Download miễn phí Lập kế hoạch tổ chức cuộc họp



HOẠCH TỔ CHỨC CUỘC HỌP
1. Chủ đề cuộc họp
2. Thời gian
 
3. Địa điểm
 
4. Thành phần
 
5. Các khâu chuẩn bị
- Đặt trước địa điểm họp
- Tổ chức vệ sinh phòng họp.
- Kiểm tra đèn, bàn, ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện.
- Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp.
- Chuẩn bị nước uống.
- Khăn phủ bàn.
- Máy chiếu, computer, màn chiếu, TV.
- Soạn thư mời và trình duyệt.
- Gửi thư mời.
- Nhắc tham gia họp trước 60 phút.
6. Kinh phí
 


http://s1.liketly.com/flash/edoc/jh2i1fkjb33wa7b577g9lou48iyvfkz6-swf-2014-06-04-lap_ke_hoach_to_chuc_cuoc_hop.EqMJ50lEXY.swf /tai-lieu/de-tai-ung-dung-tren-liketly-68260/
Để tải bản Đầy Đủ của tài liệu, xin Trả lời bài viết này, Mods sẽ gửi Link download cho bạn sớm nhất qua hòm tin nhắn.
Ai cần download tài liệu gì mà không tìm thấy ở đây, thì đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí

Tóm tắt nội dung tài liệu:

Một cuộc họp là gì :
Họp là một hình thức giao tiếp. Đó là một nhóm người tập trung nhau lại với mục đích để thảo luận, tranh cãi hay quyết định. Vì một cuộc họp thường liên quan đến nhiều người, nên thường khác nhau về ý kiến và có thể gây nên các vấn đề
Một cuộc họp tốt sẽ hạn chế những sự khác biệt đó và kết quả có thể đạt được ngay. Mọi cuộc họp đều phải được chuẩn bị, cân nhắc và tiến hành để xem làm thế thế nào để mọi thứ đều tốt
Các kiểu họp khác nhau về qui mô (số lượng người tham dự), tính chất (chính thức hay không chính thức), thời gian…
Không nên tổ chức cuộc họp khi :
Chỉ liên quan đến vấn đề cá nhân
Bạn không có thời gian chuẩn bị
Có cách khác hiểu quả hơn như nhắc nhở ,điện thoại hay thư điện tử
Vấn đề đã được giải quyết
Nội dung cuộc họp không hữu ích
Lập kế hoạch tổ chức cuộc họp :
Xác định chủ đề cuộc họp : Có mục tiêu rõ ràng cho các cuộc họp của bạn cho phép bạn vẫn còn tập trung vào chủ đề của bạn, và đảm bảo rằng bạn đang chuẩn bị thích hợp . Cuộc họp có mục tiêu rõ ràng mới khuyến khích người ta tham gia bởi vì họ cần biết nó nhắm đến vấn đề gì. Mục tiêu đó cũng sẽ giúp cuộc họp tập trung vào trọng điểm. Thông thường hội họp có một hay hai mục tiêu: để thông báo hay quyết định một vấn đề nào đó. “ Thảo luận” không phải là mục tiêu hội họp. Chẳng hạn, “Để quyết định việc định vị quảng cáo thương mại cho sê-ri 2000” là một mục tiêu thiết thực của cuộc họp. Nó xác định trọng tâm và công bố rõ ràng mục đích của cuộc họp, trong khi đó nếu mục tiêu là “Để thảo luận việc tiếp thị sê-ri 2000” lại nghe có vẻ rất mơ hồ và có thể đưa mọi người đến chỗ thảo luận một cách tản mạn thay vì phải đưa ra hành động cụ thể .
Thời gian họp : Thời gian tổ chức cuộc họp phải thật hợp lý sao cho khách mời tham gia cuộc họp cảm giác thoải mái . Ví dụ những cuộc họp thường xuyên trong công ty thì thường tổ chức vào cuối giờ làm việc . Các cuộc họp có quy mô lớn , nhiều người tham gia thì nên tổ chức vào ngày chủ nhật . Trong buổi họp nên kéo dài trong khoảng 4 giờ đồng hồ và nghỉ giải lao xen kẽ .
Thành phần tham gia : Mời đúng người dự họp , chỉ mời những người có thể đóng góp ý kiến, những người cần tham gia hay những người có thể học hỏi từ cuộc họp này .
Thành phần cuộc họp :
Chủ tọa cuộc họp
Thành phần tham gia chính thức
Thư ký cuộc họp
Các thành phần phuc vụ cuộc họp và khách mời ( nếu có )
Địa điểm : tham gia một cuộc họp cũng chính là một dịp để mọi người gặp gỡ nhau. Và để cho tất cả đều cảm giác thoải mái, bạn cần lưu tâm tới địa điểm dự định tổ chức cuộc họp. Một trong những sai lầm thường gặp là chúng ta tổ chức cuộc họp trong một căn phòng quá lớn với số người tham gia lại khá hạn chế, điều này sẽ làm cho không gian họp bị loãng và tạo cảm giác trang trọng quá mức. Bạn nên chọn phòng họp phù hợp với số người tham dự. Ngoài ra để tạo sự thoải mái, bạn có thể bố trí thêm nước trong phòng, bởi đây được coi là “chất xúc tác năng lượng” và đảm bảo nhiệt độ trong phòng ở mức thích hợp .
Nội dung cuộc họp : Xem xét tấc cả các vấn đề liên quan đến buổi họp như điều kiện khách quan , tình hình thực tế của tổ chức , các văn bản liên quan tới buổi họp . Cần chuẩn bị đưa ra nhiều phương án giải quyết vấn đề , phân tích rõ ưu nhược điểm của từng phương án . Lấy ý kiến , trao đổi trực tiếp với cá nhân có trách nhiệm hay liên quan đến cuộc họp
Phương tiện vật chất kỹ thuật phục vụ cuộc họp : Tùy theo tính chất và qui mô cuộc họp để trang bị phương tiện phục vụ cuộc họp . Phương tiện phục vụ cuộc họp gồm : Máy chiếu , hệ thống âm thanh , ánh sáng
HOẠCH TỔ CHỨC CUỘC HỌP
1. Chủ đề cuộc họp
2. Thời gian
3. Địa điểm
4. Thành phần
5. Các khâu chuẩn bị
- Đặt trước địa điểm họp
- Tổ chức vệ sinh phòng họp.
- Kiểm tra đèn, bàn, ghế, máy lạnh, ổ cắm điện, điện.
- Chuẩn bị tài liệu cho cuộc họp.
- Chuẩn bị nước uống.
- Khăn phủ bàn.
- Máy chiếu, computer, màn chiếu, TV.
- Soạn thư mời và trình duyệt.
- Gửi thư mời.
- Nhắc tham gia họp trước 60 phút.
6. Kinh phí
Ngày tháng năm 200
Người lập
Duyệt
Tiến hành cuộc họp
Chuẩn bị cuộc họp :
Tổ chức một cuộc họp thành công là một phần trong nghiệp vụ của người Thư Ký. Bạn phải chuẩn bị thật chu đáo trước khi họp; nhanh nhạy xử lý trong cuộc họp và phải biết các bước tiếp sau khi cuộc họp kết thúc
Chuẩn bị giấy và viết, vì trong một cuộc họp, các thành viên cần có giấy, viết để ghi chép lại những điều cần thiết. Ở một số đơn vị, người ta sử dụng giấy tiêu đề để phát cho các thành viên tham gia cuộc họp. Trong một số trường hợp, thành viên dự họp lại không chuẩn bị giấy viết, nên việc chuẩn bị của Bạn sẽ giúp họ không lúng túng và họ sẽ Thank sự chu đáo của Bạn
Nếu cuộc họp cần có sự hỗ trợ của các thiết bị đặc biệt như máy tính, máy chiếu slide (projector), đường truyền internet v.v...bạn phải chuẩn bị trước, chạy thử các thiết bị (hay xúc tiến việc thuê mướn) càng sớm càng tốt để có nhiều thời gian dự phòng mà xử lý trong trường hợp máy hỏng. Mặt khác, đối với các cuộc họp quan trọng, Bạn cần lập phương án backup, với tất cả các thiết bị dự phòng, sẵn sàng thay thế ngay thiết bị hỏng mà không tốn thời gian
Ngoài việc chuẩn bị về các trang thiết bị cho cuộc họp, nếu Bạn là người điều hành cuộc họp nên đến buổi họp với sự chuẩn bị trước về các vấn đề liên quan, dự kiến sẵn những câu hỏi mà người khác có thể đặt ra, cũng như những câu hỏi gợi ý cho những người khác. Để làm được như vậy, người điều hành phải thu thập những thông tin chính xác và cụ thể nhất liên quan đến cuộc họp
Các công việc chuẩn bị cho cuộc họp :
Nắm rõ mục đích và yêu cầu của cuộc họp
Nắm được thành phần dự họp để làm thư mời gửi đến các bộ phận. Bộ phận nào có báo cáo trong cuộc họp, người thư ký cần nhắc lại trong thư mời họp. Có nơi các bộ phận gửi báo cáo về văn phòng và chánh văn phòng biên tập các báo cáo, sau đó trực tiếp báo cáo trong cuộc họp. Việc soạn báo cáo đòi hỏi một trình độ tổng hợp và năng lực quản trị tốt
Mẫu thư mời họp
Ngày tháng năm 200
THƯ MỜI HỌP
Kính gửi:……………………………………………………………
Trân trọng kính mời anh/chị tới tham gia cuộc họp v/v……………………………………..
……………………………………………………………………………………………………
Thời gian tại:
Chủ trì cuộc họp:
Anh chị cần chuẩn bị:………………………………………….trước khi tới cuộc họp.
Rất mong anh/chị sắp xếp thời gian đến tham gia cuộc họp được đúng giờ
TUQ.GIÁM ĐỐC
Trưởng phòng HC
Thảo một bản chương trình nghị sự (Agenda) để trình người chủ trì cuộc họp duyệt. Trong bản nghị sự phải phân chia cuộc họp theo từng nội dung với th

---