GIÁO TRÌNH

TÁC NHÂN PHÁ
HOẠI TÀI LIỆU

Mục lục

Bảo vệ để chống những tổn thất do nước, hoả hoạn,

Giới thiệu hệ thống phát hiện-cảnh báo cháy

Lập kế hoạch chuẩn bị đối phó với thiên tai

Thư mục về lĩnh vực quản lý trong trường hợp khẩn cấp

Xử lý khẩn cấp sách và tài liệu ướt

Phục chế khẩn cấp ảnh bị ướt

Cứu chữa khẩn cấp các sách báo và giấy tờ bị mốc

Bảo quản tư liệu lưu tr
ữ trong thời gian tân trang, sửa chữa

Xử lý đồng bộ hiện tượng xâm hại của sinh vật

An ninh cho các bộ sưu tập Sherelyn Ogden - Trưởng ban bảo tồn, Hội sử học Minnesota

ốn t
ài li
ệu v
à toà nhà. K
ế
hoạch này phải bao gồm cả những biện pháp phòng ngừa
lẫn những biện pháp khắc phục, đồng thời phải có cả
phần đào tạo và hướng dẫn. Ví dụ như phải hướng dẫn v
à
chỉ cho tất cả các nhân viên biết được vị trí và cách thức
điều khiển các van đóng mở của hệ thống ống nước trong
toà nhà lưu giữ vốn tài liệu. Phần này phải đư
ợc triển khai
thường xuyên, ít nhất là một lần/năm. Bản kế hoạch phải
đưa ra được danh sách các bước cần thiết trong trường
hợp đó. Bởi vì trong trường hợp khẩn cấp, do lúng túng
và bối rối nên nhân viên rất dễ quên những bước phải l
àm
và những nguồn lực có thể trợ giúp. Và hậu quả là những
thời gian quý báu sẽ bị mất đi. Bản kế hoạch phải được
sao ra và phát cho mỗi người có trách nhiệm trong những
trường hợp khẩn cấp, được để b
ên ngoài và bên trong khu
lưu giữ tài liệu.
Chống những tổn thất do nước gây ra là thiết yếu đối với
công tác bảo tồn của thư viện và cơ quan lưu trữ. Ngay cả
một tai nạn nhỏ về nước như ống nước bị dò rỉ cũng có
khả năng gây thiệt hại nặng nề và không thể sửa chữa
được đối với vốn tài liệu. Một số biện pháp phòng ngừa
phải được áp dụng kịp thời. Các mái che và máng nước

ưu nhất cho các thư viện và cơ quan lưu trữ. Lựa chọn
loại vòi phun nào là tuỳ thuộc vào mục tiêu bảo quản của
tổ chức đó. Trước khi lựa chọn, cần phải tham vấn những
k
ỹ s
ư có kinh nghi
ệm về

phòng ch
ống hoả hoạn ở các th
ư
viện và cơ quan lưu trữ, cũng như hiểu biết về những biện
pháp mới trên thị trường. Ngoài ra, cũng nên tham khảo
các ấn phẩm của Tổ chức phòng chống hoả hoạn quốc gia
National Fire Protection Agency (NFPA), đóng t
ại Quincy,
Massachusetts. Đối với các bộ sưu tập đặc biệt có giá trị,
dễ bị hư hại do nước từ hệ thống vòi phun, thì trước đây
thường được bảo vệ bởi hệ thống khí nén Halon tự động.
Tuy nhiên, Halon chứa khí chloroflurocarbons, nên hiện
nay nó bị cấm sử dụng, do gây ảnh hưởng tiêu cực tới môi
trường. Các phương pháp dập lửa dành riêng cho các bộ
sưu tập có giá trị đặc biệt vẫn đang được nghiên cứu phát
triển. Nhưng tóm lại, mỗi khu vực lưu tr
ữ cần phải có một
vài bình dập lửa cầm tay chứa hoá chất khô ABC và
những nhân viên cần phải được hướng dẫn cách sử dụng.
Mọi hệ thống dập lửa cần được kiểm tra thường xuyên và
bảo dưỡng đúng cách, tuân thủ mọi yêu cầu kỹ thuật của
nhà sản xuất.

Mặc dù chó, mèo, chim và con người cũng có khả năng
gây hư hại cho các bộ sưu tập tư liệu nhưng các tác nhân
sinh học chủ yếu lại là nấm mốc, các loài gặm nhấm và
côn trùng. Nấm mốc là nguy cơ đặc biệt nghiêm trọng,
nhất là đối với các tổ chức ở các khu vực khí hậu nóng,
ẩm hay gần khu vực chứa nư
ớc, độ ẩm không khí cao. Các
bào tử nấm luôn thường trực trong môi trường. Sức phá
hoại của nấm mốc là rất lớn nên cần thực hiện nh
ững biện
pháp nhằm ngăn chặn chúng. Biện pháp hiệu quả nhất là
duy trì
đ
ộ ẩm v
à nhi
ệt độ hợp lý, thông khí tốt, bảo đảm
khu vực lưu trữ thông thoáng, sạch sẽ. Nhiệt độ lý tưởng
không qúa 70 độ F và độ ẩm tương đối không quá 50%.
Nhiệt độ và độ ẩm càng cao thì nguy cơ nấm mốc càng
lớn. Nếu xảy ra sự cố khẩn cấp có liên quan đến nước như
ngập lụt hay hoả hoạn thì cần xử lý ngay những tài liệu bị
ướt trước khi nấm mốc phát triển.
Khi nấm mốc đã xuất hiện cần cách ly những hiện vật bị
nhiễm nấm khỏi bộ sưu tập. Khi di chuyển chúng cần đeo
găng tay và khẩu trang. Sau đó, những vật này sẽ được
làm khô một cách kỹ lưỡng v
ì khi chúng hoàn toàn khô thì
nấm sẽ bị loại bỏ. Nên tham khảo ý kiến của chuyên gia
bảo quản để biết cách xử lý tốt nhất trong những trường
hợp cụ thể.

hoặc cho thuê nay được trả lại, và mọi thiết bị, bao gói
khác. Cần tiến hành một chương trình quản lý phòng
chống côn trùng.
Khi phát hiện có loài gặm nhấm trong khu vực lưu trữ
cần hành động ngay. Hiện nay trên thị trường có bán một
số loại bẫy nhưng tốt nhất là hãy thuê một tổ chức chuyên
nghiệp tiêu diệt loài gặm nhấm để bảo đảm an toàn cho
nhân viên của cơ quan. Nếu như phát hiện thấy côn trùng
gây hại thì cần cách ly ngay các hiện vật bị nhiễm ra khỏi
bộ sưu tập. Các hiện vật ở cạnh vật bị nhiễm bệnh cũng
c
ần đ
ư
ợc cách ly. Cần xác định đ
ư
ợc lo
ài gây h
ại v
ì
đi
ều
này giúp ích rất nhiều cho việc tiêu diệt và xác định được
nguồn lây nhiễm. Không nên phun thuốc diệt côn trùng
trực tiếp vào bộ sưu tập vì những hoá chất của chúng có
thể gây hại cho bộ sưu tập đó. Ngoài ra, làm đông lạnh
cũng là một biện pháp được ưa chuộng vì nó tránh được
các hoá chất độc hại. Ngoài ra, còn có các biện pháp hun
khói, làm thay đổi không khí cũng được sử dụng. Nếu nh
ư
phát hiện ra sâu bọ xâm nhập vào nguồn tài liệu, cần liên

hạn chế chặt chẽ, các nhà nghiên cứu phải đi kèm với một
nhân viên của cơ quan nếu họ đi vào khu vực này.
Việc sử dụng tài liệu của nhà nghiên cứu phải được quản
lý và giám sát chặt chẽ. Không bao giờ được để mặc họ
một mình. Tốt nhất là họ được sử dụng các tài liệu trong
phòng cách biệt với khu vực lưu trữ. Họ phải để áo, túi và
các đồ mang theo ở bên ngoài khu vực đọc và chỉ được
phép mang theo một bút chì và giấy vào phòng đọc. Họ
phải kí vào bản đăng ký, xuất trình và trao chứng minh
thư cho người nhân viên củacơ quan quản lý tài liệu.
Người nhân viên này là người sẽ lấy tài liệu mà người
nghiên cứu yêu cầu khỏi nơi lưu trữ. Các yêu cầu sử dụng
tài liệu của những bộ sưu tập đặc biệt phải được viết ra
phiếu yêu cầu. Các giấy tờ đó phải được giữ lại để lập hồ
sơ sử dụng. Chỉ nên trao cho người nghiên cứu một tài
li
ệu/lần. Nếu họ cần nhiều t
ài li
ệu một lúc th
ì ng
ư
ời nhân
viên phải đếm cẩn thận số tài liệu trước mặt người mượn
trước và sau khi sử dụng. Người nhân viên phải kiểm tra
các tài liệu bằng mắt, trước và sau khi sử dụng để ngăn
ngừa các hành động phá hoại. Chỉ trả lại chứng minh thư
cho người nghiên cứu sau khi họ trả hết tài liệu cho nhân
viên phòng đọc và người này phải đảm bảo chắc chắn sẽ
không có hư hại nào xảy ra.
Nếu như bạn phát hiện thấy những tài liệu quý giá bị

phá thì còn có thể khôi phục được. Các vật thể bị lấy cắp
có thể được phát hiện thu hồi. Còn những vật thể bị lửa
huỷ hoại sẽ vĩnh viễn mất đi. Nếu không được kiểm soát
một đám cháycó thể tàn phá tất cả các vật thể trong một
căn phòng chỉ trong vài phút và thiêu rụi một toà nhà chỉ
trong vài giờ.
Bư
ớc đầu ti
ên đ
ể ngăn ngừa hoả hoạn l
à xác đ
ịnh kịp thời
vụ cháy, báo động cho các nhân viên làm việc trong toà
nhà và sau đó báo cho các bộ phận cứu hoả chuyên
nghiệp.
Đây thường là chức năng của hệ thống phát hiện và cảnh
báo cháy. Có nhiều loại hệ thống với những hình thức
khác nhau để lựa chọn tuỳ thuộc vào những đặc diểm cụ
thể của khu vực cần bảo vệ.
Các chuyên gia trong lĩnh vực phòng chống hoả hoạn đều
thống nhất về cơ bản rằng một hệ thống vòi phun nước
cứu hoả tự động có tác dụng lớn đối với một chương trình
kiểm soát hoả hoạn. Nếu được thiết kế, lắp đặt và duy trì
một cách phù hợp thì những hệ thống này sẽ giúp giảm
bớt những nguy cơ trong công tác quản lý rủi ro, xây
dựng nhà và ứng phó với các trư
ờng hợp khẩn cấp. Chúng
còn giúp tăng cường tính linh động trong việc thiết kế toà
nhà và tăng mức độ an toàn với hoả hoạn nói chung.
Sau đây là những chi tiết về các hệ thống phát hiện và

Chúng c
ũng chứa các nguồn phát sinh ra lửa, bao gồm bất
kì vật thể, hành động hay quá trình tạo nên sức nóng. Các
y
ếu
t
ố n
ày là đèn đi
ện, các hệ thống điện, các thiết bị s
ư
ởi
và điều hoà không khí, các hoạt động duy tu và bảo tồn có
tạo ra hơi nóng và các thiết bị điện trong văn phòng. Các
hoạt động như hàn, cắt cũng là những nguồn có thể làm
phát sinh ra lửa.Ngoài ra, thật không may là hành đ
ộng cố
ý gây hoả hoạn cũng là 1 trong những nguyên nhân phổ
biến nhất phá hoại các tài sản văn hoá, và nó cũng cần
phải được xem xét trong kế hoạch phòng chống hoả hoạn.

Khi nguồn đánh lửa tiếp xúc với nhiên liệu thì sẽ tạo ra
ngọn lửa và 1 đám cháy do nguyên nhân khách quan sẽ
bắt đầu với tốc độ chậm, âm ỉ trong thời gian từ một và
phút đến vài giờ. Giai đoạn khởi phát này phụ thuộc vào
rất nhiều yếu tố như cấu tạo vật chất của loại nhiên liệu v
à
lượng oxi. Trong quá trình này, nhiệt độ sẽ tăng dần lên,
tạo thành ngọn lửa và do đó giảm bớt lượng khói. Mùi
khói đặc trưng là dấu hiệu đầu tiên báo hi
ệu giai đoạn đầu

thì sức nóng và lửa sẽ thiêu huỷ tất cả các vật thể dễ cháy
còn lại và sau đó tự tàn lụi. Tuy nhiên, nếu khả năng
chống chịu hoả hoạn của tường hay trần yếu (ví dụ như
cửa mở những sai phạm trong xây dựng tường trần, toà
nhà có nhiều chất dễ cháy) thì đám cháy có th
ể lan đến các
khu vực lân cận và quá trình trên lại bắt đầu. Nếu như
đám cháy vẫn không được kiểm soát thì cuối cùng nó sẽ
thiêu r
ụi to
àn b
ộ to
à nhà và các v
ật thể b
ên trong.

Việc dập tắt thành công đám cháy phụ thuộc vào việc dập
tắt những ngọn lửa trước khi, hoặc ngay khi ngọn lửa
bùng phát. Nếu không, thiệt hại sẽ rất nghiêm trọng và
khó có thể phục hồi. Trong giai đoạn khởi phát của đám
cháy, 1 người được huấn luyện tốt có thể dùng các thiết bị
dập lửa cầm tay có tác dụng như bước hữu hiệu đầu tiên.
Tuy nhiên, nếu bước này không đư
ợc thực hiện hoặc ngon
lửa lan quá nhanh thì các thiết bị này s
ẽ tỏ ra bất lực ngay
trong phút đầu tiên. Ta phải cần đến các phương pháp
dập lửa nhanh hơn như vòi cứu hoả trong toà nhà hoặc
các hệ thống cứu hoả tự động.
Một đám cháy sẽ không chỉ gây thiệt hại cho các toà nhà,

chứa đựng khối lượng thông tin khổng lồ mà đám cháy có
thể thiêu huỷ.
+ Gây thương tích hay ảnh hưởng đến tính mạng con
người: đe doạ mạng sống của các nhân viên và khách
tham quan.
+
ảnh h
ư
ỏng xấu đến các mối quan hệ cộng đồng: Các
nhân viên và khách tham quan tin tưởng và những điều
kiện an toàn của các toà nhà bảo tàng. Những người trao
tặng hoặc cho mượn các bộ sưu tập thường mong rằng
chúng được bảo vệ cẩn then. Một đám cháy lớn sẽ làm
ảnh
hưởng nghiêm trọng đến lòng tin của công chúng và gây
hậu quả nặng nề với quan hệ cộng đồng của tổ chức.
+ An ninh của toà nhà: hoả hoạn là mối đe doạ an ninh
lớn nhất. Trong cùng một khoảng thời gian, một vụ hoả
hoạn do nguyên nhân khách quan hay ch
ủ quan có thể gây
huỷ hoại cho các bộ sưu tập nhiều hơn bất cứ vụ trộm cắp
nào. Lượng khói và các loại khí độc hại lớn có thể gây lộn
xộn và hoảng loạn, là cơ hội tốt cho việc đột nhập bất hợp
pháp và trộm cắp. Do đó, cần thiết phải có những hoạt
động cứu hoả không hạn chế trong chương trình b
ảo vệ an
ninh. Các vụ cố ý gây hoả hoạn nhằm che giấu tội ác cũng
khá phổ biến. Nhằm giảm thiểu nguy cơ và hậu quả của
nó, các viên bảo tồn nên thiết lập và thực hiện các chương
trình phòng chống hoả hoạn toàn di

chức năng khác nhau. Trước hết, chúng cung cấp 1
phương tiện xác định đám cháy bằng phương pháp thủ
công hoặc phương pháp tự động.Sau đó, chúng cảnh báo
cho mọi người trong toà nhà về tình trạng đám cháy và
yêu cầu mọi người di tản khỏi toà nhà. Một chức năng ph
ổ
biến khác trong hệ thống là truyền tín hiệu báo cháy tới
phòng b
ảo vệ hoặc các tổ chức phản ứng nhanh khác.
Chúng cũng có thể đóng các thiết bị điện, thông gió và
d
ừng các hoạt động đặc biệt khác hoặc khởi động các thiết
bị dập lửa tự động.
Phần này sẽ dành để mô tả các khía cạnh cơ bản của các
hệ thống phát hiện và cảnh báo cháy.
2.2. Bảng kiểm soát
Bảng kiểm soát là “bộ não” của hệ thống phát hiện và báo
cháy. Nó chịu trách nhiệm giám sát nhiều thiết bị cảnh
báo “đầu vào”, ví dụ như các thiết bị phát hiện cháy hoạt
động thủ công hay tự động, sau đó khởi động các thiết bị
cảnh báo “đầu ra” như còi, chuông, đèn báo, quay số điện
thoại khẩn cấp và các thiết bị kiểm soát toà nhà. Các bảng
kiểm soát rất đa dạng, từ đơn giản (thiết bị đầu vào và 1
thiết bị đầu ra) đến phức tạp (các thiết bị điều khiển bằng
vi tính kiểm soát một vài toà nhà trong cùng một khu
vực). Có 2 loại bảng kiểm soát cơ bản như sau:
- Các hệ thống phát hiện và cảnh báo cháy kiểu “truyền
thống”: là phương pháp được sử dụng từ rất lâu. Trong
hệ thống này, 1 hay nhiều hệ thống mạch được thiết kế
chạy trong toà nhà hoặc khu vực bảo vệ. Mỗi mạch điện

ấy ví dụ 1 hệ thống báo cháy của 1
toà nhà gồm có 5 mạch dây đánh số từ A đến E, mỗi mạch
có 10 thiết bị phát hiện khói và 2 hộp vận hành bằng tay
đặt ở nhiều phòng ở mỗi khu vực (A-E ). Nếu đám cháy
xuất hiện ở một trong những phòng thu
ộc khu vực A, máy
phát hi
ện khói sẽ báo hiệu. Bảng kiểm soát cháy sẽ thông
báo có đám cháy ở đoạn mạch (khu vực) A. Nhưng nó
không chỉ rõ loại máy nào phát hiện hoặc ở vị trí cụ thể
nào trong khu vực. Bộ phận nhân viên b
ảo vệ sẽ phải kiểm
tra toàn bộ khu vực để xác định thiết bị nào đang báo
cháy. Nếu mỗi khu vực có nhiều phòng, hoặc có nhiều
vùng cấm thì sẽ tốn nhiều thời gian và cơ hội quý giá kịp
thời dập tắt đám cháy có thể bị bỏ lỡ.
Ưu điểm của những hệ thống này là chúng tương đối đơn
giản, phù hợp với các toà nhà nhỏ và vừa. Nhân viên giám
sát không cần phải được đào tạo quá chuyên sâu.
Hạn chế của nó là đối với những toà nhà lớn, việc lắp đặt
sẽ rất tốn kém vì cần nhiều mạch điện để kiểm soát chính
xác các thiết bị báo động.
Các hệ thống này cũng đòi hỏi nhiều nhân lực, chi phí duy
trì hệ thống cao. Mỗi thiết bị báo động cần phải được thay
thế, lau chùi và kiểm tra định kỳ để tránh hỏng hóc. Với
hệ thống loại này không có cách nào xác định chính xác
thiết bị nào đang cần bảo dưỡng. Do vậy, ta phải tháo và
bảo dưỡng từng chiếc một. Vì thế nó rất tốn thời gian,
nhân lực và đòi hỏi nhiều cố gắng. Khi một sai sót xảy ra,
báo động chỉ chứng tỏ là đoạn mạch có vấn đề chứ không

xuyên đến mỗi đoạn mạch. Bằng cách này, nó liên hệ đến
từng thiết bị báo động để xác định được trạng thái của
chúng (bình thường hay khẩn cấp ). Quá trình giám sát