Download miễn phí Ý nghĩa và mục đích của việc tổ chức cuộc họp như một nhiệm vụ của người thư ký văn phòng



Lời cảm ơn
Mở đầu 1
Phần I:
Giới thiệu Công Ty TNHH TM & DV Nguyễn Dũng 2
 Quá trình hình thành và phát triển của Công Ty TNHH TM & DV Nguyễn Dũng 2
1 . Quá trình hình thành và phát triển 2
2 . Cơ cấu tổ chức bộ máy của Công Ty 2
3 . Cơ sở vật chất 3
4 . Nguồn lực của Công Ty 3
 Những thuận lợi và khó khăn của Công Ty 3
Phần II :
Nội dung nghiệp vụ thực tập 4
Phần III :
Đề tài : “Người thư ký với công tác tổ chức cuộc họp nội bộ” 7
Phần A : Ý nghĩa và mục đích của việc tổ chức cuộc họp như một nhiệm vụ của người thư ký văn phòng. 8
Phần B : Chuẩn bị nội dung cuộc họp. 13
1>Thành lập ban trù bị cuộc họp 13
2> Chuẩn bị các văn kiện phục vụ cuộc họp 14
a) Bài diễn văn khai mạc. 14
b) Báo cáo tổng kết 15
c) Báo cáo của ban kiểm tra 15
3> Chuẩn bị thứ tự nội dung cụ thể cho các chương trình của cuộc họp 16
Phần C : Kế hoạch tổ chức 18
1> Lên danh sách khách mời 18
2> Chọn địa điểm, thời gian diễn ra cuộc họp 19
3> Thiết kế mẫu giấy mời 19
4> Chuẩn bị phương tiện kỹ thuật phục vụ cuộc họp 20
5> Chuẩn bị đội ngũ nhân viên phục vụ cho cuộc họp 20
6> Kiểm tra lại các công việc đã chuẩn bị trước ngày cuộc họp 20
Phần D: Tổ chức thực hiện 21
1. Công tác chuẩn bị trước khi tiến hành cuộc họp 21
2. Trong ngày diễn ra cuộc họp 22
3. Công việc sau cuộc họp 23
KẾT LUẬN 24
 
 
 
 


http://s1.liketly.com/flash/edoc/web-viewer.html?file=jh2i1fkjb33wa7b577g9lou48iyvfkz6-demo-2016-02-07-y_nghia_va_muc_dich_cua_viec_to_chuc_cuoc_hop_nhu_mot_nhiem_fHPw9rIfwm.png /tai-lieu/y-nghia-va-muc-dich-cua-viec-to-chuc-cuoc-hop-nhu-mot-nhiem-vu-cua-nguoi-thu-ky-van-phong-91588/


Để tải tài liệu này, vui lòng Trả lời bài viết, Mods sẽ gửi Link download cho bạn ngay qua hòm tin nhắn.

Ket-noi - Kho tài liệu miễn phí lớn nhất của bạn


Ai cần tài liệu gì mà không tìm thấy ở Ket-noi, đăng yêu cầu down tại đây nhé:
Nhận download tài liệu miễn phí

Tóm tắt nội dung tài liệu:

nh÷ng tr­êng hîp nh­ bÞ mê, nhoÌ, mÊt ch÷ hoÆc bÞ ®en. Khi gÆp c¸c tr­êng hîp ®ã ta cÇn sö lý kÞp thêi sau ®ã míi cho in víi sè l­îng nhiÒu. C¸c b¶n sao sau khi ®­îc ph«t« cÇn ph¶i xÕp theo thø tù ®Ó tr¸nh nhÇm lÉn.
˜ NhËn ®iÖn tho¹i
Hµng ngµy C«ng Ty tiÕp nhËn rÊt nhiÒu ®iÖn tho¹i gäi ®Õn yªu cÇu th«ng tin vÒ c¸c mÉu s¶n phÈm, c¸c mÆt hµng míi vµ gi¸ c¶ v v V× thÕ nghe vµ tr¶ lêi ®iÖn tho¹i còng lµ mét trong nh÷ng nghiÖp vô mµ em ®­îc tham gia.
Tuy nhËn ®iÖn tho¹i kh«ng ph¶i lµ c«ng viÖc th­êng xuyªn nh­ng qua thêi gian häc ë tr­êng vµ qua thùc tÕ em ®­îc biÕt khi nghe ®iÖn tho¹i ®ßi hái ng­êi nghe ph¶i nghiªm tóc, ph¶n øng nhanh nhÑn trong mäi t×nh huèng, lu«n cã th¸i ®é lÞch sù, nh· nhÆn ®èi víi ng­êi ®èi tho¹i dï cuéc ®èi tho¹i ®ã ®¹t kÕt qu¶ hay kh«ng. Th«ng th­êng khi nghe ®iÖn tho¹i, ng­êi nhËn ®iÖn tho¹i ph¶i nªu râ ®Þa chØ c¬ quan m×nh, sau khi biÕt râ ng­êi gäi ®Õn lµ ai vµ yªu cÇu cña hä lµ g× th× ng­êi nhËn ®iÖn tho¹i ph¶i ®¸p øng yªu cÇu cña ng­êi gäi ®Õn. NÕu kh«ng tho¶ m·n ®­îc yªu cÇu ®ã, ng­êi nhËn ®iÖn ph¶i biÕt c¸ch tr¶ lêi khÐo lÐo vµ hái xem ng­êi gäi ®Õn cã nh¾n g× kh«ng. NÕu cã nh¾n th× ng­êi nhËn ®iÖn ghi l¹i lêi nh¾n vµ b¸o c¸o cho ng­êi ®­îc nh¾n.
Qua viÖc nghe ®iÖn tho¹i t¹i c¬ së ®· gióp em tù tin h¬n vµ nhanh nh¹y h¬n trong viÖc giao tiÕp øng sö.
Tuy thêi gian thùc tËp ng¾n ngñi nh­ng em ®· häc hái ®­îc rÊt nhiÒu ®iÒu tõ thùc tÕ. Kh«ng chØ lµ viÖc cñng cè, vËn dông nh÷ng lý thuyÕt ®· ®­îc häc vÒ nghiÖp vô v¨n phßng vµo thùc tÕ mµ cßn lµ viÖc häc hái ®­îc t¸c phong lµm viÖc c«ng nghiÖp khoa häc hiÖn ®¹i cña mét th­ ký v¨n phßng.
PhÇn III : ®Ò tµi “ng­êi th­ ký víi c«ng t¸c tæ chøc mét cuéc häp néi bé”
Trong suèt qu¸ tr×nh thùc tËp t¹i C«ng Ty TNHH TM & DV NguyÔn Dòng, em ®· ®­îc may m¾n tham gia chuÈn bÞ cho mét cuéc häp néi bé cña C«ng Ty. Em ®· ®­îc trùc tiÕp theo dâi sù diÔn ra cuéc häp. Vµ qua thùc tÕ ®ã, em tù thÊy ®­îc r»ng lý thuyÕt ë tr­êng vµ s¸ch vë cho ®Õn thùc tÕ lµ c¶ mét kho¶ng c¸ch, ®Ó thùc hiÖn ®­îc nh÷ng g× ®­îc häc ®· lµ rÊt khã, thùc hiÖn nã cã hiÖu qu¶ tèt nhÊt l¹i cßn khã h¬n. Cïng víi nh÷ng n¨ng lùc s½n cã, cïng víi sù gióp ®ì chØ b¶o tËn t×nh cña c¸c c¸n bé trong v¨n phßng, em ®· gãp mét phÇn c«ng søc cña m×nh vµo viÖc chuÈn bÞ vµ tiÕn hµnh cuéc häp.
ChÝnh viÖc ®­îc tham gia chuÈn bÞ cho cuéc häp ®· gîi ý cho em chän ®Ò tµi “ng­êi th­ ký víi c«ng t¸c tæ chøc mét cuéc häp néi bé” nh­ mét ®Ò tµi nghiªn cøu nghiÖp vô cña ng­êi th­ ký v¨n phßng.
§Ò tµi: “ng­êi th­ ký víi c«ng t¸c tæ chøc mét cuéc häp néi bé” gåm 4 phÇn:
=PhÇn I : ý nghÜa vµ môc ®Ých cña viÖc tæ chøc cuéc häp nh­ mét nhiÖm vô cña ng­êi th­ ký v¨n phßng.
=PhÇn II: chuÈn bÞ néi dung cuéc häp.
=PhÇn III: KÕ ho¹ch tæ chøc.
=PhÇn IV: Tæ chøc thùc hiÖn.
phÇn a : ý nghÜa vµ môc ®Ých cña viÖc tæ chøc cuéc häp nh­ mét nhiÖm vô cña ng­êi th­ ký v¨n phßng.
Lao ®éng cña ng­êi l·nh ®¹o lµ lo¹i lao ®éng phøc t¹p gåm c¸c lo¹i nh­ lao ®éng v¨n b¶n, giao viÖc, tiÕp kh¸ch, héi häp, kiÓm tra®Ó ng­êi l·nh ®¹o cã nhiÒu thêi gian cho nh÷ng suy nghÜ s¸ng t¹o, tuú theo hÖ thèng qu¶n lý, ng­êi l·nh ®¹o cÇn cã ng­êi th­ ký. Chøc n¨ng cña ng­êi th­ ký lµ gióp ng­êi l·nh ®¹o gi¶i phãng khái nh÷ng c«ng viÖc mang tÝnh chÊt sù vô, lµm t¨ng thªm phÇn lao ®éng s¸ng t¹o trong quü thêi gian lao ®éng cña ng­êi l·nh ®¹o. C¸c chøc n¨ng cña ng­êi th­ ký rÊt ®a d¹ng, nh÷ng chøc n¨ng mang tÝnh chÊt chung nhÊt cña ng­êi th­ ký lµ :
=Chøc n¨ng thuéc nh÷ng viÖc liªn quan ®Õn v¨n b¶n ®i - ®Õn, ®¨ng ký c¸c v¨n b¶n, kiÓm tra viÖc thi hµnh c¸c chØ thÞ, quyÕt ®Þnh cña thñ tr­ëng, so¹n th¶o v¨n b¶n.
=Chøc n¨ng thuéc viÖc: Tæ chøc tiÕp kh¸ch, häp, héi nghÞ, ®µm tho¹i ®iÖn tho¹i, chuÈn bÞ cho gi¸m ®èc ®i c«ng t¸c, ®¶m b¶o nh÷ng ®iÒu kiÖn vËt chÊt cÇn thiÕt cho chuyÕn ®i.
V¨n phßng lµ n¬i lµm viÖc cña cÊp qu¶n lý ®¬n vÞ, cÊp qu¶n lý ®¬n vÞ sö dông v¨n phßng lµ bé m¸y gióp viÖc tæng hîp. V¨n phßng lµ bé mÆt cña c¬ quan, lµ ®Çu mèi giao tiÕp th«ng tin, lµ bé phËn kh«ng thÓ thiÕu ®­îc trong qu¸ tr×nh tån t¹i vµ ho¹t ®éng cña c¸c C«ng Ty. V× vËy ng­êi th­ ký v¨n phßng, ng­êi gióp viÖc cho gi¸m ®èc, lµ trî thñ hµnh chÝnh ®¾c lùc, lµ c¸n bé kü thuËt trong bé m¸y qu¶n lý, lµ ng­êi ®¹i diÖn cã tÝnh chÊt thay mÆt cho gi¸m ®èc, lµ m¾t xÝch nèi liÒn gi¸m ®èc víi cÊp d­íi, víi c¸n bé c«ng chøc, viªn chøc trong C«ng Ty.
§Ó trë thµnh mét ng­êi th­ ký hoµn thiÖn, mçi ng­êi th­ ký ph¶i nhËn thøc ®­îc tr¸ch nhiÖm cña m×nh, kh«ng ngõng häc hái, phÊn ®Êu trong c«ng t¸c. Tõ viÖc nhá nhÊt cho tíi c¸c viÖc lín, ng­êi th­ ký lu«n ph¶i vËn dông hÕt n¨ng lùc cña m×nh, kh«ng ®­îc xem th­êng bÊt cø c«ng viÖc nµo.
Tõ viÖc ®µm tho¹i ®iÖn tho¹i, tiÕp ®ãn kh¸ch ph¶i xö sù ra lµm sao? Cho ®Õn tæ chøc nh÷ng viÖc lín nh­ tæ chøc mét cuéc häp néi bé nh­ thÕ nµo? Cã thÓ nãi c«ng viÖc tæ chøc cuéc häp lµ mét c«ng viÖc phøc t¹p, ®ßi hái rÊt lín vÒ n¨ng lùc cña ng­êi th­ ký v¨n phßng. §Ó mét cuéc häp thµnh c«ng tèt ®Ñp, c«ng t¸c chuÈn bÞ vµ tiÕn hµnh thùc hiÖn lµ nh÷ng c«ng viÖc rÊt quan träng. Nã bao qu¸t phÇn lín c¸c c«ng viÖc cña ng­êi th­ ký v¨n phßng. Nã ph¶n ¸nh ch©n thùc ch©n dung ng­êi th­ ký, ®ßi hái vèn hiÓu biÕt c¬ së lý thuyÕt céng thªm kinh nghiÖm trong c«ng t¸c tæ chøc, s¾p xÕp vµ qu¶n lý. Qua ®ã, nã lµm næi bËt tÝnh th«ng moinh, ho¹t b¸t trong phong c¸ch lµm viÖc cña ng­êi th­ ký v¨n phßng.
Mét cuéc häp thµnh c«ng hay kh«ng mét phÇn lµ do sù nhËn thøc ®­îc tr¸ch nhiÖm, kinh nghiÖm lµm viÖc nhÊt ®Þnh, sù ham häc hái vµ nhiÖt t×nh trong c«ng viÖc cña ng­êi th­ ký. Nã còng ®ßi hái ng­êi th­ ký vËn dông hÕt nh÷ng tµi n¨ng cña m×nh.
Víi nh÷ng tè chÊt nãi trªn, em tin r»ng bÊt cø ng­êi th­ ký v¨n phßng nµo còng cã thÓ hoµn thµnh tèt c«ng viÖc cña m×nh vµ hä kh«ng chØ thµnh c«ng trong c«ng t¸c v¨n phßng mµ cßn thµnh c«ng trong c¶ sù nghiÖp cña m×nh n÷a.
ChÝnh v× thÕ, ®Ò tµi “ Ng­êi th­ ký víi c«ng t¸c tæ chøc mét cuéc häp néi bé” ®· cã søc hÊp dÉn riªng cña nã. Tõ khi nhËn ®Ò tµi vµ trong suèt qu¸ tr×nh thùc hiÖn ®Ò tµi, em lu«n c¶m nhËn ®­îc sù cuèn hót cña nã. Cã thÓ nãi, ®ã chÝnh lµ c¬ héi ®Ó em trau dåi kiÕn thøc cho m×nh, c¬ héi ®Ó em béc lé nh÷ng ­u ®iÓm còng nh­ khuyÕt ®Óm trong phong c¸ch lµm viÖc nãi chung vµ trong phong c¸ch tæ chøc, s¾p xÕp c«ng viÖc nãi riªng. Tõ ®ã rót ra bµi häc kinh nghiÖm cho b¶n th©n.
Bªn c¹nh nh÷ng tè chÊt cÇn cã cña ng­êi th­ ký v¨n phßng, kh«ng thÓ thiÕu ®i sù “gióp ®ì” cña khoa häc kü thuËt. Ngµy nay, khoa häc kü thuËt ®ang trªn ®µ ph¸t triÓn, c«ng nghÖ th«ng tin còng kh«ng ngõng ph¸t triÓn. Con ng­êi kh«ng ph¶i mÊt nhiÒu c«ng søc vµo c«ng viÖc cña m×nh n÷a. §Ó ®¹t ®­îc kÕt qu¶ lµm viÖc tèt nhÊt, nhanh nhÊt, ng­êi th­ ký v¨n phßng chØ cÇn biÕt c¸ch sö dông chiÕc Computer mét c¸ch thµnh th¹o, b¹n ®· cã trong tay nh÷ng g× cÇn thiÕt nhÊt vµ kh«ng kÓ ®Õn cßn rÊt chÝnh x¸c. V× vËy tin häc ®· gióp ®ì mét c¸ch ®¾c lùc cho c¸c c«ng viÖc cña c¸c nh©n viªn trong toµn thÓ C«ng Ty nãi chung còng nh­ nh©n viªn v¨n phßng nãi riªng.
ChÝnh v× hiÓu s©u s¾c ®iÒu ®ã cho nªn mçi ng­êi th­ ký v¨n phßng lu«n cè g¾ng häc hái vµ kh«ng ngõng trau dåi kiÕn thøc vÒ C«ng nghÖ th«ng tin cña m×nh. H¬n n÷a, ®Êt n­íc ta ®ang trªn con ®­êng “C«ng nghÖ ho¸ - hiÖn ®¹i ho¸” l¹i cµng cÇn ®Õn nh÷ng m¸y mãc tinh vi vµ ng­êi sö dông thµnh th¹o.
Trë l¹i víi ®Ò tµi “Ng­êi th­ ký víi c«ng t¸c tæ chøc mét cuéc häp néi bé”, em muèn nãi ®Õn ý nghÜa cña viÖc tæ chøc mét cuéc häp. Trªn thùc tÕ, héi nghÞ, héi th¶o lµ mét c«ng cô l...

---