Download miễn phí Hướng dẫn sử dụng Phần mềm quản lý công văn - văn bản



Mục lục
Vìsaocần sửdụng phần mềm quản lývăn bản?.2
Mục đíchsửdụng.3
Yêucầu hệthống.4
Phần mềm cần có phần cứng vàcác phần mềm liên quan sau đểcài đặt.4
Chương 1. Module quản lýcông văn – văn bản.5
Chương 2. Module quản lýthưmục.35
Chương 3. Module quản lýtin tức.38
Chương 4. Module quản trịhệthống.42


http://s1.liketly.com/flash/edoc/jh2i1fkjb33wa7b577g9lou48iyvfkz6-swf-2014-01-13-huong_dan_su_dung_phan_mem_quan_ly_cong_van_van.OuJKgbkmyP.swf /tai-lieu/de-tai-ung-dung-tren-liketly-54579/
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí

Tóm tắt nội dung tài liệu:

CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com
Hướng dẫn sử dụng
Phần mềm quản lý công văn - văn bản
Mục lục
Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý văn bản? .....................................................................2
Mục đích sử dụng............................................................................................................................3
Yêu cầu hệ thống ............................................................................................................................4
Phần mềm cần có phần cứng và các phần mềm liên quan sau để cài đặt .......................4
Chương 1. Module quản lý công văn – văn bản ......................................................................5
Chương 2. Module quản lý thư mục..........................................................................................35
Chương 3. Module quản lý tin tức .............................................................................................38
Chương 4. Module quản trị hệ thống ........................................................................................42
- 1 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com
Vì sao cần sử dụng phần mềm quản lý văn bản?
- Nhu cầu sử dụng phần mềm để quản lý tài liệu và công văn rất lớn.
- Quản lý giấy tờ tài liệu đơn giản và khoa học
- Rút ngắn thời gian tìm kiếm thông tin
- Tiết kiệm không gian lưu trữ dữ liệu
- Giải quyết vấn đề nhân sự cho đơn vị
- Hiệu quả công việc cao hơn rất nhiều so với thông thường.
- Xử lý thông tin nhanh gọn và an toàn.
- Đẩy mạnh sự phát triển của đơn vị
- 2 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com
Mục đích sử dụng
- Giúp cho đơn vị bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian cũng như kinh phí
- Tiết kiệm không gian lưu trữ các chứng từ hồ sơ và đặc biệt nó giúp cho đơn vị
bạn tiết kiệm rất nhiều thời gian khi tìm kiếm bất kỳ một công văn chứng từ nào.
- Nó giúp sử lý một lượng công việc lớn mà hiệu quả đem lại rất cao đảm bảo tính
an toàn và bảo mật.
- Với hệ thống quản trị tác nghiệp thống nhất, tiện dụng và phù hợp cho tất cả các
đối tượng thuộc khối nhà nước cũng như doanh nghiệp tư nhân, đơn vị hành
chính…
- Giao diện chương trình đơn giản dễ sử dụng, hệ thống đáp ứng đầy đủ các nhu cầu
cần thiết của một chương trình quản lý.
- Tìm kiếm tài liệu, công văn nhanh chóng đơn giản thuận tiện
- 3 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com
Yêu cầu hệ thống
Phần mềm cần có phần cứng và các phần mềm liên quan sau để cài đặt
• Máy tính CPU tương đương Pentium 4 trở lên
• RAM tối thiểu 128MB
• Hệ điều hành Windows 2000/XP/2003
• SQL 2000 Server.
- 4 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com
Chương 1. Module quản lý công văn – văn bản
Module này gồm các mục sau:
Quản lý công văn đi
Quản lý công văn đến
Quản lý công danh mục dự án
Quản lý hợp đồng
Đăng ký công văn đi
Các mục trên có thể thay đổi tùy theo yêu cầu sử dụng
Màn hình đăng nhập
Giao diện màn hình chính gồm 3 phần: Menu trái, Menu phải, và nội dung ở giữa
- 5 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com
Cây thư mục
Dùng để tổ chức các loại tài liệu theo cấu trúc thư mục nhằm tìm kiếm phân loại
nhóm tài liệu. Giúp người sử dụng đơn giản hóa việc tìm kiếm và tổ chức thông tin khoa
học.
- 6 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com
Bạn có thể thêm bớt, sửa, xóa các mục theo nhu cầu sử dụng của đơn vị mình
- 7 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com
I. Quản lý công văn gồm:
1 Quản lý công văn đi
2 Quản lý công văn đến
3 Quản lý quyết định
4 Quản lý thông báo
5 Văn bản nội bộ
- 8 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com
6 Tài liệu ISO
7 Hồ sơ thực hiện ISO
8 Hợp đồng
9 Văn bản khác
10 Văn bản cá nhân
11 Quản lý dự án
Quản lý công văn đi
+. Tạo lập dự thảo văn bản đi: chuyên viên được giao nhiệm vụ giải quyết chính
soạn thảo dự thảo văn bản đi, gắn kèm các file tài liệu liên quan.
+. Lưu chuyển dự thảo văn bản đi: chuyên viên soạn thảo văn bản gửi văn bản xin
ý kiến lãnh đạo đơn vị, các bộ phận liên quan, lãnh đạo phê duyệt hay cho ý kiến chỉnh
sửa, các văn bản được phê duyệt được chuyển cho văn thư để vào sổ, phát hành văn bản
đi, các văn bản cần chỉnh sửa được chuyển ngược trở lại người trước để sửa lại theo ý
kiến lãnh đạo.
+. Cập nhật thông tin xử lý văn bản đi: các chuyên viên, lãnh đạo và bộ phận liên
quan có thể cập nhật các thông tin, ý kiến về dự thảo văn bản, các phiếu xin ý kiến…
+. Lưu trữ thành các phiên bản sau mỗi lần sửa đổi của bản dự thảo: mỗi lần sửa
đổi dự thảo văn bản, hệ thống tự lưu trữ thành các phiên bản khác nhau, lưu lại các thay
đổi, cập nhật.
+. Cấp số đi cho văn bản đi: Mỗi văn bản khi được phát h ành đều có số việc cấp
số có thể tự động hay do văn thư cấp
+. Phát hành văn: Hệ thống chương trình hỗ trợ việc trao đổi qua mail, nếu đơn vị
nhận văn bản cũng sử dụng hệ thống này thì có thể chuyển trực tiếp văn bản qua hệ
thống.
Giao diện của quản lý công văn đi :
- 9 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com
Trên cùng là tạo mới, công văn đi, năm làm việc, bộ lọc công văn, tổng số bản ghi, từng
tháng làm việc…
- Năm làm việc: hiển thị năm làm việc hiện tại
- Công văn đi: Bạn đang làm việc với công văn đi
- Lọc công văn: đưa ra kết quả muốn tìm kiếm (nói ở phần dưới)
- Tổng số bản ghi: liệt kê tất cả các bản ghi có trong phần quản lý công văn đi này.
- Khi chưa mở chi tiết bản ghi nào thì các chữ: Chọn tất cả, thực hiện, Đánh dấu,
Bỏ đánh dấu, Duyệt, Bỏ duyệt không có tác dụng.
- Tháng /năm(): số bản ghi của từng tháng trong năm đó, nếu muốn xem chi tiết ta
bấm vào dấu + ở cuối để xem nội dung của từng bản
ghi một
- VD Bấm vào dấu + của tháng 12 có nội dung như hình sau:
- 10 -
CÔNG TY CỔ PHẦN PHẦN MỀM D.O.M.I.N.O
Địa chỉ: 189 Bạch Mai – Hai Bà Trưng – Hà Nội
Website: www.webdong.com
Tháng 12/2008(14) có 14 bản ghi trong tháng 12 của năm 2008
+ Trên thanh ngang màu xanh hiển thị thứ tự công văn và nội dung trích yếu của
mỗi công văn đó và ngày tháng tạo công văn
+ Dưới gồm có 3 ô: ô1 ghi số công văn, ký hiệu, ngày, người ký, người tạo công
văn, ghi chú. Ô2 là ô tương ứng với ô1. Ô3 đưa ra nội dung trích yếu.
+ Thanh công cụ hiển thị các chức năng như: files đính kèm, xem, sửa, xóa, trạng
thái công văn,… (hình dưới). Bên tay trái l...

---