CÔNG TRÌNH DỰ THI
GIẢI THƯỞNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN
“NHÀ KINH TẾ TRẺ – NĂM 2010”
TÊN CÔNG TRÌNH:
THUỘC NHÓM NGÀNH: KHOA HỌC KINH TẾ

BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP. HỒ CHÍ MINH
BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ TP.HCM
-----------------
CÔNG TRÌNH DỰ THI
GIẢI THƯỞNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC SINH VIÊN
“NHÀ KINH TẾ TRẺ – NĂM 2010”
TÊN CÔNG TRÌNH:


- Mục tiêu nghiên cứu của đề tài này chính là việc áp giới thiệu chung về ERP, cụ
thể là SAP được ứng dụng trong Doanh nghiệp, so sánh kế toán truyền thống và
kế toán trong ERP. Từ đó đưa ra được những đề xuất để điều chỉnh công tác kế
toán trong doanh nghiệp phù hợp với hệ thống ERP chuẩn. Để làm được điều này,
những nhận định đưa ra phải dựa trên:
+ Hệ thống chuẩn mực kế toán của Việt Nam.
+ Tài liệu SAP chuẩn
+ Các cơ sở lý luận đã được nghiên cứu trong quá trình học tập và những kinh
nghiệm đã được truyền đạt bởi những chuyên viên SAP lâu năm tại FPT.
o Phương pháp nghiên cứu
Phương pháp nghiên cứu được sử dụng chủ yếu trong đề tài này là phương pháp
phân tích, phương pháp tổng hợp và phương pháp so sánh, bên cạnh đó cũng kết
hợp với một số phương pháp khác như phỏng vấn, thống kê…
o Nội dung nghiên cứu
Đề tài bao gồm có bốn chương, bên cạnh đó phần đầu chuyên đề là lời mở đầu và
kết thúc là lời kết luận:
CHƯƠNG 1: Cơ sở lý luận về hệ thống thông tin kế toán và hệ thống ERP
- Gi
ới thiệu chung về Hệ thống thông tin kế toán
- Giới thiệu chung về ERP
CHƯƠNG 2: Thực trạng triển khai và ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp Việt Nam
- Giới thiệu các ERP phổ biến tại Việt Nam
- Thực trạng ứng dụng ERP tại các doanh nghiệp
CHƯƠNG 3: Phân tích ảnh hưởng của ERP đối với công tác kế toán
- Phân tích các nội dung ảnh hưởng của ERP đối với công tác kế toán
- Những điểm khác biệt cơ bản giữa kế toán truyền thống và kế toán sử dụng
ERP
CHƯƠNG 4: Một số đề xuất liên quan đến việc ứng dụng ERP vào trong Doanh nghiệp và
hệ thống kế toán
- Liên quan đến quá trình ứng dụng ERP

1.1

Hệ thống thông tin kế toán (HTTTKT) ............................................................. 1

1.1.1

Khái niệm .................................................................................................... 1

1.1.2

Các thành phần ........................................................................................... 1

1.1.3

Chức năng .................................................................................................. 1

1.1.4

Tổ chức hệ thống thông tin kế toán ............................................................. 2

1.1.5

Quá trình tổ chức ........................................................................................ 2

1.1.6

Nội dung tổ chức ......................................................................................... 3

1.2



2.2.1. Tính linh hoạt của ERP ................................................................................. 35

2.2.2. Cộng tác giới hạn .......................................................................................... 35

2.2.3. Những thử thách ........................................................................................... 36

2.2.4. Giá trị và tỷ suất lợi nhuận đầu tư ................................................................. 36

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH ẢNH HƯỞNG CỦA ERP ĐỐI VỚI CÔNG TÁC KẾ
TOÁN ......................................................................................................................................... 38

3.1

Các phân hệ trong phần tài chính kế toán của một hệ thống ERP: .............. 38

3.1.1

Phân hệ Sổ Cái ......................................................................................... 38

3.1.2

Phân hệ Quản lý Tiền ................................................................................ 38

3.1.3

Công nợ Phải trả và Công nợ phải thu ...................................................... 38

3.1.4


Phân tích/quản lý doanh thu ...................................................................... 46

3.2

Những điểm khác biệt cơ bản giữa kế toán truyền thống và kế toán sử
dụng ERP: ............................................................................................................... 46

3.2.1

Ghi nhận bằng bút toán hạch toán ............................................................ 46

3.2.2

Sự xuất hiện tài khoản trung gian trong các nghiệp vụ kế toán ................. 47

3.2.3

Trừ khi chỉ sử dụng phân hệ kế toán tổng hợp (GL), không thể quản lý
số liệu kế toán theo kiểu đối ứng tài khoản truyền thống ........................................ 50

3.2.4

Trong ba phương pháp chữa sổ kế toán ở Việt Nam, chỉ có phương
pháp ghi bút toán đảo và bút toán âm là được thực hiện trên ERP ........................ 51

3.2.5

Việc quản lý chỉ đạt được tốt nhất khi doanh nghiệp sử dụng các quy
trình tác nghiệp hoàn chỉnh của hệ thống. .............................................................. 51



Trong giai đoạn triển khai thử nghiệm Doanh nghiệp nên:........................ 54

4.4

Đối với doanh nghiệp ứng dụng ERP ........................................................... 55

4.4.1

Quan trọng nhất là sự phù hợp ................................................................. 55

4.4.2

Giá cả không phải là tiêu chí quan trọng nhất ........................................... 55

4.4.3

Xem demo trình diễn sản phẩm của càng nhiều giải pháp càng tốt .......... 56

4.4.4

Lựa chọn các giải pháp năng động, có thể biến đổi dễ dàng khi doanh
nghiệp thay đổi ........................................................................................................ 56

4.4.5

Tham khảo các ý kiến khách quan của các khách hàng đã và đang sử
dụng sản phẩm ....................................................................................................... 56

KẾT LUẬN ............................................................................................................................ 58

• Đối tượng quản
lý
• Quy trình xử lý
• Bộ máy xử lý
• Phương thức xử
lý

Thu thập
dữ liệu
• Báo cáo tài chính
• Sổ kế toán
• Báo cáo quản trị

Lưu trữ

Thủ
tục
kiểm
soát
2  Ghi nhận, lưu trữ các dữ liệu của các hoạt động hàng ngày của doanh
nghiệp
 Lập và cung cấp các báo cáo cho các đối tượng bên ngoài
 Hỗ trợ ra quyết định cho nhà quản lý doanh nghiệp.
 Hoạch định chiến lược kinh doanh
 Thiết lập một hệ thống kiểm soát nội bộ

1.1.4 Tổ chức hệ thống thông tin kế toán

1.1.6 Nội dung tổ chức

 Phân tích hệ thống: xem xét, đánh giá hệ thống hiện hành và đưa ra các
yêu cầu, giải pháp phát triển
 Thiết kế hệ thống: phác thảo bằng mô hình, hình vẽ, văn bản các thành
phần của HTTTKT theo yêu cầu của giai đoạn phân tích.
 Thực hiện hệ thống: triển khai thực hiện kết quả của quá trình thiết kế hệ
thống vào trong doanh nghiệp và chuyển đổi sang hệ thống mới
 Vận hành hệ thống: Tiến hành sử dụng và đánh giá mức độ đáp ứng của
hệ thống mới.

1.2 ERP

1.2.1 Khái niệm:

ERP – Enterprise Resources Planning là một khái niệm về việc hoạch định tổng
thể các nguồn lực hiện có của doanh nghiệp. Các nguồn lực này có thể là con người,
máy móc, trang thiết bị, tài sản, máy móc, các nguồn tài nguyên,… Sự ra đời của khái
niệm ERP xuất phát từ mong muốn liên kết thông tin từ các lĩnh vực hoạt động sản xuất,
bán hàng, mua hàng, kế toán,… để từ đó lập nên một bức tranh đầy đủ về tình hình hoạt
động kinh doanh, sức khỏe tài chính trong một doanh nghiệp, đưa ra những chiến lược
hoạt động kinh doanh hiệu quả.

1.2.2 Ý nghĩa của hệ thống ERP

Phần mềm ERP là công cụ cho người dùng quản lý được doanh nghiệp theo
hướng ERP. Một phần mềm được gọi là ERP thì phải quản lý được tất cả các chu trình
4 hiện dự án; sẵn sàng thay đổi các quy trình bất hợp lý hiện hữu trong DN (đây là việc
thường xuyên gặp nhiều sự chống đối nhất); chú trọng công tác đào tạo cán bộ theo các
quy trình mới; chú trọng đào tạo khai thác hệ thống cho cán bộ mọi cấp; có cán bộ
chuyên trách tiếp thu quản trị hệ thống…

1.2.3. Phân loại
o Hiện tại có thể phân loại thành 3 nhóm sản phẩm ERP:
1. High End bao gồm: SAP, Oracle
2. Mid Market bao gồm: Solomon, Dynamics, Info, Exact,..
3. Local thì có rất nhiều nhưng phẩn lớn chỉ là phần mềm kế toán hoặc có hỗ trợ sâu
chuỗi dữ liệu trong nhiều nghiệp vụ
o Các nhà cung cấp phần mềm ERP phổ biến (tổng doanh thu cho toàn Công ty):
Người bán hàng
Doanh thu
(tiền tệ)
Doanh thu
(Triệu $)
Năm
SAP 9400000000 EUR
12401.4
12.401,4
2006
Các ứng dụng Oracle
14380000000
USD
14380.0
14.380,0
2006

Pronto Software 51.100.000 AUD 54.9 54,9 2008
Hệ thống Plex 22.000.000 USD 22 22 2006 1.2.4. Các thành phần của ERP
Đặc trưng của phần mềm ERP là có cấu trúc phân hệ (module). Phần mềm
có cấu trúc phân hệ là một tập hợp gồm nhiều phần mềm riêng lẻ, mỗi phần mềm có
một chức năng riêng. Từng phân hệ có thể hoạt động độc lâp nhưng do bản chất của hệ
thống ERP, chúng kết nối với nhau để tự động chia sẻ thông tin với các phân hệ khác
nhau nhằm tạo nên một hệ thống mạnh hơn. Các phân hệ cơ bản của một phần mềm
ERP điển hình có thể như sau:
• Kế toán: Phân hệ này cũng có thể chia thành nhiều phân hệ nữa như sổ
cái, công nợ phải thu, công nợ phải trả, tài sản cố định, quản lý tiền mặt, danh
mục đầu tư, v.v... Các phân hệ kế toán là nền tảng của một phần mềm ERP
• Quản lý chuỗi cung ứng (SCM – ERP mở rộng)
7 • Quản lý quan hệ khách hàng , cổ đông và công chúng (CRM – ERP mở
rộng)…
• Mua hàng
• Hàng tồn kho
• Quản lý nhân sự và tính lương
• Sản xuất
• Bán hàng
1.2.5. Quá trình triển khai ERP tại DN
Giống như bất kì một dự án nào khác, dự án triển khai ERP cũng có những giai
đoạn khác nhau. Không có sự phân biệt rõ ràng cho từng giai đoạn và trong nhiều tình
huống, một giai đoạn sẽ bắt đầu trước khi giai đoạn trước đó kết thúc. Nhưng các giai
đoạn vẫn phải theo một thứ tự logic. Đồng thời, tất cả các giai đoạn mà chúng ta bàn

10

1.2.6. Các giai đoạn triển khai dự án ERP như sau:

Lựa chọn sơ bộ /Pre-selection Screening
Đánh giá giải pháp phần mềm /Package Evaluation
Lập kế hoạch dự án /Project Planning
Phân tích sự khác biệt /Gap Analysis
Tái cấu trúc /Reengineering
Cấu hình, thiết lập hệ thống /Configuration
ào tạo đội triển khai /Implementation Team Training
Kiểm tra, thử nghiệm /Testing
Đào tạo người sử dụng /End-user Training
Chạy thật hệ thống /Going Live
Hỗ trợ vận hành hệ thống /Post-Implementation

Mặc dù những giai đoạn này dường như đi theo một đường thẳng và tách biệt với
nhau, nhưng thật sự, trong suốt dự án triển khai thực tế, các giai đoạn này hoàn toàn linh


Nếu nghiên cứu kỹ nguồn gốc của ERP giải pháp và biết được mỗi giải pháp phát
triển như thế nào, thì chẳng mấy chốc chúng ta sẽ thấy rõ mỗi ERP giải pháp phát sinh
ra từ kinh nghiệm hay cơ hội của một nhóm người làm việc trong một ngành kinh doanh
cụ thể, những người tạo ra hệ thống để giải quyết một phần công việc nào đó. Điều đó
được nhận định chung rằng hầu hết ERP giải pháp sẽ mạnh hơn ở các lĩnh vực “lợi thế”
12 của họ hơn là ở những lĩnh vực khác. Và mỗi giải pháp cố gắng hết sức thêm vào các
chức năng trong các lĩnh vực mà họ còn khiếm khuyết. Chẳng hạn, PeopleSoft mạnh về
quản trị nhân sự, nhưng lại không mạnh trong quản trị sản xuất, mặt khác, Baan thì
mạnh về quản lý sản xuất hơn là tài chính kế toán,…

Các công ty phát triển, lớn mạnh hơn theo thời gian và các ERP giải pháp cũng
vậy. Kinh nghiệm có được từ việc triển khai, những phản hồi từ phía người sử dụng,
nhu cầu xâm nhập vào các thị trường mới và áp lực từ các đối thủ cạnh tranh đã buộc
hầu hết các nhà cung cấp ERP xác định lại và mở rộng phạm vi hoạt động và chức năng
sản phẩm của họ. Các khái niệm được mở rộng trước, các chức năng mới được giới
thiệu, các ý tưởng hay được sao chép lẫn nhau,.. Nhưng hơn nữa, mỗi ERP giải pháp có
nguồn gốc được xác địn từ loại hình kinh doanh phù hợp với nó nhất.

Trong khi phân tích, sẽ rất hay nếu tìm hiều nguồn gốc của các giải pháp khác
nhau. Bây giờ, hầu hết các giải pháp phục vụ cho các ngành nghề kinh doanh và các lĩnh
vực dịch vụ. Sẽ sai lầm khi cho rằng đó là một hệ thống, ban đầu, được phát triển chỉ để
áp dụng cho sản xuất, giờ đây sẽ không đủ khả năng phục vụ các nhu cầu trong các lĩnh
vực kinh doanh khác, chẳng hạn như phát triển phần mềm. Hệ thống sẽ được sửa chữa
và thiết kế lại một cách tỉ mỉ để phục vụ cho các nhu cầu trong các lĩnh vực kinh doanh
đa dạng mà nó sẽ phục vụ. Nhưng nên nhớ rằng rất nhiều giải pháp ERP vẫn chạy tốt
trong một vài lĩnh vực khác thậm chí vẫn có khả năng phục vụ nhu cầu của các lĩnh vực

Theo ông Shankarnarayana, tư vấn cấp cao của công ty Baan Infosystems India
Pvt Ltd (hệ thống ERP – sử dụng IT để đạt được lợi thế cạnh tranh), có vài điểm mấu
chốt quan trọng nên lưu ý khi đánh giá phần mềm ERP:
- Chức năng phù hợp với quy trình kinh doanh của công ty
- Mức độ tích hợp giữa các phân hệ khác nhau của hệ thống ERP
- Sự linh động và khả năng thích ứng (scalability)
- Sự phức tạp
- Sự thân thiện với người sử dụng
- Triển khai nhanh chóng: thời gian triển khai ngắn đồng nghĩa với rủi ro dự án thấp
và cơ hội thành công sẽ nhiều hơn
- Khả năng hỗ trợ việc kiểm soát và hoạch định đa chiều
- Khả năng kỹ thuật client/server, cơ sở dữ liệu độc lập, bảo mật
- Khả năng nâng cấp thường xuyên
- Số lượng yêu cầu chỉnh sửa hệ thống
14 - Cơ sở hạ tầng CNTT
- Các địa điểm tham khảo
- Tổng chi phí bao gồm: license, đào tạo, triển khai, bảo trì, sửa chữa
(customization) và các yêu cầu về phần cứng

Nên thành lập chính thức một Ban lựa chọn hay đánh giá để thực hiện quá trình
trên. Ban này bao gồm nhân sự từ các phòng ban khác nhau (chuyên gia chức năng),
Ban giám đốc cấp cao (CIO hay COO) và các nhà tư vấn (các chuyên gia giải pháp
ERP). Ban tuyển chọn sẽ được tín nhiệm với trọng trách chọn giải pháp cho công ty.
Khi tất cả các chức năng kinh doanh được trình bày với sự tham gia của Ban giám đốc
thì giải pháp được chọn ra sẽ có được sự chấp thuận rộng rãi. Các chuyên gia hay các
nhà tư vấn có thể đóng vai trò như những nhà trung gian hay đóng vai trò giải thích
những điểm mạnh và yếu của mỗi giải pháp.


20% còn lại của những yêu cầu này là vấn đề tái cấu trúc qui trình kinh doanh
của công ty (business process reengneering – Tái cấu trúc qui trình kinh doanh). Một
trong những giải pháp thích ứng nhất cho dù đau đớn đó là đòi hỏi việc thay đổi kinh
doanh để phù hợp với giải pháp ERP. Tất nhiên, một công ty có thể dễ dàng chấp nhận
hoạt động mà không cần chức năng đặc thù (giải pháp rẻ nhưng bất lợi). Còn các giải
pháp khác bao gồm:
- Hy vọng vào việc nâng cấp (chi phí thấp nhưng rủi ro)
- Xác định sản phẩm của bên thứ ba có thể lấp được kẽ hở (với hy vọng nó cũng tích
hợp được với Giải pháp ERP)
- Thiết kế chương trình theo yêu cầu
- Thay đổi mã nguồn ERP (đó là sự lựa chọn đắt giá, thường dành cho việc cài đặt
sứ mạng khó khăn)

1.2.6.4.2. Tái cấu trúc (Re-engineering)

Tái cấu trúc DN (Business Re-engineering) được hiểu là việc thiết lập lại trạng
thái cân bằng trong nội bộ TC/DN nhằm duy trì tính ổn định và tạo cơ sở phát triển cho
DN trong những điều kiện luôn thay đổi.

16 Trong giai đoạn này yếu tố con người đều được xem xét. Trong khi mọi việc thực
hiện là có liên quan đến một thay đổi đáng kể trong số lao động và trách nhiệm công
việc của họ, như quá trình này trở nên tự động và hiệu quả, tốt nhất là để phương pháp
ERP như là một khoản đầu tư cũng như các biện pháp cắt giảm chi phí.

1.2.6.4.3 Cấu hình hệ thống (configuration)


thống. Các chiến lược được theo đuổi hiện nay là tự động hóa và tiền cấu hình. Baan
chẳng hạn có phát triển Orgware – một công cụ cấu hình tự động, trong khi SAP tiền
cấu hình bằng sử dụng công nghệ đặc biệt là các khuôn mẫu (template) cái này có thể
tùy chỉnh cho mỗi công ty riêng biệt (Accelerated SAP Solutions).

1.2.6.4.4 Đào tạo đội triển khai /Implementation Team
Training

Đào tạo cũng là một giai đoạn quan trọng trong việc thực hiện, trong đó diễn ra
cùng với quá trình thực hiện. Đây là giai đoạn mà công ty đào tạo nhân viên của mình
để thực hiện và sau đó, chạy hệ thống. Vì vậy, rất quan trọng cho công ty để lựa chọn
các nhân viên phải là người có thái độ đúng đắn, những người sẵn sàng thay đổi, học hỏi
những điều mới và không phải sợ công nghệ về một kiến thức tốt.

1.2.6.4.5 Kiểm tra, thử nghiệm /Testing

Đây là một trong những giai đoạn cố gắng để phá vỡ hệ thống. Một đã đạt đến
một điểm mà công ty đang thử nghiệm các kịch bản trường hợp thực tế. Hệ thống này
được cấu hình và bây giờ bạn phải đối mặt với trường hợp như quá tải hệ thống, nhiều
người dùng đăng nhập vào cùng một lúc, người dùng nhập dữ liệu không hợp lệ, các
hacker đang cố gắng để truy cập vào khu vực hạn chế…Giai đoạn này được thực hiện để
tìm liên kết yếu và có thể được sửa chữa trước khi thực hiện.

1.2.6.4.6 Đào tạo người sử dụng /End-user Training

Đây là giai đoạn mà những người sử dụng thực tế của hệ thống sẽ được đào tạo
về cách sử dụng hệ thống. Giai đoạn này bắt đầu nhiều trước khi hệ thống đi sinh sống.
18 Tuy nhiên, một tổ chức có thể nhận được giá trị tối đa của các yếu tố đầu vào nếu
nó được sử dụng thành công và có hiệu quả thông qua hệ thống

1.2.7. Mô hình vận hành của ERP

Công nghệ ERP hiện tại đang hướng sự phát triển vào thị trường tầm trung làm
giảm chi phí dự án, khuyến khích nhu cầu lớn các công ty cảm thấy đủ khả năng triển
khai một ERP package hàng đầu. Bằng cách tạo ra một phân hệ tiền cấu hình ERP tùy
chỉnh cho một công nghệ cụ thể - như thể là một nguyên mẫu phần mềm sản xuất tạo
cho nhà sản xuất – nhu cầu chỉnh sửa sẽ giảm xuống, và như thế giữ được chi phí thấp.
Hy vọng rằng dạng câu hỏi “question & answer” có thể được sử dụng để tìm ra các loại
thông tin qui trình kinh doanh cho đến khi triển khai thông qua qui trình cấu hình hệ
thống. Về mặt lý thuyết, những công cụ tiền cấu hình tiết kiệm được thời gian và tiền
bạc, nhưng mỗi doanh nghiệp là độc nhất và ít nhất một vài cấu hình hệ thống là độc
nhất cho từng dự án.
Đồ họa này minh họa các tính năng thiết yếu của kiến trúc SAP. Những mũi tên
màu đen giữa các thành phần CO khác nhau hiển thị chi phí điển hình và chảy số lượng