Bảo vệ tài liệu để chống những tổn thất do nước, hoả hoạn, các tác nhân
sinh học, trộm cấp và việc phá hoại gây ra

Sherelyn Ogden - Trưởng ban bảo tồn, Hội sử học Minnesota
Nghiên cứu để bảo vệ một cách tốt nhất cho nguồn tài liệu, chống lại những
nguyên nhân gây tổn thất phổ biến là nguyên tắc cơ bản trong công tác bảo
quản. Những hướng dẫn dưới đây sẽ giúp đỡ một cách đáng kể cho việc bảo
đảm an toàn vốn tài liệu. Nếu cần thêm thông tin chi tiết hơn nữa về những
chủ đề được thảo luận dưới đây, xin hãy tham khảo danh sách những tài liệu
kỹ thuật của NEDCC ở cuối phần này.
Những Tổn thất do nước và hoả hoạn gây ra:
Cách tốt nhất để đối mặt với những tổn thất này là phải chuẩn bị sẵn sàng đối
phó. Những biện pháp sẵn sàng ứng phó với trường hợp khẩn cấp là phần
quan trọng trong toàn bộ công tác bảo tồn. Một kế hoạch đối phó với trường
hợp khẩn cấp như vậy cần phải tính đến tất cả các mối đe doạ, bao gồm cả
những đe doạ đáng kể mà nước và lửa gây ra cho vốn tài liệu. Vì vậy, một kế
hoạch được hoạch định chi tiết và có hệ thống bằng văn bản sẽ giúp bạn phản
ứng nhanh chóng và hiệu quả với các trường hợp khẩn cấp xảy ra, giảm tối
thiểu những nguy cơ đe doạ đến những nhân viên cũng như vốn tài liệu và
toà nhà. Kế hoạch này phải bao gồm cả những biện pháp phòng ngừa lẫn
những biện pháp khắc phục, đồng thời phải có cả phần đào tạo và hướng dẫn.
Ví dụ như phải hướng dẫn và chỉ cho tất cả các nhân viên biết được vị trí và
cách thức điều khiển các van đóng mở của hệ thống ống nước trong toà nhà
lưu giữ vốn tài liệu. Phần này phải được triển khai thường xuyên, ít nhất là
một lần/năm. Bản kế hoạch phải đưa ra được danh sách các bước cần thiết
trong trường hợp đó. Bởi vì trong trường hợp khẩn cấp, do lúng túng và bối
rối nên nhân viên rất dễ quên những bước phải làm và những nguồn lực có
thể trợ giúp. Và hậu quả là những thời gian quý báu sẽ bị mất đi. Bản kế
hoạch phải được sao ra và phát cho mỗi người có trách nhiệm trong những
trường hợp khẩn cấp, được để bên ngoài và bên trong khu lưu giữ tài liệu.
Chống những tổn thất do nước gây ra là thiết yếu đối với công tác bảo tồn

có giá trị đặc biệt vẫn đang được nghiên cứu phát triển. Nhưng tóm lại, mỗi
khu vực lưu trữ cần phải có một vài bình dập lửa cầm tay chứa hoá chất khô
ABC và những nhân viên cần phải được hướng dẫn cách sử dụng. Mọi hệ
thống dập lửa cần được kiểm tra thường xuyên và bảo dưỡng đúng cách, tuân
thủ mọi yêu cầu kỹ thuật của nhà sản xuất.
Tất cả các kho chứa tài liệu giấy cần được trang bị hệ thống phát hiện và cảnh
báo cháy. Hệ thống này được nối trực tiếp với sở cứu hoả địa phương hoặc bộ
phận giám sát 24/24h. Hiện có nhiều loại hệ thống phát hiện và cảnh báo
cháy. Việc lựa chọn một hệ thống phù hợp với một tổ chức cụ thể phụ thuộc
vào nhiều yếu tố riêng của tổ chức đó như kiến trúc và chức năng của toà
nhà, và giá trị lưu trữ của nó. Cần tham vấn thêm một kỹ sư có kinh nghiệm
về an toàn cứu hoả cũng như hiểu rõ về các loại hệ thống phát hiện và cảnh
báo hoả hoạn hiện có. Tất cả các thiết bị phát hiện và chuông báo cần được
kiểm tra thường xuyên và bảo dưỡng theo đúng yêu cầu kỹ thuật của nhà sản
xuất.
Các nhân viên của tổ chức cần làm việc với sở cứu hoả địa phương để xây
dựng chương trình phòng chống hoả hoạn để bảo đảm loại trừ mọi nguy cơ
hoả hoạn hiện có. Các khoá huấn luyện và kiểm tra về hoả hoạn cần phải
được tổ chức thường xuyên. Các nhân viên cần được hướng dẫn cách thức
thoát hiểm khi xảy ra hoả hoạn.
Các tác nhân sinh học:
Mặc dù chó, mèo, chim và con người cũng có khả năng gây hư hại cho các bộ
sưu tập tư liệu nhưng các tác nhân sinh học chủ yếu lại là nấm mốc, các loài
gặm nhấm và côn trùng. Nấm mốc là nguy cơ đặc biệt nghiêm trọng, nhất là
đối với các tổ chức ở các khu vực khí hậu nóng, ẩm hay gần khu vực chứa
nước, độ ẩm không khí cao. Các bào tử nấm luôn thường trực trong môi
trường. Sức phá hoại của nấm mốc là rất lớn nên cần thực hiện những biện
pháp nhằm ngăn chặn chúng. Biện pháp hiệu quả nhất là duy trì độ ẩm và
nhiệt độ hợp lý, thông khí tốt, bảo đảm khu vực lưu trữ thông thoáng, sạch sẽ.
Nhiệt độ lý tưởng không qúa 70 độ F và độ ẩm tương đối không quá 50%.

ly ngay các hiện vật bị nhiễm ra khỏi bộ sưu tập. Các hiện vật ở cạnh vật bị
nhiễm bệnh cũng cần được cách ly. Cần xác định được loài gây hại vì điều
này giúp ích rất nhiều cho việc tiêu diệt và xác định được nguồn lây nhiễm.
Không nên phun thuốc diệt côn trùng trực tiếp vào bộ sưu tập vì những hoá
chất của chúng có thể gây hại cho bộ sưu tập đó. Ngoài ra, làm đông lạnh
cũng là một biện pháp được ưa chuộng vì nó tránh được các hoá chất độc hại.
Ngoài ra, còn có các biện pháp hun khói, làm thay đổi không khí cũng được
sử dụng. Nếu như phát hiện ra sâu bọ xâm nhập vào nguồn tài liệu, cần liên
hệ với một tổ chức bảo quản chuyên nghiệp để được tư vấn về những thông
tin cập nhật.
Trộm cắp và phá hoại:
Do các hiện vật lưu trữ trong thư viện và các cơ quan lưu trữ có giá trị cao
nên chúng cần phải được bảo vệ cẩn thận để tránh nạn trộm cắp và phá hoại.
Các biện pháp bảo vệ rất đa dạng từ những ổ khoá đơn giản đến hệ thống an
ninh tinh vi. Nói chung, các bộ sưu tập có giá trị bền vững cần được bảo đảm
về an ninh nếu như toà nhà lưu trữ ở gần khu vực công cộng. Các biện pháp
bảo vệ tốt nhất thường được sử dụng là các chuông báo động đột nhập vòng
ngoài và máy phát hiện cử động ở bên trong, được nối trực tiếp với sở cảnh
sát địa phương hay cơ quan giám sát bên ngoài suốt 24/24h. Trong thời gian
làm việc, tốt nhất chỉ nên có một cửa ra vào cho nhân viên trong toà nhà và
các nhà nghiên cứu. Tất cả các cửa khác cần được lắp đặt hệ thống báo động
để phát hiện bất cứ sự sử dụng không được phép nào. Các cửa sổ cần được
đóng và khoá kín. Các chìa khoá toà nhà và những khu vực lưu giữ những
hiện vật có giá trị cao phải được quản lý chặt chẽ. Phải lên danh sách những
người được giữ và yêu cầu nhân viên phải trả lại chìa khoá cho người lãnh
đạo cơ quan trước khi ra về. Việc ra vào khu vực lưu trữ phải được hạn chế
chặt chẽ, các nhà nghiên cứu phải đi kèm với một nhân viên của cơ quan nếu
họ đi vào khu vực này.
Việc sử dụng tài liệu của nhà nghiên cứu phải được quản lý và giám sát chặt
chẽ. Không bao giờ được để mặc họ một mình. Tốt nhất là họ được sử dụng