BỘ GIÁO DỤC VÀ ĐÀO TẠO
TRƯỜNG ĐẠI HỌC KINH TẾ, TP HỒ CHÍ MINH ĐINH THỤY NGÂN TRANG
HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM SOÁT
NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS
VIỆT NAM
LUẬN VĂN THẠC SĨ KINH TẾ Người hướng dẫn khoa học: TS Trần Anh Hoa TP Hồ Chí Minh – Năm 2007 MỤC LỤC
Lời cảm ơn
Mục lục
Danh mục các chữ viết tắt
Danh mục các sơ đồ
LỜI MỞ ĐẦU ...................................................................................................... 1
CHƯƠNG 1:


1.1.3.1

Đònh nghóa....................................................................................8

1.1.3.2

Trách nhiệm .................................................................................9

1.1.3.3

Các yếu tố đánh giá rủi ro...........................................................9

1.1.4

Hoạt động kiểm soát........................................................................ 10

1.1.4.1

Đònh nghóa..................................................................................10

1.1.4.2

Trách nhiệm ...............................................................................10

1.1.4.3

Các yếu tố của hoạt động kiểm soát ..........................................10

1.1.5


Bảo đảm độ tin cậy và tính trung thực của thông tin....................... 15

1.2.2

Bảo đảm sự tuân thủ........................................................................ 15

1.2.3

Bảo vệ tài sản của doanh nghiệp..................................................... 15

1.2.4

Bảo đảm sử dụng tiết kiệm và hiệu quả tài nguyên doanh
nghiệp. .......................................................................................................... 15

1.3

Kiểm soát nội bộ trong môi trường xử lý dữ liệu điện tử.................... 16

1.3.1

Các thành phần của hệ thống thông tin điện tử............................... 16

1.3.2

Phương pháp tổ chức và xử lý dữ liệu ............................................. 17

1.3.2.1



1.4.3

Hệ thống kiểm soát nội bộ không bao quát được những rủi ro
không lường trước...........................................................................................26KẾT LUẬN CHƯƠNG 1 .................................................................................. 28
CHƯƠNG 2:

THỰC TRẠNG VỀ HỆ THỐNG KIỂM SOÁT NỘI BỘ
TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM ............................................ 28

2.1

Tổng quan về công ty Nuplex Resins Việt Nam ...................................... 28

2.1.1

Lòch sử hình thành và phát triển của công ty................................... 28

2.1.1.1

Lòch sử hình thành......................................................................28

2.1.1.2

Lónh vực hoạt động.....................................................................28

2.1.1.3


2.2.1.4

Ban kiểm soát nội bộ..................................................................38

2.2.2

Thủ tục kiểm soát của các chu trình nghiệp vụ tại công ty Nuplex
Resins Việt Nam............................................................................................ 38

2.2.2.1

Chu trình mua hàng và thanh toán.............................................38

2.2.2.2

Chu trình sản xuất......................................................................43

2.2.2.3

Chu trình bán hàng và thu tiền...................................................49

2.3

Đánh giá chung về hệ thống kiểm soát nội bộ...................................... 54

2.3.1

Môi trường kiểm soát....................................................................... 54



2.4.2.1

Chu trình mua hàng – trả tiền....................................................56

2.4.2.2

Chu trình sản xuất......................................................................57

2.4.2.3

Chu trình bán hàng – thu tiền. ...................................................57

2.4.3

Đối với thông tin và truyền thông.................................................... 58

2.5

Nguyên nhân của các nhân tố đe dọa sự hữu hiệu hệ thống kiểm
soát nội bộ..........................................................................................................59
KẾT LUẬN CHƯƠNG 2................................................................................... 61
CHƯƠNG 3:

MỘT SỐ GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN HỆ THỐNG KIỂM
SOÁT NỘI BỘ TẠI CÔNG TY NUPLEX RESINS VIỆT NAM................... 61

3.1

Mục tiêu và căn cứ xây dựng các giải pháp .......................................... 61


Chu trình sản xuất......................................................................71

3.2.2.3

Chu trình bán hàng – thu tiền ....................................................72
3.2.3

Giải pháp hoàn thiện hệ thống thông tin......................................... 74

3.2.4

Các giải pháp phụ trợ từ đối tượng liên quan...................................74
KẾT LUẬN CHƯƠNG 3................................................................................... 76
KẾT LUẬN ....................................................................................................... 77
TÀI LIỆU THAM KHẢO
PHỤ LỤC
DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT
KSNB: Kiểm soát nội bộ
GTGT: Giá trò gia tăng
KH & ĐT: K
ế hoạch và Đầu tư
MS: Main System
UBKHNN: y Ban Kế Hoạch Nhà Nước

DANH MỤC SƠ ĐỒ
Trang
Sơ đồ 1.1 – Sơ đồ mô tả thiết bò vi tính liên quan đến hệ thống..................17
S
ơ đđồ 1.2 – Cơ cấu tổ chức bộ phận quản trị hệ thống thông tin .................. 21
Sơ đồ 2.1 – Sơ đồ tổ chức của công ty Nuplex............................................ 30
Sơ đồ 2.2 – Cấu trúc tài khoản của công ty Nuplex .................................... 33
Sơ đồ 2.3 – Trình tự ghi sổ kế tốn trên máy tính............................................37
Sơ đồ 2.5 – Chu trình Mua hàng – Thanh tốn ................................................42
Sơ đồ 2.5 – Chu trình sản xuất ..........................................................................47
Sơ đồ 2.6 – Chu trình Bán hàng – Thu tiền.......................................................53
Sơ đồ 3.1 – Q trình mua hàng (kiến nghị) .....................................................71
Sơ đồ PL2.1 – Mối quan hệ trong Main System ...............................................vii
Sơ đồ PL2.2 – Mối quan hệ trong hệ thống Accpac ..........................................ix
- 1 -

Trong một doanh nghiệp bất kỳ, sự xung đột giữa lợi ích chung và lợi
ích riêng luôn luôn tồn tại. Nếu không có hệ thống kiểm soát nội bộ sẽ không
có qui đònh để hướng người lao động hành động không vì lợi ích riêng của mình
mà làm tổn hại để lợi ích chung của toàn doanh nghiệp.
Bên cạnh đó, các doanh nghiệp hoạt động trong điều kiện, môi trường
và rủi ro kinh doanh luôn thay đổi. Hệ thống kiểm soát nội bộ cũng cần phải
vận động biến đổi theo. Do đó, việc hoàn thiện hệ thống kiểm soát nội bộ để
phù hợp với các thay đổi là một yêu cầu thiết yếu của cấp quản lý doanh
nghiệp.
Mục tiêu nghiên cứu
Tìm hiểu và đánh giá hệ thống kiểm soát nội bộ tại công ty Nuplex
Resins Việt Nam để tìm ra các nhân tố đe dọa sự hữu hiệu của hệ thống kiểm
soát nội bộ và các nguyên nhân của các nhân tố đó. Thông qua kết quả tìm
hiểu, đề ra các biện pháp để nâng cao tính hữu hiệu của hệ thống kiểm soát nội
bộ.
Nội dung nghiên cứu
Thông qua mục tiêu nghiên cứu, nội dung nghiên cứu tập trung vào các
vấn đề sau:
− Tìm hiểu và đánh giá các thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
trong công ty Nuplex Resins Việt Nam
− Xác đònh các nhân tố đe dọa đến sự hữu hiệu của hệ thống kiểm soát
nội bộ và nguyên nhân của các nhân tố đó.
− Đề ra các biện pháp để nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát
nội bộ tại công ty Nuplex Resins Việt Nam.
Phạm vi nghiên cứu
Phân chia hoạt động công ty Nuplex Resins Việt Nam thành các chu
trình kinh tế: chu trình chi phí, chu trình chuyển đổi, chu trình doanh thu và chu - 3 -

CHƯƠNG 1: CƠ SỞ LÝ LUẬN VỀ KIỂM SOÁT NỘI BỘ
1.1 Khái niệm kiểm soát nội bộ
Kiểm soát nội bộ là một quá trình do ban giám đốc, nhà quản lý và các
nhân viên của đơn vò chi phối, được thiết lập để cung cấp một sự bảo đảm hợp
lý nhằm thực hiện ba mục tiêu dưới đây:
− Báo cáo tài chính đáng tin cậy.
− Các luật lệ và qui đònh được tuân thủ.
− Hoạt động hữu hiệu và có hiệu quả. (4, 70).
Khái niệm trên nhấn mạnh đến 3 vấn đề sau:
Một là, mọi người thuộc mọi cấp bậc trong một tổ chức đều tác động
đến kiểm soát nội bộ. Hệ thống kiểm soát nội bộ, theo 1 mức độ nào đó, là
trách nhiệm của mọi người. Các nhà quản lý được coi là chủ sở hữu hệ thống
kiểm soát nội bộ trong phạm vi trách nhiệm của họ. Mỗi một nhân viên đóng
một vai trò nhất đònh trong qui trình kiểm soát nội bộ.
Hai là, một hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt
được các mục tiêu về hoạt động, báo cáo tài chính và sự tuân thủ. Hệ thống
kiểm soát nội bộ là một bộ phận cấu thành của cả một qui trình quản lý (bao
gồm lập kế hoạch, tổ chức, hướng dẫn, kiểm soát …). Nó giữ cho một tổ chức
luôn hoạt động hướng về các mục tiêu hoàn thành nhiệm vụ và tối thiểu hóa
các yếu tố không mong đợi trong quá trình hoạt động.
Ba là, hệ thống kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo
hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu chứ không phải là sự đảm bảo chắc
chắn. Hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu giúp doanh nghiệp đạt được các mục
tiêu nhưng không có nghóa là đảm bảo sự thành công của doanh nghiệp. Có - 5 -
nhiều lý do tại sao hệ thống kiểm soát nội bộ không thể cho một sự đảm bảo
chắc chắn. Các lý do đó sẽ được đề cập đến trong mục hạn chế của kiểm soát
nội bộ của luận văn này.

Các yếu tố của môi trường kiểm soát

Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý.
Triết lý quản lý được thể hiện qua quan điểm và nhận thức của người
quản lý. Phong cách điều hành lại thể hiện qua cá tính, tư cách và thái độ của
họ khi điều hành đơn vò. Triết lý và phong cách điều hành của nhà quản lý
được thể hiện qua các yếu tố điển hình như:
− Tính chất các rủi ro kinh doanh được chấp nhận. Cụ thể là các nhà
quản lý sẵn sàng dấn thân vào các dự án có rủi ro cao hay có thái độ
bảo thủ với việc chấp nhận rủi ro.
− Sự tương tác thường xuyên giữa quản lý cấp cao và quản lý cấp hoạt
động, đặc biệt khi hoạt động của doanh nghiệp diễn ra ở những đòa
điểm có sự cách biệt đòa lý.
− Thái độ và hành động đối với báo cáo tài chính, bao gồm cả các thảo
luận về ứng dụng các cách xử lý kế toán (ví dụ như lựa chọn các
chính sách kế toán bảo thủ hay rộng rãi, thoái mái, các nguyên tắc
có được áp dụng? các thông tin kế toán quan trọng có được khai
báo?...)
Triết lý và phong cách quản lý có thể ảnh hưởng rất lớn đến môi trường
kiểm soát và tác động đến việc thực hiện các mục tiêu của đơn vò.

Cách phân quyền hạn và trách nhiệm
Đó là việc cụ thể hóa trách nhiệm và quyền hạn của từng thành viên
trong các hoạt động của đơn vò. Thông qua việc phân nhiệm, các nhân viên - 7 -
phải xác đònh được công việc cụ thể của mình là gì. Họ phải ý thức được rằng
hoạt động của họ sẽ ảnh hưởng đến người khác như thế nào trong quá trinh thực
hiện mục tiêu của doanh nghiệp. Do đó, mô tả công việc cần phải được diễn

hợp lý giúp cung cấp dòng thông tin cần thiết để quản lý các hoạt động trong
doanh nghiệp từ lập kế hoạch, điều hành, thực hiện và kiểm soát.

Chính sách nhân sự
Là các qui đònh và qui trình về tuyển dụng, huấn luyện, bổ nhiệm,
thăng tiến và xử phạt nhân viên. Chính sách nhân sự cần có sự liên hệ chắc chẽ
với nhân tố giá trò đạo đức và đảm bảo năng lực để có thể tuyển dụng những
nhân viên tốt cho doanh nghiệp. Vì vậy một chính sách nhân sự đúng đắn có
thể bổ sung cho sự yếu kém của môi trường kiểm soát.
Hệ thống kiểm soát nội bộ được thực hiện bởi con người, trong khi đó
môi trường kiểm soát là tập thể con người, là giá trò của mỗi con người trong tổ
chức. Do đó, có thể nói môi trường kiểm soát là yếu tố trung tâm hệ thống
kiểm soát nội bộ. Nói như vậy không có nghóa là môi trường kiểm soát tốt hay
xấu sẽ quyết đònh hệ thống kiểm soát nội bộ hữu hiệu hay không. Thực chất
thông qua đó chỉ xác đònh được chi phí cho duy trì hệ thống kiểm soát nội bộ
trong tổ chức là ít hay nhiều mà thôi.
1.1.3 Đánh giá rủi ro
1.1.3.1
Đònh nghóa
Đánh giá rủi ro là việc xác đònh và phân tích các rủi ro liên quan đến
việc đạt được các mục tiêu hoạt động hiệu quả, báo các tài chính đáng tin cậy
và sự tuân thủ các qui đònh. Do đó, đánh giá rủi ro làm cơ sở cho việc quyết
đònh quản lý rủi ro như thế nào. - 9 -
1.1.3.2 Trách nhiệm
Để quản lý các hoạt động một cách đúng đắn, các nhà quản lý cần xác
đònh mức độ rủi ro về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ mà họ sẵn sàng chấp
nhận. Đánh giá rủi ro là một trong những trách nhiệm của nhà quản lý và cho

Trách nhiệm
Một khi các nhà quản lý chòu trách nhiệm chính trong việc nhận diện
rủi ro đối với các hoạt động của doanh nghiệp, họ cũng chính là người có trách
nhiệm chính trong việc thiết kế, triển khai và giám sát các hoạt động kiểm soát
để ngăn chặn hoặc giảm các rủi ro đó.
1.1.4.3
Các yếu tố của hoạt động kiểm soát

Qui trình phê chuẩn, ủy quyền
Đây là một hoạt động kiểm soát quan trọng. Phê chuẩn, ủy quyền là
việc cấp quản lý cho phép nhân viên thực hiện các hoạt động nhất đònh nào đó.
Nó bao gồm ủy quyền chung và ủy quyền cụ thể. Việc cho phép một phòng
ban chi tiêu một số tiền nhất đònh từ ngân sách là một ví dụ về ủy quyền chung.
Qui trình phê chuẩn và ủy quyền cụ thể thì liên quan đến từng nghiệp vụ đơn
lẻ, có nghóa là mỗi một nghiệp vụ đòi hỏi phải có chữ ký hay sự phê chuẩn
điện tử của người có thẩm quyền.
Trong hoạt động ủy quyền và phê chuẩn, người có thẩm quyền phê
chuẩn nên xem xét các chứng từ có liên quan, đặt nghi vấn những điều bất
thường, và đảm bảo rằng có đầy đủ thông tin cần thiết để đánh giá, chứng minh
cho nghiệp vụ đó trước khi ký duyệt. Việc ký tên trước trên văn bản trắng là
tuyệt đối bò ngăn cấm. - 11 -
Trong bất kỳ trường hợp nào một người có thẩm quyền phê chuẩn cũng
không nên nói cho người khác đại diện người phê chuẩn ký tên của người phê
chuẩn. Tương tự, trong bất kỳ trường hợp nào một người có thẩm quyền phê
chuẩn điện tử cũng không nên chia sẻ mật mã với người khác.

Công tác đối chiếu

Trong hoạt động bảo vệ tài sản, đối với hàng tồn kho quan trọng, có giá
trò lớn thì phải ghi chép thường xuyên hoạt động mua vào và xuất ra. Đònh kỳ,
các mặt hàng phải được kiểm kê bởi một người độc lập với công tác thu mua,
ủy quyền và thủ kho. Kết quả kiểm kê phải được so sánh với số dư trên sổ ghi
chép thường xuyên. Những mặt hàng bò thiếu hụt cần được phân tích và tìm
hiểu nguyên và từ đó đề ra biện pháp giải quyết.

Phân chia trách nhiệm
Phân nhiệm là yếu tố then chốt đối với hệ thống kiểm soát nội bộ hữu
hiệu. Nó giúp giảm rủi ro về sai sót và không phù hợp. Một nguyên tắc chung
là chức năng phê chuẩn, ghi chép kế toán, đối chiếu và quản lý tài sản phải
được tách riêng biệt. Khi các chức năng này không thể tách biệt do qui mô nhỏ,
thì việc giám sát chi tiết các hoạt động có liên quan cần phải có như là một
hoạt động kiểm soát bù đắp. Phân chia trách nhiệm là cũng là hoạt động ngăn
ngừa và hạn chế gian lận vì cần phải có sự thông đồng với nhiều nhân viên
khác mới có thể thực hiện hành vi gian lận.
Một số ví dụ cụ thể của hoạt động phân nhiệm là:
− Người lập phiếu yêu cầu mua hàng thì không thể là người phê chuẩn
việc mua hàng.
− Người phê chuẩn việc mua hàng thì không thể là người đối chiếu các
báo cáo tài chính hàng tháng - 13 -
− Người nhận thông tin và lên danh sách các phiếu thu đã nhận không
đồng thời là người nhận tiền
− …

Kiểm tra hệ thống thông tin
Yêu cầu đối với hệ thống kiểm soát nội bộ về hệ thống thông tin phụ

Những thông tin thích hợp và đáng tin cậy cần được thông tin trong nội
bộ doanh nghiệp và thông tin ra bên ngoài như nhà cung cấp, khách hàng…
bằng các mẫu biểu, sơ đồ bắt buộc hoặc tùy chọn. Việc truyền thông thông tin
đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kiểm soát nội bộ. Nó giúp cho nhân
viên hiểu biết về vai trò và trách nhiệm của họ và biết được công việc của họ
có liên quan đến người khác như thể nào và họ được yêu cầu báo cáo thông tin
đến những ai. Đối với hệ thống thông tin kế toán, sơ đồ hạch toán, sổ tay hướng
dẫn về các chính sách và thủ tục kế toán và các báo cáo kế toán là phương tiện
truyền thông hữu hiệu. Nó giúp cho việc xử lý các nghiệp vụ đúng đắn và
thống nhất trong toàn đơn vò. Thông qua đó cấp quản lý biết được tình hình tài
chính, hoạt động chung của doanh nghiệp cũng như của từng bộ phận. Việc
thông tin có thể được thực hiện bằng bất kỳ phương tiện, từ văn bản chính thức
cho tới những email, hệ thống chat trong tổ chức.
1.1.6 Giám sát
Giám sát là bộ phận cuối cùng của hệ thống kiểm soát nội bộ, là việc
đánh giá việc thực hiện kiểm soát nội bộ. Mục đích của việc giám sát là xem
xét hệ thống kiểm soát nội bộ có được thiết kế đầy đủ và được thực hiện hợp lý
và hiệu quả hay không. Trong khi xây dựng hệ thống kiểm soát nội bộ là một
quá trình thì việc đánh giá hiệu quả của nó được thực hiện từng thời điểm riêng
lẻ. Nó được tiến hành thông qua các hoạt động giám sát thường xuyên và giám
sát đònh kỳ. - 15 -
1.1.6.1 Giám sát thường xuyên
Đạt được thông qua việc tiếp nhận các ý kiến góp ý của khách hàng,
nhà cung cấp … hoặc xem xét các báo cáo hoạt động và phát hiện các biến
động bất thường.
1.1.6.2
Giám sát đònh kỳ

được diễn giải theo một ngôn ngữ mà máy tính có thể đọc được.
Phần mềm hệ thống là các chương trình nhằm mục đích kiểm soát và
phối hợp những bộ phận của phần cứng và cung cấp các hỗ trợ cho những phần
mềm ứng dụng. Phần mềm hệ thống bao gồm phần mềm quản lý thiết bò phần
cứng và hệ điều hành. Hệ điều hành giữ vai trò quan trọng vì nó điều khiển
mọi hoạt động của máy tính. Hệ điều hành sau khi được khởi động sẽ thiết lập
các thông số giao tiếp và điều khiển bằng những thiết bò ngoại vi, đồng thời
tiến hành kiểm tra, quản lý đóa và các tập tin dữ liệu trên đóa. (4, 238) - 17 -
Tiện ích là một loại chương trình giúp duy trì và hoàn thiện hiệu quả
của hệ máy tính. Các tiện ích thực hiện một số nhiệm vụ như nén tập tin, xóa,
phục hồi xóa, kiểm tra virus …
Phần mềm ứng dụng là các chương trình được thiết kế để hoàn thành
một số công việc cụ thể. Tùy theo công việc mà nó được thiết kế, một ứng
dụng có thể điều tác văn bản, con số hoặc đồ họa…
1.3.2 Phương pháp tổ chức và xử lý dữ liệu
1.3.2.1
Phương pháp tổ chức dữ liệu
Phương pháp truyền thống: Theo phương pháp này, dữ liệu trong tập
tin chính và tập tin nghiệp vụ được tạo ra và duy trì cho từng chương trình ứng
dụng riêng lẽ. Điều này khiến cho có thể có sự trùng lắp dữ liệu với các ứng
dụng khác. Phương pháp lưu trữ này có nhiều bất lợi như nhập liệu và lưu trữ
trùng lắp hoặc mỗi khi cập nhật phải thực hiện trên tất cả các tập tin dữ liệu có
liên quan vì néu không sẽ dẫn đến tình trạng dữ liệu không thống nhất. (4, 240)
Phương pháp tổ chức bằng hệ quản trò cơ sở dữ liệu: Phương pháp
này ra đời nhằm khắc phục nhược điểm của phương pháp truyền thống. Dữ liệu
được tạo ra và duy trì cho nhiều chương trình ứng dụng. Phương pháp tổ chức dữ
liệu này gặp phải rủi ro bò truy cập trực tiếp vào cơ sở dữ liệu để sửa đổi dữ