CHƯƠNG 1
NHẬP MÔN QUẢN TRỊ
HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG
I.NHỮNG KHÁI NIỆM
II.CHỨC NĂNG & NHIỆM VỤ CỦA HÀNH CHÍNH VĂN
PHÒNG DOANH NGHIỆP
III.NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH CHÍNH VĂN PHÒNG
I. NHỮNG KHÁI NIỆM
 I.1 Quản trị
 Có nhiều định nghĩa về quản trị
 Quản trị là những phương thức đạt mục tiêu chung
thông qua sự phối hợp hoạt động của các cá nhân và tổ
chức.
 Quản trị là nghệ thuật sử dụng nguồn lực nhằm đạt
mục tiêu với hiệu quả mong muốn
 Quản trị là quá trình hoạch định, tổ chức, điều
hành và kiểm tra các nguồn lực nhằm đạt được mục
tiêu chung.
 Nói đến quản trị là nói đến yếu tố con người và
thông qua hoạt động của con người để đạt mục tiêu.
Quá trình quản trị thường được thực hiện qua các chức
năng quản trị (PODC hay POLC)
 QUẢN : duy trì, ổn định, giữ vững
 TRỊ : sự thay đổi, năng động, biến đổi
 Do đó có thể hiểu “Quản trị là duy trì sự ổn định
trong sự biến động”
 Vấn đề : Quản tri kinh doanh là gì ?
 I.2 Hành chính
 Hoạt động hành chính xuất hiện gắn liền với sự ra
đời của nhà nước. Nó có 2 nghĩa chính

 Tiếp cận chức năng : văn phòng là nơi thực hiện
một loại hình công việc (văn phòng luật sư, văn phòng
công chứng …)
 Tiếp cận hoạt động : văn phòng là trụ sở làm việc
của một đơn vị (doanh nghiệp, cơ quan …)
 Tóm lại
 Văn phòng là địa điểm làm việc của một tổ chức, là
trung tâm xử lý thông tin và điều hành hoạt động,
đồng thời là trung tâm giao tiếp giữa tổ chức với bên
ngoài.
 Văn phòng doanh nghiệp là bộ máy điều hành tổng
hợp, là nơi thu thập xử lý thông tin hỗ trợ cho quản trị,
là nơi bảo đảm các điều kiện vật chất kỹ thuật nhằm hỗ
trợ phục vụ cho các hoạt động của doanh nghiệp.
 Đối với doanh nghiệp
 Doanh nghiệp luôn gắn liền với hoạt động của văn
phòng (ngay cả trong khái niệm văn phòng ảo).
 Hoạt động văn phòng luôn gắn liền với yếu tố con
người, quản lý con người.
 Văn phòng là bộ mặt của doanh nghiệp, vì nó là
nơi giao tiếp của doanh nghiệp với khách hàng và đối
tác.
 Bốn yếu tố cấu thành văn phòng
 Con người : các nhà quản trị, nhân viên …
 Hệ thống trang thiết bị : máy móc văn phòng, trang
bị kỹ thuật, yếu tố vật chất …
 Hệ thống nguyên tắc thủ tục : cơ cấu, phân quyền,
nguyên tắc, thủ tục …
 Hệ thống nghiệp vụ hành chính văn phòng
 Hiệu quả hoạt động hành chính văn phòng phụ thuộc

 Chức năng hỗ trợ : phục vụ & dịch vụ cho các đơn
vị trong bộ máy quản lý
 II.2 Nhiệm vụ
 Xây dựng kế họach họat động cho bộ máy quản lý và
chương trình hành động cho các nhà quản trị
 Thu thập, xử lý và tổng hợp thông tin phục vụ các
nhà quản trị và quá trình quản trị
 Theo dõi việc thực hiện quyết định, tham mưu cho
các cấp quản lý giải quyết các vấn đề phát sinh
 Tổ chức công tác văn thư, biên tập và ban hành văn
bản
 Tổ chức công tác lưu trữ, bảo quản, hủy bỏ hồ sơ tài
liệu
 Tổ chức các cuộc họp, hội nghị, chuyến công tác,
đàm phán …
 Bảo đảm cơ sở vật chất kỹ thuật cho bộ máy quản lý
và quá trình quản lý của doanh nghiệp
 Quản lý tài sản, kiểm kê, đánh giá tài sản
III. NHÀ QUẢN TRỊ HÀNH
CHÍNH VĂN PHÒNG
 III.1 Khái niệm
 Nhà quản trị là những người có quyền ra lệnh và
điều hành công việc của những người khác và chịu trách
nhiệm trước kết quả của họ.
 Nhà quản trị phải có người dưới quyền
 Nhà quản trị phải gắn bó chặt chẽ quyền và trách
nhiệm
 Có nhiều lọai nhà quản trị trong doanh nghiệp : nhà
quản trị tổng quát và nhà quản trị chức năng
 Nhà quản trị hành chính văn phòng là những nhà

 Mức độ phức tạp và quan trọng của công tác hành
chính
 Nhu cầu và mức độ giao tiếp trong họat động của
doanh nghiệp.
 Đối với các doanh nghiệp nhỏ không cần nhà quản
trị hành chính cấp cao
 III.2 Tiêu chuẩn của nhà quản trị HCVP
 Có khả năng quản trị
 Am hiểu chuyên môn nghiệp vụ hành chính
 Có khả năng huấn luyện đào tạo
 Khả năng giao tiếp và ngọai giao
 Khả năng truyền thông
 Khả năng làm việc nhóm
 Tinh thần vững vàng, bình tĩnh hòa đồng
 Chịu đựng được áp lực công việc