Phần 1
QUY ĐỊNH CHUNG
1.1. Phông Lưu trữ Liên bang Nga
1.1.1. Phông Lưu trữ Liên bang Nga là một phần tài nguyên thông tin
quốc gia, là di sản lịch sử, văn hóa của nhân dân Liên bang Nga
Theo Bộ Luật chung của Liên bang Nga về Phông Lưu trữ và công tác lưu
trữ Liên bang Nga, Phông Lưu trữ Liên bang Nga là một tập hợp tài liệu lưu trữ
được hình thành và được thường xuyên bổ sung, là sự thể hiện đời sống vật chất
và tinh thần của con người, có giá trị lịch sử, khoa học, xã hội, kinh tế, chính trị,
văn hóa và là một phần di sản lịch sử, văn hóa không thể tách rời của nhân dân
Liên bang Nga.
Thành phần Phông Lưu trữ Liên bang Nga bao gồm: các phông lưu trữ và
toàn bộ tài liệu lưu trữ thuộc lãnh thổ Liên bang Nga, không phụ thuộc vào
nguồn gốc và thời gian hình thành, tác giả tài liệu, nơi lưu giữ và hình thức sở
hữu, kể cả tài liệu được đưa hợp pháp từ nước ngoài về; các phông lưu trữ và
toàn bộ tài liệu lưu trữ của các cơ quan Nhà nước Liên bang Nga tại nước ngoài.
Những tài liệu lưu trữ này được lưu giữ vĩnh viễn trên lãnh thổ Liên bang Nga.
Việc thu thập tài liệu vào Phông Lưu trữ Liên bang Nga được thực hiện
trên cơ sở đánh giá giá trị tài liệu theo một quy trình đã được quy định (Xem
mục 6.1.5)
Bảo quản, thu thập, thống kê và sử dụng tài liệu Phông Lưu trữ Liên bang
Nga được thực hiện theo những nguyên tắc chung và có sự kiểm tra việc thực
hiện các nguyên tắc đó. Trong thành phần của Phông lưu trữ Liên bang Nga có
hai loại tài liệu: tài liệu liên bang và tài liệu các cơ quan, tổ chức thuộc quyền
quản lý của Liên bang Nga.
Phông lưu trữ Liên bang Nga là một hệ thống thông tin độc lập, là một
phần tài nguyên thông tin quốc gia, nó cần thiết cho việc bảo đảm những yêu
cầu về thông tin ngày càng tăng của xã hội, cho việc đảm bảo nhiệm vụ của các
cơ quan quản lý nhà nước, cho sự phát triển của khoa học và văn hóa. Tài liệu
Phông lưu trữ Liên bang Nga là đối tượng, là khách thể của các quan hệ vật chất
và pháp luật nhà nước, được pháp luật bảo vệ.

1.3.1. Lưu trữ nhà nước là một cơ quan nhà nước, có chức năng bảo quản,
thống kê, thu thập và sử dụng tài liệu lưu trữ.
Lưu trữ nhà nước là một cơ quan nhà nước, được cấp kinh phí từ nguồn
ngân sách liên bang và thuộc quyền quản lý của Liên bang Nga. Lưu trữ có chức
năng xã hội, văn hóa và các chức năng không mang tính thị trường, có ảnh
hưởng qua lại với các cơ quan chính quyền, với các tổ chức nhà nước, xã hội,
khoa học, văn hoá và các công dâó. Theo quy định của Luật pháp, lưu trữ nhà
nước có quyền làm chủ, sử dụng và phân bổ các phân phông tài liệu Phông lưu
trữ Liên bang Nga, thực hiện việc bảo quản thường xuyên theo chế độ bảo quản
và sử dụng, đảm bảo tính lịch sử nguyên vẹn của tài liệu, tiện lợi cho người sử
dụng. Với mục đích này, trên cơ sở các nguyên tắc, phương pháp khoa học
chung, lưu trữ bảo đảm sự giữ gìn tài liệu, thực hiện việc thu thập và thống kê ở
các cơ quan nhà nuớc, các tổ chức nhà nước và các tổ chức, các cá nhân khác;
21
xây dựng và hoàn thiện hệ thống công cụ tra cứu khoa học, bảo đảm các điều
kiện cho việc sử dụng của cá nhân, cung cấp thông tin phục vụ cho các cơ quan
nhà nước và các tổ chức quản lý địa phương, bảo đảm các thông tin cho các tổ
chức pháp luật và cả các yêu cầu riêng của các cá nhân, xã hội và nhà nước.
1.3.2. Lưu trữ nhà nước là một hệ thống thông tin trong cơ cấu các tài
nguyên thông tin của Liên bang Nga
Lưu trữ nhà nước là một hệ thống thông tin, một tập hợp có trật tự các
phông lưư trữ, các sưu tập, các tài liệu và các sách tra cứu hệ thống thông tin.
Lưu trữ với tư cách là một chủ thể của các quá trình thông tin tham gia
vào việc sưu tầm, phân loại, thu thập, bảo quản, tìm kiếm, tu bổ và tuyên truyền
các thông tin tài liệu. Tài liệu và hệ thống tìm kiếm thông tin tài liệu lưu trữ là
các đối tượng thuộc quyền sở hữu, quyền tác giả và các quyền phụ trợ liên quan,
được phân chia theo các lĩnh vực phù hợp với chúng, được pháp luật Liên bang
Nga bảo vệ.
1.3.2.1. Đảm bảo sự an toàn cho các thông tin tài liệu lưu trữ
An toàn thông tin lưu trữ là trạng thái bảo vệ an toàn cho tài liệu ở nơi lưu

quan nhà nước và các tổ chức khoa học xã hội;
4. thực hiện việc sử dụng tài liệu theo một trình tự được quy định sẵn;
5. khi cần thiết thành lập các phòng chức năng về bảo vệ an toàn thông tin
với việc hạn chế sử dụng tài liệu;
1.3.2.2. Thực hiện các yêu cầu trong công tác lưu trữ phù hợp với quy
định và hướng dẫn về công tác văn thư và phân loại tài liệu, tiến hành thống kê
tài liệu cơ bản và các cơ sở dữ liệu trên cơ sở trách nhiệm của các cán bộ về tình
trạng bảo quản và sử dụng tài liệu.
Lưu trữ có trách nhiệm thông tin cho cơ quan lãnh đạo lưu trữ cao hơn và
cả chủ sở hữu phần tài liệu không thuộc sở hữu nhà nước về nguy cơ không an
toàn của thông tin tài liệu và các sự việc liên quan khi lưu giữ tài liệu của họ.
1.3.3. Cơ sở pháp lý cho hoạt động của lưu trữ nhà nước
Cơ sở pháp lý cho hoạt động của lưu trữ nhà nước là Hiến pháp Liên bang
Nga, Bộ Luật về phông lưu trữ Liên bang Nga và lưu trữ, bộ luật này đuợc hình
thành từ bộ luật liên bang, luật Liên bang Nga và các văn bản pháp luật khác của
Liên bang Nga
1.3.3.1. Luật của Liên bang được hình thành từ Luật của Liên bang Nga
về Phông lưu trữ Liên bang Nga và lưu trữ, Quy định về Phông lưu trữ Liên
bang Nga, những văn bản quy định sự hành thành, tổ chức, bảo quản, thống kê,
sử dụng phông lưu trữ và quản lý tài liệu với mục đích sử dụng tài liệu một cách
toàn diện, phục vụ các yêu cầu của công dân, của xã hội và nhà nước.
1.3.3.2. Luật của các cơ quan, tổ chức thuộc quyền quản lý của Liên bang
Nga về Phông lưu trữ và lưu trữ bao gồm các Luật, các Quy định và các văn bản
pháp luật khác về các phông lưu trữ và lưu trữ của các cơ quan, tổ chức thuộc
quyền quản lý của Liên bang Nga, được các cơ quan nhà nước thông qua, phù
23
hợp với Hiến pháp Liên bang Nga, Luật Liên bang Nga về Phông Lưu trữ Liên
bang Nga và các lưu trữ khác, Hiến pháp các nước cộng hoà, các quy chế của
các vùng, các khu vực các thành phố có ý nghĩa liên bang, các khu và các vùng
tự trị.