Tống Huy Cường Chuyên đề thực tập
LỜI MỞ ĐẦU
Trong những năm qua, cùng với sự phát triển của nền kinh tế, công
nghệ thông tin đã phát triển một cách mạnh mẽ, trở thành một ngành công
nghiệp quan trọng trong xã hội. Việc ứng dụng các thành tựu của công
nghệ thông tin vào đời sống là rất quan trọng, nó quyết định thành công
hay thất bại trong hoạt động sản xuất, kinh doanh của các tổ chức, doanh
nghiệp. Nhờ tin học hoá, công việc quản lý trở lên đơn giản, hiệu quả cao,
tiết kiệm sức lao động và nâng cao năng suất lao động của cán bộ quản lý.
Việt Nam đã và đang ứng dụng rất có hiệu quả các thành tựu của công
nghệ thông tin đặc biệt trong lĩnh vực quản lý. Các đơn vị, tổ chức dù là
doanh nghiệp hay đơn vị hành chính sự nghiệp cũng đang dần dần tiến
hành công tác tin học hoá công tác quản lý của mình.
Ngân hàng thương mại cổ phần Kỹ thương Việt Nam – Techcombank
là một trong những ngân hàng đi đầu về công nghệ của Việt Nam, hiện
đang áp dụng hệ thống quản trị và kiểm soát rủi ro tiên tiến. Để đảm bảo
cho sự tăng trưởng và phát triển một cách bền vững thì việc quản lý tiền
vay là một trong số các vấn đề rất được quan tâm.
Qua quá trình thực tập tại công ty, với mong muốn tìm hiểu sâu sắc
hơn về công nghệ thông tin, và các nghiệp vụ ngân hàng, em lựa chọn đề
tài: “Xây dựng hệ chương trình quản lý tiền vay tại Ngân hàng thương
mại cổ phần kỹ thương Việt Nam”. Kết cấu đề tài gồm ba phần chính sau:
CHƯƠNG I: TỔNG QUAN VỀ NGÂN HÀNG THƯƠNG MẠI CỔ
PHẦN KỸ THƯƠNG VIỆT NAM
CHƯƠNG II: CƠ SỞ VÀ CÁC PHƯƠNG PHÁP LUẬN XÂY DỰNG
HỆ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ TIỀN VAY
CHƯƠNG III: PHÂN TÍCH THIẾT KẾ HỆ CHƯƠNG TRÌNH
QUẢN LÝ TIỀN VAY
Tin học kinh tế
1
Tống Huy Cường Chuyên đề thực tập
GLOBUS cho toàn hệ thống Techcombank nhằm đáp ứng ngày càng tốt
hơn nhu cầu của khách hàng.
- 2002 Thành lập Chi nhánh Chương Dương và Chi nhánh Hoàn Kiếm
tại Hà Nôi. Thành lập Chi nhánh Hải Phòng tại Hải Phòng. Thành lập Chi
nhánh Thanh Khê tại Đà Nẵng. Thành lập Chi nhánh Tân Bình tại Thành
phố Hồ Chí Minh. Là Ngân hàng Cổ phần có mạng lưới giao dịch rộng
Tin học kinh tế
3
Tống Huy Cường Chuyên đề thực tập
nhất tại thủ đô Hà Nội. Mạng lưới bao gồm Hội sở chính và 8 Chi nhánh
cùng 4 Phòng giao dịch tại các thành phố lớn trong cả nước. Vốn điều lệ
tăng lên 104,435 tỷ đồng. Chuẩn bị phát hành cổ phiếu mới để tăng vốn
điều lệ Techcombank lên 202 tỷ đồng.
- 2003 Chính thức phát hành thẻ thanh toán F@stAccess-Connect 24
(hợp tác với Vietcombank) vào ngày 05/12/2003. Triển khai thành công hệ
thống phần mềm Globus trên toàn hệ thống vào ngày 16/12/2003. Tiến
hành xây dựng một biểu tượng mới cho ngân hàng. Đưa chi nhánh
Techcombank Chợ lớn vào hoạt động. Vốn điều lệ tăng lên 180 tỉ tại
31/12/2004
- 2004 Khai trương biểu tượng mới của Ngân hàng vào ngày
09/06/2004. Tăng vốn điều lệ lên 234 tỉ đồng vào 30/6/2004. Tăng vốn
điều lệ lên 252,255 tỷ đồng vào ngày 02/8/2004. Tăng vốn điều lệ lên 412
tỷ đồng vào ngày 26/11/2004. Ký hợp đồng mua phần mềm chuyển mạch
và quản lý thẻ với Compass Plus ngày 13/12/2004.
- 2005 Thành lập các chi nhánh cấp 1 tại: Lào Cai, Hưng Yên, Vĩnh
Phúc, Bắc Ninh, T.P Nha Trang (tỉnh Khánh Hoà), Vũng Tàu. Đưa vào
hoạt động các phòng giao dịch: Techcombank Phan Chu Trinh (Đà Nẵng),
Techcombank Cầu Kiều (Lào Cai), Techcombank Nguyễn Tất Thành,
Techcombank Quang Trung, Techcombank Trường Chinh (Hồ Chí Minh),
Techcombank Cửa Nam, Techcombank Hàng Đậu, Techcombank Kim
Techcombank hiện có vốn điều lệ là 1.500 tỉ đồng, tổng tài sản là gần
18.000 tỉ đồng và gần 1.800 nhân viên. Tốc độ tăng trưởng về tổng tài sản
và doanh thu hàng năm của Techcombank trong nhiều năm qua luôn đạt từ
30% trở lên. Trong 3-5 năm tới, Techcombank sẽ phấn đấu trở thành một
trong những ngân hàng tư nhân lớn nhất Việt Nam với vốn điều lệ trên 100
triệu USD và quản lý một tài sản hơn 1,5 tỷ USD.
Techcombank hiện đang phục vụ hơn 10,000 khách hàng doanh
nghiệp vừa và nhỏ, chiếm khoảng 65% doanh số tín dụng và 90% doanh
thu từ các dịch vụ phi tín dụng của ngân hàng. Với các doanh nghiệp vừa
Tin học kinh tế
5
Tống Huy Cường Chuyên đề thực tập
và nhỏ, Techcombank hiện đang cung cấp “siêu thị dịch vụ tài chính trọn
gói” hỗ trợ tối đa hoạt động kinh doanh trong nước cũng như nước ngoài
bao gồm tài khoản, tiền gửi, tín dụng, đầu tư dự án, tài trợ xuất nhập khẩu,
quản lý nguồn tiền, bao thanh toán, thuê mua, dịch vụ ngoại hối và quản trị
rủi ro, các chương trình cho vay ưu đãi và hỗ trợ xuất nhập khẩu theo các
thỏa thuận kt ý với các tổ chức quốc tế.
Với các doanh nghiệp nhà nước và tư nhân có quy mô lớn, hiện chiếm
khoảng 8% doanh số tín dụng và 8% doanh thu các dịch vụ phi tín dụng,
Techcombank đang cung cấp một loạt các dịch vụ hỗ trợ hiện đại như quản
lý ngân quỹ, thu xếp vốn đầu tư dự án, thanh toán quốc tế và các dịch vụ
ngân hàng điện tử.
Techcombank đang phục vụ gần 100,000 khách hàng dân cư, chiếm
27% doanh số tín dụng của Techcombank. Với khách hàng cá nhân,
Techcombank cung ứng trọn bộ các sản phẩm ngân hàng đáp ứng mọi nhu
cầu có thể phát sinh của khách hàng bao gồm các sản phẩm tài khoản, tiết
kiệm, tín dụng, thanh tóan, thẻ, đầu tư, bảo lãnh, bảo quản tài sản trên nền
tảng công nghệ hiện đại của hệ thống Globus, rất thuận tiện và có nhiều
tiện ích và giá trị gia tăng cho khách hàng, trong đó trụ cột là các nhóm sản
Trên cơ sở đánh giá tiềm lực của ngân hàng tại thời điểm hiện tại và
các cơ hội phát triển trong thời gian tới. Mục tiêu của chiến lược 2005-2010
là tạo ra bước đột phá nhảy vọt trong những năm tới để duy trì vị thế của
Techcombank là một ngân hàng thương mại cổ phần đa năng hàng đầu Việt
Nam.
Với mục tiêu đó, Techcombank đã lên chương trình mở rộng cả về
chiều rộng và chiều sâu với các kế hoạch mở rộng cơ sở khách hàng, mạng
lưới, quy mô cũng như tăng cường quy trình kiểm soát rủi ro chặt chẽ. Đồng
thời, với mục tiêu tăng vốn cổ phần lên 1600 tỷ đồng vào cuối năm 2010 và
chỉ số ROE đạt 20% một năm, Techcombank mong muốn tạo ra sự thoả mãn
cho khách hàng, lợi nhuận cao cho cổ đông và nhân viên dựa trên những sản
phẩm dịch vụ xây dựng bằng hệ thống công nghệ hiện đại.
Tin học kinh tế
7
Tống Huy Cường Chuyên đề thực tập
* Sơ đồ tổ chức của Techcombank:
Tin học kinh tế
Phòng Hạ tầng công
nghệ và truyền thông
Phòng HTTT thẻ
Đại hội đồng cổ đông
Ban kiểm soát
Văn phòng hội đồng
quản trị
Hội đồng quản trị
Hội đồng tín dụng
Ban tổng giám đốc
Hội đồng tín dụng
Phòng hỗ trợ và phát
triển ứng dụng
Văn phòng
Ban đào tạo
Ban phát triển SP- DV
Ngân hàng doanh nghiệp
Ban quản lý chất lượng
Ban QL Ủy thác đầu tư,
quản lý TS và TT vốn
8
Tống Huy Cường Chuyên đề thực tập
1.2 Trung tâm ứng dụng và phát triển sản phẩm dịch vụ
công nghệ ngân hàng
* Chức năng, nhiệm vụ.
- Quản lý điều hành toàn bộ hoạt động về cung cấp hỗ trợ và phát triển
sản phẩm dịch vụ công nghệ ngân hàng phục vụ cho hoạt động kinh doanh
trên toàn hệ thống Techcombank và các ngân hàng liên minh được hội
đồng quản trị, ban chấp hành chấp thuận.
- Nghiên cứu, xây dựng chiến lược phát triển công nghệ cho từng giai
đoạn của Techcombank.
- Tham gia tổ chức, quản lý, thực hiện và giám sát các chu trình triển
khai dự án về công nghệ trên toàn hệ thống Techcombank.
- Thực hiện các chức năng nhiệm vụ có liên quan khác theo yêu cầu
của ban lãnh đạo.
- Tham gia tổ chức, nghiên cứu và phát triển sản phẩm dịch vụ ngân
hàng dựa trên nền tảng công nghệ cao.
- Tham gia công tác huấn luyện, đào tạo đội ngũ cán bộ thuộc trung
tâm nói riêng và bồi dưỡng kiến thức công nghệ cho cán bộ nhân viên trên
toàn hệ thống nói chung.
* Cơ cấu tổ chức.
Trung tâm ứng dụng và phát triển sản phẩm dịch vụ công nghệ ngân
hàng được tổ chức theo mô hình phân khu chức năng bao gồm 3 phòng.
- Được quyền phát biểu, giải thích thuyết phục ( tham mưu ) cho ban
điều hành tất cả các vấn đề liên quan tới công nghệ ngân hàng.
- Được quyền nhận, thu thập những tài liệu thông tin từ các bộ phận
khác của ngân hàng để xử lý nhằm phục vụ cho công tác quản trị hệ thống
thông tin.
- Được quyền tổ chức các nhân viên trong phòng, phối hợp với các cán
bộ nhân viên thuộc bộ phận khác trong ngân hàng cũng như các chyên gia
tư vấn bên ngoài để nghiên cứu phổ biến những vấn đề liên quan tới công
nghệ thông tin.
Tin học kinh tế
10
Tống Huy Cường Chuyên đề thực tập
- Thực hiện các quyền hạn khác trong thẩm quyển theo sự ủy quyền
của tổng giám đốc.
Chịu trách nhiệm trước Hội Đồng quản trị và ban điều hành về chất
lượng, hiệu quả của các sản phẩm dịch vụ công nghệ cung ứng trên cơ sở
tuân thủ tính quy luật và tiêu chuẩn của hệ thống công nghệ ngân hàng.
1.3 Tình hình ứng dụng công nghệ trong Techcombank
Techcombank hiện là một trong những ngân hàng đi đầu tại Việt Nam
về công nghệ với các mục tiêu và chiến lược rõ ràng, luôn luôn chú trọng
việc áp dụng công nghệ vào các hoạt động vận hành và quản trị của ngân
hàng, coi đây là cơ sở nền tảng của việc tạo ra các dịch vụ ngân hàng hiện
đại, chính xác tự động, trực tuyến có nhiều giá trị cho khách hàng trong khi
đồng thời cho phép ngân hàng có được các công cụ tiên tiến, tự động và đa
chiều trong việc quản trị hoạt động kinh doanh và kiểm soát rủi ro. Cuối
năm 2003 Techcombank đã nối mạng trực tuyến toàn hệ thống với phần
mềm Globus của Temenos. Globus là một hệ thống tin học được sử dụng
cho hạch toán, quản trị ngân hàng một cách toàn diện. Globus hoàn toàn
đáp ứng đựơc các chỉ tiêu khắt khe nhất của thị trường dịch vụ tài chính
quốc tế nhờ các tính năng nổi trội sau:
tiếp tục cải tiến các dịch vụ E-Banking.
Trong năm 2005, Techcombank đã nâng cấp thành công phần mềm
quản trị ngân hàng lõi (core banking) từ phiên bản Globus lên phiên bản
T24 (T24r5) của nhà cung cấp các giải pháp ngân hàng hàng đầu thế giới
Temenos. Hệ thống phần mềm quản trị ngân hàng T24r5 với các tính năng
tiên tiến nổi bật như hỗ trợ đa máy chủ, cải thiện đáng kể tốc độ hạch toán
và truy xuất thông tin, cho phép thực hiện tới 1000 giao dịch ngân
hàng/giây, cùng lúc cho phép tới 110 000 người truy cập, và quản trị tới 50
triệu tài khoản khách hàng. T24r5 cũng hỗ trợ thực hiện giao dịch qua hệ
thống 24h/ ngày, xóa bỏ tình trạng giao dịch qua hệ thống bị ngừng trệ
trong thời gian quyết toán theo phương thức khóa ngày truyền thống.
Một phần mềm quan trọng khác cũng được Techcombank khai trương
trong năm 2005, đó là hệ thống phần mềm chuyển mạch và quản lý thẻ
Tin học kinh tế
12
Tống Huy Cường Chuyên đề thực tập
Compass Plus, hệ thống quản lý thẻ mới và hiện đại này cung cấp cho
Techcombank những ứng dụng công nghệ tiên tiến theo các chuẩn mực
quốc tế, tạo điều kiện cho Techcombank chủ động xây dựng một hệ thống
sản phẩm thẻ đa dạng có khả năng đáp ứng nhu cầu ngày càng cao trong
lĩnh vực thẻ.
Cũng trong năm 2005, Techcombank đã ký kết thỏa thuận hợp tác với
Công ty điện toán và truyền số liệu VDC, qua đó hai bên sẽ hợp tác với
nhau trong việc gắn kết cơ sở hạ tầng công nghệ thông tin và truyền thông-
Ngân hàng để cung cấp các sản phẩm dịch vụ đa dạng cho khách hàng và
người sử dụng. Thỏa thuận hợp tác giữa Techcombank và VDC sẽ có hai
giai đoạn chính kéo dài đến năm 2006: giai đoạn xây dựng cổng thanh toán
giữa VDC và Techcombank và giai đoạn liên kết phát hành thẻ thanh toán
đa dịch vụ chung, cho phép khách hàng sử dụng các dịch vụ do VDC cung
cấp và thanh toán qua ngân hàng…Trong các giai đoạn tiếp theo, hai bên sẽ
sẽ bị phá sản do cạnh tranh yếu hoặc không kiểm soát được toàn bộ rủi ro
là một thách thức lớn.
Techcombank là một trong những ngân hàng đi đầu về công nghệ của
Việt Nam với việc đã nối mạng trực tuyến toàn hệ thống với phần mềm
Globus. Globus là một hệ thống tin học được sử dụng cho hạch toán, quản
trị ngân hàng một cách toàn diện nó có rất nhiều các tính năng ưu việt tuy
nhiên khi áp dụng vào Việt Nam sẽ gặp những khó khăn do quy trình gia
hạn tương đối phức tạp, việc điều chỉnh lãi suất diễn ra khá thường xuyên.
Các tiêu chí phân loại hợp đồng để làm căn cứ tính lãi suất ở Việt Nam
cũng thay đổi một cách linh hoạt theo chính sách tài khóa của Ngân hàng
Nhà nước.
Nhận thức được vấn đề trên, cùng với những định hướng của Thầy
Nguyễn Văn Thư em đã lựa chọn đề tài “Xây dựng hệ chương trình quản
lý tiền vay tại Ngân hàng thương mại cổ phần kỹ thương Việt Nam”.
Tin học kinh tế
14
Tống Huy Cường Chuyên đề thực tập
CHƯƠNG II: CƠ SỞ VÀ CÁC PHƯƠNG PHÁP LUẬN
XÂY DỰNG HỆ CHƯƠNG TRÌNH QUẢN LÝ TIỀN VAY
2.1 Tổ chức và thông tin trong tổ chức
Tổ chức là một hệ thống được tạo ra từ các cá thể để làm dễ dàng việc
đạt mục tiêu bằng hợp tác và phân công lao động.
Chủ thể quản lý thu nhận thông tin từ môi trường và từ chính đối
tượng quản lý của mình mà xây dựng mục tiêu, lập kế hoạch, bố trí cán bộ,
chỉ huy, kiểm tra và kiểm soát sự hoạt dộng của toàn bộ tổ chức. Kết quả
lao động của cán bộ quản lý chủ yếu là các quyết định tác động vào đối
tượng quản lý nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra.
Có thể nói thông tin vừa là nguyên liệu đầu vào vừa là sản phẩm đầu
ra của hệ thống quản lý. Thông tin là thể nền của quản lý cũng giống như
năng lượng là thể nền của mọi hoạt động. Không có thông tin thì không có
- Hệ thống thông tin xử lý giao dịch TPS (transaction processing
system).
Như chính tên của chúng đã nói rõ các hệ thống xử lý giao dịch xử lý
các dữ liệu từ các giao dịch mà tổ chức thực hiện hoặc với khách hàng, với
nhà cung cấp, những người cho vay hoặc với nhân viên của nó. Các giao
dịch sản sinh ra các tài liệu và các giấy tờ thể hiện những giao dịch đó. Các
hệ thống xử lý giao dịch có nhiệm vụ tập hợp tất cả các dữ liệu cho phép
theo dõi các hoạt động của tổ chức. Chúng trợ giúp các hoạt động ở mức
tác nghiệp.
Tin học kinh tế
Nguồn Đích
Thu thập
Xử lý và
lưu giữ
Kho dữ liệu
Phân phát
16
Tống Huy Cường Chuyên đề thực tập
Cấu trúc:
- Hệ thống thông tin quản lý MIS (Management Information System).
Là những hệ thống trợ giúp các họat động quản lý của tổ chức, các
họat động này nằm ở mức điều khiển tác nghiệp, điều khiển quản lý hoặc
lập kế hoạch chiến lược. chúng dựa chủ yếu vào các cơ sở dữ liệu được tạo
ra bởi các hệ xử lý giao dịch cũng như từ các nguồn dữ liệu ngoài tổ chức.
Nói chung chúng tạo ra các báo cáo cho các nhà quản lý một cách định kỳ
hoặc theo yêu cầu. Các báo cáo này tóm lược tình hình về một mặt đặc biệt
nào đó của tổ chức. Các báo cáo này thường có tính so sánh, chúng làm
tương phản tình hình hiện tại với một tình hình đã được dự kiến trước, tình
hình hiện tại với một dự báo, các dữ liệu hiện thời của cá doanh nghiệp
trong cùng một ngành công nhiệp, dữ liệu hiện thời và các dữ liệu lịch sử.
Thêm vào đó nó còn phải có khả năng mô hình hóa để có thể phân lớp và
đánh giá các giải pháp. Nói chung đây là các hệ thống đối thoại có khả
năng tếp cận một hoặc nhiều cơ sở dữ liệu và sử dụng một hoặc nhiều mô
hình để biểu diễn và đánh giá tình hình.
- Hệ thống chuyên gia ES (Expert System).
Đó là những hệ thống cơ sở trí tuệ, có nguồn gốc từ nghiên cứu về trí
tuệ nhân tạo, trong đó có sự biểu diễn bằng các công cụ tin học những tri
thức của một chuyên gia về một lĩnh vực nào đố. Hệ thống chuyên gia
được hình thành bởi một cơ sở trí tuệ và một động cơ suy diến. có thể xem
lĩnh vực hệ thống chuyên gia như là mở rộng của những hệ thống đối thoại
trợ giúp ra quyết định có tính chuyên gia hoặc như một sự tiếp nối của lĩnh
Tin học kinh tế
Vào
- CSDL giao dịch
- CSDL ngoài
- Yêu cầu thông tin
của nhà quản lý
Chương trình
- Tổng hợp
- Lọc
- Sắp xếp
- Phân tích
Ra
- Báo cáo tổng hợp
- Báo cáo theo yêu
cầu
CSDL quản lý
18
Tống Huy Cường Chuyên đề thực tập
vực hệ thống trợ giúp lao động trí tuệ. Tuy nhiên đặc trưng riêng của nó
- Khuyến nghị
- Lời khuyên
CSDL
DSS
CSDL
Tin tức
19
Tống Huy Cường Chuyên đề thực tập
tổ chức thành công trong việc đối đầu với các lực lượng cạnh tranh thể hiện
qua khách hàng, các nhà cung cấp, các doanh nghiệp cạnh tranh mới xuất
hiện, các sản phẩm thay thế và các tổ chức khác trong cùng một ngành
công nghiệp.
b. Phân loại hệ thống thông tin trong tổ chức doanh nghiệp
Các thông tin trong một tổ chức được phân chia theo cấp quản lý và
trong mỗi cấp quản lý, chúng lại được chia theo nghiệp vụ mà chúng phục
vụ. Theo cách phân loại này thì có các hệ thống:
- Hệ thống thông tin tài chính.
- Hệ thống thông tin Marketing.
- Hệ thống thông tin quản lý kinh doanh và sản xuất.
- Hệ thống thông tin nguồn nhân lực.
- Hệ thống thông tin văn phòng.
2.2.3 Mô hình biểu diễn hệ thống thông tin
Cùng với quan điểm của người mô tả. Chẳng hạn một khách hàng nhìn
một cửa giao dịch tự động của một ngân hàng như một thực thể cấu thành
từ một đầu cuối với những câu hỏi được hiện ra trên màn hình và một tập
hợp các thủ tục cần thực hiện (đưa thẻ ngân hàng vào khe đọc, nhập mã cá
nhân, trả lời các câu hỏi về loại giao dịch cần thực hiện, nhập số lượng tiền
vào từ bàn phím, lấy tiền ở hốc trả tiền ). Đối với giám đốc dịch vụ khách
hàng ở ngân hàng mô tả hệ thống đố như một thực thể cho phép thực hiện
việc gửi và rút tiền với giá trị lớn nhất là 500 USD, chuyển tiền từ tài
dịch rút tiền ngân hàng theo mô hình này.
Mô hình vật lý trong liên quan tới những khía cạnh vật lý của hệ thống
tuy nhiên không phải là cái nhìn của người sử dụng mà là của nhân viên kỹ
thuật. Chẳng hạn đó là những thông tin liên quan tới loại trang thiết bị được
dùng để thực hiện hệ thống, dung lượng kho lưu trữ và tốc độ xử lý của
thiết bị, tổ chức vật lý của dữ liệu trong kho chứa, cấu trúc cảu các chương
trình và ngôn ngữ thể hiện. mô hình giải đáp câu hỏi: như thế nào? Giám
đốc khai thác tin học mô tả hệ thống tự động hóa ở quầy giao dịch theo mô
hình vật lý trong này.
Tin học kinh tế
21
Tống Huy Cường Chuyên đề thực tập
Mỗi mô hình là kết quả một góc nhìn khác nhau, mô hình lô gíc là kết
quả của góc nhìn quản lý, mô hình vật lý ngoài là của góc nhìn sử dụng, và
mô hình vạt lý trong là của góc nhìn kỹ thuật. Ba mô hình trên có độ ổn
định khác nhau, mô hình lô gíc là ổn định nhất và mô hình vật lý trong là
hay biến đổi nhất.
2.3 Quy trình xây dựng chương trình cho hệ thống thông tin quản
lý
2.3.1 các phương pháp thu thập thông tin
* Phỏng vấn
Phỏng vấn và nghiên cứu tài liệu là hai công cụ thu thập thông tin đắc
lực nhất dùng cho hầu hết các dự án phát triển hệ thống thông tin. Phỏng
vấn cho phép thu được những xử lý theo cách khác với mô tả trong tài liệu.
Gặp được những người chịu trách nhiệm trên thực tế, số người này có thể
không được ghi trên văn bản tổ chức: Thu được những nội dung cơ bản
khái quát về hệ thống mà nội dung đó khó có thể nắm bắt được khi tài liệu
quá nhiều, đặc biệt là mục tiêu của tổ chức.
* Nghiên cứu tài liệu
Cho phép nghiên cứu kỹ và tỉ mỉ về nhiều khía cạnh của tổ chức như:
người gủi phiếu phải là cấp trên của các đối tượng nhân phiếu.
* Quan sát
Khi phân tích viên muốn nhìn thấy những gì không thể hiện trên tài
liệu hoặc qua phỏng vấn.
Quan sát sẽ có khi gặp khó khăn vì người bị quan sát không thực hiện
giống như ngày thường.
Ngoài việc lựa chọn công cụ, phân tích viên phải xác định các nguồn
thông tin. Những nguồn dùng trong giai đoạn đánh giá yêu cầu đương
nhiên vẫn được xem xét ở đây. Tuy nhiên cần phải đi sâu hơn. Phải phỏng
vấn nhân viên chịu trách nhiệm về các hoạt động xử lý dữ liệu khác nhau
và gặp những người quản lý họ. Khi phỏng vấn các câu hỏi cần phải chính
xác hơn vì phân tích viên phải hiểu chi tiết. Cần lưu ý đến vai trò quan
Tin học kinh tế
23
Tống Huy Cường Chuyên đề thực tập
trọng của người sử dụng và lợi thế khi có họ tham gia vào trong đội ngũ
phân tích.
2.3.2 Mã hóa dữ liệu
Mã hóa dữ liệu là một công việc rất cần thiết khi xây dựng hệ thống
thông tin. Việc mã hóa dữ liệu mang lại nhiều lợi ích :
Giúp ta phân biệt, nhận diện các đối tượng
Chẳng hạn trong tập tin về khách hàng, nếu mỗi khách hàng được
nhận diện chỉ bởi cái tên thì sẽ có khả năng xẩy ra sự nhầm lẫn khi có
nhiều khách hàng trùng tên hoặc có nhiều tên hay viết không chính xác tên
khách hàng. Do đó cần phải gán cho mỗi khách hàng một thuộc tính định
danh, còn gọi là mệnh danh mang tính duy nhất, chẳng hạn như một con số.
Mô tả nhanh chóng các đối tượng.
Chẳng hạn một tên công ty thường rất dài, khó nhớ và khó viết vì vậy
sẽ làm chậm việc nhập mỗi lần làm việc với tên công ty đó. Nếu được vào
qua một số ký hiệu ngắn gọn, rồi truy tìm trong bản mã hóa để lấy ra tên
Điều khiển Phích
Tin học kinh tế
25
Copyright: Tài liệu đại học ©