Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Th¬ng m¹i
PHẦN MỞ ĐẦU
Trong bối cẩnh Việt Nam gia nhập Tổ chức Thương mại Thế giới
(WTO), kinh doanh hàng hoá dịch vụ nói chung và hoạt động giao nhận vận
tải quốc tế nói riêng luôn là một mắt xích trong chuỗi liên hoàn của hoạt động
xuất nhập khẩu, nó phục vụ cho nhu cầu giao lưu buôn bán giữa các khu vực
và giữa các quốc gia trên thế giới. Đây là loại dịch vụ Thương mại không cần
đầu tư nhiều vốn nhưng lợi nhuận thu được lại tương đối ổn định, góp phần
làm cho nền kinh tế đất nước phát triển nhịp nhàng, cân đối, mở rộng các mối
quan hệ về nhiều mặt (chính trị, luật pháp văn hoá – xã hội… ) với các quốc
gia khác nhau. Có thể nói giao nhận vận tải hàng hóa quốc tế là nhịp cầu nối
giữa người xuất khẩu và người nhập khẩu, giao nhận vận tải quốc tế là một
khâu quan trọng không thể thiếu trong suốt quá trình kinh doanh xuất nhập
khẩu và nhất là trong thời đại như hiện nay nhu cầu xuất nhập khẩu là rất lỡn.
Cùng với sự phát triển của giao nhận hàng hóa Thương mại quốc tế,
giao nhận vận tải quốc tế ngày càng phát triển, các công ty cạnh tranh gay gắt
với nhau. Hiện nay trên toàn lãnh thổ Việt Nam đã có gân 400 doanh nghiệp
kinh doanh trong lĩnh vực giao nhận vận tải thuộc đủ các thành phần kinh tế
hoạt động rộng khắp trong cả nước, tiêu biểu là Vietrans, Vietfract,
Vinalines… và nhiều doanh nghiệp cổ phần hay doanh nghiệp tư nhân khác.
Nhưng lĩnh vực hoạt động giao nhận quốc tế là lĩnh vực còn rất mới mẻ đối
với nước ta, hơn nữa hoạt động giao nhận quốc tế lại là một công việc hết sức
phức tạp, liên quan đến yếu tố nước ngoài như luật pháp- văn hóa của các
nước bạn hàng, ngôn ngữ, tập tục, tập quán, các thông lệ quốc tế… Do đó có
nhiều vấn đề cần phải làm để không ngừng nâng cao trình độ nghiệp vụ lên
ngang tầm quốc tế để phục vụ tốt cho công tác xuất nhập khẩu và các hoạt
1
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Th¬ng m¹i
động kinh tế đối ngoại khác. Công ty Cổ phần Thương mại và vận tải Quôc tế
Châu Giang là một trong những doanh nghiệp Việt Nam hoạt động trong lĩnh
vực giao nhận vận tải hàng hoá quốc tế. Bên cạnh những kết quả đạt được,
Quân 4, TP HCM.
-Chi nhánh Hải Phòng: - Số 1 Ngô Quyền ( Trong bãi Viconship)
Công ty cô phần thương mại và vận tải quôc tế Châu Giang được thành
lập từ năm 1996 tại Hà Nội chưc năng chính là giao nhân vận chuyển hàng
hóa quốc tế bằng đường không và đường biển, lúc đầu công ty mới đi vào
hoạt động chỉ la Công ty TNHH qua qúa trình hình thành và phát triên không
ngừng qua các năm Công ty đã đững vững được trên thị trường, từ những
bước phát triển qua từng năm cho đến ngày 04 tháng 06 năm 2002 Công ty đã
chuyển sang một giai đoan mới đó la chuyển từ một công ty TNHH sang
3
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Th¬ng m¹i
thành Công ty cổ phần hóa và được mang tên Công ty cô phân Thương mại
và vân tải quốc tế Châu Giang, theo giấy phép số 0103001102 của sở kế
hoạch đầu tư Hà Nội với số vốn điều lệ la: 2000.000.000 (Hai tỷ đồng VN).
Ta có thể xét cụ thể tổng lượng vốn thể hiện qua các chỉ tiêu và so sánh
giữa năm 2006-2007 như sau.
Bảng 1:Tổng lượng vốn thể hiện qua các chi tiêu.
Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007
Số tiền Tỷ lệ % Số tiền Tỷ lệ %
Tổng số vốn 2,934,061,855 100% 2,936,354,648 100%
Vốn chủ sơ hứu 2000,000,000 68,16% 2000,000,000 68,89%
Vốn lưu động 934,061,855 31,84% 936,354,648 31,16%
Nguồn: (Phòng tài chính kế toán của công ty cổ phần thương mại và vận tải
quốc tế Chuâu Giang)
Dựa trên nhưng kết quả đã đạt được ta có thể thấy kết quả hai năm
2006-2007 của Công ty Cổ phân Thương mại và vận tải Châu Giang có tỷ lệ
vốn chủ sỏ hữu cao hơn vốn lưu động.
Từ đó cho đến nay công ty vẫn đang hoạt động qua từng năm và đã
phát triển thêm được hai chi nhánh là Hải Phòng và Thànng phố Hồ Chí Minh
công ty đang phát triển thêm môt chi nhấnh nữa là chi nhánh Lạng Sơn nhưng
thu được hiệu quả cao nhất, lâu dài và vững bền. Nhất là giai đoạn công ty
mới thành lập.
- Công ty có các dịch vụ sau:
5
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Th¬ng m¹i
+ Đóng gói: lựa chọn loại nguyên liệu để sử dụng.
+ Tuyến đường: chọn hành trình và phương tiện vận tải.
+ Bảo hiểm: lựa chọn loại bảo hiểm cần cho hàng hoá.
+ Thủ tục hải quan: khai báo hàng xuất nhập khẩu.
+ Chứng từ vận tải: những chứng từ đi kèm (người chuyên chở).
+Những quy định L/C: yêu cầu của ngân hàng.
II. Các loại hình và hình thức giao nhận vận tải hang hóa của công ty.
1. Các loại hình giao nhận vận tải hang hoá của Công ty
-Giao nhận và vận tải quốc tế bằng đường biển, đường sắt đường hàng
không.
- Dịch vụ gom hàng và khai thác hàng lẻ (LCL) hàng tuần đế từ các
cảng, địa danh trên thế giới.
+ Đại lý háng tàu.
+ Môi giới và thuê tàu.
+ Vận tải nội đại bằng đường bộ, đường biển, đường sắt, đường hàng
không.
+ Khai thuế hải quan.
+ Kinh doanh kho bãi và tiếp vận.
+ Đóng gói hàng hóa.
+ Kinh doanh xuất nhập khẩu.
Trong đó dịch vụ giao nhận hàng hoá là hoạt động chính của công ty
ngay từ ngày đầu thành lập. Các loại dịch vụ giao nhận hàng hoá của công ty
là:
6
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Th¬ng m¹i
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Th¬ng m¹i
o Vận chuyển hàng hoá đến cảng đồng thời thực hiện việc khai báo
hải quan, các thủ tục chứng từ liên quan và giao hàng cho người
chuyên chở.
o Giao dịch ngoại hối và thanh toán các khoản chi phí.
o Nhận vận đơn đã ký của người chuyên chở và giao cho người gửi
hàng.
o Giữ mối liên hệ với người chuyên chở để thực hiện giám sát việc
vận chuyển hàng hoá.
o Kiểm tra xem hàng hoá có tổn thất không, nếu có sẽ phải giúp người
gửi hàng trong việc khiếu nại với người chuyên chở.
+ Loại dịch vụ thay mặt người nhận hàng( người nhập khẩu): Ngược lại
với loại dịch vụ thay mặt người xuất khẩu thì công ty sẽ phải làm các công
việc sau theo những chỉ dẫn của khách hàng:
o Nếu khâu vận chuyển hàng hoá thuộc về người nhận hàng thì công
ty phải có trách nhiệm giám sát việc vận chuyển hàng hoá đó.
o Nhận và kiểm tra các chứng từ có liên quan đến quá trình giao nhận
hàng.
o Nhận hàng từ người chuyên chở, nếu người khách hàng yêu cầu
công ty thanh toán cước phí cho người chuyên chở thì công ty sẽ
phải thanh toán.
o Giao hàng đã hoàn thành các thủ tục hợp lệ cho người nhận hàng.
o Kiểm tra và ghi nhận những tổn thất của hàng hoá, đồng thời giúp
đỡ người nhận hàng khiếu nại đối với người chuyên chở.
8
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Th¬ng m¹i
+ Dịch vụ giao nhận hàng hoá đặc biệt: Công ty có thể giao nhận những
loại hàng hoá như: các máy móc nặng, vật liệu, thiết bị, để xây dựng những
công trình lớn như sân bay, nhà máy hoá chất, nhà máy thuỷ điện…
+ Dịch vụ khác: Đây là dịch vụ mà đáp ứng tuỳ theo các yêu cầu khác
hàng được đảm bảo đúng thời gian.
o Công việc cần được cải tiến liên tục, tiêu chuẩn hoá các thao tác,
đưa ra các chỉ tiêu cụ thể về mức thời gian khi thực hiện từng công
việc cụ thể như: khoảng thời gian chậm cho phép khi giao nhận
hàng hoá là bao nhiêu, khoảng thời gian tối đa cho phép kể từ khi
hợp đồng được ký kết đến khi hợp đồng được thực hiện là bao
nhiêu…?
Phương thức này áp dụng thích hợp với các mặt hàng giá trị, các chi
tiết bộ phận cần vận chuyển giữa nhà cung cấp và nhà máy lắp ráp, các sản
phẩm cần vận chuyển từ nhà sản xuất tới thị trường tiêu thụ…
- Công ty phối hợp với người bán để thực hiện việc giao nhận hàng tới
người mua được đảm bảo nhất
Sau khi người bán và người mua thoả thuận xong các điều khoản thì
người bán sẽ liên hệ với công ty để trao đổi về các điều khoản này một lần
nữa nhằm mục đích là công ty sẽ thay mặt người bán đảm nhận công việc vận
chuyển hàng hoá tới tay người mua.
10
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Th¬ng m¹i
Phương pháp này được áp dụng đối với các mặt hàng giao nhận với
khối lượng lớn, các mặt hàng nông lâm sản, các nguyên phụ liệu đầu vào cho
sản xuất…
- Công ty tham gia thực hiện trọn gói quá trình: Đàm phán, mua bán,
giao nhận
Để thực hiện tốt phương pháp này là một vấn đề rất khó khăn bởi công
ty có nhiệm vụ ngay từ khi đàm phán cho tới việc ký hợp đồng và thực hiện
hợp đồng. Như vậy, công ty sẽ phải thực hiện toàn bộ các công việc có liên
quan để giao hàng tận nơi yêu cầu:
o Tư vấn cho khách hàng (người mua) về hàng hoá và thị trường,
công việc này là khó khăn nhất.
o Nếu khách hàng đồng ý thì công ty phải thực hiện việc mua bán này,
1.1. Cơ cấu bộ máy quản lý.
Cơ cấu bộ máy quản lý của công ty được lập từ trên xuống trong đó
Giám Đốc là người điều hàng chính của các bộ phân phòng ban của công ty
chỉ đạo và đề ra các nhiệm vụ cụ thể cho từng bộ phận cụ thể. Bao gồm Giám
Đốc, Phó Giám Đốc, Phòng hàng chính, Phòng kinh doanh, Phòng hàng chính
kế toán, Bộ phận kỹ thuật, Bộ phận làm nhiệm vụ ở kho, báie và cảng. Chi
nhánh.
Trong đó phòng kinh doanh có các bô phận như: Bộ phận nghiệp vụ,
Bộ phận Marketing, Bộ phận xuất nhập khẩu.
Chi nhánh có: Chi nhấnh Hải Phòng, TP Hồ Chí Minh, Lạng Sơn.
Để biết và hiều ró hơn về các bộ phận phòng ban trức năng của công ty
ta có thể xem xét theo sơ đồ minh họa dưới đấy.
13
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Th¬ng m¹i
Sơ đồ 2 : Bộ máy quản lý và chức năng nhiệm vụ của các
phòng ban
Với cơ cấu bộ máy quản lý như trên, mỗi phòng ban có chức năng riêng
phục vụ tốt cho nhu cầu kinh doanh của công ty, giữa các phòng ban đều có
mối quan hệ mật thiết với nhau đảm bảo quá trình kinh doanh tiến hành nhịp
nhàng, cân đối có hiệu quả và liện tục.
Giám Đốc
Phòng hành
chính
Phòng kinh
doanh
Bộ phận
XNK
Phòng tài
chính kế toán
Phó Giám Đốc
+ Đề nghị chủ tịch hội đồng thành viên quyết định điều động, bổ
nhiệm, miễn nhiệm, khen thưởng, kỷ luật phó giám đốc, các trưởng phòng
trong công ty.
+ Xây dựng và trình chủ tịch hội đồng thành viên phê duyệt phương án
các bổ sung.
+ Giám đốc công ty được tuyển chọn, bố trí, sử dụng lao động, cho thôi
việc đối với các bộ công nhân viên trong công ty theo phân cấp quản lý của
giám đốc.
+ Thực hiện nghĩa vụ nộp thuế và các khoản nộp ngân sách nhà nước
theo qui định của pháp luật.
15
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Th¬ng m¹i
+ Chịu sự chỉ đạo của chủ tịch hội đồng thành viên và chịu sự kiểm tra,
giám sát của các cơ quan nhà nước có thẩm quyền đối với việc thực hiện
nhiệm vụ điều hành của mình.
+ Uỷ quyền cho phó giám đốc công ty thay thế khi vắng mặt trên 05
ngày.
+ Theo dõi tình hình thực hiện hoạt động kinh doanh của công ty.
+ Báo cáo hoạt động kinh doanh của công ty với hội đồng thành viên.
+ Báo cáo quyết toán từng năm, từng thời kỳ của công ty với hội đồng
thành viên.
+ Thay mặt hội đồng thành viên ký các hợp đồng kinh doanh, hợp đồng
lao động với người lao động…
+ Đại diện cho công ty để giao dịch với các cơ quan Nhà nước, chi cục
hải quan và các cơ quan, doanh nghiệp khác.
+ Chịu trách nhiệm trước chủ tịch hội đồng thành viên về hoạt động
nhiệm vụ của mình.
- Phó giám đốc
Phó giám đốc do giám đốc công ty đề cử và được sự nhất trí của các
thành viên. Phó giám đốc công ty là người giúp giám đốc công ty điều hành
o Công tác thông tin, báo chí, tuyên truyền.
17
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Th¬ng m¹i
Phòng hành chính có mối quan hệ phối hợp với phòng kế toán trong
công tác tổ chức hành chính và thanh quyết toán các chi phí văn phòng.
Phòng hành chính phối hợp với phòng kinh doanh trong công tác tổ
chức hành chính và xây dựng phương án kinh doanh hằng năm, và với từng
bộ phận của phòng kinh doanh trong công tác tổ chức hành chính và công tác
luân chuyển chứng từ xuất nhập khẩu, giao nhận hàng hoá.
- Phòng tài chính kế toán
Công việc của phòng kế toán là phân loại chứng từ, kiểm tra chứng từ,
lập các bảng kê, định khoản kế toán và ghi sổ.
Từ khi thành lập đến nay công ty đã đào tạo được một đội ngũ cán bộ
làm công tác kế toán có đủ kiến thức và kinh nghiệm để thực hiện các chế độ
kế toán của Nhà nước ban hành.
Phòng kế toán có các chức năng và nhiệm vụ sau:
+ Chức năng:
Thực hiện pháp lệnh kế toán thống kê và điều lệ tổ chức kế toán của
Nhà nước tại công ty, tổ chức quản lý chặt chẽ và sử dụng có hiệu quả các
nguồn vốn và tài sản của công ty.
+ Nhiệm vụ:
o Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và
sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn, quá trình và kết quả hoạt động kinh
doanh và sử dụng kinh phí của công ty.
o Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch kinh doanh, kế hoạch thu chi
tài chính, các khoản thu nộp, thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử
dụng các loại tài sản, vật tư, kinh phí, tiền vốn. Phát hiện và ngăn
18
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Th¬ng m¹i
chặn kịp thời những hành động tham ô, lãng phí, vi phạm chính
o Tổ chức điều hành phòng kinh doanh nhằm đảm bảo và thực hiện
tốt kế hoạch doanh thu hàng tháng, hàng quý của công ty.
o Tìm hiểu, khai thác, thu thập thông tin và xử lý thông tin về thị
trường, giá cả tại từng thời điểm để có những quyết định đúng đắn
và phù hợp kịp thời trong công tác kinh doanh dịch vụ của công ty.
o Lập ra các phương án, quản lý và thu hồi công nợ.
o Có phương án triển khai và mở rộng thị trườngmột cách nghiêm túc
nhằm mục đích giữ uy tín của công ty cũng như tăng thêm thị phần
của công ty.
o Đề xuất với lãnh đạo cấp trên các biện pháp nhằm đẩy mạnh công
tác kinh doanh, cụ thể là gia tăng khách hàng.
o Tổ chức, thực hiện, triển khai công tác marketing, xây dựng chiến
lược và mục tiêu kinh doanh.
Công việc chính của phòng kinh doanh là tìm kiếm nguồn khách hàng
(goi là bộ phận Marketing) và thực hiện hoạt động giao nhận vận tải khi có
hợp đồng (gọi là bộ phận nghiệp vụ thực hiện giao nhận vận tải).
+ Bộ phận Marketing: Bộ phận này bao gồm các nhân viên với nhiệm
vụ như là của một nhân viên marketing, mỗi nhân viên sẽ phải tìm kiếm xem
các khách hàng tiềm năng của mình ở đâu và tìm kiếm các thông tin về nhu
20
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Th¬ng m¹i
cầu của họ để có thể đưa ra các biện pháp đáp ứng các yêu cầu đó một cách
hiệu quả nhất, nhằm tạo mối quan hệ lâu dài và thu hút các khách hàng tiềm
năng khác.
Các nhân viên làm trong bộ phân Marketing sẽ luôn phải đi tìm hiểu thị
trường, tạo sự liên kết với khách hàng, không được ngồi làm cố định trong
phòng ban.
+ Bộ phận thực hiện nghiệp vụ giao nhận vận tải hàng hoá: Sau khi bộ
phận Marketing thực hiện nhiệm vụ của mình là tạo ra được các khách hàng
cho công ty và thực hiện ký kết hợp đồng với nhau thì bộ phận thực hiện giao
gom hoặc chia lẻ hàng, giao hàng đến tận nơi theo yêu cầu của khách hàng.
- Làm tư vấn cho các nhà xuất nhập khẩu về mọi vấn đề liên quan đến
hoạt động giao nhận như phương tiện vận chuyển, hãng vận chuyển, bảo hiểm
cho hàng hoá và thậm chí là các thông tin về đối thủ cạnh tranh… nhận uỷ
thác xuất nhập khẩu và thu gom hàng xuất nhập khẩu.
Nghiệp vụ giao nhận vận tải hàng hoá xuất khẩu
- Chuẩn bị hàng để giao cho người vận tải
Cần dựa vào hợp đồng hoặc L/C để chuẩn bị hàng về:
+ Khối lượng hàng cụ thể:
o Tên hàng: phải phù hợp với hợp đồng hoặc L/C.
22
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Th¬ng m¹i
o Số lượng : phải kiểm tra số dung sai, trọng lượng,đơn vị tính, hàng
thay thế…
o Chất lượng: cần dựa theo quy cách tiêu chuẩn hoặc theo mẫu để
kiểm tra và phải được cấp các loại giấy chứng nhận về chất lượng,
giấy kiểm dịch thực vật, động vật…
o Bao bì: yêu cầu phải đảm bảo đúng quy cách, dù mới hay cũ đều
phải đạt được ba điều kiện là bảo vệ, bảo quản được hàng, trình
bày đẹp.
o Ký mã hiệu: phải đảm bảo đúng yêu cầu của hợp đồng, rõ ràng,
chính xác, không phai… thuận tiện cho việc vận chuyển, xếp dỡ
và giao nhận an toàn cho hàng hoá.
+ Chuẩn bị các chứng từ hàng hoá
Tuỳ theo từng loại hợp đồng hay L/C để lập các chứng từ hàng hoá sao
cho phù hợp. Thông thường một bộ chứng từ hàng xuất khẩu bao gồm:
o Giấy phép xuất khẩu
o Chứng từ thương mại
o Bảng kê khai hàng hoá
o Tờ khai xuất khẩu
24
Chuyªn ®Ò tèt nghiÖp Khoa Th¬ng m¹i
+ Thanh toán các chi phí liên quan đến quá trình giao nhận như: chi
phí bảo quản, lưu kho, bốc xếp, vận chuyển…
+ Thanh toán tiền thưởng phạt xếp dỡ (nếu có).
+ Theo dõi kết quả nhận hàng của người mua, giải quyết khiếu nại về
hàng hoá (nếu có).
Nghiệp vụ giao nhận vận tải hàng nhập khẩu
- Chuẩn bị để nhận hàng
+ Khai thác chứng từ
+ Mua bảo hiểm cho hàng hoá ngay sau khi nhận được thông báo giao
hàng của người bán (nếu mua FOB, CFR, FCA…),
+ Lập phương án giao nhận hàng,
+ Chuẩn bị kho bãi, phương tiện, công nhân bốc xếp…,
+ Thông báo bằng lệnh giao hàng để các chủ hàng nội địa kịp làm thủ
tục giao nhận ngay tại cảng.
- Tổ chức dỡ và nhận hàng từ người vận tải
+ Làm thủ tục hàng nhập khẩu (gần giống tủ tục hàng xuất khẩu)
o Xin giấy phép nhập khẩu
o Làm tủ tục hải quan cho hàng nhập khẩu
o Nộp thuế nhập khẩu (nếu có).
+ Theo dõi quá trình dỡ hàng và nhận hàng với người vận tải.
o Hàng không lưu kho bãi cảng
Chủ hàng nhận trực tiếp từ tàu và lập các giấy tờ cần thiết trong
quá trình nhận hàng, chủ hàng có thể đưa hàng về kho riêng và mời hải
25
Copyright: Tài liệu đại học ©