Luận văn tốt nghiệp 1
LỜI MỞ ĐẦU
Ngày nay, khi khoa học phát triển mạnh mẽ, công nghệ thông tin đã len
lỏi khắp ngõ ngách của đời sống xã hội. Người ta không thể phủ nhận vai trò của
nó trong việc nâng cao chất lượng cuộc sống. Đặc biệt là trong doanh nghiệp,
việc ứng dụng và phát triển công nghệ thông tin được xem là con đường ngắn
nhất dẫn đến thành công. Nhận thấy tầm quan trọng của công nghệ thông tin, các
doanh nghiệp đã áp dụng triệt để công nghệ thông tin trong tất cả các hoạt động
của mình, trong đó lĩnh vực quản lý được quan tâm hơn cả. Tin học được ứng
dụng để quản lý mọi hoạt động của doanh nghiệp như: quản lý bán hàng, quản lý
nhân sự… trong đó, quản lý hợp đồng là một trong những ứng dụng được các
nhà quản lý quan tâm.
Hiện nay, khi chúng ta đang trong giai đoạn hội nhập kinh tế thế giới,
đây vừa là thời cơ vừa là thách thức với các doanh nghiệp. Vì vậy, mỗi doanh
nghiệp cần có những bước đi đúng đắn để có thể tồn tại và phát triển. Doanh
nghiệp cũng luôn phải đổi mới làm sao cho phù hợp với tình hình kinh tế trong
nước và toàn thế giới.
Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng là một công ty
hoạt động trong lĩnh vực xây dựng với định hướng phát triển không ngừng, do
đó xây dựng một phần mềm quản lý hợp đồng là việc làm cần thiết đối với công
ty.
Sau một thời gian thực tập tại công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ
và Xây dựng, em quyết định chọn đề tài “Xây dựng hệ thống thông tin quản lý
hợp đồng tại TRATECHCOM” làm đề tài báo cáo thực tập và phát triển lên làm
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 2
luận văn tốt nghiệp. Hệ thống thông tin quản lý hợp đồng giúp cho việc xử lý
các hợp đồng từ khách hàng một cách hiệu quả, giảm sai sót và cung cấp thông
tin cho các cấp lãnh đạo một cách kịp thời.
Kết cấu của luận văn gồm 3 phần chính như sau:
Chương I: Giới thiệu tổng quan về Công ty cổ phần Thương mại Công

 Điện thoại: 04.35572999
 Fax: 04.35586616
 Email:
 Web: www.tratechcom.com
 Năng lực của công ty
Công ty TRATECHCIOM từ ngày thành lập đã không ngừng phát triển
trở thành một công ty lớn mạnh. Cho đến nay công ty đã có một số lượng cán
bộ hùng mạnh với tài năng và kinh nghiệm cùng trang thiết bị hiện đại phục vụ
cho công ty có một vị thế trên thị trường xây dựng.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 4
Năng lực về cán bộ
STT Trình độ chuyên môn Tổng cộng
(người)
Kinh nghiệm (năm)
<3 <5 <10 >10
1 Tiến sỹ 1 1 - - -
2 Thạc sỹ 2 1 1 - -
3 Kỹ sư thuỷ lợi 15 2 5 3 5
4 Kỹ sư giao thông 12 2 2 3 5
5 Kỹ sư điện 3 - 2 1 -
6 Kỹ sư cấp thoát nước 4 1 2 1 -
7 Kỹ sư trắc địa 3 1 1 1 -
8 Kỹ sư kinh tế xây dựng 4 1 2 1 -
9 Kiến trúc sư 8 1 2 3 2
10 Cử nhân kinh tế 8 3 2 2 1
11 Cử nhân luật 3 1 1 1 -
12 Cao đẳng trung cấp 6 3 3 - -
13 Kỹ sư xây dựng 12 3 5 2 2
Tổng cộng 80 21 31 18 15

8 Nhiều máy móc thiết bị khác Công ty
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 6
Với năng lực về cán bộ và phương tiện thiết bị đa dạng của mình công ty
TRATECHCOM có thể hoạt động trên nhiều lĩnh vực giao thông, thuỷ lợi, xây
dựng… Hơn nữa công ty có thể đi cùng khách hàng trong hầu hết quá trình thực
hiện dự án. Từ tư vấn đầu tư, giới thiệu địa điểm, tư vấn giai đoạn chuẩn bị đầu
tư (Thiết kế quy hoạch, tư vấn dự án,…); tư vấn giai đoạn thực hiện đầu tư (thiết
kế kiến trúc, thiết kế kỹ thuật, thiết kế nội ngoại thất,…) và đến tư vấn nghiệm
thu và đưa công trình đi vào sử dụng. Điều này đã tạo nên nét khác biệt với các
công ty xây dựng khác và đã giúp công ty khẳng định vị trí của mình trên thị
trường.
1.1.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng kể từ khi thành lập
doanh nghiệp đến nay đã và đang ngày càng phát triển về cơ sở vật chất, trình độ
chuyên môn của cán bộ nhân viên và khoa kỹ thuật tiên tiến. Đến nay, những sản
phẩm và dịch vụ do Công ty Cổ phần Thương mại Công nghệ và Xây dựng cung
cấp đều tạo sự tin tưởng đối với khách hàng. Mặc dù thời gian thành lập doanh
nghiệp chưa phải là dài nhưng với một số ngành nghề chính của Công ty có thể
coi là đã tạo được uy tín trên thị trường. Với những mối quan hệ hợp tác sẵn có ở
trong và ngoài nước, trình độ và kinh nghiệm của các cán bộ của công ty, đội
ngũ lãnh đạo năng động; Công ty Cổ phần Thương mại Công nghê và Xây dựng
đảm bảo có thể cung cấp cho đối tác những yêu cầu được coi là khó khăn trên thị
trường hiện nay.
Với phương châm “ Đa dạng về ngành nghề, tiên tiến về công nghệ, năng
động trong kinh doanh”, công ty đang tích cực đổi mới một cách sâu sắc, toàn
diện hơn nữa, tiếp tục mở rộng thị trường và đa dạng hóa ngành nghề, trong đó
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 7
lấy việc đầu tư và xây lắp các công trình dân dụng, giao thông, thủy lợi, điện

Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Hội đồng quản trị
Luận văn tốt nghiệp 10
 Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong công ty
+ Giám đốc điều hành lên kế hoạch và chiến lược kinh doanh của công
ty. Giám đốc trực tiếp giao cho các phòng nghiệp vụ thực hiện triển khai các
Hợp đồng bằng các Phiếu giao việc. Giám đốc có thể uỷ quyền cho Phó Giám
đốc phụ trách về kỹ thuật ký Phiếu giao việc.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Hội đồng quản trị
Giám đốc điều hành
Phó giám đốc hành
chính
Phó giám đốc phụ
trách kỹ thuật
Phòng
thiết kế
Phòng
marketing
Phòng
thương
mại &
dịch vụ
Phòng
tài chính
kế toán
Phòng
hành
chính tổ
chức

nhưng vẫn đảm bảo đầy đủ các chức năng cần thiết để công ty hoạt động tốt. Và
thực tế đã chứng minh, sau hơn 3 năm hoạt động, công ty đã có được chỗ đứng
trên thị trường Hà Nội.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 12
1.1.4 Các ngành nghề kinh doanh chính của Công ty
Công ty hoạt động rất đa dạng về các ngành nghề trong xây dựng như:
- Xây dựng dân dụng, công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, san lấp mặt bằng
và cơ sở hạ tầng.
- Xây dựng, lắp đặt hệ thống cấp thoát nước.
- Xây dựng và lắp đặt thiết bị điện chiếu sáng, đường dây và trạm biến áp
đến 35KV.
- Kinh doanh địa ốc, bất động sản.
- Kinh doanh nhà và cho thuê nhà ở.
- Chế biến, mua bán, khai thác và thực hiện các hoạt động và thực hiện các
hoạt động hỗ trợ khai thác khoáng sản.
- Kinh doanh lắp đặt, lắp ráp máy móc thiết bị thi công công trình, thiết bị
điện, điện tử, điện lạnh, tin học, văn phòng.
- Kinh doanh lắp đặt các dụng cụ thiết bị y tế.
- Quy hoạch, thiết kế kiến trúc công trình.
- Thiết kế tổng thể mặt bằng, kiến trúc nội - ngoại thất đối với công trình
dân dụng, công nghiệp.
- Thiết kế hệ thống cung cấp điện cho các công trình: dân dụng, công
nghiệp, giao thông, thủy lợi và hạ tầng kỹ thuật.
- Thiết kế san nền, đường bộ và hệ thống thoát nước khu đô thị.
- Thiết kế hệ thống thông gió cấp nhiệt, điều hoà, không khí.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 13
- Thiết kế tổng mặt bằng, biện pháp kỹ thuất và tổ chức thi công các công
trình cầu đường, thiết kế các công trình cầu đường đến loại III.

việc tìm kiếm hợp đồng mất thời gian khi số lượng hợp đồng tăng, việc quản lý
khách hàng gặp nhiều khó khăn, phân công công việc cho nhân viên trong mỗi
hợp đồng còn mang nhiều tính chất thủ công dẫn đến hiệu quả công việc chưa
cao… Vì vậy, công ty cần có một phần mềm quản lý hợp đồng riêng để đáp ứng
nhu cầu của công ty.
Trước tình hình đó của công ty, em quyết định chọn đề tài: “ Xây dựng
hệ thống thông tin quản lý hợp đồng tại TRATECHCOM” làm đề tài thực tập
và phát triển lên làm luận văn tốt nghiệp.
Em hy vọng đề tài này sẽ góp phần trợ giúp công ty trong công tác quản lý
hợp đồng của Công ty cổ phần thương mại công nghệ và xây dựng
TRATECHCOM.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 15
1.3.2 Hiệu quả kinh tế của đề tài
 Đối với toàn bộ công ty:
Phần mềm quản lý hợp đồng giúp việc quản lý hợp đồng được đơn giản,
dễ dàng hơn. Quản lý chặt chẽ quá trình làm việc của nhân viên trong công ty
cùng các kết quả mà họ làm được. Từ đó mà công ty có thể theo dõi quá trình
thực hiện hợp đồng một cách cụ thể, rõ ràng, quản lý tốt tiến độ thực hiện của
nhân viên trong mỗi hợp đồng, tình hình tài chính được hiển thị rõ ràng qua từng
giai đoạn khi thực hiện hợp đồng.
Làm giảm nhẹ công tác quản lý hợp đồng, giúp việc quản lý nhanh
chóng, chính xác và không nhàm chán.
 Đối với nhà quản lý:
Quản lý hợp đồng cung cấp cho nhà quản lý nhiều công cụ hỗ trợ đắc lực,
giúp nhà quản lý nhanh chóng thống kê, phân tích, đánh giá tình hình và năng
lực của từng nhân viên của doanh nghiệp trong quá khứ, hiện tại và tương lai,
đồng thời có cái nhìn toàn diện đối với mỗi hợp đồng, mỗi khách hàng để rút ra
những lợi thế cũng như hạn chế của công ty mình đối với mỗi loại hình kinh
doanh. Phần mềm cũng giúp nhà quản lý có thể quản lý tốt hơn tiến độ thực hiện

- Giao diện đẹp, chuyên nghiệp, thân thiện người dùng: giao diện của hê
thống là nơi nhân viên tiếp xúc trực tiếp hàng ngày, một giao diện đẹp, dễ
dùng giúp cho người sử dụng hứng thú với công việc hơn và tiếp cận sử
dụng phần mềm dễ dàng hơn. Phần mềm sử dụng tiếng Việt nên không đòi
hỏi nhân viên cần phải có trình độ ngoại ngữ mới có thể dùng được.
- Dữ liệu được tự động sao lưu dự phòng nhằm đề phòng tình huống xấu
nhất, tránh trường hợp bị mất dữ liệu gây tổn hại về công sức, tiền của cho
công ty.
- Tính bảo mật: mỗi người dùng sẽ được cấp mật mã riêng, thuận tiện cho
việc quản lý và bảo mật của từng người.
- Các hợp đồng sẽ được lưu trữ an toàn cho kể cả khi hợp đồng đã hủy giúp
cho nhân viên trong công ty cũng như lãnh đạo có thể xem xét, theo dõi
hợp đồng và kết quả sản xuất kinh doanh của công ty.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 18
CHƯƠNG II: CƠ SỞ PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY
DỰNG HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ
2.1 Tổng quan về hệ thống thông tin quản lý
Trước hết ta cần tìm hiểu một cách tổng quan về hệ thống thông tin quản
lý là gì và hệ thống thông tin quản lý hợp đồng thuộc loại hệ thống thông quản lý
gì?
2.1.1Khái niệm hệ thống thông tin quản lý trong tổ chức
Hệ thống thông tin là một tập hợp những con người, các thiết bị phần
cứng, phần mềm, dữ liệu..thực hiện hoạt động thu nhập, lưu trữ, xử lý và phân
phối thông tin trong một tập các ràng buộc được gọi là môi trường.
Hệ thống thông tin của mỗi tổ chức là khác nhau nhưng đều tuân thủ theo
quy tắc sau: nó được thể hiện bởi con người, các thủ tục, dữ liệu và thiết bị tin
học. Đầu vào (Inputs) của hệ thống thông tin được lấy từ nguồn (Sources) và
được xử lý bởi hệ thống sử dụng nó cùng với các dữ liệu dã được lưu trữ từ
trước. Kết quả xử lý(Outputs) được chuyển đến các đích (Destination) hoặc cập

- Đội khảo sát
Xử lý và lưu trữ
thông tin
Kho Dữ liệu
Phân phát
thông tin
Lãnh đạo
Bộ phận khác
Tự động
Thủ công
Các báo cáo
Các báo cáo
- Các phân hệ quản
lý có liên quan
Luận văn tốt nghiệp 21
nhân viên của nó. Các giao dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện
những giao dịch đó. Các hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các
dữ liệu cho phép theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt
động mức tác nghiệp. Có thể kể ra các hệ thống thuộc loại này như: hệ thống trả
lương, lập đơn hàng, làm hóa đơn, theo dõi khách hàng….
- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System)
Là những hệ thống trợ giúp các hoạt động quản lý của tổ chức, các hoạt
động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc lập kế
hoạch chiến lược. Chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo ra bởi các
hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức. Nói chung,
chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một các định kỳ hoặc theo yêu cầu.
Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm tương phản tình hình hiện tại
với một tình hình đã được dự kiến trước, tình hình hiện tại với một dự báo, các
dữ liệu hiện thời của các doanh nghiệp trong cùng một ngành công nghiệp, dữ
liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử. Vì các hệ thống thông tin quản lý phần lớn

Như vậy, nếu phân loại theo mục đích phục vụ của thông tin đầu ra thì hệ
thống thông tin quản lý hợp đồng thuộc hệ thống thông tin quản lý MIS. Hệ
thống thông tin quản lý hợp đồng trợ giúp hoạt động quản lý hợp đồng, đồng
thời trợ giúp việc lên báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kì về việc thực
hiện hợp đồng của công ty cũng như lên báo cáo doanh thu…
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 23
 Phân loại HTTT theo lĩnh vực nghiệp vụ mà nó phục vụ
Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và trong
mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục vụ. Ta có
sơ đồ phân loại như sau:
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Luận văn tốt nghiệp 24
Hình 2. 2 Phân loại hệ thống thông tin theo lĩnh vực nghiệp vụ
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
Chiến lược
Luận văn tốt nghiệp 25
Hình 2.2 Phân loại HTTT theo lĩnh vực nghiệp vụ
Với cách phân chia theo chức năng quản lý, hệ thống thông tin quản lý
hợp đồng TRATECHCOM là hệ thống thông tin sản xuất và kinh doanh, hoạt
động chủ yếu là cung cấp thông tin mang tính chất tác nghiệp. Ở đây ta hiểu theo
nghĩa kinh doanh tức là kinh doanh các bản thiết kế các công trình xây dựng. Hệ
thống đầu vào là các hợp đồng với khách hàng, thông qua quá trình xử lý nó
cung cấp thông tin đầu ra là các báo cáo về tình hình thực hiện hợp đồng, thanh
toán hợp đồng và lên báo cáo doanh thu, từ đó giúp cán bộ công ty có những
quyết định chính xác đáp ứng nhu cầu và tình hình của khách hàng.
Cao Thị Hồng Nhung Lớp Tin học Kinh tế 47A
HTTT Tài chính
HTTT nhân
lực