Download miễn phí Báo cáo thực tập tại Công ty Cổ Phần Cơ Điện Lạnh REE



Trong hoạt động văn phòng, thư kí tham gia vào một hình thức giao tiếp qua văn bản, thư từ giao dịch và xử lí các văn bản đến. Do đó ngoài khả năng nghe, nói, thư kí văn phòng cần có kỹ năng đọc.
Kỹ năng đọc ở đây được quan niệm là đọc hiểu, đọc để xử lí thông tin hay chuyển giao văn bản một cách chính xác. Vì thế, thư kí văn phòng cần rèn cho mình một thói quen khi có văn bản đến phải nhanh chóng đọc để nắm bắt được nội dung chính xác văn bản. Thông qua việc đọc và xử lí thông tin qua văn bản thư kí đã thể hiện được trình độ giao tiếp và phong cách làm việc của mình. Để có thể sử dụng kỹ năng đọc trong giao tiếp hành chính, thư kí văn phòng cần rèn luyện bằng một số kỹ năng sau:
 


http://s1.liketly.com/flash/edoc/jh2i1fkjb33wa7b577g9lou48iyvfkz6-swf-2013-12-12-bao_cao_thuc_tap_tai_cong_ty_co_phan_co_dien_lanh.JCaGOo1Ab7.swf /tai-lieu/de-tai-ung-dung-tren-liketly-49154/
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí

Tóm tắt nội dung tài liệu:

quan th­êng mang mét môc ®Ých nhÊt ®Þnh nµo ®ã vµ hä lu«n mong muèn nguyÖn väng cña hä trë thµnh hiÖn thùc. Tuy nhiªn, trong qu¸ tr×nh gi¶i quyÕt c«ng viÖc l¹i x¶y ra hai t×nh huèng:
- §èi t­îng giao tiÕp ®­îc ng­êi th­ ky hoÆc c¬ quan ®¸p øng yªu cÇu, nguyÖn väng, tøc lµ cuéc giao tiÕp thµnh c«ng ë xu h­íng tÝch cùc.
- Ng­êi th­ ky hoÆc c¬ quan kh«ng ®¸p øng yªu cÇu cña ®èi t­îng giao tiÕp.
Lîi Ých mµ con ng­êi h­íng tíi trong ho¹t ®éng giao tiÕp hµnh chÝnh cã thÓ lµ lîi Ých vËt chÊt hoÆc lîi Ých tinh thÇn. V× vËy, ng­êi th­ ky ph¶i x¸c ®Þnh, cè g¾ng ®¶m b¶o sù hµi hßa gi÷a c¸c bªn khi tham gia giao tiÕp. Nguyªn t¾c nµy ®ßi hái ng­êi th­ ky v¨n phßng trong ho¹t ®éng giao tiÕp hµnh chÝnh cÇn chó y nh÷ng ®iÓm sau:
- T×m hiÓu t©m ly cña kh¸ch còng nh­ yªu cÇu, môc ®Ých cña kh¸ch vµ môc ®Ých cña c¬ quan, ®¬n vÞ cÇn ®¹t tíi.
- Trong giao tiÕp gi¸n tiÕp th× ng­êi th­ ky ph¶i gióp c¬ quan vµ thñ tr­ëng thu thËp th«ng tin vÒ phÝa ®èi t¸c vµ lîi Ých mµ hä h­íng tíi.
- §Æt môc tiªu sao cho môc ®Ých cña c¬ quan m×nh ®¹t ®­îc vµ lîi Ých cña ®èi t­îng giao tiÕp còng ®­îc tháa m·n mét phÇn hay toµn bé. Cã nh­ vËy th× cuéc giao tiÕp míi ®em l¹i kÕt qu¶ cao cho c«ng viÖc.
- Ngay c¶ trong tr­êng hîp lîi Ých cña ®èi t­îng giao tiÕp kh«ng ®­îc tháa m·n th× ng­êi th­ ky cÇn tá th¸i ®é c¶m th«ng, chia sÏ chø kh«ng ®­îc tháa m·n, hiÕu th¾ng hoÆc thê ¬.
2. CÇn ®­a ra nhiÒu gi¶i ph¸p ®Ó ®èi t­îng giao tiÕp cã thÓ lùa chän vµ quyÕt ®Þnh:
Trong ho¹t ®éng giao tiÕp hµnh chÝnh, nh×n chung c¸c bªn tham gia ®Òu mong muèn ®¹t ®­îc môc ®Ých. Tuy nhiªn thùc tÕ c¸c ho¹t ®éng giao tiÕp l¹i kh«ng ®¸p øng ®­îc hoµn toµn nh÷ng yªu cÇu ®ã vµ viÖc mét bªn tham gia giao tiÕp kh«ng ®¹t ®­îc môc ®Ých lµ lÏ th­êng t×nh. Th­ ky v¨n phßng cÇn hiÓu biÕt t×nh h×nh thùc tÕ ®ã vµ ph¶i ®Æt ra mét nhiÖm vô lµm thÕ nµo ®Ó cã thÓ tháa m·n ®­îc tÊt c¶ hay mét phÇn nµo ®ã cña ng­êi giao tiÕp. NÕu kh«ng tháa m·n ®­îc th× còng ph¶i lµm thÕ nµo cho ®èi t­îng giao tiÕp hiÓu vµ chÊp nhËn thùc tÕ víi t©m lÝ tho¶i m¸i vµ vÉn cßn tinh thÇn ®Ó hîp t¸c vÒ sau. §Ó ®¶m b¶o nguyªn t¾c nµy, ng­êi th­ ky v¨n phßng cÇn chó y mét sè ®iÓm sau:
- CÇn l¾ng nghe kh¸ch tr×nh bµy yªu cÇu, nguyÖn väng cña hä vµ c¨n cø vµo t×nh h×nh thùc tÕ xem cã thÓ ®¸p øng ®­îc tÊt c¶ c¸c yªu cÇu cña kh¸ch, th­ ky cÇn ph¶i v¹ch nhanh mét sè ph­¬ng ¸n ®Ó kh¸ch cã thÓ lùa chän.
- Khi ®­îc giao nhiÖm vô bµn b¹c hoÆc ®µm ph¸n víi mét ®èi t¸c vÒ mét vÊn ®Ò nµo ®ã, th­ ky cÇn ph©n tÝch t×nh thÕ cho c¶ hai bªn vµ cã thÓ ®­a ra mét sè gi¶i ph¸p ®Ó cuéc th­¬ng l­îng ®¹t kÕt qu¶ cao.
- Khi ®­îc giao tæ chøc ®iÒu hµnh mét cuéc häp, nÕu cã mét vÊn ®Ò phøc t¹p hay ch­a thèng nhÊt, th­ ky cã thÓ ®­a ra mét sè gi¶i ph¸p ®Ó gi¶i quyÕt vÊn ®Ò, sau ®ã ®Ò nghÞ mäi ng­êi th¶o luËn, c©n nh¾c vµ quyÕt ®Þnh lùa chän mét trong c¸c ph­¬ng ¸n ®ã.
3. Coi träng vµ vËn dông tèt c¸c quy ph¹m kh¸ch quan trong giao tiÕp:
- Quy ph¹m kh¸ch quan trong giao tiÕp Hµnh ChÝnh ®­îc hiÓu lµ nh÷ng quy ph¹m ph¸p luËt do Nhµ N­íc ban hµnh hoÆc nh÷ng quy ph¹m ph¸p luËt mang tÝnh quèc tÕ . C¸c quy ph¹m nµy lµ c¸c quy ph¹m cña qu¶n lÝ hµnh chÝnh . Lîi Ých kh«ng thÓ v­ît qu¸ nh÷ng quy ph¹m ph¸p luËt ®¸ quy ®Þnh cho mäi ng­êi vµ do ®ã trong giao tiÕp Hµnh ChÝnh kh«ng thÓ kh«ng dùa vµo nh÷ng quy ph¹m ph¸p luËt . Bªn c¹nh ®ã, quy ph¹m kh¸ch quan cßn cã thÓ lµ nh÷ng quy ph¹m ®¹o ®øc mµ x· héi thõa nhËn hoÆc nh÷ng quy luËt tÊt yÕu cña chÝnh s¸ch mµ con ng­êi buéc phÈi chÊp nhËn.
- §Ó vËn dông nguyªn t¾c nµy, th­ kÝ v¨n phßng cÇn n¾m vøng nhøng chñ tr­¬ng, chÝnh s¸ch, c¸c quy ph¹m ph¸p luËt hiÖn hµnh cã liªn quan ®Õn c¸c ho¹t ®éng cña c¬ quan hoÆc liªn quan trùc tiÕp ®Õn nhiÖm vô cña m×nh; ®ång thêi th­ kÝ còng cÇn n¾m ®­îc c¸c quy ph¹m ®¹o ®øc cña d©n téc m×nh hoÆc cña c¸c n­íc cã liªn quan ®Õn ®èi t­îng giao tiÕp ®Ó vËn dông chung khi cÇn thiÕt.
4 . CÇn coi träng ¶nh h­ëng cña c¸c mèi quan hÖ
C¸c ®èi t­îng giao tiÕp ®èi víi ng­êi th­ kÝ v¨n phßng vÒ c¬ b¶n ®­îc ph©n thµnh 2 nhãm:
- §èi t­îng giao tiÕp lµ kh¸ch ®Õn lµm viÖc víi c¬ quan: trong ®ã kh¸ch cã thÓ lµ cÊp trªn, cã thÓ lµ ®ång nghiÖp ë c¬ quan b¹n, hoÆc cã thÓ lµ kh¸ch ®Õn liªn hÖ c«ng viÖc.
- §èi t­îng giao tiÕp lµ kh¸ch néi bé c¬ quan bao gåm: thñ tr­ëng c¬ quan, l¸nh ®¹o ®¬n vÞ vµ ®ång nghiÖp trong c¬ quan.
ViÖc ph©n lo¹i ®èi t­îng giao tiÕp nh­ trªn gióp ng­êi th­ kÝ v¨n phßng x¸c ®Þnh ®­îc m×nh ®ang ®øng ë vÞ thÕ giao tiÕp nµo tõ ®ã lùa chän ng«n ng÷ hoÆc c¸ch thøc giao tiÕp cho hîp lÝ. Tuy nhiªn, trong quan hÖ giao tiÕp hµnh chÝnh ng­êi th­ kÝ l¹i gÆp ph¶i c¸c t×nh huèng khã xö gi÷a mét bªn lµ c«ng viÖc, mét bªn lµ c¸c mèi quan hÖ.
Tr­êng hîp nh­ vËy th× th­ kÝ cÇn linh ho¹t ®Ó xö lÝ mét c¸ch thÝch hîp, kh«ng nªn qu¸ cøng nh¾c hoÆc cùc ®oan qu¸. §iÒu c¬ b¶n nhÊt lµ ng­êi th­ kÝ v¨n phßng ph¶i x¸c ®Þnh mäi ng­êi trong cuéc giao tiÕp ®Òu lµ quan träng, cÇn ph¶i t«n träng hä vµ ph¶i gi¶i quyÕt ®­îc nh÷ng yªu cÇu, ®Ò nghÞ cña hä mét c¸ch tèt nhÊt.
Ngoµi 4 nguyªn t¾c võa tr×nh bµy ë trªn, ng­êi th­ kÝ v¨n phßng cÇn ph¶i dùa trªn nh÷ng nguyªn t¾c giao tiÕp cña ng­êi ViÖt ®Ó thùc hiÖn c¸c cuéc giao tiÕp cã hiÖu qu¶: ®ã lµ nh÷ng cëi më, ©n cÇn, chu ®¸o, hiÕu kh¸ch vµ lÞch sù.
- c¸c kü n¨ng giao tiÕp hµnh chÝnh
Ng­êi th­ kÝ còng nh­ bÊt cø ng­êi nµo tham gia giao tiÕp nµo ®Òu ph¶i sö dông c¸c kü n¨ng giao tiÕp c¬ b¶n nh­ : nghe, nãi, ®äc, viÕt vµ ph¶n biÖn.
1, Kü n¨ng nghe :
Kü n¨ng nghe lµ mét trong nh÷ng kü n¨ng quan träng trong giao tiÕp hµng chÝnh, nã ®ßi hái ng­êi th­ kÝ ph¶i rÌn luyÖn th­êng xuyªn ®Ó cã thÓ hiÓu ®­îc nhu cÇu, t©m tr¹ng cña ®èi t­îng giao tiÕp hoÆc thu l­îm ®­îc nhiÒu th«ng tin ®Ó cã thÓ xö lÝ th«ng tin mét c¸ch chÝnh x¸c, ®ång thêi thÓ hiÖn sù t«n träng ®èi vêi ®èi t­îng giao tiÕp.
- §Ó cã ®­îc mét kÝ n¨ng nghe trong giao tiÕp hµnh chÝnh, ng­êi th­ kÝ v¨n phßng cÇn ph¶i chó ‎ ‎y ®Õn mét sè ®iÓm sau:
- S½n sµng nghe: th¸i ®é s½n sµng nghe ®­îc thÓ hiÖn ë nh÷ng hµnh vi cô thÓ, ch¼ng h¹n:
Khi chu«ng ®iÖn tho¹i reo, cÇn nhanh chãng nhÊc m¸y, tù x­ng danh.
Khi cã kh¸ch bªn ngoµi ®Õn lµm viÖc, cÇn ph¶i chñ ®éng, gîi më, l¾ng nghe nh÷ng yªu cÇu cña kh¸ch.
Víi kh¸ch néi bé, nªn t¹o mét thãi quen ®Ó ®ång nghiÖp nhËn thÊy m×nh lu«n s½n sµng gióp ®ì c¸c yªu cÇu cña hä.
- Trong qu¸ tr×nh giao tiÕp, th­ kÝ v¨n phßng cÇn ph¶i dµnh mét thêi gian nhÊt ®Þnh ®Ó nghe ®èi t­îng giao tiÕp nãi hÕt c¸c suy nghÜ, c¸c ‎y kiÕn cña m×nh. Tr­êng hîp nµy gióp cho ®èi t­îng giao tiÕp chñ ®éng tr×nh bµy y kiÕn cña m×nh vµ hä cóng c¶m thÊy ®­îc coi träng , cßn ng­êi th­ kÝ v¨n phßng thêi gian ®Ó hiÓu ®­îc c¸c yªu cÇu, ®Ò nghÞ cña kh¸ch, tuy nhiªn cã vµi tr­êng hîp, thÊy ®èi t­îng giao tiÕp tr×nh bµy dµi dßng, lén x«n th× th­ kÝ v¨n phßng cÇn kiªn nhÊn nghe mét lóc råi xin lçi kh¸ch, c¾t ngang lêi nãi cña hä, yªu cÇu hä tr×nh bµy, vÊn ®Ò mét c¸ch trùc tiÕp vµ gi¶m bít c¸c th«ng tin kh«ng cÇn thiÕt . Tr­êng hîp nµy chØ ¸p dung khi ng­êi th­ kÝ cã qu¸ Ýt thêi gian hoÆc do kh¸ch tr×nh ®é thÊp kh«ng thÓ tù tr×nh bµy vÊn ®Ò cña m×nh.
- Khi nghe ®èi t­îng giao tiÕp tr×nh bµy, th­ kÝ v¨n phßng cÇn huy ®éng mäi kh¶ n¨ng cã thÓ ®Ó nhanh chãng n¾m b¾t c¸c th«ng tin tõ phÝa ®èi t­îng giao tiÕp vµ nÕu hä tr×nh bµy kh«ng râ rµng , m¹ch l¹c thi b¶n th©n ng­êi th­ kÝ ph¶i tù s¾p xÕp c¸c th«ng tin theo mét tËt tù l«gic ®Ó tõ ®ã cã thÓ gióp ng­êi th­ kÝ v¨n phßng xö lÝ mäi th«ng tin.
- Khi nghe ng­êi kh¸c nãi ...

---