CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:1

I, Dự án là gì?
Dự án là một tập hợp các công việc, được thực hiện bởi một tập thể, nhằm đạt
được một kết quả dự kiến, trong một thời gian dự kiến, với một kinh phí dự kiến.
Như vậy khái niệm dự án liên quan đến các yếu tố sau:
Kết quả dự án là một sản phẩm hoàn toàn xác định, vì vậy sản phẩm cần được mô tả về
các đặc trưng, tính năng, tác dụng, giá trị sử dụng và hiệu quả mang lại,…
 Dự án do một nhóm người thực hiện: Trước hết những người thực hiện phải có những
kỹ năng và ngiệp vụ phù hợp với yêu cầu tạo ra sản phẩm, mỗi người chịu trách nhiệm
hoàn thành công việc được giao về một phần nào đó trong sản phẩm. Nhóm làm việc này
cần có những cách tổ chức quản lý làm việc sao cho năng lực của mỗi người được sử
dụng một cách tốt nhất để tạo ra những sản phẩm tốt nhất.
 Thời gian: Ước lượng thời gian hình thành nên cơ sở cho lịch trình dự án. Kết thúc dự
án đúng hạn là một trong những thách thức lớn nhất, trong khi thời gian có độ linh hoạt
bé nhất. Vì vậy việc quản lý thời gian đảm bảo hoàn tất dự án đúng hạn.
 Kinh phí : Chi phí được tính toán để đạt được một mục tiêu rõ ràng đảm bảo cho dự án
được hoàn tất trong sự cho phép của ngân sách.
Ngoài ra thì dự án còn liên quan đến các yếu tố cũng không kém phần quan trọng sau:
Chất lượng,phạm vi hoạt động, rủi ro, phối hợp,…
-Ví dụ: công trình xây dựng nhà đa năng 17 tầng DH Công Nghiệp Hà Nội do trường làm
chủ đầu tư, được thực hiện bởi công ty xây dựng số 12 với thời gian hoàn thành trong 2
năm dự kiến hoàn thành 6-2012, với kinh phí dự kiến 100 tỷ VNĐ.
=> Dự án công nghệ thông tin là gì?
Dự án Công Nghệ thông tin trước tiên là 1 dự án bình thường nhưng có các
đặc điểm sau:
- Là một dự án được thực hiện trong lĩnh vực công nghệ thông tin.
- Tuân thủ các nguyên tắc công nghệ thông tin: Đi theo quy trình sản xuất và chế tạo

- Quản lý dự án kém (31%).
- Thiếu thông tin (21%).
- Không rõ mục tiêu (18%).
- Không lường trước được phạm vi rộng lớn và tính phức tạp của công việc (17%).
- Các lý do khác (công nghệ, thiết bị, nhân sự,…)(12%).
- Khi một dự án do gặp nhiều nguyên nhân khác nhau dẫn đến thất bại thì sẽ gây ra
những tổn thất vô cùng lớn: Trong thực tế chúng ta gặp rất nhiều như:
- Dự án xử lý thông tin tại SeaGames 22 của Việt Nam dự kiến kinh phí là 15 tỷ
VND, nhưng mới đến Tháng 6/2003 số tiền phải bỏ ra là gần 90 tỷ đồng.
- Năm 1995, các công ty Mỹ đã phải chi 81 tỷ USD cho những dự án bị hủy bỏ, 59
tỷ USD đầu tư thêm cho các dự án không đúng kế hoạch.
- Olympic 2004 tại Hy Lạp: chi 12 tỷ euro(cao hơn tới 10 tỷ so với dự kiến)….
Thiếu thông tin
(21%).

Không rõ mục tiêu
(18%)
Các lý do khác
(12%)
Quản lý dự án kém
(31%)

- Cho ra cùng 1 sản phẩm
- Có ngày khởi đầu và ngày kết thúc
- Sản xuất liên tục
- Đội ngũ nhiều chuyên môn khác
nhau
+ Khó trao đổi
+ Ngại chia sẻ thông tin
Các kỹ năng được chuyên
môn hóa
- Đội hình tạm thời
+ Khó xây dựng ngay 1 lúc tinh
thần đồng đội
+ Khó có điều kiện đào tạo thành
viên trong nhóm, trong khi cần phải
sẵn sàng ngay
- Tổ chức ổn định
+ Có điều kiện đào tạo, nâng
cấp các thành viên trong nhóm
- Dự án chỉ làm 1 lần
- Công việc lặp lại và dễ hiểu
- Làm việc theo kế hoạch trong một
chi phí được phê duyệt
- Làm việc trong một kinh phí
thường xuyên hàng năm
- Bị huỷ nếu không đáp ứng mục
tiêu, yêu cầu
- Phải đảm bảo làm lâu dài
- Ngày kết thúc và chi phí được tính
theo dự kiến và phụ thuộc vào sự quản
lý

V, Tính duy nhất của kết quả dự án
Hoạt động Dự án
Hoạt động sản xuất
Xây nhà mới (cá nhân, cơ quan)
Xây các căn hộ chung cư theo
kế hoạch hàng năm của thành phố
Nghiên cứu một đề tài khoa học
mới
Dậy học theo kế hoạch hàng
năm của nhà trường. Hướng dẫn
luận án sinh viên
Chế tạo bom nguyên tử, tàu vũ trụ
Sản xuất vũ khí hàng loạt
Xây dựng một phần mềm mới, do
cơ quan đặt hàng
áp dụng một phần mềm trong
hoạt động thường ngày (quản lý kế
toán, nhân sự, vật tư, sản xuất )
Chế tạo một loại xe máy mới
Sản xuất hàng loạt xe máy theo
thiết kế đã có sẵn, theo kế hoạch
được giao
Thử nghiệm một dây chuyền sản
xuất theo công nghệ mới

Lịch sử của quản lý dự án

Henri Fayol (1841-1925).

Với tư cách là một ngành khoa học, quản lý dự án phát triển từ những ứng dụng trong các


Năm 1969, viện Quản lý Dự án (PMI) đã được thành lập để phục vụ cho lợi ích của kỹ
nghệ quản lý dự án. Những tiền đề của viện Quản lý dự án (PMI) là những công cụ và kỹ
thuật quản lý dự án được chia sẻ bằng nhau giữa các ứng dụng phổ biến trong những dự án
từ ngành công nghiệp phần mềm cho tới ngành công nghiệp xây dựng. Trong năm 1981,
ban giám đốc viện Quản lý dự án (PMI) đã cho phép phát triển hệ lý thuyết, tạo thành
cuốn sách Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án (PMBOK Guide).
Cuốn sách này chứa các tiêu chuẩn và nguyên tắc chỉ đạo về thực hành được sử dụng rộng
rãi trong toàn bộ giới quản lý dự án chuyên nghiệp.
VI, Quản lý dự án là gì?
Quản lý dự án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản lý,
giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời
gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ
thể của dự án và các mục đích đề ra. Dự án là tổng thể những chính sách, hoạt động và chi
phí liên quan với nhau được thiết kế nhằm đạt được những mục tiêu nhất định trong một
thời gian nhất định.
Một số định nghĩa khác:
- Quản lý dự án là việc áp dụng các kiến thức, kỹ năng, công cụ và kỹ thuật vào các
hoạt động của dự án nhằm đạt được các mục tiêu đã đề ra.
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:6

- Quản lý dự án là việc áp dụng các chức năng và hoạt động của quản lý vào suốt
vòng đời của dự án để dự án đạt được những mục tiêu đề ra.
Một dự án là một nỗ lực đồng bộ, có giới hạn (có ngày bắt đầu và ngày hoàn thành cụ thể),
thực hiện một lần nhằm tạo mới hoặc nâng cao khối lượng, chất lượng của sản phẩm hoặc
dịch vụ, đáp ứng nhu cầu của khách hàng hay của xã hội.
Thách thức chính của quản lý dự án là phải đạt được tất cả các mục tiêu đề ra của dự án

thành viên
Nghiên
cứu khả
Tăng
phương
Không
phải
Henry
Gantt
lập danh
sách công
thực hiện
ước lượng
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:7

Vì mỗi một dự án thông thường không hoàn thành đúng hạn ,chi phí vượt quá dự án ,chất
lượng ko đảm bảo .

-Theo thống kê của Standish Group (2006)
 có tới 50% trong tổng số các dự án phần mềm thất bại
 Chỉ có 16,2% dự án là hoàn thành đúng hạn và lằm trong giới hạn ngân sách
,đáp ứng tất cả tính năng và đặc tính như cam kết ban đầu
 Có 52,7% dự án được hoàn thành và đi vào hoạt động nhưng không hoàn thành
đúng thời hạn và bội chi ,thêm nữa không đáp ứng đầy đủ tính năng và đặc tính
như thiết kế ban đầu
 Và có 31,1% dự án thất bại trước khi hoàn thành
 Hơn 83,8% dự án thất bại và không đáp ứng những yêu cầu ban đầu

tin!!!)
 Kết quả quan trọng hơn công cụ hay kĩ thuật (thực dụng)
 Tạo ra các độ đo tốt (để có đánh giá đúng)
 Suy nghĩ một cách nhìn xa trông rộng
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:8

 Cải tiến liên tục (kế hoạch không xơ cứng)

IX, Lập kế hoạch quản lý dự án là gì ?
1.Định nghĩa:
Lập kế hoạch là giai đoạn thứ nhất của quy trình quản lý dự án và là sự khởi đầu
cần thiết để xác định các phương pháp ,tài nguyên và các công việc cần thiết để đạt được
mục tiêu của dự án .Giai đoạn này diễn ra trong suốt quá trình từ khi bắt đầu thực hiện
dự án cho đến khi bàn giao sản phẩm với nhiều loại kế hoạch khác nhau nhằm hỗ trợ kế
hoạch chính của dự án về lịch trình và ngân sách.

2. Các loại kế hoạch quản lý dự án:
 Kế hoạch đảm bảo chất lượng: Mô tả các chuẩn, các qui trình được sử dụng
trong dự án.
 Kế hoạch thẩm định: Mô tả các phương pháp, nguồn lực, lịch trình thẩm định hệ
thống.
 Kế hoạch quản lý cấu hình: Mô tả các thủ tục, cấu trúc quản lý cấu hình được sử
dụng.
 Kế hoạch bảo trì: Dự tính các yêu cầu về hệ thống, chi phí, nỗ lực cần thiết cho
bảo trì.
 Kế hoạch phát triển đội ngũ: Mô tả kĩ năng và kinh nghiệm của các thành viên
trong nhóm dự án sẽ phát triển như thế nào.


 Quản lý theo kiểu đối phó: Là hình thức sau khi vạch kế hoạch rồi phó mặc cho
anh em thực hiện không quan tâm, theo dõi. Sau khi có chuyện gì xảy ra mới
nghĩ cách đối phó.  Quản lý theo kiểu mất phương hướng: Khi thực hiện nghiên cứu một đề tài khoa
học mà không có sáng kiến mới, cứ quanh quản với phương pháp cũ, công nghệ
cũ.
Quản lý theo kiểu mất phương hướng

 Quản lý theo kiểu nước đến chân mới nhảy: Không lo lắng đến thời gian giao
nộp sản phẩm, đến khi gần hết hạn mới huy động thật đông người làm cho
xong.
Quản lý theo kiểu nước đến chân mới nhảy

CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:10

Quản lý chủ động, tích cực: Suốt quá trình thực hiện dự án không bị động về kinh phí,
nhân lực, tiến độ đảm bảo ( Đây là cách quản lý lý tưởng nhất.).

Quản lý chủ động, tích cực Các tiêu chí thành công của dự án:
lập tài liệu, tổ chức quản lý

lập tổ dự án

phân bổ tài nguyên CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:11

- Viết bản đề xuất là một công việc quan trọng. Nó phụ thuộc vào việc có đủ cơ sở
hay không để dự án được chấp nhận và hợp đồng đưa ra được ký kết. Không có
một hướng dẫn cụ thể và đầy đủ nào cho nhiệm vụ này. Công việc này đòi hỏi
những kỹ năng thu nhận được từ kinh nghiệm của người viết.
-
- Thiết lập quan hệ với khách hàng
- Xây dựng dự án sơ bộ
- Thiết lập thủ tục quản lý
- Thiết lập môi trường quản lý và tài liệu dự án.
 Lập kế hoạch dự án: được bắt đầu bằng mục tiêu đã được xác định sau
cùng.Trong giai đoạn này, mỗi nhiệm vụ chính và phụ đều phải được sắp xếp một
khoảng thời gian hợp lý để tiến hành. Cả nhà quản lý và các thành viên trong nhóm sẽ
phân tích các nhiệm vụ đẻ đấy nhanh tiến độ và giảm chi phí.
 Tổ chức thực hiện
 Kết thúc dự án: Những vấn đề chính liên quan đến việc kết thúc dự án là:
- Tranh chấp giữa khách hàng và nhà phát triển về việc lý giải và cung ứng mọi
đặc điểm được yêu cầu.
- Ý đồ đưa vào những thay đổi ở phút chót.

- -phê duyệt cho dự án, chịu trách nhiệm cuối cùng đối với sự thành công của dự
án
- Trong quá trình thực hiện dự án, nhà tài trợ có them các trach nhiệm xem xét
các yếu tố khả thi của các tiến trình và chất lượng để quyết định xem cho dự án
đi tiếp hay cho chết giữa chừng
- Đồng thời cho phép nhóm quản lý dự án, sử dụng các nguồn lực, bảo vệ và cố
vấn cho nhóm quản lý dự án

3. Tổ dự án:
- Hỗ trợ cho người quản lý dự án để thực hiện thành công dự án, bao gồm những
người vừa có kỹ năng vừa có năng lực

4. Khách hàng :
- Thu hưởng kết quả của dự án, xác định nhu cầu đầu ra cho dự án
- Nêu yêu cầu, cử người hỗ trợ dự án, thanh toán cho đầu ra dự án
- Là người chủ yếu nghiệm thu kết quả dự án
Trong trường hợp nhà tài trợ không phải là đơn vị triển khai sản phầm của dự
án thì nhà tài trợ chính là khách hang

5. Ban lãnh đạo
- Bổ nhiệm người quản lý dự án và tổ dự án, tham gia vào việc hình thành và
xây dựng dự án

6. Các nhóm hỗ trợ( có thể có nhiều hay ít, tùy từng dự án): Ban điều hành,
nhóm tư vấn, nhóm kỹ thuật, nhóm thư kí…
XII, Trách nhiệm của quản lý dự án
- Nêu ra những điểm bao quát chung về công việc, cấu trúc công việc, lịch biểu
và ngân sách
- Trao đổi với các đồng nghiệp bao gồm các báo cáo, biểu mẫu, bản tin, hội họp
và thủ tục làm việc, ý tưởng nào trao đổi cởi mở và trung thực cơ sở đều đặn

Đã tham gia dự án nào chưa? Chính là việc tìm hiểu kinh nghiệm của nhân sự đó
Quyền lực của phòng ban của người đó?- để lựa chọn 1 vị trí phù hợp cho nhân sự đó
Hiện có tham gia dự án nào khác không?
Khi nào kết thúc? – để lựa chọn số nhân sự hợp lý tham gia dự án
Dành bao nhiêu thời gian cho dự án
Khối lượng chuyên môn hiện nay
Quạn hệ đồng nghiệp: Lựa chọn một đội có khả năng teamwork và hỗ trợ nhau 1 cách
tích cực
Có hăng hái tham gia
Có truyền thống là việc với hiệu quả cao không? – Là thước đo cho sự nhiệt tình, từ đó
quyết định 1 phần không nhỏ và sự thành công của dự án.
Có ngăn nắp và quản lý thời gian tốt không?- Sẽ tránh được những dự án overtime nếu
lựa chọn các nhân sự có tính cách như vậy
Có tinh thần trách nhiệm không?
Có tinh thần hợp tác không?
Thủ trưởng của người đó có ủng hộ không?
Xây dựng tập thể vững mạnh
Bổ nhiệm người phụ trách
Phân bổ trách nhiệm
Khuyến khích tinh thần đồng đội
Làm phát sinh lòng nhiệt tình
Thành lập sự thống nhất chỉ huy
Quản lý trách nhiệm
Cung cấp môi trường làm việc tốt
Trao đổi với anh em
Sức ép với quản lý dự án
Về kinh tế: kinh tế là vấn đề quan trọng để quyết định việc thực thi dự án, vì vậy vấn đề
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM
nhiệm về kế hoạch tổng thể trước nhà tài trợ và khách hàng.
Kỹ năng giao tiếp, khả năng diễn đạt và thông tin trong quản lý dự án: Nhà quản lý dự án
có trách nhiệm phối hợp, thống nhất các hoạt đông giữa các bộ phần chức năng và những
cơ quan lien quan để thực hiện các công việc của dự án. Nhà quản lý dự án phải có kiến
thức hiểu biết các công việc của các phòng chức năng
Kỹ năng thương lượng và giải quyết khó khăn vướng mắc: Nhà quản lý dự án trong quá
trình thực hiện trọng trách của mình có quan hệ với rất nhiều nhóm. Đồng thời, cùng với
sự phát triển tổ chức của dự án trách nhiệm của nhà quản lý dự án ngày càng tăng nhưng
quyền lực của họ được cấp không tương xứng
Kỹ năng tiếp thị và quan hệ khách hàng: 1 trong những nhiệm vụ quan trọng nhất của
nhà quản lý dự án là trợ giúp các đơn vị, doanh nghiệp trong hoạt động marketing
Kỹ năng ra quyết định và tính kiên quyết: Lựa chọn phương án và cách thức thực hiện
các công việc dự án là những quyết định rất quan trọng, đặc biệt trong những điều kiện
thiếu thông tin và có nhiều thay đổi biến động
Ngoài những kỹ năng cần có ở trên, người quản lý dự án cũng phải có nhữn phẩm chất
khác như:
Trung thực:
Toàn tâm toàn ý
CĐ Tin 2-K11 Môn: QLDAPM GVHD: Nguyễn Đức Lưu Trang:15

Khả năng tâm sự, tình cảm với người khác
Tính nhất quán
Phản ứng tích cực
Tầm nhìn xa trông rộng
Tính khách quan
Đương đầu, gương mẫu và lôi cuốn