KỸ NĂNG QUẢN LÝ
TRONG QUẢN LÝ DỰ ÁN
Th.S Trần Trung Hậu
06/2007
Người Quản Lý: Anh là ai?
 Chủ nhiệm Dự án: Anh là ai? Là ông chủ hay là ôsin- do
CĐT cử hay do BQLDA cử, thông thường Chủ nhiệm dự
án do CĐT cử làm trưởng Ban QLDA. Công việc Anh sẽ
phân công cho cấp dưới hay cấp dưới phân lại cho Anh?
 Quyên hạn của Chủ nhiệm dự án: có thể được thay mặt
toàn bộ hay một phần được uỷ quyền từ Chủ đầu tư
 Trách nhiệm của Chủ nhiệm dự án: chịu trách nhiệm
trước Chủ đầu tư và liên đới chịu trách nhiệm trước pháp
luật về những phần việc được uỷ quyền hay được giao
nhiệm vụ
Những công việc của Quản Lý
 Hoạch định: Xác định mục tiêu, Kế hoạch, thiết
lập chiến lược và cách phát triển các kế hoạch
 Tổ chức:Xác định điều cần làm, ai làm, cách làm
theo nguyên tắc 5W+ 1H
 Điều khiển, chỉ đạo: Điều khiển, động viên nhân
viên và giải quyết các mâu thuẫn
 Kiểm soát: Theo dõi hoạt động để bảo đảm thực
hiện theo kế hoạch
Những kỹ năng Quản lý cần có
 Lập kế hoạch
 Tổ chức, sắp xếp công việc
 Tuyển dụng người tài
 Giữ chân người giỏi
 Giao phó, Ủy quyền, phân công cấp
dưới

 Xác định mục tiêu của tổ chức, phương hướng hoạt động,
các yếu tố ảnh hưởng
 Xác định thành phần chủ chốt: các bộ phận chức năng, quy
mô, số lượng
 Xác định trách nhiệm, quyền hạn, yêu cầu năng lực của
từng cấp, từng bộ phận
 Xác định quan hệ hàng dọc, hàng ngang, quan hệ bên
trong, bên ngoài
Kỹ năng Điều khiển (chỉ đạo)
 Các tính cách của người quản lý hiệu quả: Chu đáo, Cảm
thông, Nhanh thích ứng, Kiên trì, Giỏi giao tiếp, Đàm phán hiệu
quả, hài hước, Bình tĩnh, Thuyết phục, Định hướng chiến lược cho
tương lai, Dám Ra QĐ, dám chịu trách nhiệm.
 Cân bằng Sự căng thẳng: sự thôi thúc cạnh tranh nội bộ, Ra
Qđ theo nhóm hay tự mình
 Xây dựng tầm nhìn để người khác đi theo
 Làm một tác nhân thay đổi
 Giữ cho tổ chức sẵn sàng thay đổi
Kỹ năng Kiểm soát
 Xác định tiêu chuẩn, mục tiêu, kế hoạch hành
động ( chất lượng, số lượng) để kiểm soát:
 Đo lường việc thực hiện: Phương pháp đo lường,
phân tích định tính, định lượng
 Điều chỉnh sai lệch: Phân tích nguyên nhân, đưa
ra chương trình điều chỉnh, tiến hành điều chỉnh
sai lệch
Q trình Lập Kế Hoạch
1. Kế hoạch nhân sự
2. Lập ngân sách
3. Hoạch đònh kế toán

CÁC KỸ NĂNG NHÀ QUẢN LÝ CẦN CÓ
Giao tiếp rõ ràng
Quản lý thời gian hiệu quả
Phân công, giao việc cho cấp dưới
Động viên, khích lệ cấp dưới
Quản lý nhóm hành động/công tác
Quản lý cuộc họp hiệu quả
Trình bày xúc tích, thành công
Thương thảo thành công
Quản lý sự thay đổi & Chuyển tiếp
Quản lý Tài chính
Ra Quyết Định
Biện pháp giảm stress
Giao tiếp rõ ràng
 Học cách giao tiếp với từng đối tượng: cần hiểu
ngôn ngữ cơ thể, lắng nghe, hỏi lại câu hỏi cho rõ,
đọc hiểu nhanh và hiệu quả
 Trao đổi thông tin: Liên hệ, truyền thông tin, sử
dụng ĐT, fax, mail, viết thư.
 Rèn luyện thêm nhiều kỹ năng: bản đề xuất, giao
tiếp bằng mặt, bằng thư tư- văn bản, viết báo cáo,
 Giao tiếp để đạt kết quả: Sử dụng truyền thông
công cộng, quan hệ xã hội, quảng cáo,
Quản lý thời gian hiệu quả
 Hiểu giá trị của thời gian
 Lập kế hoạch sử dụng thời gian hiệu quả
 Tạo ra các thay đổi tức thì
 Quản lý thời gian của người khác
Quản lý thời gian hiệu quả
 Hiểu giá trị của thời gian

 Hiểu rõ quá trình, mục tiêu sự phân công
 Định nghĩa sự phân công
 Tại sao lại pahỉ phân công cho cấp dưới làm?
 Nhận diện ra những Ưu/ nhược của cấp dưới
 Xây dựng mối quan hệ và những tương quan làm việc
 Phân công cấp dưới hiệu quả
 Lựa chọn công việc nào sẽ phân công
 Quyết định giữ lại công tác nào sẽ do chính mình thực hiện
 Lập kế hoạch nhân sự gắn liền với cơ cấu phân cấp
 Quan tâm đến vai trò, trách nhiệm, quyền hạn của cấp dưới
 Sự lựa chọn đúng người, đúng việc, đúng lúc, đúng nơi
 Soạn thảo một kế hoạch chiến lược nhân sự cấp liền kề để bồi dưỡng
Phân công, giao việc cho cấp
dưới
 Giám sát quá trình thực hiện của cấp dưới
 Làm việc nhưng có sự kiểm soát
 Giảm thiểu rủi ro thấp nhất
 Củng cố vai trò, trách nhiệm của cấp dưới
 Hỗ trợ, cung cấp, huấn luyện
 Giúp đỡ nhưng vẫn duy trì ranh giới
 Phản hồi kết quả thực hiện của cấp dưới
 Phân tích khó khăn, thuận lợi
 Đánh giá thành quả của cấp dưới: khen/ chê, thưởng / phạt
 Tăng cường năng lực, kỹ năng cho cấp dưới
 Phát triển cấp dưới có tiềm năng
 Bổ nhiệm cấp phó
 Phát triển chính bản thân mình thông qua quá trình giao quyền, phân cấp,
phân nhiệm
Động viên, khích lệ cấp dưới
 Phân tích sự động viên, khuyến khích

Quản lý nhóm hành
động/công tác
 Thấu hiểu cách làm việc của nhóm
 Thiết lập nhóm công tác
 Nâng cao hiệu suất hoạt động của
nhóm
 Hãy làm việc vì tương lai
Quản lý nhóm hành
động/công tác
 Thấu hiểu cách làm việc của nhóm
 Điều gì mang lại cho một nhóm vững mạnh, tốt
 Hãy tạo/ ghép nhóm với công việc được phù hợp
 Phân tích vai trò của nhóm
 Cân bằng các kỹ năng trong một nhóm
 Thiết lập nhóm công tác
 Thiết lập mục tiêu của nhóm
 Cung cấp sự hỗ trợ cho nhóm
 Thiết lập niềm tin của nhóm
 Tối đa thành quả công việc
 Tạo lập nhóm tự quản
 Đảm nhận nhóm đã tồn tại
Quản lý nhóm hành
động/công tác
 Nâng cao hiệu suất hoạt động của nhóm
 Phân tích động thái của nhóm
 Tạo sự liên kết trong nhóm
 Đối mặt với các vấn đề
 Cải tiến năng lực nhóm, lựa chọn nhóm trưởng
 Hãy làm việc vì tương lai
 Đo lường thành quả của nhóm