10 bước để cứu nguy một Dự án
Khi một Dự án bị "sa lầy", chúng ta nên cứu nó hay để cho nó chết? Và làm sao để cứu ?
Trước hết, chúng ta phái xác định lại vấn đề. Gopai Kapur, Chủ tịch Trung tâm Quản trị
Dự án ở San Ramon, bang Califomia, Mỹ chia sẻ kinh nghiệm: "Khi một dự án gặp khó
khăn, bạn cần phải quan sát những dấu hiệu mang tính chất quyết định về chiến lược. Bạn
phải có một cái nhìn từ một vị trí cao hơn".
Mặc dù Giám đốc Dự án có thể là người đầu tiên phát hiện dấu hiệu của những vấn để
nghiêm trọng, nhưng chưa hắn là người đưa ra được một hành động thích hợp. Trong
cuốn sách "Sự gỡ rối tai hại : Cứu nguy những Dự án phần mềm" (tạm dịch), nhà xuất
bản Addison-Wesley , năm 2006, tác giả E.M. Beunatan viết như sau: các Giám đốc Dự
án thường tin rằng họ có thể tự giải quyết vấn đề, hoặc thậm chí họ có thể hoàn toàn
không biết gì về tính nghiêm trọng của vấn đề? Beunatan hiện là Chủ tịch của Advanced
Project Solutions Inc, một Công ty chuyên tư vấn và cung cấp dịch vụ cho các dự án phần
mềm ở Nonhfield, bang Illinois, Mỹ.
Một số Giám đốc Dự án thậm chí còn không muốn thừa nhận thất bại, và do vậy họ
không thèm đếm xỉa đến việc tái đánh giá dự án. Thường thì nhà đầu tư sẽ quyết định
xem dự án có cần phải được đánh giá lại hay không. Beunatan cho rằng quá trình tái đánh
giá này không kéo dài quá hai tuần lễ ở những dự án có quy mô vừa và lớn. ông đưa ra
mười bước khả dĩ áp dựng cho công tác này.
1. Ngừng dự án
Những nhà tài trợ, Giám đốc Dự án hay những nhà đầu tư chính là những người có thể
yêu cầu ngừng thực hiện dự án. Việc này nhằm hạn chế thiệt hại và thu hút sự chú ý của
mọi người. "Bạn cần sự hợp tác toàn diện của mọi người. Nếu vẫn tiếp tục thực hiện Dự
án song hành với việc tìm giải pháp khắc phục khó khăn thì bạn sẽ không có được sự chú
ý của mọi người", Beunatan nói.
Theo Pete Gibson, cựu giám đốc dự án một trung tâm hải quân, Bộ Quốc phòng Mỹ, tất
cả những người tham gia dự án đều phái được biết rõ tại sao Dự án bị ngừng. Nếu họ hiểu
những gì đang xảy ra và được giao quyền đưa ra những quyết định đúng đắn, họ sẽ làm
tốt vai trò của mình. Sự mù mờ, không minh bạch chỉ làm cho họ thêm nghi vấn và dễ
làm hỏng công việc.
2. Xác định mức độ của vấn đề

6. Xem xét tính khả thi của những mục tiêu
Sau khi đã xác định các yêu cầu thiết yếu, việc đánh giả tính khả thi của những yêu cầu
này phải được tiến hành đúng quy trình, bảo đảm rằng nhà đầu tư sẽ đồng ý với những
mục tiêu mới, thời gian thực hiện, và ngân sách. Bạn cũng cần phải tái thẩm định tính khả
thi về mặt kỹ thuật và thăm dò sự tin tưởng ở những người thực hiện Dự án. Chuyên gia
thẩm định có thể đề nghị hủy bỏ dự án nếu phát hiện những trở ngại nghiêm trọng không
thể khắc phục .
7. Sắp xếp lại nhân sự
Chuyên gia thẩm định cần phải xem xét thành tích, kỹ năng và động lực của những người
thực hiện Dự án dựa trên những yêu cầu mới . Những cuộc đối thoại thẳng thắn, cởi mở
sẽ giúp mọi người hiểu rõ vai trò và nhiệm vụ mới của họ để hoàn tất Dự án một cách
thành công.
8. Phân tích những rủi ro
Chuyên gia thẩm định, Giám đốc Dự án, những thành viên chủ chốt trong nhóm thực
hiện Dự án và nhà đầu tư cần phải liệt kê và đánh giá hậu quả của những rủi ro có thể xảy
ra theo mức độ nghiêm trọng. Sau đó , mọi người sẽ đưa ra kế hoạch cụ thể để giảm thiểu
những rủi ro đó.
9. Lập kế hoạch triển khai
Kế hoạch triển khai sẽ là phương tiện cho việc khôi phục Dự án, cung cấp nền tảng cho
việc thiết lập những kế hoạch hành động chi tiết tại mỗi giai đoạn.
10. Thực hiện một hệ thống cảnh báo sớm
Để bảo đảm cho dự án tránh được "vết xe đổ" trước đó, cần phải thu thập các dữ liệu
trong quá trình thực hiện, định kỳ xem xét tình trạng của Dự án, xác định những nguy cơ
ảnh hưởng đến Dự án và thiết lập quy trình điều chỉnh các sai sót một cách kịp thời.