng phương tiện kỹ thuật điện tử hiện đại nhất nhằm nâng cao hiệu quả và chất
lượng hệ thống thông tin trong quản trị của mình. Vai trò hết sức quan trọng của thông
tin trong quản trị thể hiện rất rõ ở những phương diện sau:
1.1.1. Vai trò trong việc ra quyết định
Ra quyết định là một công việc phức tạp, khó khăn và hết sức quan trọng của
các nhà quả
n trị. Để ra được một quyết định đúng đắn các nhà quản trị cần rất nhiều
thông tin. Thông tin ở đây sẽ giúp cho các nhà quản trị giải quyết đúng đắn và có hiệu
quả các vấn đề sau:
- Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định.
- Xác định cơ hội, và các mối hiểm nguy trong kinh doanh.
- Xác định các cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết
để ra quyết định.
- Lựa chọn các phương án.

47
Chương 4: THÔNG TIN QUẢN TRỊ
1.1.2. Vai trò trong hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát
Trong các lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát, thông
tin có vai trò cực kỳ quan trọng trên các phương diện sau:

đông v.v.
- Đối tượng nhận tin: các nhà quản trị, các cơ quan và bộ phận tham mưu giúp
việc.
- Đối tượng xử lý và bảo quản: các văn bản, tài liệu v.v.
II. Phân loại thông tin trong quản trị kinh doanh
Thông tin và quá trình thông tin trong các hoạt động quản trị là hết sức phức
tạp, phong phú và đa dạng. Để nghiên cứu và áp dụng những thành tựu mới nhất về
công nghệ thông tin, người ta thường tiến hành phân loại thông tin. Về thực chất phân

48
Chương 4: THÔNG TIN QUẢN TRỊ
loại thông tin trong quản trị là một quá trình chia thông tin thành những lớp, những
dạng đồng nhất trên một số khía cạnh nào đó để phục vụ cho quá trình quản trị. Nhờ
phân loại thông tin một cách khoa học người ta có thể dễ dàng tìm ra những qui luật và
phương pháp thực hiện thông tin có hiệu quả nhất trong việc đáp ứng những nhu cầu
thông tin về quản trị. Thông thường người ta phân loại thông tin quản trị theo nh
ững
cách cơ bản sau:
- Phân loại theo nguồn gốc: Thông tin từ người ra quyết định, thông tin từ kết
quả v.v.
- Phân loại theo vật mang: Thông tin bằng văn bản, bằng âm thanh, bằng băng,
dĩa, tranh ảnh v.v ..
- Phân loại theo tầm quan trọng: Thông tin rất quan trọng, quan trọng và không
quan trọng.
- Phân loại theo phạm vi: Thông tin toàn diện, thông tin từng mặt ...
- Phân loại theo đối tượng sử dụng: Thông tin cho người thực hiện, thông tin
cho người ra quyết đị
nh v.v.
- Phân loại theo giá trị: Thông tin có giá trị và thông tin không có giá trị, thông
tin có ít giá trị.

sử dụng những nguồn tin có sẵn, kinh tế, rẻ tiền kết hợp bổ sung, tham khảo khai thác
những nguồn khác về tính thời sự, tính khách quan, tính toàn diện, tính kịp thời v.v...
IV. Mục tiêu và chức năng của thông tin
4.1. Mục tiêu của thông tin
Thông tin là một quá trình phục vụ cho một hoặc một số đối tượng nào đó vì
vậy nó cần có tính định hướng. Nội dung thông tin chỉ có thể xác định khi biết rõ
thông tin cho đối tượng nào, thông tin phục vụ ai, phục vụ cái gì, để giải quyết vấn đề
nào và thực hiện ra sao v.v.. nói cách khác mục tiêu thông tin là kim chỉ nam cho các
hoạt động về thông tin hay các hoạt động về thông tin chỉ có hiệu quả khi chúng ta xác
định rõ mục tiêu của thông tin là gì ?
Có thể th
ấy rằng, các hệ thống quản trị đều là những hệ thống phức tạp và đa
dạng, chính vì vậy mục tiêu của hệ thống thông tin trong quản trị cũng phức tạp đa
dạng và phong phú không kém. Người ta có thể phân loại mục tiêu thông tin thành
những loại sau: mục tiêu trước mắt, mục tiêu lâu dài, mục tiêu chiến lược, mục tiêu
chiến thuật v.v...
Xét theo quan điểm hệ thống chúng ta thấy rằng ngoài nh
ững mục tiêu chung;
trong hệ thống thông tin về quản trị còn có một hệ thống các mục tiêu riêng của từng
bộ phận trong hệ thống đó. Chẳng hạn, hệ thống mục tiêu trong các lĩnh vực kinh
doanh, quyết định, hoạch định, tổ chức, điều khiển, kiểm soát, cạnh tranh và nhiều lĩnh
vực khác nữa.
Xác định cho đúng mục tiêu không phải là một việc đơn giản. Mu
ốn xác định
đúng đắn mục tiêu của hệ thống thông tin trong quản trị người ta thường dựa trên các
cơ sở khoa học sau:
- Mục tiêu và chính sách kinh doanh của doanh nghiệp;
- Nhu cầu về thông tin trong các hoạt động quản trị;
- Hoàn cảnh thực tế trong và ngoài công ty;
Xét về mặt tổng thể thì qui trình xác định và thực hiện mục tiêu thông tin