Tìm hiểu về “5W” và
“1H” trong tổ chức sự
kiện
“Nguyên tắc “5H” và “1H” cũng được áp dụng trong Event, hãy theo sát
những nguyên tắc này khi lên kế hoạch cho một sự kiện.
I. WHY: Tại sao?
WHY đề cập đến mục đích tổ chức sự kiện? Hãy để nó bắt nguồn từ những
gì bạn muốn từ sự kiện này. Ví dụ: Bạn muốn tổ chức sự kiện để nâng cao
hình ảnh thương hiệu công ty, để tăng doanh thu của công ty, quảng bá sản
phẩm/dịch vụ hoặc để thúc đẩy một chương trình cộng đồng v v…
Xác định mục tiêu của sự kiện khi bắt đầu lập kế hoạch sự kiện rất là rất
quan trọng vì nó cung cấp cho bạn các hướng mà bạn nên tiếp tục để hoàn
thành mục tiêu của bạn. Tổ chức một sự kiện mà không có mục tiêu rõ ràng
là một sự lãng phí rất lớn về thời gian và nguồn lực.
II. WHAT: Cái gì?
Có nghĩa là những gì bạn sẽ làm trong sự kiện của mình, bao gồm:
* Tên sự kiện: Tên của sự kiện này là gì? Ví dụ “Lễ hội hoa Đà lạt”
* Thực đơn cho thức ăn và đồ uống: Danh sách các mặt hàng thực phẩm và
đồ uống bạn sẽ phục vụ trong các sự kiện để khách hàng và đối tượng mục
tiêu. Hãy luôn luôn tham khảo ý kiến của phía cung cấp (như nhà hàng,
khách sạn, trung tâm hội nghị nơi đặt tiệc) khi quyết định chọn menu cho
thức ăn và đồ uống, vì họ sẽ là những người biết rõ về vấn đề này hơn bạn,
ví dụ như rượu vang được phục vụ như thế nào cho phù hợp (vang trắng khi
ăn với thịt đỏ và vang đỏ dùng với hải sản) vì họ đã qua các khóa đào tạo.
Hãy luôn nhớ thực đơn cũng nên đi theo chủ đề của sự kiện cũng như sở
thích và tôn giáo của khách hàng khi quyết định chọn. Nếu đa số các khách
mời của bạn là người ăn chay, thì hãy nên phục vụ nhiều các món chay trong
bữa tiệc của sự kiện đó. Tương tự như vậy, nếu đa số khách hàng của bạn là
những người có ý thức về sức khỏe (như bác sĩ, chuyên gia dinh dưỡng) thì
hãy nên có một số mặt hàng thực phẩm ít calo trong thực đơn mà bạn chọn,
nếu nạn không muốn họ về nhà với một cái dạ dày trống rỗng. Cũng nên lưu

thể…
* Ngân sách: Để xác định ngân sách cho sự kiện của bạn, hãy tìm hiểu chi
phí cho sản xuất, thuê mướn, nhân sự, ý tưởng và marketing, PR cho sự
kiện. Để xác định chi phí sản xuất, hãy tạo ra một danh sách (checklist) các
dịch vụ hậu cần được sử dụng trong sự kiện này và sau đó tổng hợp các chi
phí thuê, sản xuất. Bạn có thể xác định chi phí marketing trên cơ sở chi phí
quảng cáo trước đây của một sự kiện tương tự. Nếu là lần đầu tiên làm, hãy
hỏi kinh nghiệm của những người làm trước hoặc nhờ một đơn vị chuyên
nghiệp trong việc thực hiện những chiến dịch quảng cáo như thế này (đối
với những sự kiện có quy mô lớn). Dựa trên phí sản xuất và chi phí
marketing, xác định chi phí quản lý (tức là chi phí để điều hành kinh doanh)
trong chi phí quản lý này là bao gồm lệ phí và tiền lương của nhân viên.
Thường thì phí quản lý sẽ được tính vào khoảng từ 10% – 15% tùy tính chất
sự kiện và quy định của các công ty. Là một người làm sự kiện, bạn phải có
khả năng tận dụng các hạng mục sản xuất, tiếp thị và chi phí vận hành cũng
như bạn phải có khả năng tạo ra lợi nhuận đáng kể. Quản lý các sự kiện và
quản lý ngân sách trước, trong và sau sự kiện là một bài toán khá khó khăn
và đòi hỏi sự giúp đỡ từ một chuyên gia có kinh nghiệm. Tốt hơn hãy để
việc này cho kế toán hoặc cấp trên nếu bạn chưa đủ kinh nghiệm.
Hãy luôn nắm nguyên tắc “5W và 1H” để tránh thiếu sót khi lên kế hoạch
cho event
III. WHEN: Khi nào?
Khi nào tổ chức sự kiện (ngày và thời gian)? Hãy lưu ý những điều sau khi
lựa chọn ngày và thời gian cho sự kiện:
1) Chọn ngày và thời gian theo mục tiêu tiện lợi và có khán giả. Ví dụ như:
không tổ chức các sự kiện trong những ngày làm việc, thời gian diễn ra các
lễ hội khác. Thời gian tốt nhất để tổ chức sự kiện là những ngày cuối tuần
như thứ bảy hoặc chủ nhật.
2) Hãy chắc chắn rằng thời gian sự kiện của bạn diễn ra không cùng thời
điểm với những sự kiện lớn hơn và quan trọng hơn. Ví dụ: sẽ không phải là