Báo cáo chuyên đề tốt nghiệp
lời mở đầu
ở trên nhiều lĩnh vực, khối lợng thông tin đợc truyền tải chủ yếu dới hình
thức văn bản. Có thể nói văn bản là phơng tiện lu trữ và truyền đạt thông tin hữu
hiệu nhất. Hiện nay có nhiều cơ quan, đơn vị sử dụng phơng tiện này trong hoạt
động quản lý và điều hành của đơn vị mình.
Công tác Văn th - Lu trữ đã trở thành một trong những yêu cầu có tính cấp
thiết, nó không chỉ là phơng tiện ghi chép và truyền đạt thông tin quản lý mà còn
liên quan đến nhiều cán bộ công chức, nhiều phòng ban trong cơ quan, đơn vị.
Làm tốt công tác Văn th - Lu trữ sẽ bảo đảm cung cấp đầy đủ, chính xác, kịp thời
những quyết định quản lý, trên cơ sở đó ban lãnh đạo sẽ dùng làm căn cứ để điều
hành mọi hoạt động của đơn vị một cách hợp pháp, hợp lý, kịp thời, hiệu quả đảm
bảo cho cơ quan đơn vị thực hiện công việc quản lý và điều hành theo đúng chức
năng, nhiệm vụ đợc giao. Từ những lập luận trên cho thấy công tác Văn th - Lu trữ
là công tác không thể thiếu đợc trong tổ chức và hoạt động của bất cứ cơ quan,
đơn vị nào.
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp là một doanh nghiệp Nhà n-
ớc, trong quá trình hoạt động hàng năm Tổng công ty đã ban hành một khối lợng
văn bản rất lớn để quản lý, điều hành mọi hoạt động của 8 đơn vị thành viên, đồng
thời cũng tiếp nhận một khối lợng khá lớn công văn, tài liệu do các cơ quan Nhà
nớc và các đơn vị trực thuộc gửi tới. Đây là khối lợng tài liệu rất quan trọng cần đ-
ợc tổ chức lu trữ một cách khoa học và bảo quản tốt để phục vụ cho công tác khai
thác và sử dụng sau này.
Công tác Văn th - Lu trữ của văn phòng Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh
Công nghiệp trong thời gian qua đã có những đóng góp tích cực vào kết quả hoạt
động của công tác văn phòng, tuy nhiên, bên cạnh đó còn tồn tại một số điểm bất
cập. Đó là những thiếu sót, sai phạm cả do ý muốn chủ quan lẫn điều kiện khách
quan mang lại. Đó là những yếu kém về trình độ chuyên môn quản lý, những lạc
hậu về cơ sở vật chất, kỹ thuật. Vì vậy đổi mới nâng cao hiệu quả công tác Văn th
- Lu trữ trong hoạt động văn phòng Tổng công ty là công việc cần thiết.
Báo cáo chuyên đề tốt nghiệp
Hà Nội, ngày tháng năm 2002.
Báo cáo chuyên đề tốt nghiệp
chơng i: khái quát về tình hình tổ chức và hoạt động của
Tổng công ty sành sứ - thuỷ tinh công nghiệp.
I. sự hình thành và phát triển của Tổng công ty:
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp đợc thành lập theo Quyết
định thành lập số 1190/QĐ - TCCB ngày 07/5/1996 của Bộ trởng Bộ Công nghiệp.
Tên giao dịch : Tổng công ty Sành sứ Thuỷ tinh Công nghiệp.
tên giao dịch quốc tế: industrial ceramic and glass corporation.
Tên viết tắt : VINACEGLASS.
Tổng công ty có:
*Trụ sở chính:
24 - Nguyễn Công Trứ - Quận 1 - Tp. Hồ Chí Minh.
Điện thoại: 08 8213170 - 08 8213171.
Fax : 08 8213172.
Email : [email protected]
*Văn phòng đại diện:
Số 2B - Vũ Ngọc Phan - Láng Hạ - Q. Đống Đa - Tp. Hà Nội.
Điện thoại : 04 7760161 - 04 7760162.
Fax : 04 7760163.
Email : [email protected]
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp (sau đây đợc gọi tắt là Tổng
công ty) là Tổng công ty Nhà nớc, hoạt động kinh doanh theo Quyết định số
90/TTg ngày 7/3/1994 của Thủ tớng Chính phủ, có t cách pháp nhân, có các quyền
và nghĩa vụ dân sự theo luật định, tự chịu trách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh
doanh trong số vốn do Tổng công ty quản lý, có con dấu, có tài sản và các quỹ tập
trung, đợc mở tài khoản tại kho bạc Nhà nớc, đợc tổ chức và hoạt động theo Điều
lệ Tổng công ty do Bộ trởng Bộ Công nghiệp ra Quyết định số 1711/QĐ - TCCB
Báo cáo chuyên đề tốt nghiệp
phê chuẩn ngày 21 tháng 6 năm 1996. Tổng công ty có một số thành viên là
của Nhà nớc bao gồm xây dựng quy hoạch và kế hoạch phát triển, chuẩn bị đầu t
và thực hiện đầu t, sản xuất, tiêu thụ sản phẩm, cung ứng vật t, thiết bị, xuất nhập
khẩu nguyên liệu, thiết bị, phụ tùng, mặt hàng sành sứ, thuỷ tinh, chiếu sáng và
các hàng hoá khác liên quan đến ngành sành sứ, thuỷ tinh, chiếu sáng; liên doanh,
liên kết với các tổ chức kinh tế trong và ngoài nớc phù hợp với Pháp luật và chính
sách Nhà nớc.
2. Nhận và sử dụng có hiệu quả, bảo toàn và phát triển vốn do Nhà nớc giao
bao gồm cả phần vốn đầu t vào Doanh nghiệp khác, nhận và sử dụng có hiệu quả
tài nguyên, đất đai và các nguồn lực khác do Nhà nớc giao để thực hiện nhiệm vụ
kinh doanh và những nhiệm vụ khác đợc giao.
3. Tổ chức quản lý công tác nghiên cứu và ứng dụng tiến bộ khoa học, công
nghệ, công tác đào tạo, bồi dỡng cán bộ và công nhân trong Tổng công ty.
4. Tiến hành các hoạt động kinh doanh khác theo quy định của Pháp luật.
III. Những lĩnh vực hoạt động chính của Tổng công ty:
1.Sản xuất sản phẩm sành sứ, thuỷ tinh, thiết bị chiếu sáng, phích nớc, bao
bì y tế.
2. Xuất nhập khẩu nguyên liệu, vật t, hoá chất, thiết bị phụ tùng, sản phẩm
phục vụ kinh doanh.
3. Dịch vụ đầu t, t vấn, nghiên cứu, đào tạo, chuyển giao công nghệ mới,
thiết kế, chế tạo, xây, lắp đặt thiết bị và công trình chuyên ngành.
IV. Cơ cấu tổ chức của Tổng công ty:
Hội đồng quản trị
Ban kiểm soát
Báo cáo chuyên đề tốt nghiệp
Khối cơ quan
khốiCác đơn vị thành viên
1.Hội đồng quản trị, Ban kiểm soát:
* Hoạt động của Hội đồng quản trị:
Thực hiện chức năng lãnh đạo, quản lý và kiểm tra giám sát hoạt động của
Tổng công ty, chịu trách nhiệm trớc Bộ trởng Bộ Công nghiệp và Thủ tớng Chính
Công ty
Thuỷ
tinh
Phả Lại
Công ty
Sứ Hải
Dơng
Xí
nghiệp
Khai thác
và Chế biến
Cao Lanh
Viện
nghiên
cứu
Thuỷ
tinh
Công
Công ty
XNK
Sành sứ
Thuỷ tinh
Công
nghiệp
Công
ty
Bóng
đèn
Điện
Quang
thởng, kỷ luật theo đề nghị của Hội đồng quản trị. Tổng giám đốc là đại diện pháp
nhân của Tổng công ty và chịu trách nhiệm trớc Hội đồng quản trị, trớc Bộ trởng
Báo cáo chuyên đề tốt nghiệp
Bộ Công nghiệp và trớc Pháp luật về điều hành hoạt động của Tổng công ty. Tổng
giám đốc quy định cơ cấu tổ chức bộ máy, nhiệm vụ cụ thể, quyền hạn, mối quan
hệ của các đơn vị trực thuộc Tổng công ty. Đồng thời thực hiện chính sách đối với
cán bộ, công nhân viên chức của Tổng công ty theo quy định hiện hành của Nhà
nớc và Bộ Công nghiệp.
Phó Tổng giám đốc là ngời giúp việc cho Tổng giám đốc, điều hành một số
lĩnh vực hoạt động của Tổng công ty theo phân công hoặc uỷ quyền của Tổng
giám đốc, chịu trách nhiệm trớc Tổng giám đốc và Pháp luật về nhiệm vụ đợc
Tổng giám đốc phân công hoặc uỷ quyền thực hiện.
* Bộ máy giúp việc:
+ Phòng đầu t và phát triển:
Có nhiệm vụ giúp ban lãnh đạo Tổng công ty lập kế hoạch hoạt động, tham
mu cho ban giám đốc tổ chức thực hiện, hoạch định kế hoạch quản lý hoạt động
sản xuất kinh doanh của Tổng công ty, nghiên cứu và nắm bắt những biến động
của thị trờng, để có những biện pháp thích hợp nhằm đạt hiệu quả cao nhất. Tiến
hành đổi mới, hiện đại hoá công nghệ và phơng thức quản lý, sử dụng các khoản
thu từ chuyển nhợng tài sản để tái đầu t, đổi mới công nghệ, thiết bị của Tổng
công ty. Xây dựng chiến lợc phát triển, kế hoạch 5 năm, hàng năm phù hợp với
nhiệm vụ Nhà nớc giao và nhu cầu của thị trờng.
+ Phòng tổ chức lao động:
Có chức năng giúp ban lãnh đạo về chỉ huy, phân cấp việc tuyển chọn, thuê
mớn, bố trí sử dụng, đào tạo lao động, lựa chọn các hình thức trả lơng, thởng, thực
hiện các quyền khác của ngời sử dụng lao động theo quy định của Bộ Luật lao
động và các quy định khác của Pháp luật. Quyết định mức lơng, thởng cho ngời
lao động trên cơ sở các đơn giá tiền lơng trên đơn vị sản phẩm, chi phí dịch vụ và
hiệu quả hoạt động của Tổng công ty. Xây dựng và áp dụng các định mức lao
động, đơn giá tiền lơng trên đơn vị sản phẩm trong khuôn khổ các định mức, đơn
phù hợp với phơng thức hạch toán của mình và phân cấp của Tổng công ty.
Các đơn vị thành viên xây dựng và tổ chức thực hiện kế hoạch của mình
trên cơ sở bảo đảm các mục tiêu, chỉ tiêu, các cân đối lớn, các định mức kinh tế,
kỹ thuật chủ yếu, đơn giá và giá của Doanh nghiệp phù hợp với kế hoạch chung
của Tổng công ty. Kế hoạch mở rộng sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành
viên chủ yếu trên cơ sở sử dụng tối u mọi nguồn lực mà đơn vị tự có và tự huy
động phù hợp với nhu cầu thị trờng.
Báo cáo chuyên đề tốt nghiệp
Bên cạnh đó các đơn vị thành viên đợc quyền tuyển chọn, bố trí, sử dụng
hoặc cho thôi việc công nhân viên chức công tác trong bộ máy quản lý và kinh
doanh của mình.
Hoạt động của các đơn vị thành viên góp phần không nhỏ vào quá trình
hoàn thành nhiệm vụ của Tổng công ty do Bộ Công nghiệp giao. Có thể nói Tổng
công ty là trung tâm đầu não điều hành các hoạt động quản lý kinh doanh, đề ra
các kế hoạch còn các đơn vị thành viên trực tiếp thực hiện các kế hoạch đó và báo
cáo lên cấp trên các kết quả hoạt động của mình. Quan hệ Tổng công ty với các
đơn vị thành viên có mối liên hệ mật thiết, thúc đẩy, hỗ trợ lẫn nhau. Kết quả hoạt
động sản xuất kinh doanh của các đơn vị thành viên trực tiếp tác động đến kết quả
họat động của Tổng công ty. Do đó hiệu quả hoạt động của Tổng công ty phụ
thuộc phần lớn vào hiệu quả hoạt động của các đơn vị thành viên.
v. kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây của
tổng công ty:
1. Tổng quát về tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh trong
những năm gần đây.
Cùng với cả nớc, Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp đã tiến
hành sản xuất, kinh doanh trong thị trờng cạnh tranh khá quyết liệt do bớc đầu
cạnh tranh tự do hoá thơng mại, xu thế cung lớn hơn cầu, sức mua giảm, phải tiến
hành đầu t và chuẩn bị cho hội nhập.Toàn Tổng công ty và từng Doanh nghiệp
trong hoàn cảnh cụ thể đều có những nỗ lực về nhiều mặt để vợt qua khó khăn,
thách thức, tìm nhiều giải pháp để:
2001
So sánh TH năm 2001
với TH năm 2000 (%)
1 Giá trị sản xuất CN trđ 511 062 618 961 +21.00
2 Doanh thu trđ 543 511 618 147 +13.70
3 Lợi nhuận trđ 25 532 23 377 -8.44
4 Nộp ngân sách trđ 68 274 57 870 -15.30
5 Thu nhập bình quân 1000đ/1n/1t 1 610 1 663 +3.30
6 Lao động bình quân ngời 4 750 4 559 -3.40
Báo cáo chuyên đề tốt nghiệp
Vợt lên những khó khăn và thử thách, Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh
Công nghiệp tiếp tục giữ vững nhịp độ tăng trởng liên tục và hoạt động sản xuất,
kinh doanh có hiệu quả cao.
Những chuyển biến tích cực của Tổng công ty trong những năm qua cha đủ
để đáp ứng đợc đòi hỏi của tình hình khi tiến trình hội nhập đang đến gần, ngay cả
những đơn vị đang dẫn đầu Tổng công ty đều đứng trớc những thách thức nghiệt
ngã.
Tổng công ty còn nhiều tồn tại cần đợc rút kinh nghiệm trong đầu t chuyển
đổi và phát triển cơ cấu sản phẩm, trong đổi mới công tác quản lý cho phù hợp với
trình độ trang thiết bị công nghệ, trong công tác thị trờng, trong đào tạo, bồi dỡng
nâng cao và chuẩn bị đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kỹ thuật và công nhân lành
nghề.
Với những thành tích đã đạt đợc nh trên, nhiều đơn vị, cá nhân trong Tổng
công ty đãc đợc Bộ trởng Bộ Công nghiệp và Thủ tớng Chính phủ trao tặng cờ thi
đua xuất sắc, bằng khen. Yếu tố đó là động lực thúc đẩy sự cố gắng vợt bậc về mọi
mặt, lòng nhiệt tình hăng say trong công việc, tinh thần đoàn kết nhất trí cao của
tập thể cán bộ, nhân viên trong Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp.
* Kế hoạch sản xuất kinh doanh trong năm 2002 củaTổng công ty:
Từ kết quả đã đạt đợc trong những năm qua và căn cứ vào thực tế, năng lực
sản xuất và dự báo thị trờng năm 2002, đón nhận nhiệm vụ sản xuất kinh doanh
1 Giá trị sản xuất CN trđ 618 961 716 147 +15.7
2 Doanh thu trđ 618 147 678 609 +9.8
3 Lợi nhuận trđ 23 377 23 431 +0.2
4 Nộp ngân sách trđ 57 870 59 503 +2.1
5 Thu nhập bình quân 1000đ/1n/1t 1 663 1 774 +6.6
6 Lao động bình quân ngời 4 559 4 895 +7.4
* Các giải pháp thực hiện:
Để thực hiện mục tiêu kinh tế năm 2002 Tổng công ty đã đề ra một số giải
pháp chủ yếu:
+Tăng cờng sức mạnh nội lực, thực hiện đổi mới công tác quản lý, điều
hành, sắp xếp lại Doanh nghiệp, áp dụng hệ thống quản lý chất lợng
ISO 9001/2000 để tiết kiệm chi phí, tăng hiệu quả sản xuất, kinh doanh.
Báo cáo chuyên đề tốt nghiệp
+Thực hiện đào tạo và tự đào tạo, thực hiện tự động hoá sản xuất, khen th-
ởng cho các đơn vị và cá nhân trong việc áp dụng các giải pháp công nghệ đem lại
giá trị kinh tế cao.
+ Kết hợp đổi mới và đẩy mạnh công tác thị trờng, mở rộng và giữ vững thị
trờng trong nớc và quốc tế, đẩy mạnh công tác xuất khẩu.
Báo cáo chuyên đề tốt nghiệp
chơng ii: Tình hình tổ chức và hoạt động của văn phòng
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp:
Sơ đồ cơ cấu tổ chức văn phòng
I. Chức năng, nhiệm vụ của văn phòng:
Sự thành công hay thất bại của một tổ chức phụ thuộc rất lớn vào yếu tố
thông tin mà hoạt động thông tin gắn liền với công tác văn phòng, do đó hoạt động
văn phòng có vị trí đặc biệt quan trọng trong bất kỳ một tổ chức nào.
Tổng công ty Sành sứ - Thuỷ tinh Công nghiệp có đợc những kết quả trên
nhờ một phần đóng góp không nhỏ của hoạt động văn phòng.
Văn phòng Tổng công ty có chức năng: tham mu, giúp việc cho Hội đồng
quản trị và Ban lãnh đạo trong hoạt động quản lý, điều hành công việc.
trình phơng án quyết định, hớng dẫn đôn đốc các phòng ban thực hiện theo chơng
trình hoạt động, tổng hợp số liệu của các phòng ban để lập báo cáo tổng kết quý,
năm, tổng hợp số liệu về chi phí hoạt động của văn phòng, báo cáo ban giám đốc.
* Phó chánh văn phòng giúp việc Chánh văn phòng trong một số lĩnh vực
công việc.
* Bộ phận văn th- lu trữ:
Thực hiện công tác in, sao tài liệu, quản lý hồ sơ, công tác văn th :
- Tiếp nhận công văn tài liệu từ cơ quan khác đến và chuyển cho đối tợng
tiếp nhận.
- Thực hiện thủ tục gửi công văn, tài liệu, kiểm tra các văn bản, chữ ký theo
quy định.
Copyright: Tài liệu đại học ©