Bi ging
VĂN BN QUN L HNH CHNH NH NƯC

Biên soạn : LXN
I/ NHNG VN Đ CHUNG V CÔNG TÁC VĂN THƯ TRONG CƠ
QUAN QUN L HNH CHNH NH NƯC :
1/ Khái niệm : công tác văn thư hay còn gọi là công tác công văn, giấy tờ,
là một trong những phương tiện cần thiết trong hoạt động của Đảng và nhà nước,
các đoàn thể tổ chức xãhội, kinh tế, đơn vị lực lượng vũ trang dùng để lãnh đạo,
chỉ đạo thực hiện nhiệm vụ chức năng của mình.
2/ Ý nghĩa, tác dụng :
+ Công văn, giấy tờ của cơ quan, tổ chức dùng để công bố, truyền đạt
đường lối, chủ trương, chính sách của Đảng, Pháp luật của nhà nước. Là sợi dây
liên hệ giữa Đảng , nhà nước với nhân dân
+ Góp phần tích cực trong việc đảm bảo hiệu lực pháp lý của văn bản, hạn
chế giấy tờ vô dụng và bệnh quan liêu giấy tờ. Giữ gìn an toàn tài liệu và bảo vệ
bí mật quốc gia.
+Là phương tiện cơ bản liên hệ giữa các cơ quan, tổ chức, các ngành, các
cấp. Để ghi chép, đúc kết kinh nghiệm hoạt động và ghi chép các tài liệu cần thiết
khác.
+ Nếu quan niệm đúng về công tác này sẽ thúc đẩy sự phát triển, nâng cao
năng suất lao động, hiệu qủa quản lý của một cơ quan, tổ chức. Đồng thời là
phương tiện giúp người lãnh đạo, quản lý nắm rõ tình hình hoạt động của một cơ
quan, tổ chức. Là công tác không thể thiếu trong hoạt động quản lý nhà nước.
3/ Nội dung của công tác văn thư:
Có hai quan điểm khác nhau về nội dung công tác văn thư như sau :
+ Quan điểm thứ nhất gồm 2 nội dung : Tổ chức giải quyết công văn, giấy
tờ trong các cơ quan và quản lý trong qúa trình chu chuyển.
+ Quan điểm thứ 2 cho rằng công tác văn thư là toàn bộ công việc về soạn
thảo và ban hành văn bản, giải quyết văn bản trong cơ quan, tổ chức. Quan điểm
này rộng, bao quát và chính xác hơn. Cụ thể gồm những phần việc sau :

a/ Văn bản QPPL: là văn bản do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban
hành theo thủ tục, trình tự luật định, trong đó có các qui tắc xử sự chung, được
nhà nước đảm bảo thực hiện nhằm điều chỉnh các quan hệ xã hội theo định hướng
XHCN (điều 1 Luật ban hành văn bản QPPL 1996).
Đặc điểm của văn bản QPPL:
- chỉ do các cơ quan nhà nước có thẩm quyền ban hành theo một trình tự do
luật định (qui định ở điều 1 luật ban hành VBQPPL)
- được áp dụng chung, lặp đi lặp lại nhiều lần đối với mọi đối tượng trong
phạm vi toàn quốc hoặc địa phương.
2
Văn bn qun
lý nh nước
- Được nhà nước bảo đảm thi hành, trong trường hợp cần thiết áp dụng biện
pháp cưỡng chế bắt buộc thi hành và có qui định chế tài đối với người có hành vi
vi phạm
b/ Văn bản cá biệt (áp dụng pháp luật) :
Là loại văn bản thường được dùng trong thực tế hoạt động của UBND các
cấp. Loại văn bản này chỉ chứa đựng các qui tắc xử sự riêng, được sử dụng (theo
chức năng, nhiệm vụ)để giải quyết những vụ việc cụ thể với đối tượng cụ thể. Ví
dụ : Quyết định nâng bậc lương, bổ nhiệm, miễn nhiệm, chỉ thị về phát động
phong trào thi đua …
+ Chú ý : phân biệt với văn bản QPPL, những điểm giống nhau, khác nhau
giữa 2 loại văn bản.
c/ Văn bản hành chính thông thường:
Gồm các loại văn bản mang tính thông tin, điều hành nhằm thực thi những
văn bản QPPL hoặc để giải quyết những công việc cụ thể, phản ánh tình hình,
giao dịch, trao đổi, ghi chép công việc …
Ví dụ : công văn nhắc nhở thực hiện nhiệm vụ, công văn yêu cầu cung cấp
thông tin, tình hình thực hiện nhiệm vụ, công văn phúc đáp yêu cầu … văn bản
hành chính thông thường gồm khoảng trên 20 loại : giấy đi đường, giấy giới

c/ Bố cục:
+ Phần I: Phần khái quát, nhận định tình hình : trích căn cứ, xúât phát điểm
của chỉ thị.
Trình bày súc tích tình hình thực tế phát sinh cần được văn bản hoá thành
chỉ thị để điều chỉnh, tức là mục đích ra chỉ thị hoặc các văn bản hướng dẫn có
tính pháp lí để ra chỉ thị.
Ví dụ: “Thi hành Nghị quyết của… về việc…”
Cũng có thể đi trực tiếp vào nội dung vấn đề. Cách này thường được trong
văn bản của cơ quan Uỷ ban nhân dân chỉ đạo công tác của địa phương.
+ Phần II: Phần nội dung: Đây là phần nêu các biện pháp, chủ trương cần
thực hiện.
Nên chia thành các phần, đoạn, đánh số thứ tự để đảm bảo vấn đề trình bày
mạch lạc. Yêu cầu thể hiện phần này là: Mỗi mệnh lệnh phải kèm theo chỉ dẫn,
hướng dẫn các biện pháp, các định hướng thực hiện cụ thể.
Khi nêu chủ trương, biện pháp, kế hoạch tiếnh hành cần cụ thể, nhưng
không sa vào chi tiết. Có thể xen lẫn quy định, nhưng không nhiều, chú ý tạo điều
kiện thuận lợi cho việc thi hành.
+ Phần III: Trình bày cách thực hiện qui định.
. Quy định chế độ báo cáo, tổng kết.
. Quy định chế độ trách nhiệm hoặc động viên tinh thần đối tượng thi hành,
các biện pháp phối hợp.
2. Quyết định
a/ Khái niệm: Quyết định là loại hình văn bản quy định về các vấn đề tổ
chức bộ máy, nhân sự (bổ nhiệm, đề bạt, điều động, kỷ luật, khen thưởng), chế
độ, chính sách và các công việc khác theo thẩm quyền.
4
Có hai loại quyết định: Quyết định chung và quyết định cá biệt.
B/ Bố cục:
+ Phần I: Phần viện dẫn: Nêu những điểm làm căn cứ để ra quyết định: Căn
cứ vào văn bản gì, theo đề nghị của ai?. Phần nay không viết thành mục, viết dưới

+ Kịp thời.
c/ Bố cục: Một báo cáo thông thường có ba phần được trình bày theo thứ tự
sau đây:
Phần 1: Giới thiệu những điểm cơ bản về tình hình và đặc điểm, các chủ
trương trong hoạt động của cơ quan, địa phương (gọi là phần mô tả).
Phần 2: Đánh giá kết quả công tác, rút ra bài học kinh nghiệm trong công
tác, trong chỉ đạo. Phần này cũng bao gồm việc trình bày những tồn tại cần giải
quyết.
Phần 3: Kết luận: Kiến nghị những vấn đề cần bổ sung hay sửa đổi, hoặc
dành để nói về phương hứơng nhiệm vụ mới.
4. Tờ trình :
a/ Khái niệm: Tờ trình là loại văn bản đề xuất với cơ quan quản lí cấp trên về
một vấn đề, phương án công tác, về chế độ chính sách mới cần sửa đổi, bổ sung chế
độ.
b/ Những yêu cầu:
+ Chủ đề rõ ràng, luận chứng khoa học, đầy đủ: phân tích, trình bày mặt
tích cực, tiêu cực của tình hình để làm cơ sở cho đề nghị mới. Nhìn nhận vấn đề
một cách toàn diện, lập luận sắc bén, chặt chẽ khi đưa ra đề nghị. Trong khi lập
luận nên đi theo phương pháp qui nạp. Khi chứng minh phải dùng các sự việc, số
liệu tiêu biểu,
+ Kiến nghị cụ thể, đề bạt khách quan, không khúm núm. Phân tích cái lợi,
cái hại, những phản ứng có thể sảy ra, phương hướng giải quyết; Nêu những
thuận lợi, khó khăn khi thực hiện phương án đề nghị, biện pháp khắc phục khó
khăn, đề nghị hỗ trợ.
c/ Bố cục:
+ Phần đặt vấn đề: Nhận định tình hình một cách khái quát, có tính chất đặt
vấm đề làm cơ sở cho đề nghị. Đây chính là phần nêu lí do đưa kiến nghị mới
hoặc bổ sung, sửa đổi chính sách, chủ trương, chế độ hiện hành.
+ Phần phân tích : Nêu nội dung đề nghị một cách trình tự, khoa học, cụ
thể, rõ ràng. Trình bày các phương án đề xuất.

có chữ kí của các bên tham dự hội nghị.
b/ Những yêu cầu:
Để có một biên bản tốt, phải tập trung theo dõi diễn biến để ghi đầy đủ các
ý kiến. Phải biết khái quát các ý kiến, những vấn đề trong hội nghị nêu ra; những
ý kiến mới, quan trọng thì ghi đầy đủ, chi tiết, những ý kiến trùng lặp thì gh i tóm
tắt.
c/ Bố cục: Một biên bản thừơng có ba phần, ở đây chủ yếu nói về biên bản
hội nghị.
. Phần I: Nêu thời gian, địa điểm, thành phần đại biểu, đoàn chủ tịch, thư
kí, lí do và các thủ tục tiến hành.
7
. Phần II: Diễn biến hội nghị: Ghi theo trình tự thời gian, các nội dung được
nghi chép trung thực, chính xác, đầy đủ nhưng ngắn gọn. Các vấn đề cần tập
chung ghi chép là:
. Báo các trước hội nghị: Ghi rõ tên người báo cáo, nội dung báo cáo. Nếu
báo cáo đã được viết thành văn thì ghi “có báo các kèm theo” và chỉ viết đề
cương.
. Những vấn đề chủ tịch đoàn đưa ra thảo luận.
. Các cá nhân phát biểu và nội dung ý kiến.
. Ý kiến sơ kết, tổng kết của chủ tịch đoàn.
. Nghị quyết đại hội thông qua. Phần có biểu quyết thì ghi rõ số phiếu hợp
lệ, không hợp lệ, phiếu trắng, phiếu tán thành hay không tán thành.
. Lời phát biểu của đại diện cấp trên.
. Lời phát biểu cảm tưởng của các đại biểu v.v…
+ Phần III:
. Nêu thời gian bế mạc (ngày, giờ).
. Chữ kí của thư kí, của chủ tịch đoàn. Ghi rõ họ, tên.
Nếu biên bản được lập thành nhiều bản, phải ghi rõ số lượng, các bản đều
phải đảm bảo các thủ tục và có giá trị như nhau.
Biên bản viết xong được đọc trước hội nghị. Cuối cùng, phải tập hợp đầy

tục và chế độ cụ thể về một lĩnh vực công tác nhất định của một cơ quan, tổ chức.
14/ Đề án: hình thức văn bản dùng để trình bày một các hệ thống ý kiến về
một việc nào đó cần làm, được nêu ra để thảo luận, thông qua, xin xét duyệt.
Ví dụ: Đề án sắp xếp lại tổ chức mộ cơ quan, một tổ chức.
15/ Phương án: hình thức văn bản dùng để trình bày dự kiến về cách thức,
trình tự tiến hành công việc trong điều kiện và hoàn cảnh nào đó.
Ví dụ: Phương án sơ tán và bảo vệ người và tài sản khi sảy ra lũ lụt.
16/ Công điện: hình thức văn bản dùng để thông tin hoặc truyền đạt một
mệnh lệnh của cơ quan, tổ chức hoặc người có thẩm quyền trong những trường
hợp cần kíp:
- Trường hợp sử dụng công điện để truyền đạt các quyết định quản lí, thì
sau khi có có công điện, cơ quan ra công điện phải có văn bản pháp quy gửi cho
cơ quan có trách nhiệm thi hành.
- Trường hợp nội dung thuộc phạm vi bí mật Nhà nước phải dùng hình thức
điện mật (do cơ quan cơ yếu quản lý và hướng dẫn thực hiện).
17/ Công văn (công thư): hình thức văn bản được sử dụng rôïng rãi nhất
vào việc giao dịch chính thức giữa các cơ quan nhà nước, các tổ chức chính trị –
xã hội với nhau và với công dân để thực hiện chức năng nhiệm vụ của cơ quan, tổ
chức của mình.
Có nhiều loại công văn: thường để trình với cấp trên một dự thảo văn bản,
đề án; đề nghị một vấn đề cụ thể để cấp trên giải quyết; giải quyết, trả lời đề nghị
của cấp dưới; đôn đốc, nhắc nhở, hướng dẫn, kiểm tra cấp dưới thực hiện một quy
định của cấp trên; hoặc giữa các cơ quan trao đổi ý kiến, phối hợp giải quyết công
việc
9
18/ Giấy uỷ nhiệm: hình thức văn bản của một cơ quan này trao đổi cho
một cơ quan khác, hoặc trao cho một cá nhân được uỷ nhiệm đại diện cho mình
trước cơ quan hoặc người thứba, trong đó xác nhận nội dung và phạm vi thẩm
quyền của cơ quan hoặc cá nhân được uỷ nhiệm để giải quyết một công việc nhất
định.

A/ Các yếu tố phi có trong tất c mọi văn bn :
10
1/ Quốc hiệu (tiêu đề hay tiêu ngữ) : biểu thị tên nước, chế độ chính trị của
nhà nước và mục tiêu phấn đấu của nhà nước ta. Quốc hiệu được đặt phía trên
cùng gần về bên phải (hoặc giữa VB):
CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM
Độc lập – Tự do – Hạnh phúc
Chú ý giải thích cách trình bày quốc hiệu : in hoa, in thường, đậm nét,
gạch nối, gạch ngang dưới chân liền nét
2/ Tác giả: là tên cơ quan, tổ chức làm ra văn bản, viết ở góc trái trên cùng
của văn bản. Thể hiện vị trí của cơ quan trong hệ thống tổ chức bộ máy nhà nước,
mối liên hệ với cơ quan nhận văn bản.
Ví dụ : ỦY BAN NHÂN DÂN HUYỆN NINH SƠN
UBND huyện Ninh Sơn
PHÒNG DÂN TỘC
Chú ý giải thích cách viết, trình bày
3/ Số và ký hiệu: giúp cho việc đăng ký, theo dõi, trích dẫn, kiểm tra, tìm
kiếm văn bản được thuận tiện.
Số VB là số thứ tự của VB được ghi liên tục từ số 01 ngày 01/1 đến ngày
31/12 mỗi năm.
Căn cứ số lượng VB phát hành của từng cơ quan và tổ chức công tác VT
mà có sự đánh số khác nhau.
Ký hiệu VB là nhóm chữ viết tắt của tên mỗi loại văn bản và tên cơ quan,
đơn vịlàm ra VB đó hợp thành, tên loại VB viết trước, tên cơ quan ban hành văn
bản viết sau .
Cách viết:
a/ Văn bản Qui phạm pháp luật: theo Luật ban hành văn bản QPPL năm
1996 và Nghị định 101/CP ngày 23/9/1997 cách ghi như sau :
Số:…./năm ban hành/tên loại văn bản – cơ quan ban hành
Ví dụ : Chỉ thị của UBND huyện : Số : 05/2002/CT – UB (QĐ – UB)

tiện cho việc vào sổ, tra tìm. Vì vậy, nơi nhận văn bản phải rõ ràng, chính xác.
Văn bản có tên loại: Quyết định, chỉ thị thường gửi đi nhiều địa chỉ khác
nhau, nơi nhận ghi ở góc bên trái phía cuối của văn bản.
Văn bản không có tên loại như Công văn và chỉ gửi một nơi (hay một vài
địa chỉ) thì nơi nhận ghi ở đầu văn bản phía dưới địa danh, ngày, tháng, ghi là:
Kính gửi:…… (Tên cơ quan, tổ chức hoặc cá nhân nhận văn bản).
Các cơ quan, cá nhân, đơn vị có liên quan nhận văn bản và lưu trữ văn bản
đăït ở mục “nơi nhân” ở phía trái trang cuối văn bản.
8. Chữ ký : thể hiện tính pháp lí của văn bản và người chịu trách nhiệm về
nội dung công việc nói trong văn bản đó. Người kí phải ghi rõ họ , tên, chức vụ và
phải chịu trách nhiệm về văn bản mà mình đã kí.
Người kí phải đúng thẩm quyền được giao; thủ trưởng hoặc phó thủ trưởng
cơ quan được thủ trưởng uỷ nhiệm, phân công ký thay (KT) thủ trưởng một số
văn bản nhất định, hoặc người dưới thủ trưởng cơ quan một cấp được thủ trưởng
uỷ quyền kí thừa uỷ quyền (TUQ), kí thừa lệnh (TL).
Cách thức ký văn bản :
+ Cơ quan theo chế độ bầu cử (làm việc tập thể ) : HĐND, UBND, các tổ
chức đoàn thể : ký văn bản nhân danh tập thể phải đề chữ TM trước tên cơ quan,
tổ chức sau đó đến chức vụ người ký: ví dụ : TM. UBND HUYỆN
CHỦ TỊCH
12
+ Đối với cơ quan theo chế độ bổ nhiệm người đứng đầu (Thủ trưởng):
Trưởng phòng, ban, Hiệu trưởng : ký văn bản trực tiếp, không thay mặt:
TRƯỞNG PHÒNG.
+ Ký thừa ủy quyền : người dưới Thủ trưởng một cấp, được TT ủy quyền
ký một văn bản nhất định, trong một thời gian nhất định (phải bằng văn bản):
TUQ. CHỦ TỊCH (TRƯỞNG PHÒNG)
+ Ký thừa lệnh : Thủ trưởng ủy qnhiệm cho người dưới một cấp ký một số
văn bản nhất định mà theo luật phải do Thủ trưởng ký. Ví dụ : Chủ tịch UBND
huyện ủy nhiệm cho CVP ký các văn bản hành chính thông thường (sao lục,

Đúng pháp luật, không trái văn bản cấp trên, không làm hại đến lợi ích hợp pháp
của CD. Nội dung phải ngắn gọn chính xác.
13
b/ về hình thức :
đảm bảo tính trang nghiêm, thẩm mỹ của văn bản, đó là bộ mặt của cơ
quan, tổ chức, nên văn bản phải đúng thể thức qui định, bố cục chặt chẽ. Không
sai lỗi ngữ pháp, chính tả, không tẩy xóa. Chú ý cách trình bày phải theo dúng
khổ giấy A4 (210 mm x 297 mm) hình thức trình bày theo đúng tiêu chuẩn Việt
nam TCVN 5700 – 1992 qui định tại Quyết định số 288/QĐ ngày 31/12/1992 của
bộ khoa học CN và MT và hướng dẫn của Văn phòng Chính phủ tại Công văn số
1145/VPCP – HC về mẫu trình bày văn bản quản lý nhà nước.
Giới thiệu mẫu trình bày loại văn bản có tên loại và không có tên loại.
IV/ QUI TRÌNH SOẠN THO VĂN BN:
Chỉ nêu qui trình ở phạm vi địa phương đơn vị. Gồm các bước sau :
+ Căn cứ nhu cầu thực tế cần ban hành văn bản : xác định loại văn bản,
giao trách nhiệm soạn thảo, thu thập thông tin, tư liệu cần thiết cho việc biên
soạn nội dung dự thảo văn bản.
+ Dự thảo văn bản, đúng thể thức, hình thức theo qui định của nhà nước.
+ Lãnh đạo trực tiếp duyệt bản thảo, với VB quan trọng cần cần thiết tham
khảo, lấy ý kiến ngành, bộ phận liên quan.
+ Hoàn chỉnh dự thảo lần cuối, trình ký
+ Nhân bản, phát hành văn bản
V/ QUN L V GII QUYẾT VĂN BN :
1/ Qun lý văn bn đến : về nguyên tắc văn bản đến cơ quan, do văn thư
tiếp nhận, vào sổ, sau đó phân phối người có trách nhiệm giải quyết.
a/ Tiếp nhận văn bản đến: Văn thư kiểm tra địa chỉ gửi, nhận văn bản,
kiểm tra bì công văn. Nếu bị rách, bị bóc, mất VB bên trong bì thư phải báo lãnh
đạo xử lý.
Tiến hành bóc bì công văn (lưu ý công văn ghi đích danh tên người nhận và
ghi mức độ mật không được bóc).